Politique de confidentialité des renseignements personnels — full text

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Canrr,ny 8, chemin River Canttey (Québec) JBV 229 Tét. : 819 827-3434 Tétéc. : 819 827-4328 www.cantley.ca Signée à Canttey te 31 août 2023 Stéphane Parent Di recteur générat et greffier-trésorier EXTRAITS DES DÉLIBÉR,qTIONS DU CONSEIL DE LA MUNICIPALITÉ DE CANTLEY Séance ordinaire du conseil municipal tenue le 30 août 2023 dûment convoquée et à laquelte it y avait quorum 2O23.MC.2OO ADOPTION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ADM-2023.02O CONSIDÉRANT QUE ta Municipatité de Canttey souhaite mettre en place des mesures à t'égard de [a sécurité de ['information et de [a protection des renseignements personnels et confidentiels; CONSIDÉRANT ta recommandation de Me Chartes Dufour, directeur du greffe et des affaires juridiques; EN CONSÉQUENCE, it est Proposé par [e conseilter Jean Bosco Appuyé par [a conseitlère Nathalie Bétiste ET lL EST nÉSOt-U QUE te conseit, sur recommandation de Me Charles Dufour, directeur du greffe et des affaires juridiques, adopte [a Politique de confidentiatité des renseignements personnets ADM-2023-020 dont copie est jointe à [a présente résotution; QUE ta présente potitique entre en vigueur [e 22 septembre 2023 et peut être révisée au besoin. Adoptée à I'unanimité POL|T|QUE DE CONFTDENTTALTTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Canttey SEPTEMBRE 2023 Potitique de confidentiatité des renseignements personnets - ADM-2023-020 Page 1 POL|ïQUE DE CONFIDENTIAL|TÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PoureuE NumÉRo: ADM-2023-020 OBJET: Politique de confidentialité des renseignements personnels DATE D',ENTRÉE EN VIGUEUR : 22 septembre 2O23 DATES DE RÉU$ON : NUMÉRO DE RÉSOLUTION : 2023-MC-200 SERVICE: Service du greffe et des affaires juridiques Potitique de confidentiatité des renseignements personnels - ADM-2023-020 Page 2 1 2 Table des matières Objectifs de [a potitique Orientations de [a potitique 2.1 Protection des renseignements personnels et confidentiels 2.2 Sécurité de I'information Définitions Rensei gnements pe rsonne ls Sécurité de l' information Objectifs pour lesquets les renseignements personnets sont recueittis et coltectés Limites imposées à [a cotlecte, à l'utitisation et à ta divutgation de renseignements person nels Consentement, cottecte et conservation des renseignements personnets et confidentiets 6.1 Consentement et mode de collecte 6.2 Collecte des renseignements techniques lors de l'utilisation du site lnternet ou des services en ligne 6.3 Finalité de la collecte de renseignements Accès aux renseignements personnels Droit de rectification, de retrait et de destruction Sécurité de t'information Responsabitités de ['usager Exactitude des renseignements Restrictions retatives à ['accès aux services Déctaration d' incident Liens avec d'autres sites Responsable de ['apptication de ta potitique Pour ptus d'informatiorjs, commentaires ou ptaintes Entrée en vigueur N.B. L'utitisation du mascutin a pour seul but d'attéger [e texte 4 4 5 3 4 5 6 5 5 5 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 9 Potitique de confidentiatité des renseignements personnels - ADM-2023-020 Page 3 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 1 OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La présente potitique témoigne de l'engagement de [a Municipatité de Canttey (ci- après * [a Municipatité -) à l'égard de la sécurité de l'information et de [a protection des renseignements personnets et confidentiets. Cette potitique définit comment la Municipatité protège les renseignement personnels ou confidentiels et en précise tes normes de cottecte, d'utitisation, de communication, de conservation, de droit d'accès et de rectification. La Municipatité traitera [es renseignements personnels conformément à cette potitique, sauf autorisation préatabte. La potitique s'apptique à tous les renseignements personnets recueittis par [a Municipatité quant à leur utitisation, communication, conservation et destruction. 