Politique de reconnaissance et de soutien des organismes — full text

This is an automated transcription (OCR) of the captured official document — minor recognition errors are possible; the source document governs. Snapshot fb376e1208f4 · verified 2026-06-14 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

## Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire ## POLITIQUE DE RECONNAISANCE ET DE SOUTIEN DES ORGANISMES DE LA VILLE DE CHAPAIS Adoptée par la résolution municipale 2013-09-17 ## MOT DU MAIRE Chères citoyennes, Chers citoyens, La Ville de Chapais favorise le maintien et le développement d'une qualité de vie de qualité supérieure pour toute sa communauté. En mai 2013, le conseil municipal adoptait le plan stratégique « Chapais 2023, tournée vers l'avenir », à travers duquel il souhaite un milieu de vie attrayant, accueillant et durable et il s'engage à encourager et à soutenir les initiatives communautaires du milieu. Cette nouvelle Politique de reconnaissance et de soutien des organismes de la Ville de Chapais est directement alignée avec cette volonté. Par son adoption le 17 septembre 2013 , la Ville affirme qu'elle reconnaît le rôle primordial des citoyens regroupés en organisme dans le rayonnement et l'amélioration de la qualité de la vie de la communauté chapaisienne et présente son offre de soutien aux organismes reconnus. Au nom du conseil municipal et de toute l'équipe de la Ville de Chapais, je remercie les organismes pour leur apport dans la communauté chapaisienne et j'espère que cette politique facilitera leurs actions permanentes et spéciales. Bonne lecture! Steve Gamache, maire ## MOT DE LA DIRECTRICE DES LOISIRS En décembre 2007, la Ville de Chapais adoptait sa première politique de reconnaissance des rganismes. Après maintenant quelques années d'utilisation et devant les nouvelles réalité uxquelles ont à faire face les organismes, nous avons actualisé de cette politique, afin o mieux répondre aux besoins, dans les limites de nos ressources disponibles. Ce document, qui se veut un cadre de référence pour les organismes reconnus par la Ville de Chapais ou désireux de l'être, s'adresse aux organismes du milieu qui apportent une contribution significative à la qualité de vie des citoyens. Il vient encadrer la nature du soutien municipal envers les organismes reconnus et préciser le cadre d'action par lequel la Ville entend aider ses organismes. Au plaisir de collaborer avec vous, Sylvie Bédard, directrice du Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire  ## TABLE DES MATIÈRES | | 1 | |-----------------------------------------------------------|-----| | 1. OBJECTIFS | 1 | | 2. PRINCIPES D'INTERVENTION | 1 | | 3. CLASSIFICATION DES ORGANISMES RECONNUS | 2 | | 3.1. Organisme mandataire | 2 | | 3.2. Organisme partenaire | 2 | | 3.3. Organisme collaborateur ou regroupement de personnes | 3 | | 4. CRITÈRES DE RECONNAISSANCE | 3 | | 4.1. Niveau opérationnel | 3 | | 4.2. Niveau juridique | 3 | | 4.3. Niveau administratif | 4 | | 4.5. Territoire | 4 | | 4.6. Exclusion | 5 | | 5. PROCÉDURE DE RECONNAISSANCE | 5 | | 5.1. Dépôt de la demande | | | 5.2. Analyse et traitement de la demande | | | 5.3. Acceptation ou rejet de la demande | | | 5.4. Renouvellement et retrait | 6 | | 6. CONDITIONS DE MAINTIENT DE LA RECONNAISSANCE | 6 | | 7.1. Soutien professionnel | 7 | | 7.1.1. Services conseil | 7 | | 7.1.2. Aide au démarrage de l'organisme | 7 | | 7.1.3. Ateliers de formations | 7 | | 7.2. Soutien administratif | 8 | | 7.2.1. Reconnaissance des bénévoles | 8 | | 7.2.2. Adhésion au programme d'assurances | 8 | | 7.2.3. Service de photocopies | 8 | | 7.2.4. Communications | 8 | | 7.3 Soutien technique | 9 | | 7.3.1. Prêt de matériel. | 9 |  | 7.3.2. Prêt et location de locaux à prix modique | 9 | |----------------------------------------------------|-----| | 7.3.3. Support aux événements | 10 | | 7.4 Soutien financier | 10 | | ANNEXE 1 Tableau d'admissibilité au soutien offert | 12 | | Formulaire de demande de reconnaissance | 13 | ANNEXE 2 Note : Le générique masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte.  ## 1. OBJECTIFS La Politique de reconnaissance et de soutien des organismes de la Ville de Chapais vise à reconnaître et à supporter les organismes œuvrant sur le territoire de la municipalité (ou dans sa zone d'influence naturelle') qui, par leurs actions, enrichissent l'offre de services et d'activités dispensés à la population chapaisienne et améliorent la qualité du milieu de vie. Par l'adoption de cette politique, la Ville de Chapais a pour objectifs de structurer, de baliser et de communiquer le soutien de la Ville de Chapais aux organismes reconnus. De façon spécifique, cette politique permettra : - d'établir les modalités de reconnaissance des organismes ainsi que les conditions de maintient de celle-ci; - de définir des classes de reconnaissance des organismes; - de déterminer les formes d'aide et de soutien offert aux organismes reconnus en fonction de leur classification; - de définir les conditions et les modalités relatives aux différentes formes de soutien. ## 2. PRINCIPES D'INTERVENTION Les principes d'intervention ayant guidés l'élaboration de la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes sont les suivants : - a. La bonification et la complémentarité des services et des activités. La Ville de Chapais reconnaît l'importance de la contribution du milieu associatif à l'offre de services et d'activités dispensés à la population chapaisienne. - b. L'importance de la prise en charge du développement du milieu par la communauté. La vitalité des organismes du milieu et l'implication citoyenne, qui constituent des orientations majeures du plan stratégique de la Ville de Chapais, sont des facteurs primordiaux dans le développement d'une communauté. - c. La concertation, le partenariat et le réseautage. La Ville de Chapais privilégie la concertation, le partenariat et le réseautage, autant dans ses interventions auprès des organismes qu'entre les organismes eux-mêmes. Elle favorise le développement d'un esprit de collaboration entre les organismes bénéficiant de sa reconnaissance et de son soutien. - d. L'équité et la transparence. L'élaboration d'un cadre de référence clair assure aux organismes que le soutien offert par la municipalité est attribué de façon équitable et transparente. - e. Une gestion responsable. Redevable auprès de la population, l'administration municipale accorde une priorité à la saine gestion des fonds publics dont il a la responsabilite, tant dans l'attribution des ressources disponibles que dans le cadre de leur utilisation. 'La zone d'influence naturelle de Chapais constitue une partie contigüe du territoire de la municipalité de la Baie-James, comprenant, entre autres, les lacs Cavan, Opémisca, Presqu'île et Scott.  3. CLASSIFICATION DES ORGANISMES RECONNUS Les organismes reconnus par la municipalité sont intégrés dans l'une des trois catégories suivantes : organisme mandataire, organisme partenaire, organisme collaborateurs ou regroupement de personnes. Cette classification a été établie en fonction du niveau de contribution de l'organisme à l'amélioration de la qualité de vie de la communauté chapaisienne et de l'atteinte des objectifs municipaux. ## 3.1. Organisme mandataire L'organisme mandataire est un organisme para-municipal administré par un conseil d'administration dont siège un élu et dont le choix des membres a été entériné par le conseil municipal. Ses mandats sont en tout ou en partie définis par la Ville et une services rendus un protocole entente le ta vile es organisme mandatime pour les Non seulement la mission et les actions des organismes mandataires sont définies en fonction des objectifs municipaux, ils sont reconnus par la Ville de Chapais comme une contribution essentielle dans le développement et le dynamisme de la communauté chapaisienne. Les organismes mandataires entretiennent des relations soutenues et permanentes avec la Ville.  ## 3.2 Organisme partenaire La Ville de Chapais, dans la réalisation de sa mission, peut s'associer à plusieurs organismes issus de domaine d'intervention différents qui, par leurs actions, jouent un rôle important dans l'offre de services et d'activités à la population de Chapais. La mission et les actions des organismes partenaires, qui s'inscrivent dans les objectifs municipaux, sont reconnues par la Ville de Chapais comme une contribution importante au développement et au dynamisme de la communauté chapaisienne. Les organismes partenaires entretiennent des relations régulières avec la Ville et ils assurent une prestation de service et d'activités qui peuvent profiter a toute la population. Parmi les organismes partenaires, nous retrouvons les Chevaliers de Colomb, les Escadron 838 de Chapais, le Festival du Doré Baie-James, les Filles d'Isabelle de Chapais, Le Petit train, etc.  ## 3.3 Organisme collaborateur ou regroupement de personnes La mission et les actions des organismes collaborateurs et des regroupements de ersonnes, qui ne s'inscrivent pas directement dans objectifs municipaux, son econnues par la Ville de Chapais comme une contribution complémentaire dan développement et le dynamisme de la communauté chapaisienne. Les regroupements de personnes, qui prennent souvent naissance à partir d'un besoin manifesté par un groupe d'individus, sont un ensemble de citoyens exerçant ou mettant sur pied une activité sans caractère lucratif, au bénéfice d'une clientèle cible. Ils ne sont pas formés en tant qu'organisme à but non lucratif incorporé selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies, mais ils doivent toutefois démontrer une saine vie démocratique. Les organismes collaborateurs et les regroupements de personnes entretiennent des relations occasionnelles avec la Ville. Parmi les organismes et les regroupements de personnes de cette catégorie, nous retrouvons les Associations des propriétaires de chalets du Lac Cavan et Opémiska, le Comité d'usagers des sentiers pédestres et cyclables, les Très'Arts cachés de Chapais, etc. ## 4. CRITÈRES DE RECONNAISSANCE Pour être admissibles à la reconnaissance municipale, les organismes ou les regroupements de personnes doivent répondre aux critères suivants : ## 4.1 Niveau opérationnel - Constituer un apport à l'amélioration de la qualité de vie de la communauté chapaisienne; - Proposer une offre de services ou d'activités qui ne dédouble pas celle déjà offerte par un autre organisme reconnue par la Ville de Chapais; - Démontrer sa capacité à assurer sa prise en charge et à réaliser ses activités; - Ne pas travailler à tirer un profit personnel des bénéfices et redistribuer les profits au sein de la communauté ou les réinvestir dans les activités de l'organisme; - Anapaies de siéger sur la Table de concertation des organismes reconnus de ## 4.2 Niveau juridique - Être un organisme à but non lucratif incorporé selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., chapitre C-38) qui maintient actif auprès du Registraire des entreprises son statut d'organisme à but non lucratif, " La Table de concertation des organismes reconnus de Chapais a pour objectif d'échanger sur des préoccupations communes, de partager ses connaissances, de se reseauter, de se concerter au sujet de la programmation annuelle des activités et de mettre en place des projets collectifs.  être un organisme ou un regroupement de personnes qui n'est pas incorporé selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., chapitre C-38), mais dont les actions sont à caractère non lucratif et qui respecte les principes généraux de la vie démocratique; - Respecter les lois, les politiques et les règlements municipaux, provinciaux et fédéraux. ## 4.3 Niveau administratif - Etre régit par un conseil d'administration et tenir une assemblée générale annuelle, OU être régit par un comité organisateur et tenir des réunions (pour les organismes qui ne sont pas incorporés et pour les regroupements de personnes. ## 4.4 Territoire - Avoir son siège social (ou un point de service) à Chapais ou dans sa zone d'influence naturelle et prouver que la majorité des administrateurs du conseil d'administration provient de ce territoire; - Offrir des activités ou des services qui privilégient la participation des résidents de Chapais; - S'impliquer dans le développement de la qualité de vie de la communauté chapaisienne. ## 4.5 Champs d'intervention Les actions des organismes reconnus doivent s'inscrire dans les champs d'intervention suivants: - aménagement urbain et récréatifs; - art et culture; - développement économique; - attraction, accueil et rétention des nouveaux arrivants; - développement social; - éducation et jeunesse; - environnement; - logement social; - loisir; - relations interculturelles; - sécurité urbaine; - santé et services sociaux; - sport et plein air; - transport; - tourisme; - vie communautaire.  ## 4.6 Exclusion Les organismes suivants sont exclus : - associations dans le domaine de la santé; - associations professionnelles et syndicales; - coopératives d'habitation; - organismes privés; - organismes publics (par exemple, la Commission scolaire, le CLSC, etc.). Les organismes bénéficiant d'un moyen de financement privilégié leur permettant l'assumer leur frais de fonctionnement (par exemple, les organismes parapublics) sont admissibles à la reconnaissance municipale, cependant, en raison des subventions récurrentes qui leurs sont versées, l'importance du soutien municipal leur étant octroyé sera moindre. ## 5. PROCÉDURE DE RECONNAISSANCE ## 5.1 Dépôt de la demande Tout organisme répondant aux critères de reconnaissance désirant être reconnus par la Ville de Chapais doit compléter le formulaire de demande de reconnaissance présenté à l'annexe 2 et l'acheminer au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire, accompagné des documents suivants : - une résolution de l'organisme demandant à la Ville de Chapais