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POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
PRÉAMBULE
La Municipalité souhaite, comme le lui permet le 4e alinéa de
l'article 938.1.2 C.M., prévoir des règles de passation des contrats
qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure
au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé
qu'après une demande de soumissions publique en vertu de
l'article 935 C.M.
En conséquence, l'article 936 C.M. (appel d'offres sur invitation) ne
s'appliquera plus à ces contrats à compter de l'entrée en vigueur
de la présente Politique.
La présente Politique répond à un objectif de transparence et de
saine gestion des fonds publics.
La présente Politique a pour objet de prévoir des mesures relatives
à la gestion contractuelle pour tout contrat qui sera conclu par la
Municipalité, incluant certaines règles de passation des contrats
pour les contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $,
mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être
adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu
de l'article 935 C.M., ce seuil étant, depuis le 31 août 2022, de 121
200$, et pourra être modifié suite à l'adoption, par le ministre, d'un
règlement en ce sens.
DÉFINITIONS
À moins que le contexte ne l'indique autrement, les mots et
expressions utilisés dans la présente Politique ont le sens suivant:
« Appel d'offres » : appel d'offres public ou sur invitation exigé par
les articles 935 et suivants C.M. ou le Règlement adopté en vertu
de l'article 938.0.1 C.M. Sont exclues de l'expression « appel
d'offres », les demandes de prix qui sont formulées lorsqu'aucun
appel d'offres n'est requis par la Loi ou par la présente Politique.
« Soumissionnaire » : toute personne qui soumet une offre au
cours d'un processus d'appel d'offres.
1.
CHAMP D'APPLICATION ET PORTÉE
1.1. Type de contrats visés
La présente Politique est applicable à tout contrat conclu
par la Municipalité de Chénéville (ci-après « la Politique »),
y compris un contrat qui n'est pas visé à l'un des
paragraphes du 1er alinéa du paragraphe 1 de l'article 935
ou à l'article 938.0.2 C.M.
La présente Politique s'applique, peu importe, l'autorité qui
accorde le contrat, que ce soit le Conseil ou toute
personne à qui le Conseil a délégué le pouvoir de
dépenser et de passer des contrats au nom de la
Municipalité. Elle s'applique aux démarches préalables,
aux processus d'attribution ou d'adjudication et à la gestion
de tout contrat conclu par celle-ci.
Municipalité de Chénéville
63, rue de l'Hôtel-de-Ville
Chénéville (Québec) J0V 1E0
Tél. : 819 428-3583
Fax : 819 428-4838
Courriel : [email protected]
Municipalité de Chénéville
Politique de gestion contractuelle - Mars 2023
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1.2. Service chargé d'appliquer la présente Politique
La Direction générale est responsable de l'application de la
présente Politique.
1.3. Portée
La Politique lie les membres du Conseil municipal, les
fonctionnaires et employés de la Municipalité, ainsi que
toute personne avec qui elle contracte.
1.4. Objet de la Politique
La présente Politique a pour objet :
a) de prévoir des mesures pour l'octroi et la gestion des
contrats accordés par la Municipalité, conformément à
l'article 938.1.2 C.M.;
b) de prévoir des règles de passation des contrats qui
comportent une dépense d'au moins 25 000$ et
inférieure au montant du seuil minimal obligeant à
l'appel d'offres public applicable et qui peuvent être
passés de gré à gré, et qu'en conséquence, l'article 936
C.M. (appel d'offres sur invitation) ne s'applique plus à
ces contrats, et ce, dès l'entrée en vigueur de la
présente Politique.
1.5. Interprétation du texte
La présente Politique doit être interprétée selon les
principes de la Loi d'interprétation (RLRQ, c. I-16).
Elle ne doit pas être interprétée comme permettant de
déroger aux dispositions impératives des lois régissant les
contrats des municipalités, à moins que ces lois ne
permettent expressément d'y déroger par la présente
politique dont, par exemple, certaines des mesures
prévues au Chapitre II de la présente politique.
1.6. Autres instances
La Municipalité reconnaît l'importance, le rôle et les
pouvoirs accordés aux autres instances qui peuvent
enquêter et agir à l'égard des objets visés par certaines
mesures prévues à la présente Politique. Cela comprend
notamment les mesures visant à prévenir les gestes
d'intimidation, de trafic d'influence, de corruption, de
truquage des offres, ainsi que celles qui visent à assurer le
respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière
de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes
adopté en vertu de cette loi.
