Politique cadre sur la gouvernance d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels — full text

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POLITIQUE CADRE SUR LA GOUVERNANCE D'ACCÈS À L'INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SEPTEMBRE 2023 Page 2 TABLE DES MATIERES 1) PRÉAMBULE ................................................................................................................................... 3 2) OBJETS............................................................................................................................................ 3 3) DÉFINITIONS ................................................................................................................................... 4 4) CHAMP D'APPLICATION ................................................................................................................ 4 5) CADRE NORMATIF ......................................................................................................................... 4 6) COLLECTE DE L'INFORMATION ................................................................................................... 5 7) UTILISATION ET TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................................ 5 8) ENTREPOSAGE .............................................................................................................................. 6 9) SÉCURITÉ ....................................................................................................................................... 6 10) INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ............................................................................................... 6 11) ACCÈS À L'INFORMATION............................................................................................................. 7 12) ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................ 7 13) DIFFUSION DES INFORMATIONS PERSONNELLES ................................................................... 7 14) CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ....................................................... 8 15) DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .......................................................... 8 16) REGISTRES ..................................................................................................................................... 8 17) ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE ................................................... 10 18) DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ............................................................................... 10 19) RÔLES ET RESPONSABILITÉS ................................................................................................... 11 20) TRAITEMENT DES PLAINTES ..................................................................................................... 14 21) ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ............................................................................................... 14 22) SANCTIONS .................................................................................................................................. 14 23) MISE À JOUR ................................................................................................................................ 14 24) ENTRÉE EN VIGUEUR ................................................................................................................. 14 Page 3 1. PRÉAMBULE Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Carignan traite des renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens, de ses élus et de ses employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu'elle détient. Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville de Carignan s'est dotée de la présente Politique. Celle-ci énonce les principes-cadres applicables à la protection des renseignements personnels que la Ville détient tout au long du cycle de vie de ceux-ci et aux droits des personnes concernées. La protection des renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec la Ville. Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 25, la Ville de Carignan est tenue d'adopter une politique cadre sur la gouvernance d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels qu'elle recueille dans les cadres de ses activités. Ainsi, la Ville de Carignan s'efforce d'assurer aux employés, aux citoyens et aux élus un environnement sûr et sécuritaire quant à la protection de leurs données confidentielles. 2. OBJETS La présente politique : 2.1 Énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville de Carignan à l'égard des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie et de l'exercice des droits des personnes concernées; 2.2 Prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels; 2.3 Définit les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels à la Ville; 2.4 Décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son personnel; Les renseignements personnels visés sont notamment : Pour les citoyens : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, données bancaires, permis de conduire, passeport, numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie, statut marital, date de naissance, sexe, information sur des mineurs, photographies, images en mouvement (vidéo). Pour les employés/élus : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, données bancaires, dossier médical, sexe, date de naissance, numéro d'assurance sociale, curriculum vitae. Page 4 3. DÉFINITIONS CAI Commission d'accès à l'information du Québec; Comité Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de la ville; Cycle de vie L'ensemble des étapes visant le traitement d'un renseignement personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction; ÉFVP Évaluation des facteurs de risques à la vie privée; Incident de confidentialité Désigne toute consultation, utilisation ou communication non autorisées par la loi d'un renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement; Loi Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.; Personne concernée désigne une personne physique à qui se rapportent les renseignements personnels; Politique Politique cadre de gouvernance d'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels; Renseignement personnel Tout renseignement, toute donnée ou image qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier; RPRP Responsable de la protection des renseignements personnels; Voûte d'archives Systèmes numériques ou lieux physiques où sont entreposés des documents physiques ou numériques; Ville Ville de Carignan 4. CHAMP D'APPLICATION La présente Politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la Ville et à toute personne qui traite des renseignements personnels que la Ville détient. 5. CADRE NORMATIF La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.). Conformément à cette Loi, la présente Politique est accessible via le site Internet de la Ville de Carignan. Page 5 6. COLLECTE DE L'INFORMATION La collecte d'informations personnelles s'avère nécessaire dans le cadre de certaines activités de la Ville. Les renseignements sont notamment recueillis de manière téléphonique, par l'intermédiaire de formulaires et de requêtes effectuées, d'inscription à l'infolettre ou à des activités de loisirs. La Ville ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des renseignements personnels, la Ville détermine les fins de leur traitement. La Ville ne recueille que les renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées. La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la personne concernée. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe les personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, par exemple, au moyen de la politique de confidentialité des communications électroniques. Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. La ville de Carignan s'est également dotée d'un système de caméra-surveillance à certains endroits publics et dans certains bâtiments municipaux. Ces caméras sont installées conformément à la politique administrative relative à l'utilisation de la vidéosurveillance sur les lieux publics adoptée par le conseil municipal. 