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POLITIQUE DE CONFIDENTALITÉ
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité régionale de comté de Charlevoix-Est (ci-après la « MRC ») est
un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l'accès ») ;
CONSIDÉRANT QUE la MRC s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle collecte
et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements applicables ;
CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un organisme
municipal, doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements
personnels par un moyen technologique ;
CONSIDÉRANT QU'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la MRC et diffusée
par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
CONSIDÉRANT QUE telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels de la MRC ;
CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée la
présente Politique de confidentialité de la MRC de Charlevoix-Est.
EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1.
DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-
dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil des maires de la MRC de Charlevoix-Est;
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel, permanent,
saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la MRC
et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission,
sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
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Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la MRC collecte, détient,
communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la MRC dans le cadre de ses
activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la MRC;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne
physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale,
le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données
personnelles ou professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite
un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en
raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme
l'information financière, les informations médicales, les données biométriques, le numéro
d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la
Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la
Municipalité;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne
qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection des
renseignements personnels détenus par la MRC.
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2.
OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
-
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
-
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la MRC tout au long de son cycle de vie ;
-
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles
celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la MRC;
-
Assurer la confiance du public en la MRCé, faire preuve de transparence concernant le
traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la MRC et leur donner accès
lorsque requis.
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3.
CONFIDENTIALITÉ
3.1. La MRC conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible
uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.
3.2. La MRC précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement
de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3. La MRC applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des
RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le
tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l'accès.
4.
TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES
La MRC détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP recueilli,
les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la MRC ayant accès à ces
RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au
tableau présent en Annexe I de la présente Politique. Ladite annexe sera complétée à l'aide
de la direction générale et des différents directeurs de services, d'ici décembre 2023.
5.
CONSENTEMENTÀ LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1. La MRC ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le
consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi
sur l'accès.
5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée
nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
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5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la MRC ne transmet pas à
un tiers un RP concernant une personne concernée sans le consentement spécifique
de cette personne à tel transfert.
5.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut
refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de
même des services de la part de la MRC.
5.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la
concernant, la personne concernée doit :
−
À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant l'enregistrement de
sa conversation, en s'adressant à l'employé de la MRC répondant à l'appel, en
lui signifiant son refus audit enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la
détention de renseignements personnels divulgués lors de ladite conversation ;
−
À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la MRC ou tout autre
document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la
collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant pas
le formulaire et en avisant l'employé de la MRC lui ayant fait parvenir ledit
formulaire ;
−
Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la MRC, afin de
bénéficier de tout service prodigué par la MRC, en suivant les indications à
l'endroit prévu aux fins de signifier son refus.
5.6. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la MRC
lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention de tout RP.
5.7. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout service
de la MRC dans les circonstances suivantes :
−
Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d'évaluer sa
candidature pour tout emploi offert par la MRC;
−
Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une évaluation
foncière à la collecte de tout RP par le service aux membres de l'évaluation
foncière de la MRC.
5.8. Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou
visuel, comporte le droit pour la MRC de procéder à la reproduction ou à la diffusion
de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été
recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des
renseignements personnels.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6.
DROITS D'ACCÈS
6.1. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et
conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès ;
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6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit de
recevoir l'information relative à tout RP détenu par la MRC la concernant ;
6.3. La MRC donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne concernée,
à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux
de la MRC pendant les heures d'ouverture habituelles, soit de 8 h à 12 h et de 13 h à
16 h du lundi au vendredi, et d'en obtenir une copie ;
6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la MRC prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au
présent article 6. À cette fin, la MRC tient compte de la politique établie en vertu de
l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue
de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
6.5. L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des
frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission
du RP peuvent être exigés de cette personne. La MRC établit le montant et les
modalités de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur
les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents
et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
6.6. Lorsque la MRC entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du
montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la
reproduction ou la transmission du document.
7.
DROIT DE RECTIFICATION
7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de
tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le
fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa
conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès ;
7.2. Lorsque la MRC refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification
d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée ;
7.3. La MRC, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier contenant tout
RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP
modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci.
8.
PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée
uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son
identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de
successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire
d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité
parentale même si l'enfant mineur est décédé.
8.2. Telle demande est adressée au RPRP de la MRC.
8.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
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8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que
la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis
informe également le requérant du recours en révision prévu par la section III du
chapitre IV de la Loi sur l'accès.
8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec
diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît
impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la MRC, le
RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas
dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre la personne concernée.
8.7. Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de
la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant,
et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la section III du
chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être exercé.
8.9. Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé,
le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur
l'accès.
9.
CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
9.1. La MRC héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.
9.2. Lorsque la MRC, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le
traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l'extérieur du
Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de s'assurer que les droits
des personnes concernées prévus à la présente politique soient respectés par ce
fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des
personnes concernées.
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10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA MRC
10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique obtenu
à cet effet de la personne concernée, la MRC ne procède à aucun transfert de tout RP
en faveur d'un tiers à l'externe de la MRC.
10.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la
politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces RP
désormais.
11. DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MRC
11.1. La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la MRC que ce soit la MRC qui
assure leur conservation ou encore un tiers.
11.2. La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite,
graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3. Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents
de la MRC, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur l'accès. Le droit
d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calculs
ni comparaison de renseignements ou de confection particulière ;
11.4. La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment
précise pour permettre de le trouver.
11.5. Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt jours qui
suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui
paraît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la MRC, le
responsable de l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un maximum de
10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des 20 premiers jours
suivant la réception de la demande d'accès.
11.6. La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa
conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme.
Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant
les heures habituelles de travail de la MRC ou à distance.
11.7. Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la
personne requérante conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements
personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8. Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la MRC prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au
présent article 8. À cette fin, la MRC tient compte de la politique établie en vertu de
l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue
de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
11.9. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
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12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1. Toute demande d'accès à un document de la MRC à un document ou fichier contenant
tout RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à l'information
et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Me Marie-Ève Belley, greffière
[email protected]
12.2. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de
confidentialité de la MRC.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. PLAINTES
13.1. Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la MRC gère la protection d'un
RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative
concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels publiée sur le site Internet de la MRC.
13.2. Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la MRC a été refusée en tout ou
en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai prévu
pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la Commission
d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite
par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai
accordé au responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer brièvement les
raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
14. DISPOSITIONS FINALES
14.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la MRC
dans une section dédiée à celle-ci.
14.2. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en
vigueur au moment de son adoption par le conseil d'administration de la MRC.
14.3. Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP
et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet
de la MRC.
Odile Comeau
Pierre Girard
Préfet
Directeur général
Adoption de la politique : 26 septembre 2023
ANNEXE I - Politique de confidentialité (article 4)
Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels les
RP sont recueillis
Personnes ayant accès aux RP
Moyens de collectes des RP