Politique de confidentialite et de protection des renseignements personnels — full text

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1 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Datée du 3 mars 2025 Adoptée le 11 mars 2025 - Résolution numéro 25-03-042 2 TABLE DES MATIÈRES 1. INFORMATIONS GÉNÉRALES.............................................................3 2. DÉFINITIONS...................................................................................4 3. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS............................5 4. VOS DROITS..................................................................................14 5. QUESTIONS ET PLAINTES................................................................15 6. TÉMOINS DE CONNEXIONS ET AUTRE TECHNOLOGIES SIMILAIRES.....15 7. MESURES DE SÉCURITÉ...................................................................17 8. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ....18 9. LIENS VERS DES SITES WEB DE TIERS................................................18 10. INDIVIDUS ÂGÉS DE MOINS DE 14 ANS............................................19 11. LOIS APPLICABLES..........................................................................19 12. ENTRÉE EN VIGUEUR......................................................................19 13. APPROBATION...............................................................................19 3 1. Informations générales a) Introduction Objectif de la présente Politique. La protection de la vie privée est importante pour la Ville de Charlemagne (ci-après la « Ville », « Nous », « Notre », « Nos »). Pour cette raison, Nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de Vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables au Québec et au Canada. Complémentaire aux Termes et conditions. La présente politique de confidentialité (la « Politique »), qui doit être lue conjointement avec Nos Termes et Conditions, décrit Nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de traitement, de communication, de conservation et de destruction des Renseignements personnels des personnes bénéficiant de Nos Services, des visiteurs du présent Site web et de ses utilisateurs (ci-après « Vous », « Votre », « Vos »). Invitation à consulter Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels. Nous Vous invitons à consulter Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels au https://www.charlemagne.ca/ à la section « La Ville » « Politiques municipales » « Politiques relatives aux renseignements personnels » qui identifie Nos règles encadrant Notre gouvernance de Vos Renseignements personnels. Consentement. En utilisant les sites web suivants : https://www.charlemagne.ca/ (ci-après le « Site principal ») ainsi que https://citoyen.charlemagne.ca/ (ci-après le « Portail citoyen ») (ci-après collectivement le « Site web ») ou l'un de Nos Services, Vous acceptez que Nous puissions recueillir, utiliser, communiquer, divulguer et conserver (ci-après « Traiter » ou « Traitement ») Vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes. Si Vous n'acceptez pas de respecter et d'être lié par la présente Politique, Vous n'êtes pas autorisé à visiter, accéder ou utiliser Notre Site web ou Nos Services, ni à partager Vos Renseignements personnels avec Nous. Limites de la politique. Cette Politique ne s'applique pas aux Renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants de la Ville, ou à toute autre personne affiliée à la Ville, ainsi qu'à toute information qui ne constitue pas un Renseignement personnel tel que défini par les lois applicables au Québec et au Canada. b) Responsable de la protection des renseignements personnels Coordonnées du ou de la Responsable de la protection des renseignements personnels. Tous commentaires, questions et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de la Ville en matière de respect de la vie privée peuvent être adressés à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Nom : Virginie Riopelle, Directrice générale adjointe et greffière et Responsable de la protection des renseignements personnels Téléphone : (450) 581-2541 poste 30 Courriel : [email protected] 4 Adresse : 84 Rue du Sacré-Cœur, Charlemagne, QC, J5Z 1W8 2. Définitions Définitions de certaines notions ou expressions. Les notions et expressions qui suivent, lorsqu'ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans la Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-après, à moins d'une dérogation implicite ou explicite dans le texte : « Ville », « Nous », « Notre », « Nos » : la Ville de Charlemagne; « Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite des Renseignements personnels pour le compte de la Ville. Il s'agit de sociétés tierces ou de personnes employées par la Ville pour faciliter les Services, fournir les Services pour le compte de la Ville, effectuer des services liés aux Services ou aider la Ville à analyser l'utilisation des Services; « Bannière de témoins de connexion » : fenêtre intempestive réclamant Votre consentement