2 ORIENTATIONS DE LA POLITIQUE 2.1 Protection des renseignements persoinels et confidentiels La Municipatité s'engage à respecter les dispositions, tes vateurs et les principes fondamentaux étabtis par les légistations appticabtes. Etle s'assure de mettre en æuvre ce qui est nécessaire pour garantir [a transparence et te respect de [a confidentiatité des renseignements qu'on lui communique pour obtenir les services souhaités. 2.2 Sécurité de I'information La Municipalité s'engage à mettre en (Euvre un ensembte de mesures technologiques et organisationnettes pour assurer ta sécurité des renseignements, notamment : a) ta disponibitité de l'information de façon qu'ette soit accessibte en temps et de [a manière requise par les personnes autorisées; b) l'intégrité de l'information de manière qu'etle ne soit pas détruite ou altérée sans autorisation et en respect du catendrier de conservation de [a Municipatité; c) ta confidentiatité de ['information en limitant ta divulgation aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance; d) [a conformité aux exigences légales, régtementaires ou d'affaires auxqueltes [a Municipatité est assujettie. Politique de confidentialité des renseignements personnels - ADM-2023-020 Page 4 3 DÉFINITIONS Renseiqnements personnels Tous les renseignements qui concernent un individu et qui permettent de ['identifier, sauf les exceptions prévues par les tois appticabtes. Ces renseignements peuvent être de nature personnette comme t'adresse, [e numéro de tétéphone, ['état de santé, les habitudes de vie ou [a situation financière. Sécurité de l'information Protection résultant de t'ensembte des mesures de sécurité mises en place pour assurer [a confidentiatité, l'intégrité et la disponibitité de l'information que [a Municipatité détient. 4 oBJECT|FS POUR LESqUELS LES RENSETGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS ET COLLECTÉS Dans [e cadre de ses activités, [a Municipatité recueitte et utitise des renseignements personnets aux fins préalablement déterminées au moment où l'information est recueitlie. La nature et [a sensibil,ité des renseignements personnets que [a Municipalité recueitle diffèrent selon tes services qu'elte fournit. Par exemple, des renseignements peuvent être recueittis lors d'une demande d'inscription, de paiement d'adhésion ou pour que ta Municipatité se conforme à certaines exigences. LIMITES IMPOSÉES À U COLLECTE, À T'UTITISATION ET À LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La Municipatité recueilte et utitise [es renseignements personnets qui sont strictement nécessaires et appropriés aux fins déterminées. La Municipatité n'utitise les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquettes ils ont été recueittis, à moins d'avoir obtenu [e consentement préatabte de [a personne concernée ou conformément à ce qui est permis ou exigé par [e droit applicabte. 5 6 CONSENTEMENT, COLLECTE PERSONNELS ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS 6.1 Consentement et mode de collecte Avant de recueittir, utitiser ou divutguer des renseignements personnets, [a Municipatité obtient [e consentement de ta personne concernée, à moins qu'e[te ne soit autorisée ou obtigée de [e faire par [e droit applicabte. Potitique de confidentiatité des renseignements personnets - ADM-2023-020 Page 5 De manière générate, ta Municipatité requiert un consentement exprès, par écrit, pour la cottecte, l'utitisation ou ta divutgation de vos renseignements personnets. Toutefois, etle peut, dans certaines circonstances et selon vos actions ou inactions, présumer que vous avez donné votre consentement de façon impticite. La coltecte des renseignements par [a Municipalité s'effectue en toute transparence avec le consentement libre et éclairé de ['utilisateur et uniquement dans [es cas où les renseignements recueittis sont nécessaires pour fournir [e service désiré. En respect des tois appticabtes, lorsqu'elte recueille des renseignements personnets, ta Municipal,ité indique ctairement