d'être reconnu en fonction de la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes de la Ville de Chapais (ou une lettre, s'il s'agit d'un regroupement de personnes); - une liste des membres du conseil d'administration (nom, fonction et coordonnées de chacun); - les lettres patentes de l'organisme (si disponible); - Une copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle (si disponible); - une copie des règlements généraux adoptés par résolution (si disponible); - une copie du rapport annuel de la dernière année (si disponible). Les demandes de reconnaissance peuvent être déposées en tout temps. ## 5.2 Analyse et traitement de la demande Le Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire vérifie la conformité de la demande avec les critères de reconnaissance, procède à l'analyse de la demande puis formule une recommandation quant à l'acceptation de la reconnaissance et au classement de l'organisme au conseil municipal, qui est responsable de la décision finale. Le délai de traitement d'une demande de reconnaissance est d'une durée maximale de 45 jours à partir du moment où le dossier est jugé complet.  ## 5.3 Acceptation ou rejet de la demande Si la demande de reconnaissance est acceptée, l'organisme recevra par la poste une lettre d'acceptation de sa demande d'adhésion, ainsi qu'un certificat de reconnaissance délivré au nom de l'organisme. Une fois par année, une résolution ayant pour objet la nomination des organismes reconnus par la Ville de Chapais pour l'année en cours sera adoptée. Si la demande de reconnaissance est refusée, une lettre sera envoyée à l'organisme pour expliquer les motifs du refus. ## 5.4 Renouvellement et retrait La reconnaissance, lorsqu'elle est accordée, est valide pour un an et se renouvelle automatiquement si l'organisme satisfait aux conditions de maintient de la reconnaissance. Dans le cas contraire, l'organisme aura un délai maximal de trois (3) mois pour régulariser la situation, sinon il perdra son statut et les services et avantage s'y rattachant. Un organisme qui ne désire plus être reconnu par la Ville de Chapais doit acheminer au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire un avis écrit en ce sens. La reconnaissance cessera alors par voie de résolution du conseil municipal. ## 6. CONDITIONS DE MAINTIENT DE LA RECONNAISSANCE Afin de maintenir sa reconnaissance, l'organisme doit remplir les conditions suivantes : - Respecter les critères de reconnaissance présentés au point 5; - Siéger activement sur la Table de concertation des organismes communautaires de Chapais; - Fournir au Service des Inisirs, de la culture et de la vie communautaire, au plus tard le 15 octobre de chaque année, les documents suivants : - le calendrier annuel des activités de l'organisme à venir; - la liste à jour des membres dirigeants et leurs coordonnées; - une copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale (si disponible); - les règlements généraux à jour (si disponible); - un rapport annuel des activités de l'année précédente (si disponible). - Sur demande, permettre à un représentant de la Ville de rencontrer les membres du conseil d'administration de l'organisme (ou du comité organisateur dans le cas d'un regroupement de personnes). 3 Cette demande d'information est nécessaire pour permettre au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire de réaliser le calendrier des activités publié sur le site Internet de la Ville de Chapais et dans le journal local la Tribune chapaisienne.  ## 7. SOUTIEN DES ORGANISMES RECONNUS La Ville de Chapais offre aux organismes reconnus un soutien professionnel, administratif, technique et financier afin de les aider dans la réalisation de leurs activités. Le type de soutien offert est déterminé en fonction de la catégorie à laquelle appartient l'organisme, des priorités de la Ville de Chapais, des besoins réels de l'organisme, des ressources disponibles ainsi que du mode de financement de l'organisme. Un tableau presentant les diverses formes de soutien en fonction du statut de l'organisme, est présenté à l'annexe 1. ## 7.1 Soutien professionnel ## 7.1.1 Services conseil La Ville de Chapais affecte une personne-ressource qui accompagne et conseille les organismes reconnus dans la réalisation de leurs activités. Cette aide professionnelle peut porter sur les éléments suivants : - la vie démocratique (l'incorporation et les aspects légaux, onctionnement du conseil d'administration, les procédures d'assemblée - la gestion financière et administrative; - la gestion des ressources humaines; - le recrutement des bénévoles; - la planification et l'organisation d'activités ou