à l'utilisation et à la collecte de certains de Vos Renseignements personnels sur le Site web; « Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels » : document décrivant Nos règles encadrant Notre gouvernance de Vos Renseignements personnels. Ces règles prévoient, entre autres, les rôles et les responsabilités des membres de Notre personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements, une description de Notre processus de traitement des plaintes relatives à la protection de Vos Renseignements personnels ainsi que le cas échéant, les mesures de protection à prendre à l'égard des Renseignements personnels utilisés ou recueillis dans le cadre de Nos sondages; « Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, c'est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l'identité, les caractéristiques (ex. : les habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et le comportement de la personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce, quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre); « Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne en charge de l'application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 1b) Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique; « Services » : fait référence aux applications du Site Web, Nos pages sur les réseaux sociaux et tous les programmes et services qui Vous y sont rendus parmi lesquels : − Vous permettre de créer et gérer un compte d'utilisateur sur le Portail citoyen; − Vous authentifie et gère l'accès et les utilisations sur vos comptes utilisateurs; − Répondre et traiter Vos demandes parmi lesquelles : o Les requêtes d'accès à l'information sur le Portail citoyen; 5 o Les demandes de permis sur le Portail citoyen; o Accéder au rôle foncier; o Permettre de soumettre des demandes de permis en ligne, des plaintes ou de requêtes citoyennes par l'utilisation du Portail Citoyen; o Payer une licence notamment une licence animale par l'utilisation du Portail Citoyen. − Vous informer de la règlementation municipale en vigueur, notamment celle qui concerne : les animaux de compagnies ou l'urbanisme; − Vous communiquer des informations d'intérêt public telles que des informations en lien avec le stationnement, les travaux routiers en cours ou l'adresse et les coordonnées d'établissements scolaires et préscolaires ou de santé; − Vous communiquer des infolettres si Vous choisissez de Vous y abonner. Vous pouvez également choisir de personnaliser ces infolettres et avis. Ceux-ci Vous informeront des événements d'actualité, des loisirs, avis, règlements et dates importantes de la Ville. « Site web » : réfère collectivement à https://www.charlemagne.ca/ et https://citoyen.charlemagne.ca/; « Site principal » : soit https://www.charlemagne.ca/; « Portail citoyen » : soit https://citoyen.charlemagne.ca/; « Témoin de connexion » : les Témoins de connexion sont des fichiers textes s'installant sur Votre ordinateur ou Votre appareil mobile. Ces témoins peuvent contenir de l'information sur Votre historique de recherche, les pages web que Vous visitez ainsi que Votre navigateur web; « Traiter », « Traitement » : notion englobant toutes opérations pouvant affecter ou concerner un renseignement personnel parmi lesquelles : la collecte, l'utilisation, la conservation, la destruction, la communication ou la transmission; « Vous », « Votre », « Vos »: les personnes bénéficiant de Nos Services, les visiteurs du Site web et tous les utilisateurs ayant recours aux Services de la Ville. 3. Traitement des Renseignements personnels 3.1 Collecte de Renseignements personnels 3.1.1 Moyens de collecte Divers moyens. Nous collectons Vos Renseignements personnels par le biais de Notre Site web ou de tous autres moyens technologiques de diverses façons, soit : - Automatiquement. Lors de Votre connexion à Notre Site Web, l'appareil que Vous utilisez pour Vous connecter Nous communiquera des Renseignements personnels; 6 - Formulaires électroniques. En remplissant et en Nous communiquant l'un de Nos formulaires électroniques; - Courriels communiqués. Par les courriels que Vous Nous communiquez en utilisant l'une des adresses courriel disponibles sur Notre Site web; - Témoins de connexion. Par les témoins de connexion (« Cookies ») parmi lesquels les témoins de connexion identifiés à la section 6 - Témoins de connexion et autres technologies similaires; - Caméras de surveillance. Par les caméras de surveillance installées sur la propriété de la Ville; - Partenaires. Par les tiers qui collectent pour Nous Vos Renseignements personnels qui sont identifiés à la section 3.2 - Collecte de Renseignements personnels par un tiers de la présente Politique. Profilage et localisation. Notre Site Web dispose de fonctions permettant de réaliser un profil de Vos activités sur Notre Site web et de Vous localiser. Ces fonctions sont utilisées par des tiers identifiés à la section 3.5 - Accès, communication et transfert des Renseignements personnels grâce à des témoins de connexion. Nous désactivons ces fonctions par défaut. Vous pouvez les activer par la Bannière de témoins de connexion. 