les fins pour tesqueltes its sont recueittis et demande [e consentement de ['utitisateur pour en faire usage. La Municipatité devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d'autres fins des renseignements déjà recueittis. Certains services ou activités de [a Municipatité peuvent s'adresser aux personnes mineures. Dans ce cas, ta cottecte des renseignements personnels se fait avec [e consentement des parents ou du représentant de l'enfant. La cottecte s'effectue notamment par l'entremise de formutaires, du site lnternet, d'entretiens tétéphoniques, de sondages d'opinion ou de questionnaires. Collecte des renseignements techniques lors de I'utilisation du site Internet ou des services en ligne La Municipatité peut recueittir des renseignements techniques tets que les adresses lP, les pages visitées et les requêtes, [a date et ['heure de connexion, te type de navigateur lnternet ou de système informatique utitisé ou [e nom de domaine du site lnternet. De ptus, tors de l'utilisation des services en [igne ou d'une visite sur [e site cantley.ca, [a Municipatité ou son mandataire pourrait stocker certains renseignements sur ['ordinateur de ['internaute sous [a forme d'un témoin (* cookie .) ou d'un fichier semblable. Les témoins permettent [a conservation de certains renseignements à propos de l'utitisation du site lnternet ou d'un service en ligne. En cibtant les intérêts et préférences de ['internaute, les témoins permettent donc à la Municipal,ité d'amétiorer sa prestation de services et l'expérience ctient. Un témoin pourrait être requis en raison de contraintes technotogiques ou de sécurité inhérentes à [a navigation sur lnternet ou au bon fonctionnement d'un seryice en ligne. La ptupart des navigateurs lnternet permettent d'effacer du disque dur, de btoquer ou de recevoir un avertissement avant ['imptantation de témoins sur un ordinateur. 6.2 Politique de confidentiatité des renseignements personnets - ADM-2023-020 Page 6 6.3 Finalité de la collecte de renseignements Lorsque ta Municipatité coltecte et conserve des renseignements personnels et confidentiets, son objectif est d'offrir un service personnatisé et sécuritaire aux usagers dans [e respect des lois appticabtes et de ses règtes de sécurité. Ainsi, [a Municipalité utitisera les renseignements personnets, confidentiets ou techniques recueittis aux fins suivantes : a) vérifier l'identité de ['usager; b) assurer [a protection de l'usager et cette de ta Municipatité contre [a fraude et tes fausses déctarations; c) offrir une prestation de service personnatisée; d) déterminer t'admissibitité aux seryices offerts par ta Municipatité; e) suivre [es requêtes de services auprès de [a Municipatité et de ses mandataires; f) communiquer de l'information aux citoyens qui te souhaitent, sur les services et programmes en vigueur; g) étaborer des statistiques; h) amétiorer les services offerts. 7 ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La personne concernée peut soumettre une demande d'accès à ses renseignements personnets ou une demande d'information retative à [a cottecte, l'utitisation et à [a divutgation de ses renseignements personnets par [a Municipatité en communiquant, par écrit, au greffe de la Municipatité. 8 DROIT DE RECTIFICATION, DE RETMIT ET DE DESTRUCTION Toute personne qui a donné son consentement à ce que [a Municipatité recueitte, utitise et divutgue ses renseignements personnets peut demander que ses renseignements soient corrigés, détruits ou qu'its ne soient ptus utitisés pour tes fins pour lesquettes its ont été recueiltis. Pour ce faire, [a personne concernée peut soumettre une demande en communiquant, par écrit, au greffe de [a Municipal'ité. Conformément à ta Loi sur les archives (RLRq chapitre A-21.1), au catendrier de conservation et au ptan de ctassification de ta Municipatité, tes renseignements sont conservés pour [a période prévue et sont par [a suite détruits. Potitique de confidentiatité des renseignements personnels - ADM-2023-020 Page 7 9 Conformément aux tois