d'événements spéciaux - la gestion de projets; - la communication, la publicité et la promotion. Les services conseil sont octroyés selon la disponibilité des ressources et la priorité est accordée selon le niveau de classement de l'organisme. ## 7.1.2 Aide au démarrage de l'organisme La Ville de Chapais encourage le démarrage de nouveaux organismes qui contribueront à l'amélioration de la qualité de vie de la communauté chapaisienne en offrant un service d'aide professionnel au démarrage de l'organisme, allant de la définition de la mission de l'organisme jusqu'au processus d'incorporation. Une aide financière visant à aider au démarrage d'un organisme est également possible via le Programme d'aide financière aux événements et aux projets spéciaux des organismes reconnus. ## 7.1.3 Ateliers de formations La Ville de Chapais offre gratuitement des ateliers de formation aux bénévoles et au personnel des organismes reconnus. Les sujets de formation sont déterminés par les membres de la Table des organismes reconnus.  ## 7.2 Soutien administratif ## 7.2.1 Reconnaissance des bénévoles Ville de Chapais se fait un devoir de souligner la econnaissance et le mérite des bénévoles en organisant un événement visan eur reconnaissance et leur valorisation, au cours duquel les organismes et le projets s'étant particulièrement distingués au cours de la dernière année sont mis en valeur. ## 7.2.2 Adhésion au programme d'assurances Grâce au Programme d'assurances pour les OBNL des municipalités membres de l'Union des municipalités du Québec, la Ville de Chapais offre aux organismes reconnus la possibilité d'adhérer à une couverture d'assurance de base (comprenant une assurance de biens, une assurance responsabilité civile générale, une assurance administrateurs et dirigeants et une assurance accident des administrateurs non rémunérés et bénévoles) à tarif réduit. Les organismes désireux d'adhérer au programme d'assurances doivent en faire la demande au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire. ## 7.2.3 Service de photocopies Les organismes reconnus (à l'exception des organismes bénéficiant de subventions sur une base récurrente) ont droit à deux-cent (200) photocopies par année. Les copies supplémentaires seront facturées au prix de 0,10 $ par feuille, plus les taxes applicables. Les photocopies se font au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire situé Centre sportif et communautaire de Chapais. Ce service est offert dans les meilleurs délais. ## 7.2.4 Communications La Ville de Chapais met à la disposition des organismes reconnus divers moyens de communication visant à faire connaître l'organisme et à promouvoir leurs services et leurs activités ## Publication de communiqués de presse dans la Tribune chapaisienne et sur le site Internet de la Ville de Chapais Les organismes reconnus on le privilège de publier gratuitement dans le journal local la Tribune chapaisienne et sur le site Internet de la municipalité leurs communiqués de presse en lien avec leurs actualités, leurs services et leurs activités. Pour ce faire, l'organisme doit acheminer son communiqué à la Corporation de développement économique de Chapais avant la date de tombée. Corporation de développement économique de Chapais 145, boulevard Springer Chapais, Québec, GOW 1HO Téléphone : 418 745-2355 Télécopieur : 418 745-3871 Courriel : [email protected]  ## Calendrier mensuel des activités Le Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire affiche mensuellement dans la Tribune chapaisienne et sur le site Internet de la Ville le calendrier des activités des organismes reconnus. ## Répertoire des organismes reconnus Un répertoire des organismes reconnus, présentant la mission, les principales activités de l'organisme et ses coordonnées, est présentée sur le site Internet de la Ville de Chapais. ## Espaces d'affichage Deux supports d'affichage urbain (panneaux grand format et structure servant à accueillir des oriflammes) sont mis à la disposition des organismes reconnus. La priorité d'affichage sera déterminée par le statut de l'organisme et par l'importance des retombées de l'événement dans la collectivité. Il est également possible pour les organismes reconnus d'afficher gratuitement leurs activités au à l'entrée du Centre sportif et communautaire, sur le tableau prévu à cet effet. ## 7.3 Soutien technique ## 7.3.1 Prêt de matériel La Ville de Chapais met à la disposition des organismes reconnus du matériel pour les aider à la réalisation de leurs activités*. Les demandes de prêt se font auprès Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire, qui se réserve un droit de regard