Politique de dons et commandites de la Ville de Chateau-Richer

Château-Richer, Quebec

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VILLE DE CHÂTEAU-RICHER POLITIQUE DE DONS ET COMMANDITES OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La Politique de dons et commandite vise à encadrer l'analyse des demandes afin de favoriser un traitement simple, équitable et transparent. Elle a pour but de définir le processus d'évaluation des demandes adressées au conseil municipal par des associations, groupements, institutions publiques et individus concernant des dons et des commandites dans les limites de ses contraintes budgétaires. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES ✓ Favoriser une meilleure évaluation des demandes adressées au conseil de Ville, ceci en respectant les termes de la « Loi sur les compétences municipales » et la « Loi sur l'interdiction de subventions municipales » ; ✓ Assurer un traitement juste des différentes demandes et une répartition équitable des ressources municipales par l'établissement de règles et de critères d'attribution des dons et commandites ; ✓ Assurer le mieux-être de la collectivité en s'assurant des partenariats durables; ✓ Accroître la qualité de vie des citoyens et citoyennes; ✓ Soutenir la vie culturelle, sociale, économique, touristique et sportive ainsi que les programmes communautaires et événements spéciaux se déroulant sur le territoire de la Ville de Château-Richer; ✓ Préciser les modalités de traitement des demandes; ✓ Définir clairement les critères pour assurer des décisions justes, équitables et transparentes; ✓ Soutenir des projets qui sont en cohérence avec les axes stratégiques de développement et les valeurs de la Ville; ✓ Encourager le développement de projets novateurs, portant des valeurs de cohésion sociale et ayant un impact positif sur le mieux-être de la population; ✓ Soutenir des projets contribuant au rayonnement et au développement collectif; ✓ Promouvoir l'entraide et l'excellence PRINCIPES ✓ Le conseil municipal utilisera obligatoirement les termes de la « Loi sur les compétences municipales » afin de juger de la recevabilité d'une demande de dons ou de commandites et la pertinence d'accorder ou non un montant; ✓ La Ville ne se substitue pas au secteur privé, en ce sens que les demandeurs doivent s'associer des partenaires du secteur privé lorsque possible; ✓ Les ententes conclues ne doivent d'aucune façon constituer un engagement pour l'avenir ni influer de manière explicite ou implicite sur la conduite des affaires courantes de la Ville; ✓ Dans son appréciation de toute demande de dons ou de commandites qui lui est présentée, la Ville tient compte de l'aide qu'elle a déjà consentie au demandeur au cours des trois dernières années; ✓ La Ville se réserve le droit de rejeter une demande de dons ou de commandites, notamment si la somme demandée est trop importante en regard du budget alloué ou si le budget annuel attribué aux dons et commandites est épuisé; ✓ Une adhésion à titre de membre d'un organisme n'est pas considérée comme un don ou une commandite; ✓ Toutes demandes reçues, bien qu'elles répondent aux critères d'admissibilité, ne se verront pas automatiquement accordées. BUDGET L'enveloppe budgétaire des dons et commandites est établie annuellement par le conseil municipal lors de la planification du budget annuel. DÉFINITION DON : Un don est une contribution financière, en biens ou en services, qu'accorde la Ville pour soutenir la réalisation d'une activité, d'un événement ou d'un projet. COMMANDITE : Une commandite est une dépense qu'effectue la Ville en échange d'une contrepartie d'affaires ou dans un effort de promotion. La contrepartie peut prendre la forme de publicité, d'une visibilité ou d'un accès au potentiel commercial exploitable de l'activité, de l'événement ou du projet commandité. ORGANISME SANS BUT LUCRATIF (OSBL) : Organisation qui réalise exclusivement des activités sans en tirer de profits ou de bénéfices. Les particuliers, les successions et les organismes de bienfaisance ne peuvent pas être considérés comme des OSBL. SECTEURS D'INTERVENTION VISÉS ✓ Les initiatives sociocommunautaires; ✓ Les sports, les loisirs, le plein air et la culture. PROCÉDURES ET MODALITÉS ADMISSIBILITÉ Chaque demande sera évaluée en fonction des critères