Politique d'aide au fonctionnement pour les organismes — full text

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2018 Municipalité de Chambord 30/06/2018 POLITIQUE D'AIDE AU FONCTIONNEMENT POUR LES ORGANISMES 1 POLITIQUE D'AIDE AU FONCTIONNEMENT POUR LES ORGANISMES 1- PRINCIPE La Municipalité de Chambord entend reconnaître l'apport important des organismes sans but lucratif, des coopératives de solidarité sous certaines conditions, ainsi que des organismes du milieu œuvrant sur son territoire, et ce, dans les domaines relevant de ses compétences en vertu de la Loi sur les compétences municipales, en leur versant une aide financière directe ou en les soutenant par ses ressources humaines ou matérielles qui se traduisent par des services ou une aide technique. La présente politique a pour but de faire une répartition équitable des ressources disponibles en fonction des objectifs des intervenants du milieu et des objectifs de support de la municipalité. De plus, elle permettra aux intervenants municipaux de connaître les objectifs, la mission et calendrier d'activité des organismes. Cette politique constitue un moyen de reconnaître les efforts déployés par les citoyens regroupés en comité ou organismes bénévoles, œuvrant à l'amélioration de la qualité de vie de la collectivité et de soutenir leurs actions. Elle permettra de consolider le partenariat déjà existant entre la municipalité et le milieu très actif de Chambord, et préciser les conditions permettant de bénéficier du soutien municipal. 2- RATIONALISATION DES RESSOURCES ET DES EFFORTS Considérant les nombreuses demandes, l'impossibilité de satisfaire tous les besoins ainsi que les ressources humaines, financières et matérielles limitées ; les activités et les groupes existants qui servent d'abord le milieu chambordais seront priorisés de même que les organisations misant sur le bénévolat et le partenariat. 3- OBJECTIFS a) Appuyer les efforts des bénévoles à l'intérieur des organismes afin de soutenir notamment la culture, les loisirs, les activités communautaires, le développement social et économique local ; b) Favoriser la participation du citoyen au développement et à l'animation de la communauté en permettant au maintien des activités, à l'initiative et à la créativité ; c) Favoriser la collaboration et le partenariat entre les différents organismes ; Modification : 11-351-2020 2 novembre 2020 Modification : 05-156-2021 3 mai 2021 2 d) Établir clairement les obligations réciproques entre les organismes et la Municipalité ; e) Définir les diverses formes d'assistance possible ; f) Définir les différents types d'organismes auxquels s'adressent la politique et les différents services ; g) Assurer une allocation équitable des services et des ressources mis à la disposition des organismes. 4- DÉFINITION DES ORGANISMES 4.1 Organisme à but non lucratif : Organisme sans but lucratif incorporé selon la Loi sur les Compagnies (L.R.Q., chapitre C-38). Ou Organisme enregistré sans but lucratif en vertu de la Loi sur les clubs de récréation (L.R.Q., C-23). Ou Aux fins de l'application de la présente politique, est assimilée à un organisme à but non- lucratif : une coopérative de solidarité qui s'est, par ses statuts, interdit d'attribuer une ristourne ou de verser un intérêt sur toute catégorie de parts privilégiées sauf si cette ristourne est attribuée ou si cet intérêt est versé à une municipalité, à l'Union des municipalités du Québec ou à la Fédération québécoise des municipalités locales et régionales (FQM). 4.2 Organisme du milieu : Ensemble de citoyens de Chambord pratiquant une activité commune, sans caractère lucratif ; Ou Ensemble de citoyens de Chambord mettant sur pied une activité, sans caractère lucratif, pour le bénéfice d'une clientèle cible, résidante de Chambord. Modification : 05-156-2021 3 mai 2021 3 5- CONDITIONS GÉNÉRALES D'ADMISSION L'organisme à but non lucratif ou l'organisme du milieu doit : a) Être un ensemble de citoyens de Chambord œuvrant dans le ou les domaines suivants : communautaire et social, culturel et patrimonial, populaire, sportif, de loisir et de développement social et économique local ; b) Poursuivre des objectifs qui s'intègrent à toute politique municipale, favorisant une amélioration de la qualité de vie des citoyens et animant la communauté ; c) Ne pas rechercher la poursuite d'un gain. L'argent recueilli doit servir prioritairement à financer les actions des organismes à but non lucratif ou des organismes du milieu reconnus par la Municipalité et exceptionnellement pour les organismes externes lorsque les statuts de l'organisme ont un caractère provincial, national ou international ; d) Ne pas être une duplication des activités déjà offertes par la Municipalité ou par un autre organisme à but non lucratif ou organisme du milieu œuvrant dans la municipalité ; e) Accessibilité des membres : la Municipalité de Chambord demande aux organismes à but non lucratif ou organismes du milieu de privilégier l'accessibilité aux résidants lorsqu'il y a un caractère restrictif de participation. 