3.1.2 Renseignements personnels collectés Catégories de renseignements recueillis. Dans le cadre de Nos activités, Nous pouvons traiter différents types de Renseignements personnels incluant les renseignements énumérés ci-dessous. Nous indiquons le caractère obligatoire ou facultatif de chacune de ces collectes : - Des renseignements d'identification et Vos coordonnées, parmi lesquels Votre nom et prénom, Votre adresse postale, Votre adresse courriel, Votre numéro de téléphone ; (Collecte obligatoire pour l'obtention de certains Services) - Des renseignements démographiques, tels que Votre âge ou Votre lieu de résidence; (Collecte obligatoire pour l'obtention de certains Services) - Des identifiants gouvernementaux comme Votre numéro d'assurance sociale peuvent Vous être demandés dans certaines circonstances (comme afin de recevoir des relevés d'impôt, par exemple, lors d'une inscription à certaines activités tel un camp de jour); (Collecte obligatoire pour l'obtention de certains Services) 7 - Des renseignements techniques ou numériques, incluant des renseignements de connexions et autres informations sur Vos activités sur le Site web, comme Votre adresse IP, les pages que Vous avez consultées, l'heure et la date de Vos visites, Votre nombre de connexions, Votre nom de domaine, l'adresse du site référent (si vous avez accédé au Site Web à partir d'un autre site), le type de navigateur que Vous utilisez, le système d'exploitation de Votre appareil et autres informations matérielles et logicielles; (Collecte obligatoire) - Vos consentements à l'utilisation de certains témoins de connexion sur Notre Site web ainsi qu'à la communication ou à l'utilisation de Vos Renseignements personnels; (Collecte facultative, ils ne sont collectés que si vous consentez) - Des renseignements dont nous avons besoin pour offrir la prestation de Nos Services, tels que les renseignements concernant les Services que Nous Vous avons rendus ou que Nous Vous rendons; (Collecte obligatoire pour l'obtention de certains Services) - Des renseignements que Vous choisissez de fournir ou de Nous transmettre, par exemple, lorsque Vous remplissez un formulaire en ligne, répondez à des sollicitations, à une demande de réception de nos infolettres ou des sondages, ou que Vous communiquez avec l'un de Nos employés ou l'un de Nos représentants; (Collecte facultative) - Des renseignements financiers, tels que Votre numéro de carte de crédit, si Vous désirez payer par Nos Services en ligne; (Collecte obligatoire pour certains Services) - Des renseignements de géolocalisation tels que les renseignements pris par Google Analytics; (Collecte facultative) Limitation du traitement aux fins nécessaires et légitimes. Dans chaque cas, ces Renseignements personnels sont Traités conformément aux fins légitimes et nécessaires énumérées à l'article 3.4 - Utilisation des Renseignements personnels ci-dessous. Retirer son consentement à une collecte facultative. À moins que la Loi ou que Vos obligations contractuelles n'en prévoient autrement, Vous pouvez retirer en tout temps Votre consentement à l'utilisation ou la communication de Renseignements personnels suivant une collecte identifiée comme « facultative » en suivant la procédure prévue à la section 3.3 - Refuser une collecte facultative de la présente Politique. 3.2 Collecte de Renseignements personnels par un tiers PG Solutions. Si vous remplissez votre compte de taxe en ligne ou que vous effectuez des requêtes citoyennes, Vous pouvez être redirigé vers l'outil Voilà de PG Solutions. Lorsqu'utilisé, PG Solutions nous communiquera les renseignements personnels nécessaires au traitement de demandes ou requêtes. À cet effet, Nous pouvons recueillir : 8 - Vos renseignements d'identification; - Vos coordonnées; - Votre numéro de permis (le cas échéant); - Des renseignements financiers en cas de paiement; - Le fait qu'une transaction ait eu lieu; - L'information que la transaction a été acceptée. Pour plus d'information, veuillez consulter la Politique de confidentialité de PG Solutions. Blanko. Lorsque Vous utilisez le Portail Citoyen conçu par Blanko pour soumettre des demandes de permis en ligne, des plaintes ou des requêtes citoyennes, Blanko nous communiquera les renseignements personnels nécessaires au traitement de vos demandes ou requêtes. À cet effet, Nous pouvons recueillir : - Vos renseignements d'identification; - Vos coordonnées; - Votre numéro de permis (le cas échéant). Pour plus d'information, veuillez consulter la Politique de confidentialité de Blanko. Stripe. Stripe collecte pour Nous des Renseignements personnels pour effectuer des paiements par exemple lorsque Vous payez pour obtenir des licences animalières. - Des renseignements d'identification; - Des renseignements financiers. Consultez leur Privacy policy (en anglais uniquement) pour plus d'information. Logiciels Sport-Plus Inc. Lorsque Vous vous inscrivez à certaines activités, il se peut que vous soyez redirigé au logiciel d'inscription de Logiciels Sport-plus (https://www.logiciels-sport- plus.com/). Dans ces circonstances, Logiciels Sport-plus collecte pour Nous certains Renseignements personnels parmi lesquels : - Des renseignements d'identification; - Des coordonnées; - Des renseignements financiers (en cas de paiements). Pour plus d'information, veuillez consulter leur Politique de confidentialité des données. 