d'admissibilité et de l'enveloppe budgétaire annuelle. CRITÈRES DE SÉLECTION En plus de provenir obligatoirement d'un individu (citoyen) ou d'un organisme sans but lucratif (OSBL ou OBNL), les critères d'analyse serviront de guide ou de balise au Conseil pour traiter les demandes. Demande provenant d'un organisme sans but lucratif, d'un citoyen : ✓ Concordance du projet ou de l'initiative avec les valeurs de la Ville et l'image qu'elle souhaite projeter auprès de ces différentes clientèles; ✓ Activité ou événement réalisé dans l'intérêt général de la collectivité et/ou une majorité de ses constituantes; ✓ Aide au développement, à la représentation et à la promotion d'une association, d'un groupement, d'une institution ou d'un individu provenant du milieu local et/ou régional; ✓ Impact sur le mieux-être de la population; ✓ Projet se déroulant sur le territoire de Château-Richer ou, si ce n'est pas le cas, ayant un impact significatif sur la Ville; ✓ Retombées positives dans le milieu; ✓ Présence de mesures concrètes pour diminuer l'impact environnemental s'il y a lieu; ✓ Rayonnement du projet ou de l'initiative; ✓ Réalisme des objectifs poursuivis par l'événement ou l'organisme; ✓ Efforts d'autofinancement et de partenariats financiers du demandeur; ✓ Visibilité et/ou contrepartie offertes en retour; ✓ Précision de l'information donnée sur le projet; ✓ Crédibilité et réputation du demandeur; ✓ L'organisme est-il en concurrence avec un autre organisme du milieu ? ✓ Disponibilité budgétaire. DEMANDES NON ADMISSIBLES  Demande visant à payer les coûts de fonctionnement d'une organisation;  Demande en provenance d'une organisation syndicale, d'un ordre professionnel ou d'une institution publique ou parapublique;  Un commerce ou une entreprise privée;  Projet ou organisation associés à une cause religieuse ou politique;  Projet qui permettrait à un employé ou à un élu de réaliser un gain personnel;  Activité ou projet qui reçoit déjà, pour le même projet, un appui financier de la Ville dans le cadre du soutien aux fêtes, festivals et événements ou de tout autre programme d'aide municipal;  Organisation ayant reçu un soutien de la Ville dans le cadre de la présente politique dans la même année financière (se terminant en décembre);  Demande incomplète, remise autrement que par le formulaire conçu à cet effet ou reçue en dehors des délais recommandés. PROCÉDURE DE DEMANDE Toute demande de dons ou de commandites doit être accompagnée du formulaire dûment rempli prévu à cet effet et disponible à l'hôtel de ville et sur le site Web de la Ville et être adressée à la greffière de la Ville. Les informations suivantes doivent être bien indiquées : ✓ Les coordonnées complètes du demandeur et le nom de la personne-ressource; ✓ Une description détaillée du projet ou de l'activité incluant le lieu et la ou les dates; ✓ Le budget prévisionnel de l'activité; ✓ Le montant et l'objet de la demande (dons ou commandites); ✓ Les états financiers de l'organisme responsable; ✓ Rapport d'activité avec le budget final; ✓ À défaut de respecter les informations demandées par la Ville, l'organisme pourra voir sa demande rejetée. L'analyse des demandes soumises exige un délai de traitement d'environ un mois. ANALYSE ET RECOMMANDATION L'analyse des demandes se fait selon les critères et les règles établis par la présente politique. Le conseil municipal peut procéder à la formation d'un comité d'analyse qui fera alors ses recommandations au conseil. Le comité d'analyse, le cas échéant ou le conseil municipal peut, tout au long de l'analyse du dossier, requérir les informations qu'il juge nécessaires pour compléter le dossier. Le défaut de collaborer du demandeur peut entraîner le rejet de la demande soumise. AUTRES DISPOSITIONS Aucun don ou commandite n'est automatiquement renouvelé. Toute demande de renouvellement doit faire l'objet d'une nouvelle analyse. Sauf exception, les fonds versés dans le cadre de la présente politique doivent être utilisés dans les douze (12) mois suivants l'acceptation de la demande de dons ou de commandites. Un don ou une commandite à un organisme d'un secteur donné n'engage pas nécessairement la Ville à appuyer tous les organismes œuvrant dans ce même secteur. Il doit être fait mention du partenariat dans chaque publication liée à l'événement.