appl,icabtes, ta Municipalité s'engage à respecter toute demande de retrait, de rectification et de destruction, à moins d'obligations juridiques à ['effet contraire. sÉcURITÉ DE L,INFORIâATION La Municipatité met en ptace et maintient des mesures de protection matériettes, techniques et administratives contre ta perte ou te vol ainsi que contre la consuttation, [a communication, [a copie, ['utilisation ou [a modification non autorisée. La Municipatité sensibitise son personnel à t'importance de protéger [e caractère confidentiel des renseignements personnels. Par voie contractuelle ou autre, [a Municipatité s'assure que tes renseignements personnels qu'etle recueitte sont protégés au cours de leur traitement par une tierce partie. 1O RESPONSABILFÉS DE L'USAGER 10.1 L'usager est responsabte de l'information qu'i[ achemine à la Municipatité ainsi que du maintien de [a confidentiatité de ses renseignements d'identification et d'authentification (code d'utilisateur, code d'accès, mot de passe, carte d'accès, etc.). La Municipatité ne peut être tenue responsable d'un usage non autorisé causé par l'usager. 10.2 L'usager doit égatement s'assurer que [e système ou ['équipement avec lequel i[ transmet ou reçoit de l'information de [a Municipatité est suffisamment sécuritaire et faire preuve de vigilance. La Municipatité ne peut être tenue responsable d'un accès non autorisé à des renseignements découtant d'une négligence ou des vutnérabitités présentes sur l'équipement ou [e système de ['usager. 10.3 Dans l'éventuatité où [a confidentialité de ses renseignements venait à être compromise ou son identité usurpée, t'usager est tenu d'en aviser [a Municipatité [e plus tôt possibte en contactant [e greffe de [a Municipal.ité. 11 EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS It est de [a responsabitité de l'usager de communiquer à ta Municipatité tes changements aux renseignements fournis afin que [a Municipatité puisse procéder à une mise à jour. Potitique de confidentiatité des renseignements personnels - ADM-2023-020 Page 8 12 REsrRrcroNs RELATTvES À L'AccÈs lux sERVtcEs La Municipalité se réserve en tout temps [e droit de détruire te compte d'un utitisateur, et ce, à sa seute discrétion et sans préavis. La Municipalité se réserve également [e droit de restreindre ['accès d'un utitisateur aux apptications offertes par ta Municipalité, en tout ou en partie. La Municipalité ne pourra être tenue responsable d'une tette suspension, annutation ou restriction. 13 DECLARATIOND'INCIDENT La Municipatité s'engage à informer les usagers en cas d'incident affectant [a protection des renseignements personnets. 14 LIENS AVEC D'AUTRES SITES Le site Internet de [a Municipatité propose des hypertiens vers d'autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à [a présente potitique de confidentiatité et de sécurité, mais à cette du site externe. La Municipatité n'est pas responsabte du contenu de ces sites et ne les endosse pas. La Municipatité ne peut être tenue responsabte des dommages, de quetque nature que ce soit, découlant de ta navigation et de l'utilisation de ces sites. 15 RESPONSABLE DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE Le directeur du greffe, en cotlaboration avec ta direction générate, est chargé de ['apptication de ta présente potitique. Une transgression par un emptoyé aux principes édictés par cette pol,itique ou par te guide édictant les règtes de gouvernances de [a Municipatité peut engendrer une sanction proportionnel,te à ta gravité du manquement de ['employé. 16 17 David Gomes Maire POUR PLUS D'INFORAAATIONS, COMJI,IENTAIRES OU PLAINTES Pour toute question, commentaire ou ptainte sur cette potitique ou son apptication, te citoyen peut communiquer avec te greffe de la Municipal,ité. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur te 22 septembre 2023 et remptace toutes autres potitiques ou pratiques antérieures. ane Parent Directeur générat et greffier-trésorier Potitique de confidentiatité des renseignements personnels - ADM-2023-020 Page 9