3.3 Refuser une collecte facultative Comment refuser une collecte facultative. Vous pouvez refuser une collecte identifiée comme « facultative »: - En n'inscrivant pas Vos Renseignements personnels dans Nos formulaires électroniques ou papiers lorsque la communication de ceux-ci est indiquée comme étant facultative; 9 - En communiquant une demande à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées identifiées à la section 1b) Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente politique; - En sélectionnant « refuser », dans la Bannière de témoins de connexion. Mesures offertes pour refuser des moyens de collecte des Renseignements personnels. Vous pouvez également Nous communiquer Vos Renseignements personnels autrement que par moyens technologiques comme Notre Site web. Vous pouvez Nous communiquer ceux- ci : - Par courriel; - Par téléphone; - En personne. 3.4 Utilisation des Renseignements personnels Fins des Renseignements personnels. Nous pouvons utiliser Vos Renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous : − Exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir les fonctionnalités de Notre Site web; − Vous présenter et fournir Nos Services, incluant les Services définis dans la section 2 - Définitions; − Évaluer une demande d'emploi; − Exécuter Nos obligations contractuelles envers Vous; − Gérer la facturation et traiter les paiements; − Traiter et résoudre les plaintes et les insatisfactions; − Développer, améliorer et offrir de nouveaux Services; − Vous envoyer des messages, des mises à jour, des alertes de sécurité, alertes citoyennes et autres avis sollicités ou permis par la Loi; − À des fins de communication d'infolettres, si Vous avez préalablement consenti au traitement de Vos Renseignements personnels à ces fins; − Répondre à Vos questions et Vous fournir une assistance au besoin; − Effectuer des recherches, des analyses et des statistiques en lien avec Notre Ville et Nos Services; − Détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables; 10 − Pour toute autre fin imposée ou permise par les lois applicables. 3.5 Accès, communication et transfert des Renseignements personnels Accès et communications possibles. Nous pouvons transférer, communiquer ou permettre l'accès de Vos Renseignements personnels à Nos employés ainsi qu'à Nos Fournisseurs de services, qui ont besoin de ces renseignements pour Nous aider à exploiter Notre Site web, réaliser Nos Services, réaliser Nos activités ou Vous servir. 3.5.1 Accès aux Renseignements personnels dans la Ville Limitation des accès aux Renseignements personnels. Vos Renseignements personnels ne sont accessibles qu'à Nos administrateurs, employés ou représentants auxquels l'accès à Vos Renseignements personnels est nécessaire pour qu'ils puissent exercer leurs fonctions. À ce titre, Vos Renseignements peuvent être accessibles à : - Notre Responsable de la protection des renseignements personnels; - Notre service TI (« Technologies de l'information »); - Notre service de communications et de relations avec les citoyens; - Notre service de loisirs (en cas de requêtes ou demandes qui lui serait destinées); - Notre service d'urbanisme (en cas de requêtes ou demandes qui lui serait destinées); - Notre service des travaux publics (en cas de requêtes ou demandes qui lui serait destinées); - Notre service des finances et taxations; - Notre service juridique et le service du greffe; et à - Notre service des ressources humaines (en cas de candidature à un emploi). Si vous communiquez une demande à un service spécifique, (e.x. Service des travaux publics, Service d'urbanisme, etc.) ce service aura accès à vos Renseignements personnels pour traiter votre demande. 3.5.2 Communications des Renseignements personnels Mesures de protection lors de la communication à des tiers. Nous ne communiquons Vos Renseignements personnels à Nos Fournisseurs de services que si ceux-ci se sont préalablement engagés par écrit à assurer la confidentialité de Vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables et à Notre Programme de gouvernance de l'information par l'implémentation de diverses mesures de protection et de gouvernance de l'information. Ces mesures sont proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels, traités ou communiqués. Sans s'y limiter, Nos Fournisseurs de services ne peuvent utiliser Vos Renseignements personnels que de manière confidentielle selon Nos directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. 11 De surcroit, Nous ne fournissons à Nos Fournisseurs de services que les Renseignements personnels nécessaires à l'exécution de leur mandat ou contrat et Nous obligeons ces Fournisseurs de services à détruire les Renseignements personnels de façon appropriée dès la fin du contrat ou dès que leur utilisation n'est plus nécessaire. 