6- CRITÈRES REQUIS POUR OBTENIR SON ACCRÉDITATION 6.1 Organismes à but non lucratif : a) Être un organisme à but non lucratif dûment incorporé ou enregistré, ou en voie de l'être, œuvrant en permanence sur le territoire de la municipalité de Chambord ; b) Fournir les lettres patentes et les règlements généraux ; c) Fournir une liste des participants et une liste des membres du conseil d'administration avec leurs coordonnées complètes ; d) Tenir une assemblée générale annuelle de ses membres et permettre la présence du répondant municipal ou de son représentant ; 4 e) Respecter la démocratie requise pour un organisme à but non lucratif ; f) Prioriser la participation des résidents de la municipalité de Chambord exception faite des organismes à caractère régional, provincial, national ou international ; g) Il est fortement recommandé de détenir une assurance responsabilité civile ; h) Fournir un plan d'action ou un calendrier d'activité ; i) Avoir remis un rapport de reddition de compte à la fin de l'activité ou à la fin de l'année d'opération ; j) Tous autres documents jugés pertinents. 6.2 Organisme du milieu : a) Ne pas poursuivre un objectif lucratif ; b) Soumettre les objectifs et la clientèle visés par le regroupement du milieu ; c) Organiser et offrir des activités répondant aux goûts et aspirations du milieu ; d) Les membres dirigeants de l'organisme/l'initiative du milieu doivent provenir majoritairement de la municipalité de Chambord ; e) Œuvrer en permanence sur le territoire de la Municipalité de Chambord ; f) Rendre accessible l'abonnement à tous les citoyens de la municipalité de Chambord ; g) Fournir chaque année, au répondant municipal, la liste des membres dirigeants et leurs coordonnées complètes ; h) Il est fortement recommandé de détenir une assurance responsabilité civile ; i) Fournir un plan d'action ou un calendrier d'activité ; j) Avoir remis un rapport de reddition de compte à la fin de l'activité ou à la fin de l'année d'opération ; k) Tous autres documents jugés pertinents. 6.3 Exclusions pour l'obtention de son accréditation : 5 a) Les organismes à but non lucratif et les organismes du milieu qui organisent une activité ponctuelle (exemple : organisation d'un souper, lancement d'un événement, etc.) ; b) Les organismes à but non lucratif et les organismes du milieu qui ne respectent pas les valeurs de la Municipalité qui sont : - La créativité ; - Le respect et la confiance ; - Le développement durable ; - L'entraide ; - L'engagement individuel et collectif ; c) Tous les organismes ne provenant pas du territoire de la municipalité de Chambord. 7- PARAMÈTRES D'ÉVALUATION DE LA SUBVENTION À ACCORDER Le respect des normes décrites précédemment rend l'organisme admissible à l'évaluation d'une subvention pouvant lui être accordée. Il ne signifie pas automatiquement qu'une subvention doit être accordée. L'analyse d'un certain nombre de paramètres conduit à l'évaluation du montant de la subvention. Dans certains cas, bien que l'organisme se soit révélé admissible, il se peut que l'analyse de ces paramètres permette de conclure qu'il n'est pas approprié de lui accorder une subvention. Il permet aux membres du comité d'analyse d'étudier chaque demande de subvention, d'établir son admissibilité, de déterminer le montant de la subvention et en faire la recommandation au conseil municipal pour acceptation finale. Dans le cas où une subvention est accordée, en tout ou en partie, sous forme de service ou d'équipements fournis gratuitement par la Municipalité, une évaluation de leurs couts sera faite par la direction générale et jointe à la demande de subvention qui sera ultérieurement étudiée par le comité d'analyse. Dans le cas où une subvention sera accordée, cette éventualité sera transmise à son bénéficiaire afin qu'il le fasse connaître à ceux et celles qui en bénéficieront. 7.1 Critères À l'intérieur de leur réflexion, les membres du comité d'analyse considèreront les éléments suivants : 1- Situation financière de l'organisme - Équilibre financier ; 6 - État du surplus ou déficit accumulé ; - Couts d'administration ; 2- Efforts d'autofinancement - Réalisation d'activités de financement ; 3- Autres dons - Pourcentage des dons sur les revenus ; 4- Rémunération - Pourcentage de la rémunération sur les dépenses ; - Importance du bénévolat ; 5- Cotisations des membres - Si cette source de revenus est applicable, pourcentage de la cotisation sur les revenus ; 6- Collaboration avec d'autres organismes de la communauté ; 7- Présentation d'un plan d'action ou d'un calendrier des activités pour l'année ; 8- Si l'organisme a fait une demande l'année précédente, avoir déposé le rapport de reddition de compte ; 9- Autres éléments Enfin d'autres éléments peuvent être pris en considération : a) Il doit ressortir clairement de la situation financière observée que la subvention contribue ou contribuera à l'équilibre budgétaire de l'organisme ; b) L'exemption de taxes foncières pour les organismes propriétaires ou locataires sera considérée dans l'évaluation du montant de la subvention. 