Politique de location de salles

Chambord, Quebec

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POLITIQUE DE LOCATION DE SALLES DE CHAMBORD SEPTEMBRE 2020 2 POLITIQUE DE LOCATION DE SALLES DE CHAMBORD 1. OBJET DE LA POLITIQUE DE LOCATION Les locaux municipaux sont destinés à offrir une gamme de services aux citoyens. Ces locaux permettent entre autres le déroulement d'activités sportives, éducatives, culturelles, sociales, communautaires et familiales. Et ce, que ce soit pour des cours ou des activités offertes par des professionnels, des organismes, des groupes de personnes, résidents ou non-résidents. Le présent document a pour but d'uniformiser les procédures entourant les locations de locaux afin qu'elles soient justes et équitables pour tous et non de les compliquer et les restreindre. Il vise à baliser les modalités de réservation et d'utilisation des locaux. Il aide à établir un encadrement permettant à la municipalité de soutenir les actions du milieu. Tous les professionnels, organismes et groupes de personnes, résidents ou non-résidents devront se conformer à cette politique. 2. CHAMP D'APPLICATION La présente politique concerne : - La Salle communautaire Gaston Vallée ; - Le Pavillon municipal ; - La Mezzanine du Centre Marius-Sauvageau. 3. OBJECTIF DE LA POLITIQUE Objectifs généraux de la politique : - Uniformiser le processus de location des locaux municipaux ; - Simplifier la gestion de location des locaux municipaux ; - Permettre un soutien aux organismes reconnus ainsi qu'à la population. Objectifs spécifiques de la politique : - Établir clairement les obligations réciproques entre les locataires et la municipalité ; - Favoriser la participation citoyenne aux loisirs en permettant l'accessibilité des locaux municipaux ; - Assurer un accès équitable des locaux municipaux mis à la disposition des organismes et regroupements. Modification : 16 mai 2022 Résolution : 05-168-2022 3 4. PRIORITÉ DE LOCATION DES LOCAUX Les groupes de personnes, organismes ou professionnels reconnaissent que les locaux de la municipalité peuvent être mis à leur disposition, mais que la municipalité donne priorité à l'utilisation de ses locaux pour les besoins et activités municipales. Les priorités seront comme suit : 1. La municipalité (conférences, réunions, élections, etc.) ; 2. Les services municipaux (urbanisme, loisirs, incendies, décès etc.) ; 3. Les professionnels offrant divers cours ; 4. Les organismes communautaires reconnus par la municipalité ; 5. Les résidents ; 6. Les non-résidents. Prenez note que la Municipalité se réserve le droit d'annuler, pour des raisons exceptionnelles et selon certaines modalités, tout contrat de location de salle pouvant être en conflit avec l'une des priorités énumérées précédemment. 5. CONTRAT DE LOCATION DES LOCAUX Les groupes de personnes, organismes, professionnels, résidents ou non-résidents devront tous, sans exception, signer un contrat de location au moins une semaine avant le début de leurs cours ou activité(s). Tant que le contrat n'est pas signé, la Municipalité peut louer le local à un autre groupe, le contrat faisant foi de confirmation. 6. LOCATIONS PONCTUELLES Tous les groupes de personnes, organismes ou professionnels, résidents ou non-résidents, devront adresser leur demande de location au secrétariat de la municipalité. 7. RABAIS ET GRATUITÉ DES LOCAUX 7.1 Tous les organismes communautaires reconnus* bénéficieront de la gratuité des locaux pour 10 réservations dans l'ensemble des salles, lors de leurs activités régulières sur demande écrite annuellement donnée en septembre à la Municipalité. Le tarif préférentiel prévu à l'article 10 sera chargé lors d'évènements exceptionnels et non récurrents ou des activités de financement. *Organismes reconnus : Organisme sans but lucratif (OSBL) ou comité exerçant une activité et ayant son siège social sur le territoire de la municipalité de Chambord, qu'il soit ou non sous la juridiction de la Municipalité et recevant un soutien quelconque, soit par une aide financière, une gratuité de local, des facilités et autres équipements. Modification : 16 mai 2022 Résolution : 05-168-2022 4 7.2 Les demandes ponctuelles provenant d'organismes seront traitées à la pièce via une grille d'analyse conçue par l'administration municipale et pourront se voir offrir un rabais ou la gratuité de la salle selon l'évènement. 7.3 Les comités ayant des protocoles d'entente particuliers ou des lettres d'ententes, doivent se référer à ces documents. 8. PERMIS DE RÉUNION Pavillon municipal, Mezzanine du Centre Marius-Sauvageau et Salle communautaire Gaston Vallée Un permis d'alcool, selon l'article 11 de la Régie des Alcools, des Courses et des Jeux, doit être demandé, si nécessaire, pour la vente ou la consommation de boissons alcoolisées par les groupes de personne, organismes, professionnels, résidents ou non-résidents lors de la tenue d'activités spéciales et/ou de financement. Une copie du permis de boisson doit être affichée dans le local lors de l'évènement. 