3.5.3 Fournisseurs de services et autres tierces parties Nos fournisseurs de services. Bien que Nous tentions d'éviter de communiquer Vos Renseignements personnels à des tiers, Nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour Notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l'analyse, l'hébergement et le stockage de données. Nous avons défini ci-dessous certains cas pour lesquels un tel partage peut avoir lieu : − Nous utilisons le Témoin de connexion Google Analytics pour analyser l'audience du Site Web et créer des statistiques. Pour plus d'information, consultez la politique de confidentialité de Google ainsi que leur tableau des témoins de connexion destinés à la publicité et à la mesure (en anglais seulement). Veuillez noter que ce Témoin de connexion peut collecter des Renseignements personnels pouvant Vous localiser et pouvant réaliser un profilage de Vos activités sur le web (publicité ciblée). Ce Témoin de connexion communique Vos Renseignements personnels à Google pour les fins identifiées dans la section 6.3; − Nous utilisons YouTube pour présenter Nos produits et Services. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Google; − Nous utilisons les services des réseaux sociaux Facebook et Instagram du groupe Meta pour communiquer sur Nos Services. Pour plus d'informations, consultez la politique de confidentialité de Meta; − Nous utilisons les services du réseau social LinkedIn afin de converser avec des candidats ou prospects à des fins de recrutements. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de LinkedIn; − Nous utilisons les services d'Indeed afin de converser avec des candidats ou prospects à des fins de recrutements. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité d'Indeed; − Nous utilisons les services de Microsoft (Outlook et la suite Microsoft Office) pour stocker Nos documents et Nos courriels. Pour plus d'information, consultez la politique de confidentialité de Microsoft; Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 3.1 - Collecte de Renseignements personnels peuvent être communiquées ou conservées par le biais de ce service; − Nous utilisons les services de Blanko pour l'hébergement de Notre Site web. 12 Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 3.1 - Collecte de Renseignements personnels peuvent être communiquées ou conservées par le biais de ce service; − Nous échangeons des Renseignements personnels avec les tiers indiqués sous 3.2 - Collecte de Renseignements personnels par un tiers; − Nous utilisons Metatracer sur Nos systèmes numériques afin de faciliter la détection et la gestion de Vos Renseignements personnels et de ceux de Nos employés, le tout, pour assurer Notre conformité avec les lois sur la vie privée. Metatracer ne collecte, comme Renseignements personnels, que des renseignements d'identification. 3.5.4 Communication à l'extérieur du Québec Communication des Renseignements personnels à l'extérieur du Québec. Nous pouvons communiquer Vos Renseignements personnels à l'extérieur du Québec. Protections lors de la communication à l'extérieur du Québec. Avant de communiquer Vos Renseignements personnels à des tiers à l'extérieur du Québec, Nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d'évaluer quels sont les risques pouvant affecter la sécurité de Vos Renseignements personnels. Cette évaluation permet également d'identifier les mesures de sécurité adéquates qui permettront d'amoindrir ou d'éliminer ces risques. La communication fera ensuite l'objet d'une entente écrite, contraignant ces tiers à respecter de telles mesures. 3.5.5 Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de Nos droits Communications spécifiques de Vos Renseignements personnels. Nous pouvons communiquer Vos Renseignements personnels lorsque Nous estimons qu'une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment : − Pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de Votre pays de résidence; − Pour protéger Nos activités; − Pour Nous conformer à des procédures judiciaires; − Pour protéger Nos droits, la vie privée de Nos employés, dirigeants et administrateurs, Notre sécurité et Notre propriété; − Pour protéger Votre vie privée ainsi que Vos droits, ou la vie privée et les droits de tiers; − Pour Nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que Nous pourrions subir; − Lorsque cela est conforme ou obligatoire selon les lois applicables, y compris des lois en dehors de Votre pays de résidence. 