7.2 Pondération L'importance relative des critères les uns par rapport aux autres est fondée sur l'expérience, les orientations énumérées précédemment et en fonction des différentes demandes comparées entre elles. Outre le cadre formel de cette politique, le conseil municipal se réserve toutefois le droit d'apprécier certaines circonstances particulières lors de l'étude d'une demande de subvention. 7 8- MODALITÉS D'ANALYSE DU DOSSIER 8.1 Demande de moins de 5 000 $ Sous réserve de l'article 8.2, les demandes soumises de moins de 5 000 $ sont analysées par le même comité d'analyse prévu dans le règlement numéro 2016-566 ayant pour objet la création d'une réserve financière pour le financement d'un fonds de développement économique. Ce comité d'analyse fera ses recommandations au conseil municipal. Les montants octroyés dans le cadre de cette politique ne sont pas récurrents ; ils doivent donc être considérés comme étant ponctuels. Cependant, le conseil municipal se garde le droit de confirmer des montants à long terme pour des organismes à but non lucratif. La Municipalité déterminera une enveloppe financière particulière pour les organismes visés par cet article et devra faire un choix parmi les demandes présentées. Il est important de mentionner que l'analyse d'une demande par le comité d'analyse ne garantit en rien l'attribution d'un montant. Les spécificités énumérées ci-après seront particulièrement considérées : - Le partenariat - L'accessibilité - La concertation - La complémentarité - L'engagement du promoteur - La clientèle visée 8.2 Demande de plus de 5 000 $ et autres cas particuliers Les demandes soumises de plus de 5 000 $, des organismes faisant partie du périmètre comptable de la Municipalité et des cas particuliers ou d'exceptions sont analysées par le comité des finances et fera des recommandations au conseil municipal en lien avec la préparation budgétaire annuelle. 8.3 Échéance annuelle Il sera demandé aux organismes susceptibles de bénéficier d'une subvention de la Municipalité de présenter leur demande en utilisant le formulaire d'assistance financière proposé par la Municipalité de Chambord. Échéancier : Une seule échéance annuellement Dépôt des demandes : 30 octobre de l'année en cours Réponse à l'organisme : Avant le 15 janvier de l'année suivante suite à l'adoption des prévisions budgétaires de la Municipalité qui se fait normalement en décembre. À moins que le budget soit déposé exceptionnellement en janvier, les réponses devront être acheminées au moins 30 jours après l'adoption des prévisions budgétaires de la Municipalité. 8 9- SUBVENTION SPÉCIALE POUR L'ORGANISATION D'ACTIVITÉS COMMUNES La Municipalité de Chambord veut encourager les organismes sans but lucratif ainsi que les organismes du milieu œuvrant sur son territoire à travailler ensemble et à organiser des activités communes. Pour ce faire, le conseil municipal se réserve le droit d'octroyer des fonds supplémentaires pour répondre aux demandes. 10- TABLE DE CONCERTATION DES ORGANISMES DE CHAMBORD Les organismes sans but lucratif ainsi que les organismes du milieu bénéficiant du support de la Municipalité de Chambord ont l'obligation de participer à la Table de concertation des organismes de Chambord. Le conseil municipal se réserve le droit de bonifier le financement accordé pour les organismes s'impliquant activement aux activités de la Table de concertation des organismes de Chambord. 11- VERSEMENT DE LA SUBVENTION La subvention est versée ou le service est rendu, selon le cas, au moment et selon les modalités fixées par le conseil municipal lorsque celui-ci statuera sur la demande. 12- EXIGENCES À REMPLIR Une demande d'assistance financière doit se présenter ainsi : L'organisme requérant remplit un formulaire de demande d'assistance financière à la Municipalité de Chambord auprès de la Coordonnatrice au développement et à l'animation de la communauté. Ce formulaire est disponible à la mairie, au 1526, rue Principale, 418 342-6274, poste 206 ou par courriel en envoyant une demande à l'adresse suivante : [email protected]. Le formulaire dûment complété est retourné au même endroit. Des documents supplémentaires pourraient être exigés, tels que : 1- Dernier bilan financier accepté par l'assemblée générale des membres de l'organisme demandeur ; 2- Liste des membres du conseil d'administration avec les coordonnées complètes ; 3- Copie des lettres patentes et des règlements généraux ; 9 4- Dernier rapport d'activités de l'année en cours accepté par l'assemblée générale. 13- DIVERS Considérant qu'il est important que la contribution de la Municipalité de Chambord soit reconnue selon son importance, les organismes devront soumettre les moyens qu'ils entendent utiliser à cette fin. L'application de cette politique d'assistance financière est limitée en fonction du budget dont dispose, à cette fin, la Municipalité de Chambord.