7. UTILISATION ET TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La Ville n'utilise les renseignements personnels que pour les fins auxquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, la Ville peut modifier ces fins si la personne concernée y consent préalablement. La Ville peut utiliser les renseignements personnels à des fins secondaires sans le consentement de la personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants : - Lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celle pour lesquelles les renseignements ont été recueillis; - Lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée; - Lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi; - Lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'études, de recherche ou de production de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés. Lorsque la Ville utilise les renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un de trois premiers cas de figure énumérés ci-haut, elle doit consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de renseignements personnels est jugé plus à risque pour les personnes concernées, la Ville entreprend un ÉFVP afin de mitiger les risques identifiés. Page 6 La Ville tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement : - Les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier; - La provenance des renseignements versés de chaque fichier; - Les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque fichier; - Les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs fonctions; - Les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des renseignements personnels sensibles sont en cause. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un mandat, la Ville doit conclure une entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types de la Ville. 8. ENTREPOSAGE La Ville de Carignan met tout en œuvre afin de protéger les documents contenant des renseignements personnels qu'elle détient dans des endroits sécuritaires à accès réduits. 9. SÉCURITÉ La Ville de Carignan met tout en œuvre afin de protéger les documents contenant des renseignements personnels qu'elle détient par diverses méthodes de protection informatique et physique. 10. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément au plan de réponse aux incidents de la Ville. La Ville prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de protection des renseignements personnels, le cas échéant. Tout incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des incidents de confidentialité. Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI. Page 7 11. ACCÈS À L'INFORMATION En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels, une personne peut demander d'avoir accès aux renseignements qui la concernent et de les faire rectifier. Les demandes d'accès et de rectification doivent être adressées, par écrit, au RPRP. La voûte d'archives comporte quatre sections distinctes : Greffe, Finances/Ressources humaines, Urbanisme et Archives. Les documents de ressources humaines sont entreposés dans un classeur verrouillé avec un nombre très limité de personnes y ayant accès. Ces personnes sont désignées par le directeur général. Les employés voulant accéder aux informations dans les dossiers du Greffe et des archives doivent en faire la demande au service du Greffe. Deux registres de sortie de dossiers ont été créés (un pour les dossiers actifs, l'autre pour les archives) afin de consigner le numéro de dossier, le titre, la personne qui l'a emprunté et la date d'emprunt. Ceci permet de garder la traçabilité des dossiers. Les dossiers contenus dans la section Urbanisme sont les dossiers de propriétés. Un registre des sorties a été créé afin de consigner le numéro de dossier, le titre, la personne qui l'a emprunté et la date d'emprunt. Ceci permet de garder la traçabilité des dossiers. La Ville s'est également dotée d'un système de vidéosurveillance. Toute demande d'accès sera dirigée au département du greffe et des affaires juridiques et traitée conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. 12. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS En conformité avec la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c. 25, des chercheurs peuvent demander l'accès à des renseignements personnels à des fins de recherche. Une telle demande doit être soumise au RPRP de la Ville. Lorsque l'ÉFVP conclut que des renseignements personnels peuvent être communiqués à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types de la Ville et toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP. 13. DIFFUSION DES INFORMATIONS PERSONNELLES La Ville s'engage à ne pas louer ni commercialiser les informations personnelles nominatives ou encore des informations financières qui pourraient permettre de vous identifier. La Ville s'engage à ne pas communiquer ces renseignements personnels à moins que cela ne soit demandé en vertu d'une obligation juridique ou d'une ordonnance d'un tribunal ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat confié à un tiers. Page 8 14. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés. Elle les conservera aussi longtemps que nécessaires pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation. 15. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La Ville s'engage à détruire ou anonymiser toute information personnelle servant à identifier directement une personne qui n'est plus utile dans le cadre de ses fonctions conformément à la Loi sur les archives, RLRQ, c A-21.1 et en conformité avec son calendrier de conservation approuvé par Bibliothèques et Archives nationales du Québec. 16. REGISTRES Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants : - Registre des communications de renseignements personnels sans le consentement d'une personne concernée dans les cas suivants: 1. Lorsque la Ville communique l'identité d'une personne concernée à une personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers; 2. Lorsque la Ville communique des renseignements personnels nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit ou non expressément prévue par la loi; 3. Lorsque la Ville communique des renseignements personnels nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les conditions de travail; 4. Lorsque la Ville communique des renseignements personnels à un mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de service; 5. Lorsque la Ville communique des renseignements personnels à des fins d'étude, de recherche ou de statistique; Dans les cas visés au registre ci-haut, le registre comprend: 1. La nature ou le type de renseignement communiqué; 2. La personne ou l'organisme qui reçoit cette communication; 3. La fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec; 4. La raison justifiant cette communication. - Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Ville collabore pour la prestation de services ou la réalisation d'une mission commune. Page 9 Un tel registre comprend : 1. Le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; 2. L'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires; 3. La nature ou le type de la prestation de service ou de la mission; 4. La nature ou le type de renseignements recueillis; 5. La fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis; 6. La catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements. - Registre des utilisations de renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres fins et sans le consentement de la personne concernée lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Un tel registre comprend : 1. La mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable; 2. Dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire l'utilisation du renseignement; 3. La catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation indiquée. - Registre des communications d'information concernant un incident de confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de réduire le risque de préjudice grave associé à un Incident de confidentialité; - Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend: 1. Une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si cette information n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de fournir une telle description; 2. Une brève description des circonstances de l'incident; 3. La date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas connue, une approximation de cette période; 4. La date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance de l'incident; 5. Le nombre de personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu, une approximation de ce nombre; 6. Une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, telle que la sensibilité des renseignements personnels concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables; Page 10 7. Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de transmission des avis à la CAI et aux personnes concernées, en application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'une mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été, le cas échéant; 8. Une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé. 17. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE La réalisation d'une ÉVFP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements. La Ville réalise un ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de renseignements personnels : - Avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels; - Avant de recueillir de renseignements personnels nécessaires à l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de services ou par la réalisation d'une mission commune; - Avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'études, de recherche ou de production de statistiques; - Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées conformément à l'article 68 de la loi sur l'accès; - Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte. En effectuant une ÉVFP, la Ville tient compte de la sensibilité des renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger les renseignements personnels. De plus, lorsque ceux-ci sont communiqués à l'extérieur du Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection de renseignements personnels généralement reconnus. 18. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont les renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits suivants : Page 11 - Le droit d'accéder aux renseignements personnels la concernant détenus par la Ville et d'en obtenir une copie, que ce soit en format numérique ou non. À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès d'une personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d'un renseignement personnel le concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande. Ce renseignement est aussi communiqué à sa demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement; - Le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la Ville; - Le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la loi. Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant, la Ville informe la personne concernée de l'obligation de payer des frais avant de traiter sa demande. Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite. Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit et recevront une réponse écrite. Elles doivent être suffisamment précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits renseignements personnels. 19. RÔLES ET RESPONSABILITÉS L'administration de cette Politique relève du Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) de la Ville de Carignan. Le RPRP veille à son application et à sa mise à jour. La protection des renseignements personnels que la Ville détient repose sur l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus particulièrement des suivants : 1. Le RPRP a. S'assure de la protection de renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, de la collecte à la destruction; b. Siège au Comité; c. Se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification, sous réserve des responsabilités dévolues au responsable d'accès à l'information, y compris : i. Donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande; ii. Aviser le requérant des délais et de son droit à la révision; iii. Répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des Page 12 activités de la Ville, dans un délai de 10 jours supplémentaires, après avoir avisé le requérant par écrit; iv. Prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise; v. Motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès; vi. À la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la décision le concernant; vii. Rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant notamment le délai dans lequel il peut être exercé; viii. Veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi. d. Supervise la tenue des registres énumérés à la présente Politique; e. Participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un incident de confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes; f. Le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la communication de renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de service confiés à des tiers. 2. Le Comité : a. Veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des membres du personnel et des membres de la direction de la Ville sur les obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels; b. Élabore les principes de diffusion de l'information; c. Approuve la présente Politique; d. Émets des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing impliquant la communication de données ou le profilage; e. Identifie les principaux risques en matière de protection de renseignements personnels et en avise la direction afin que des mesures correctives soient proposées; f. Approuve toute dérogation aux principes généraux de protection de renseignements personnels qui auront été établis; g. Émet des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec; h. Est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉVFP, pour tous les projets d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes d'information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels : i. Veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité Page 13 et à la distribution des renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés; ii. Le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la personne concernée les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé; i. Escalade les recommandations qui ne sont pas suivies au RPRP; j. Dois être avisé de tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels et conseiller la Ville quant aux suites à y donner; k. Revois le Plan de réponse aux incidents de confidentialité dans l'éventualité d'un incident de confidentialité; l. Revois toute question d'intérêt touchant la protection des renseignements personnels; m. Revois les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie privée dans le cadre de son utilisation. 3. Toute personne qui traite des renseignements personnels que la Ville détient : a. Agis avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses activités; b. N'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions; c. N'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à l'accomplissement de ses fonctions; d. Conserve ses dossiers de manière que seules les personnes autorisées y aient accès; e. Protège l'accès aux renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a accès par un mot de passe; f. S'abstient de communiquer les renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à le faire; g. S'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses obligations de confidentialité; h. Détruit tout renseignement personnel conformément au calendrier de conservation de la Ville. i. Participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des renseignements personnels qui lui sont destinées; j. Signale tout manquement, incident de confidentialité ou tout autre situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de renseignements personnels conformément à la procédure établie par la Ville. Page 14 20. TRAITEMENT DES PLAINTES Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai raisonnable. 21. ACTIVITÉ DE SENSIBILISATION La Ville de Carignan s'engage à sensibiliser ses élus et employés en matière de renseignements personnels et leurs utilisations en offrant diverses méthodes de formation : des capsules documentaires, des compagnies externes en gestion des risques (ex : VARS), l'implication des cadres et employés dans le processus des renseignements personnels, tests d'hameçonnage, formations départementales. 22. SANCTIONS Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le cadre normatif applicable. 23. MISE À JOUR De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des renseignements personnels de la Ville, la présente Politique pourra être mise à jour au besoin. Veuillez-vous rendre à la version sur le site Internet de la Ville pour consulter la version la plus récente. 24. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique a été adoptée par le conseil municipal lors de sa séance ordinaire tenue le 6 septembre 2023 et par la résolution 23-09-407 et elle entre en vigueur lors de son adoption. Maire Date Directeur général Date