13 3.6 Consentement Consentements pour la collecte, l'utilisation ou la communication de Renseignements personnels. À moins que la loi n'y prévoie autrement, la Ville obtient Votre consentement à ce que Nous recueillions, utilisions et communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si Vous Nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d'autres personnes, Vous devez Vous assurer de les avoir dûment avisées que Vous Nous fournissez leurs renseignements en plus d'avoir obtenu leur consentement à une telle communication. Critères du consentement requis. Nous solliciterons Votre consentement manifeste, libre, éclairé et qui est donné à des fins spécifiques avant d'utiliser ou de communiquer Vos Renseignements personnels à d'autres fins que celles énoncées aux présentes. Nous solliciterons également Votre consentement explicite chaque fois que des Renseignements personnels sensibles seront impliqués dans une des activités de traitements de la Ville. Nous demanderons Votre consentement pour chacune des fins spécifiques en termes simples et clairs, distinctement de toute autre information qui Vous sera communiquée. EN UTILISANT NOS SITES WEB, EN TRANSMETTANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR COURRIEL OU À L'AIDE D'UN FORMULAIRE EN LIGNE, VOUS CONSENTEZ À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET À LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN CONFORMITÉ AVEC LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ. Refus d'utiliser le site web. Si Vous n'y consentez pas, veuillez cesser d'utiliser les Sites web. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, Vous pouvez retirer Votre consentement en tout temps, sur transmission d'un préavis raisonnable. Veuillez noter que si Vous choisissez de retirer Votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de Vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de Notre Site web pourraient ne plus Vous être accessibles ou bien Nous ne pourrons plus Vous offrir certains de Nos services. 3.7 Conservation des Renseignements personnels Conservation des Renseignements personnels. Sous réserve des lois applicables, Nous conservons Vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que Vous ne consentiez à ce que Vous Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. Informations supplémentaires. Pour obtenir plus d'information sur les périodes pendant lesquelles Vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter Notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à l'article 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique ou consulter Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels au https://www.charlemagne.ca/ à la section « La Ville » « Politiques municipales » « Politiques relatives aux renseignements personnels ». 14 4. Vos droits Liste de droits. À titre de personne concernée, Vous pouvez exercer les droits énoncés ci- dessous en communiquant par écrit avec Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l'article 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la Politique. Veuillez noter que Nous pouvons Vous demander de vérifier Votre identité avant de répondre à l'une ou l'autre de ces demandes. − Vous avez le droit d'être informé des Renseignements personnels que Nous détenons à Votre sujet, de leur utilisation, communication, conservation et de leur destruction, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable; − Vous avez le droit d'accéder à Vos Renseignements personnels, de demander une copie des documents contenants Vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable et d'obtenir, le cas échéant, des détails supplémentaires sur la manière dont Nous les utilisons, communiquons, conservons et détruisons en communiquant une demande écrite à Notre Responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique; − Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements personnels que Nous détenons à Votre sujet s'ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts en communiquant une demande écrite à Notre Responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique; − Vous avez le droit de retirer ou modifier Votre consentement à la collecte, utilisation et communication de Vos Renseignements personnels collectés au terme d'une collecte facultative (tel qu'identifiée à la section Collecte de Renseignements personnels de la présente Politique) en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables; − Vous avez le droit de Nous demander de cesser de diffuser Vos Renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à Votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire; − Vous avez le droit de demander que Vos Renseignements personnels Vous soient communiqués ou qu'ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé; − Vous avez le droit d'être informé d'un incident de confidentialité concernant Vos Renseignements personnels qui pourrait Vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et Nous évaluons les préjudices qu'ils peuvent causer; 15 − Vous avez le droit de porter plainte en suivant Notre processus de traitement des plaintes prévues à Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels au https://www.charlemagne.ca/ à la section « La Ville » « Politiques municipales » « Politiques relatives aux renseignements personnels »; − Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable. 5. Questions et Plaintes Processus de plaintes. Vous pouvez adresser toutes plaintes à l'égard de Nos pratiques et politiques de protection de Vos Renseignements personnels en suivant Notre processus de traitement des plaintes prévues à Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels au https://www.charlemagne.ca/ à la section « La Ville » « Politiques municipales » « Politiques relatives aux renseignements personnels ». Questions. Vous pouvez également Vous adresser à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question relative à la présente politique de confidentialité en utilisant les coordonnées identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels. Nécessité de Vous identifier. Afin de donner suite à Votre demande, il peut Vous être demandé de fournir un document d'identification approprié ou de Vous identifier autrement. 