9. RÈGLEMENTS DU CONTRAT Voir en Annexe A. 10. COUT DE LOCATION ET DE BRIS Cout Salle communautaire Gaston Vallée 1/3 2/3 Salle entière Journée 75 $ 125 $ 150 $ Organismes 50 $ 75 $ 75 $ Rencontre après décès GRATUIT GRATUIT GRATUIT Décès (exposition) - - 175 $ Soirée 1/3 2/3 Salle entière Organismes 50 $ 75 $ 100 $ Résidents 75 $ 150 $ 200 $ Non-Résident 100 $ 175 $ 225 $ Mariage - résident 200 $ 300 $ Mariage -non-résident 225 $ 325 $ Location la veille pour préparation de la salle 50 $ Modification : 16 mai 2022 Résolution : 05-168-2022 Modification : 16 mai 2022 Résolution : 05-168-2022 5 Droits d'auteur : TPS et TVQ non incluses dans les locations de salle. Dépôt de clé de 20 $ remis lorsque la clé est retournée. ANNEXE A Règlements du contrat Salle communautaire 1- À noter que tous les locateurs devront faire une demande de permis de boisson dans le cadre d'activités avec boisson sans service de bar ainsi qu'un permis ou une licence à la Régis des Alcools des Courses et des Jeux s'il y a des jeux d'argent (moitié- moitié, bingo, etc.). Veuillez déposer la demande au moins 15 jours avant la date de l'évènement. Remise de la clé sur présentation dudit permis ainsi que de l'acompte. 2- Un dépôt de 20 $ est exigé à la réservation. Non remis en cas d'annulation. 3- Un dépôt de 20 $ est exigé lors du prêt de la clé. La clé ne doit en aucun cas être prêtée à d'autres personnes que le locataire. Remettre la clé à la fin de la période de location. Votre dépôt vous sera ainsi remis en autant que la salle ait été laissée dans un état de propreté convenable. Cout Pavillon Municipal et Mezzanine Journée Résidents Non-résidents Citoyens 100 $ 125 $ Organismes (exceptionnel) 50 $ 75 $ Rencontre après décès GRATUIT GRATUIT Prix avant taxes TPS TVQ Total Entandem danse 63.49 $ 3.17 $ 6.33 $ 72.99 $ Entandem musique 31.72 $ 1.59 $ 3.16 $ 36.47 $ Modification : 16 mai 2022 Résolution : 05-168-2022 6 OBLIGATION DES PARTENAIRES ET DISPOSITIONS DIVERSES Obligations du locateur : 1- Le locateur doit faire une demande de permis à la Régie des Alcools des Courses et des Jeux selon les normes, et prendre les mesures nécessaires pour qu'il n'y ait pas de vente de boisson aux moins de 18 ans. Une copie du permis devra être transmise à la Municipalité. 2- Le locataire est responsable de tous vols ou dommages causés aux biens de la Municipalité découlant directement ou indirectement de l'utilisation des lieux loués. La Municipalité se réserve le droit de faire réparer ou de remplacer les biens volés ou endommagés et un montant additionnel pourra être facturé si nécessaire. 3- Les usages suivants sont strictement défendus : les décorations avec ruban adhésif ou broches sur les murs, les planchers et les tables, les confettis, les chandelles sur pieds ainsi que les bombonnes de gaz propane à l'intérieur des bâtiments, l'utilisation de machine à fumée. Pour afficher ou suspendre du matériel de décoration au plafond, vous devrez utiliser les ancrages prévus à cette fin. Si des dommages étaient causés suite au non-respect de cet article, le locataire en serait tenu responsable et devra défrayer le coût relié à la réparation des dommages et à la remis en état des lieux (réparation, déplacements, entretiens ménager). 4- Le locateur devra laisser les lieux dans un état de propreté convenable et sortir les ordures afin de limiter les risques d'incendie. 5- Le locateur devra libérer les lieux loués le jour même de la tenue de l'activité, à savoir : 3 h du matin et veiller à ramasser et sortir des lieux toutes marchandises lui appartenant. Il doit s'assurer de refermer et barrer l'accès à l'intérieur de la salle ainsi qu'à la bâtisse à la fin des activités. 6- Le locateur est responsable de l'organisation du stationnement et de la circulation à l'extérieur de la bâtisse. S'il y a embauche d'agents de sécurité, les frais encourus sont à la charge du locateur. 7- En tout temps, l'espace devant les portes d'entrée réservées aux personnes handicapées, et celles utilisées comme sortie d'urgences doit demeurer libre. Aucune chaise ou table ne sera tolérée dans ces espaces. 8- Dans le stationnement, le locateur doit s'assurer de laisser libre en tout temps les portes de la caserne afin de donner libre accès aux camions d'incendie. 9- Le locateur doit s'assurer qu'un maximum de deux-cent-quatre-vingt-dix (290) personnes occupe la Salle communautaire Gaston Vallée ; un maximum de quatre- vingts (80) personnes pour le Pavillon Municipal et la Mezzanine du Centre Marius- Sauvageau. 7 10- Il est défendu de fumer ou de vapoter dans les bâtiments publics incluant les portiques (Loi sur le tabac, Chapitre T-0.01, C 33, a.1). Le locataire s'engage à respecter et à faire respecter aux participants les interdictions de fumer, en conformité avec la Loi sur le tabac, et à défrayer les amendes exigées par cette loi. 11- (Conditions particulières) : ________________________________ Obligations de la Municipalité de Chambord : 1- La Municipalité de Chambord se réserve le droit de prendre toutes mesures légales ou autres, contre le ou les locateurs, à la suite de bris ou événements inacceptables qui pourraient survenir lors de la tenue de l'activité.