quant à l'acceptation ou au refus de tout prêt ou location d'équipement. Une réservation préalable au moins une semaine à l'avance est nécessaire ## 7.3.2 Prêt et location de locaux à prix modique Selon leur statut et leur mode de financement, les organismes reconnus bénéficient d'une gratuité ou d'un tarif réduit pour l'utilisation de locaux appartenant à la municipalité. Plusieurs types de locaux peuvent être loués ou prêtés : ## Locaux utilisés pour la vie démocratique Les organismes reconnus ont accès gratuitement aux locaux municipaux pour la tenue des réunions du conseil d'administration ou du comité organisateur (dans le cas des regroupements de personnes). Une réservation d'au moins quinze (15) jours à l'avance est requise. 4 La liste du matériel à prêter est disponible au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire et sur le site Internet de la municipalité. La politique de tarification des locaux est disponible au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire et sur le site Internet de la municipalité.  ## Locaux permanents Les organismes reconnus (à l'exception des organismes bénéficiant de subventions sur une base récurrente, qui peuvent toutetois taire l'objet d'un protocole d'entente spécial) ont la possibilité de louer un local sur une base annuelle à un tarif très avantageux. Ces locations font l'objet d'un protocole de location spécifique liant la Ville et l'organisme. ## Locaux et terrains disponibles pour la tenue d'événements, d'activités sociales ou de financement Des locaux et des terrains municipaux sont disponibles, selon leur priorité d'usage et leur disponibilité, pour la tenue d'événements, d'activités sociales rassemblant tous ses membres (soirée de fin d'année, remise de prix, etc.) ou d'activités de financement. Selon leur statut et leur mode de financement, les organismes reconnus bénéficient d'une gratuité ou d'un tarif réduit pour la location de locaux ou te terrains municipaux. Une réservation d'au moins trente (30) jours à l'avance et, dans certains cas, une autorisation préalable de la Ville, sont requises. Les demandes d'utilisation de locaux doivent être faites au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire, qui se réserve un droit de regard quant a l'acceptation ou au refus de tout prêt ou location de locaux. Les locaux loués ou prêtés sont sous la responsabilité du locateur, qui se porte garant de tout bris, détérioration ou perte de matériel, et qui assure une surveillance adéquate. ## 7.3.3 Support aux événements La Ville encourage la tenue d'événements rassembleurs qui contribuent à la vitalité de Chapais. Selon le type d'événement et ses retombées au sein de la communauté, elle offre un support aux événements, qui peuvent prendre les formes suivantes : - Aide au montage et au démontage du site; - Présence des pompiers; - Transport des équipements appartenant à la municipalité ou à l'organisme reconnu; - Etc. ## 7.4 Soutien financier La Ville de Chapais soutient financièrement ses organismes reconnus au moyen du Programme d'aide financière aux événements et aux projets spéciaux des organismes reconnus. L'aide financière de ce programme, qui est intégré à la Politique d'attribution les aides financières accordées par la Ville de Chapais, est attribuée en fonction d importance des retombées de l'événement ou du projet pour la communaut chapaisienne et du taux de participation, des priorités de la Ville de Chapais, du sérieux et de l'implication du promoteur, du mode de financement de l'organisme ainsi que des ressources municipales disponibles. La reconnaissance d'un organisme ne vient en rien garantir une assistance financière de la part de la Ville. L'aide financière allouée dans le cadre du Programme d'aide financière aux événements et aux projets spéciaux des organismes reconnus est destinée à la réalisation :  - d'un événement rassembleur se déroulant sur le territoire de Chapais ou dans sa zone d'intluence naturelle qui est, dans la mesure du possible, ouvert à toute la population chapaisienne. L'événement peux être récurrent ou non récurrent; - d'un projet spécifique non récurrent ne faisant pas parti des activités régulières de l'organisme. Il peut s'agir, entre autre, d'une aide au niveau de la réalisatior d'une activité spéciale, de l'achat de matériel ou d'équipement, de la promotion et des activités de communication de l'organisme ou des actions relatives au démarrage d'un organisme, tel l'incorporation. Pour en savoir plus au sujet des critères d'admissibilité, des critères d'analyse et d'évaluation et du processus de traitement de la demande, nous vous invitons à consulter la Politique d'attribution des aides financières accordées par la Ville de Chapais, disponible au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire et sur le site Internet de la municipalité.  ## ANNEXE 1 ## TABLEAU D'ADMISSIBILITÉ AU SOUTIEN OFFERT ## Politique de reconnaissance et de soutien des organismes de la Ville de Chapais | Type de soutien | Catégorie d'organisme admissible | Catégorie d'organisme admissible | Catégorie d'organisme admissible | Catégorie d'organisme admissible | |--------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------|------------------------------------|------------------------------------|------------------------------------| | | M | P | PS | C | | SOUTIEN PROFESSIONNEL | | | | | | Service conseil | *** | | | | | Aide au démarrage de l'organisme | | | | | | Ateliers de formation | | | x | | | SOUTIEN ADMINISTRATIF | | | | | | Reconnaissance des bénévoles | | | | | | Adhésion à une couverture d'assurance à tarif réduit | | | | | | Service de photocopies | | | | | | Communications | | | | | | SOUTIEN TECHNIQUE | | | | | | Prêt de matériel® | X | | | | | Prêt et location de locaux à prix modique | | | | | | : Locaux rand point encaine. Locaux et terrains pour la tenue d'événement ou d'activités | | | | | | Support aux événements | | | | | | SOUTIEN FINANCIER | | | | | | Programme d'aide financière aux événements et aux projets spéciaux des organismes reconnus | x | X | X | X | ## Légende : ## Catégorie d'organisme P : Organisme partenaire sans subvention récurrente M: Organisme mandataire PS : Organisme partenaire avec subvention récurrente (par exemple, les organismes parapublics) C : Organisme collaborateur ou regroupement de personnes " Selon la disponibilité du matériel et la politique de tarification en vigueur. Selon la disponibilité des locaux et la politique de tarification en vigueur.  ## FORMULAIRE DE DEMANDE DE RECONNAISSANCE Politique de reconnaissance et de soutien des organismes de la Ville de Chapais ## Identification de l'organisme Nom officiel de l'organisme : Adresse du siège social : Ville : Téléphone : Site Internet: Adresse du point de service (si différent) : ## Répondant de l'organisme Nom et prénom : Téléphone principal : Télécopieur : Code postal : Télécopieur : Courriel : Fonction : Téléphone secondaire : Courriel : ## Renseignements sur l'organisme - [ ] Organisme incorporé? Oui - Non - Date de l'incorporation: - [ ] Regroupement de personnes ? Oui - Non L'organisme est-il parapublic? Oui - [ ] Non Si oui, précisez : L'organisme est-il membre d'un regroupement (fédération, association, etc.)? - [ ] Oui Non Si oui, précisez : Quelle est la mission de l'organisme? Quel type d'activité ou de service l'organisme offre-t-il? À quelle clientèle s'adresse les activités ou les services de votre organisme? Durant quelle période de l'année l'organisme est en opération? Quel est le coût annuel ou par session, individuel ou familial, d'adhésion à votre organisme ? Combien de bénévoles actifs œuvrent annuellement au sein de votre organisme? Nombre d'heures estimés : Combien de personnes rémunérées travaillent pour votre organisme? Nombre d'heures estimées : L'organisme possède des règlements généraux? Oui O - [ ] Non  ## Renseignements sur les membres du conseil d'administration Nom : Fonction : Téléphone : Courriel : Téléphone : Nom : Fonction : Courriel : Nom : Fonction : Téléphone : Courriel : Nom: Fonction : Téléphone : Courriel : Nom : Fonction : Téléphone : Courriel : Nom : Fonction : Téléphone : Courriel : Téléphone : Courriel : Nom : Fonction : ## Documents à joindre à votre formulaire de demande - Une résolution du conseil d'administration de l'organisme (ou une lettre du regroupement de personnes) demandant à la Ville de Chapais d'être reconnu en fonction de la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes de la Ville de Chapais - Une liste des membres du conseil d'administration (nom, fonction et coordonnées de chacun) - Les lettres patentes de l'organisme (s'il y a lieu) - Une copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle (s'il y a lieu) - Une copie des règlements généraux adoptés par résolution (s'il y a lieu) - Une copie du rapport annuel de la dernière année (s'il y a lieu) ## Déclaration Je certifie que les renseignements donnés dans le présent formulaire sont exacts. Signature : Date : \_ Prière d'acheminer la demande d'aide financière à l'adresse suivante : - Par la poste ou en personne : Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire 188, boulevard Springer, C.P. 380( Chapais, Québec GOW 1H0 - Par télécopieur au 418 745-2119 - / Par courriel à [email protected]