6. Témoins de connexion et autres technologies similaires Utilisation de témoins de connexion. Les témoins de connexion (aussi appelés « Cookies ») sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur Votre appareil ou sur Votre navigateur. Ils permettent de recueillir certaines informations lors de Votre visite du Site web, dont Votre langue de préférence, le type et la version de Votre navigateur, le type d'appareil que Vous utilisez et l'identifiant unique de Votre appareil. Bien que certains témoins de connexion soient supprimés après la fin de la session de Votre navigateur, d'autres témoins de connexion sont conservés sur Votre appareil ou sur Votre navigateur afin de permettre de reconnaître Votre navigateur lors de Votre prochaine visite du Site web. Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies de collecte similaires comme les Pixels (collectivement les « Fichiers Témoins ») pour Nous aider à opérer, protéger et optimiser le Site web et les Services que Nous offrons. Listes des fichiers témoins. Pour en savoir plus sur la manière dont Nous utilisons les Fichiers Témoins, Vous pouvez consulter la Bannière de connexion qui apparait dès lors de la visite du Site web au bas de la page à gauche 6.1 Distinctions entre fichiers témoins Types de Fichiers témoins. Les Fichiers Témoins utilisés sur le Site web peuvent être classés comme suit : 16 - Nécessaires : Les fichiers témoins nécessaires sont cruciaux pour les fonctions de base du site web et ceux-ci ne fonctionneront pas comme prévu sans eux. Ces fichiers témoins n'enregistrent aucune donnée personnellement identifiable. - Fonctionnels : Les fichiers témoins fonctionnels permettent d'exécuter certaines fonctionnalités telles que le partage du contenu du site web sur des plateformes de médias sociaux, la collecte de commentaires et d'autres fonctionnalités tierces. - Analytiques : Les fichiers témoins analytiques sont utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le Site web. Ces témoins aident à fournir des informations sur le nombre de visiteurs, le taux de rebond, la source de trafic, etc. Fichiers Témoins de première et de tierce partie : le fait qu'un Fichier Témoin soit de « première » ou de « tierce partie » fait référence au domaine qui place le Fichier Témoin. i. Les Fichiers Témoins de première partie sont ceux placés par un site web qui est visité par l'utilisateur à ce moment-là (par exemple, les Fichiers Témoins placés par le domaine de Notre Site web); ii. Les Fichiers Témoins tiers sont des Fichiers Témoins placés par un domaine autre que celui du site web visité par l'utilisateur. Si un utilisateur visite un site web et qu'une autre entité place un Fichier Témoin par le biais de ce site web, il s'agirait d'un Fichier Témoin tiers. Fichiers Témoins persistants. Ces Fichiers Témoins restent sur l'appareil d'un utilisateur pendant la période spécifiée dans le Fichier Témoin. Ils sont activés chaque fois que l'utilisateur visite le site web qui a créé ce Fichier Témoin particulier. Fichiers Témoins de session. Ces Fichiers Témoins permettent aux opérateurs de sites web de lier les actions d'un utilisateur pendant une session de navigateur. Une session de navigation commence lorsqu'un utilisateur ouvre la fenêtre du navigateur et se termine lorsqu'il ferme la fenêtre du navigateur. Les Fichiers Témoins de session sont créés temporairement. Une fois que Vous fermez le navigateur, tous les Fichiers Témoins de session sont supprimés. 6.2 Consentements aux Fichiers Témoins Bannière de témoins de connexion. Nous demandons Votre consentement exprès avant de placer des Fichiers Témoins de Performance, de Fonctionnalité ou de Ciblage sur Votre ordinateur. Vous pouvez exercer Vos choix grâce à la Bannière de témoins de connexion apparaissant dès Votre première connexion sur le Site Web. Comment refuser les témoins de connexion par Votre navigateur. Vous pouvez configurer Votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de Fichiers Témoins lors de Votre visite du Site web, pour que Vous puissiez décider, dans chaque cas, d'accepter ou de refuser l'utilisation de certains ou de tous les Fichiers Témoins. 17 Veuillez noter que la désactivation des Fichiers Témoins sur Votre navigateur pourrait nuire à Votre expérience de navigation sur le Site web et Vous empêcher d'utiliser certaines de ses fonctionnalités. 