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POLITIQUE SUR LA CONFIDENTIALITÉ
MUNICIPALITÉ DE CHELSEA
100, chemin d'Old Chelsea, Chelsea (QC) J9B 1C1
Entérinée le 3 octobre 2023
Tel. : (819) 827-1124 Fax : (819) 827-2672 www.chelsea.ca
Résolution xxx-23
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Dernière mise à jour : septembre 2023
La Municipalité de Chelsea s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité des
renseignements personnels.
Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons,
utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi
comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier,
lorsque cela est nécessaire.
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web
ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette
politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la
manière décrite.
EN BREF
COMMENT
Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications
mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements
qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier.
QUOI
Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des
renseignements d'achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos
services.
POURQUOI
Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et
administrer notre site Web ou nos applications. Qui d'autre : des fournisseurs qui
nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront accès à
certains renseignements.
OÙ
Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir
accès à vos renseignements à l'extérieur du Québec.
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VOS DROITS
Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements
en nous écrivant.
VOTRE CONSENTEMENT
Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut
nous empêcher de continuer à vous servir.
Qu'entend-on par « renseignement personnel » ?
Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations,
permettre de vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous.
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?
La collecte des renseignements par la Municipalité s'effectue en toute
transparence avec le consentement libre et éclairé de l'utilisateur et uniquement
dans les cas où les renseignements recueillis sont nécessaires pour fournir le
service désiré.
En respect des lois applicables, lorsqu'elle recueille des renseignements
personnels et confidentiels, la Municipalité indique clairement les fins pour
lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement de l'utilisateur pour en
faire usage. La Municipalité devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser
à d'autres fins des renseignements déjà recueillis.
Certains services ou activités de la Municipalité peuvent s'adresser aux personnes
mineures. Dans ce cas, la collecte des renseignements personnels se fait avec le
consentement des parents ou du représentant de l'enfant.
La collecte s'effectue notamment par l'entremise de formulaires, du site web,
d'entretiens téléphoniques, de sondages d'opinion ou de questionnaires.
Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi ?
Selon la prestation de service offerte, la Municipalité pourrait collecter et conserver
l'un ou l'autre des renseignements suivants : nom, prénom, adresse postale,
adresse électronique, numéros de téléphone, numéro de télécopieur, numéro de
carte de crédit, numéro de permis de conduire, numéro d'assurance sociale,
numéro d'assurance maladie et date de naissance.
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De plus, des renseignements relatifs aux activités culturelles, de loisirs et de la
situation familiale pourraient également être collectés et conservés en plus que
certains renseignements sur la condition de santé du participant et/ou un
handicap.
Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :
Respecter nos obligations légales ;
Prévenir les cybermenaces et les fraudes ;
Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres
organismes ;
Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres ;
Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes.
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous
aider à vous servir (Gestions de relation avec le citoyen, services de paiement,
etc).
Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des
mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter cette politique.
Où vos renseignements sont-ils hébergés ?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans
certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où
nous engageons des fournisseurs de services tiers.
Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays
autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de
protection des renseignements personnels différentes.
Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet
d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes
d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent
en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en
matière de protection des renseignements personnels.
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Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que
nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos
obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients
ou partenaires.
Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par
exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos
services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression
de renseignements en communiquant directement avec nous.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Mesures
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et
techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements
personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.
Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.
En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan.
Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un
tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place
des mesures pour limiter les conséquences négatives, comme prévu dans nos
procédures.
Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos
renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. De plus,
les comptes employés et l'accès aux serveurs sont soumis à la double
authentification.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si
vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus
sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que
vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement
à l'adresse [email protected].
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Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas ?
Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels
nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple,
pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers
s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures
ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous
invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des
renseignements personnels à ces sites tiers.
Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels ?
Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre
sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou
exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé
ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre
sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout
changement.
À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques
sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel
informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous
communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne
ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la
communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, il se
pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services.
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse [email protected].
Nous pourrions vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien
de vous.
Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui
protègent votre vie privée, consultez les sites web du gouvernement du Québec.
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Comment nous contacter ?
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la
protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre
Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnés
suivantes : [email protected].
Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de
répondre aux demandes d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte
que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l'égard de vos
renseignements personnels.
Allons-nous mettre à jour cette politique ?
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple,
pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un
mois à l'avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre
utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition
sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour. Si vous nous avez
fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de modification.
Me Sheena Ngalle Miano
Pierre Guénard
Directrice générale et greffière-trésorière
Maire