1.7. Règles particulières d'interprétation
La présente politique ne doit pas être interprétée :
a) de façon restrictive ou littérale;
b) comme restreignant la possibilité pour la Municipalité de
contracter de gré à gré, dans les cas où la loi lui permet
de le faire.
Les mesures prévues à la présente politique doivent
s'interpréter :
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a) selon les principes énoncés au préambule de la Loi
visant principalement à reconnaître que les municipalités
sont des gouvernements de proximité et à augmenter à
ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13)
(Projet de loi 122) reconnaissant notamment les
municipalités comme étant des gouvernements de
proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour
gouverner selon leurs attributions;
b) de façon à respecter le principe de la proportionnalité et
ainsi assurer que les démarches liées aux mesures
imposées sont proportionnées à la nature et au montant
de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux
coûts, au temps exigé et à la taille de la Municipalité.
2.
PRINCIPES DIRECTEURS EN MATIÈRE DE GESTION
CONTRACTUELLE
Le rôle de la Municipalité est d'assurer une gestion
responsable par de saines pratiques de gouvernance reposant
sur l'optimisation des ressources et l'amélioration continue. En
accord avec sa planification stratégique, il repose sur une
approche mettant de l'avant :
2.1. L'intégrité
La Municipalité prévoit des mesures destinées à assurer
l'objectivité, l'impartialité, l'intégrité et la rigueur du
processus décisionnel en matière contractuelle.
2.2. La concurrence
Le processus contractuel de la Municipalité favorise la mise
en concurrence du plus grand nombre de fournisseurs
potentiels en tenant compte du marché, du type de contrat,
des impacts monétaires directs et indirects ou de tout autre
facteur jugé pertinent eu égard aux circonstances
particulières de chaque besoin.
2.3. Définition et planification des besoins
Le processus contractuel de la Municipalité doit répondre
aux attentes et aux besoins opérationnels de la
Municipalité. Il doit se baser sur une estimation réaliste en
tenant compte des réalités du marché.
2.4. L'intégrité et la compétence des fournisseurs
Tout fournisseur ou entrepreneur faisant affaire avec la
Municipalité doit faire preuve d'intégrité et de compétence.
En conformité avec les dispositions applicables du Code
municipal, la Municipalité refuse toute soumission d'un
entrepreneur ou d'un fournisseur qui, au cours des deux
(2) années précédant la date d'ouverture des soumissions,
a fait l'objet d'une évaluation de rendement insatisfaisant.
2.5. L'équité
La Municipalité s'assure que tous les soumissionnaires
soient traités avec équité, afin qu'ils aient une chance
égale d'obtenir un contrat, sous réserve des conditions
prescrites par les documents d'appel d'offres et de la
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discrétion dont dispose la Municipalité en matière
contractuelle.
2.6. Le développement de saines pratiques de Gestion
contractuelle
En considération des besoins de la Municipalité, elle met
en application des pratiques contractuelles selon les
principes suivants :
2.6.1. permettre à la Municipalité d'acquérir des biens ou
des services selon le meilleur rapport qualité-prix,
tout en tenant compte de ses besoins et des
disponibilités du marché;
2.6.2. revoir, périodiquement, les documents contractuels
en vue d'en assurer l'uniformité, la clarté, le
caractère raisonnable des exigences qui y sont
contenues et la qualité de la documentation;
2.6.3. prévoir suffisamment de temps pour l'analyse
précontractuelle,
les
recommandations,
l'approbation et la mise en œuvre du contrat;
2.6.4. déterminer ses besoins, les caractéristiques des
biens et des services recherchés et préciser, dans la
mesure du possible, si des biens équivalents sont
disponibles et acceptables;
2.6.5. évaluer et planifier ses besoins de manière à éviter
qu'un contrat soit fractionné dans le but de
contourner les règles d'adjudication prévues par la
Loi ou par la présente Politique;
2.6.6. éviter de cibler des produits afin de ne pas limiter le
marché et la concurrence, sauf lorsque justifier par
des motifs de saine administration et que plusieurs
concurrents qualifiés peuvent fournir le produit
choisit;
2.6.7. favoriser les économies d'échelle par l'utilisation de
regroupements d'achats.
2.7. Le développement durable
La Municipalité favorise une approche qui repose
notamment sur l'efficacité économique, l'équité sociale, la
protection de l'environnement et la préservation des
ressources naturelles.
2.8. L'innovation
Le processus contractuel doit favoriser l'innovation et la
créativité afin de voir à la mise en place des principes et
des pratiques susceptibles de soutenir la mission de la
Municipalité.