6.3 Listes des Fichiers Témoins Les Fichiers Témoins utilisés pour notre Site web sont identifiés dans la Bannière de connexion qui apparait dès lors de la visite du Site web au bas de la page à gauche. Vous pourrez y modifier vos consentements. 7. Mesures de sécurité Objectifs de Nos mesures de sécurité. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de Vos Renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, atteinte, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non autorisée. Ces mesures comprennent notamment des : - Mesures administratives. Sur le plan administratif, l'adoption d'une série de mesures, politiques et de procédures dans le cadre de la mise en place de Notre programme de gouvernance de l'information qui notamment : - Encadrent l'accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation, y compris la destruction des Renseignements personnels; - Déterminent les rôles et les responsabilités de Nos employés durant tout le cycle de vie des Renseignements personnels et des documents; - Établissent les procédures d'intervention et de réponse en cas d'incident de confidentialité; - Encadrent le processus des demandes et des plaintes relatives à la protection et au traitement des Renseignements personnels. - Mesures techniques. Sur le plan technique, le recours à plusieurs moyens tels que : - L'utilisation de la technologie « Secure Socket Layer (SSL) »; - L'utilisation de systèmes de sauvegarde; - L'utilisation de logiciels de surveillance de réseaux; - Un système pare-feu. Liste de mesures incomplète. Nous n'avons pas énuméré de manière exhaustive l'ensemble de mesures que Nous mettons en place étant donné la nature publique de la présente Politique. 18 Impossibilité de garantir une absence complète de risque. Malgré les mesures décrites ci- dessus, Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de Vos Renseignements personnels. Si Vous avez des raisons de croire que Vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter Notre Responsable de la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l'article 1b) - b) Responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessus. 8. Modification de la présente Politique de confidentialité Droit de modifier la présente Politique. Nous Nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, Nous publierons un avis de modification de la politique. Cet avis mentionnera : - La date de sa publication; - L'objet général des modifications apportées à la politique de confidentialité, lesquelles seront précisées dans une section dédiée à cette politique sur Notre Site web; - La date d'entrée en vigueur des modifications; - Si applicable, les motifs pour lesquels la politique doit être modifiée en moins de quinze (15) jours. Délai de mise en œuvre. En l'absence de circonstances urgentes, l'avis sera publié au minimum quinze (15) jours avant la date d'entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique. Refus de la nouvelle Politique. Si Vous n'approuvez pas les nouvelles conditions de la Politique de confidentialité, Nous Vous invitons à ne plus utiliser Notre Site web et Nos Services. Si Vous continuez d'utiliser Notre Site web ou Nos Services après l'entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique, Votre utilisation de Notre Site web et Nos Services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique. 9. Liens vers des sites web de tiers Responsabilité des sites web de tiers. Il peut arriver à l'occasion que Nous incluions sur Notre Site web des références ou des liens vers des sites web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par la Ville, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n'assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s'applique uniquement au Site web et aux Services que Nous offrons. 19 10. Individus âgés de moins de 14 ans Consentement des mineurs de moins de 14 ans. Si Vous avez moins de 14 ans, Vous ne devez pas Nous fournir Vos Renseignements personnels sans le consentement de Vos parents ou de Votre tuteur. Si Vous êtes un parent ou un tuteur et que Vous apprenez que Votre enfant Nous a fourni des Renseignements personnels sans consentement, veuillez Nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à la section 1b) ci-dessus pour demander que Nous supprimions les Renseignements personnels de cet enfant de Nos systèmes. 11. Lois applicables Lois du Québec et du Canada. Les lois du Canada et du Québec, à l'exclusion de ses règles de conflit de droit, régiront le présent accord et Votre utilisation du Site web. Votre utilisation du Site web peut également être assujettie à d'autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales. 12. Entrée en vigueur Ce document entre en vigueur à la date de son adoption par le Conseil municipal de la Ville de Charlemagne. 13. Approbation ______________________________ _________________________________ Normand Grenier Date Maire _____________________________________ _________________________________ Virginie Riopelle Date Directrice générale adjointe et greffière