Il
doit
promouvoir
le
développement
d'approches novatrices en matière d'approvisionnement,
en tenant compte de l'évolution des marchés et du cadre
fixé par la Loi.
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3.
RÈGLES DE PASSATION DES CONTRATS ET ROTATION
La Municipalité respecte les règles de passation des contrats
prévues dans les lois qui la régissent, dont le C.M. De façon
plus particulière :
a) elle procède par appel d'offres sur invitation lorsque la Loi
ou le Règlement adopté en vertu de l'article 938.0.1 C.M.
impose un tel appel d'offres, à moins d'une disposition
particulière, à l'effet contraire, prévue à la présente
Politique;
b) elle procède par appel d'offres public dans tous les cas où
un appel d'offres public est imposé par la Loi ou par le
Règlement adopté en vertu de l'article 938.0.1 C.M.;
c) elle peut procéder de gré à gré dans les cas où la Loi ou la
présente Politique lui permet de le faire.
Mise en concurrence : Rien dans la présente Politique ne
peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour la Municipalité
d'utiliser tout mode de mise en concurrence pour l'attribution
d'un contrat, que ce soit par appel d'offres public, sur invitation
ou par une demande de prix, même si elle peut légalement
procéder de gré à gré.
3.1. Contrats de gré à gré
Tout contrat qui comporte une dépense d'au moins
25 000$ et inférieure au montant du seuil minimal
obligeant à l'appel d'offres public applicable qui peut
être passé de gré à gré par la Municipalité, et en
conséquence, l'article 936 C.M. (appel d'offres sur
invitation) ne s'applique plus à ces contrats, et ce, dès
l'entrée en vigueur de la présente Politique.
Afin de permettre à la Municipalité d'acquérir des biens et
services selon le meilleur rapport qualité-prix, tout en
tenant compte de ses besoins et des disponibilités du
marché, le mode d'adjudication du contrat pourra être
autre que celui fondé sur le prix uniquement. La
Municipalité n'est pas tenue de retenir le soumissionnaire
ayant présenté le prix le plus bas.
Advenant
le
cas
où
la
Municipalité
retient
un
soumissionnaire autre que celui ayant présenté le prix le
plus bas, le sous-comité de gestion contractuelle devra
fournir au Conseil, une fiche explicative qui sera jointe à la
résolution d'adjudication.
La Municipalité peut adjuger le contrat au soumissionnaire
ayant présenté l'offre globalement le plus avantageux en
fonction de critères d'opportunité ou de paramètres de
commodité
qu'elle
détermine,
après
l'analyse
des
soumissions reçues.
Elle peut également choisir d'utiliser l'un ou l'autre des
mécanismes d'évaluation qualitative prévus à l'article 3.3.
Lorsque c'est possible, au moins un soumissionnaire local;
si impossible, une note doit être mise au dossier à cet
effet.
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3.2. Rotation
La Municipalité favorise, si possible, la rotation parmi les
fournisseurs potentiels, à l'égard des contrats qui peuvent
être passés de gré à gré, pour l'exécution de travaux ou
fourniture de matériel ou de matériaux et la fourniture de
services
(incluant
les
services
professionnels)
La
Municipalité, dans la prise de décision à cet égard,
considère, notamment, les principes suivants :
a) le degré d'expertise nécessaire;
b) la qualité des travaux, services ou matériaux déjà
dispensés ou livrés à la Municipalité;
c) les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la
fourniture du matériel ou des matériaux ou à la
dispense de services;
d) la qualité des biens, services ou travaux recherchés;
e) les modalités de livraison;
f) les services d'entretien;
g) l'expérience et la capacité financière requises;
h) la compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble
des conditions du marché;
i) le fait que le fournisseur ait un établissement sur le
territoire de la Municipalité;
j) tout autre critère directement relié au marché.
3.2.1. Rotation - Mesures
Aux fins d'assurer la mise en œuvre de la rotation ci-
dessus prévue, la Municipalité applique dans la
mesure du possible et à moins de circonstances
particulières, les mesures suivantes :
a) les fournisseurs potentiels sont identifiés avant
d'octroyer le contrat. Si le territoire de la
Municipalité compte plus d'un fournisseur, cette
identification peut se limiter à ce dernier territoire
ou, le cas échéant, le territoire de la MRC ou de
toute autre région géographique qui sera jugée
pertinente compte tenu de la nature du contrat à
intervenir;
b) une
fois les
fournisseurs identifiés
et
en
considérant les principes énumérés ci-dessus, la
rotation entre eux doit être favorisée, à moins de
motifs liés à la saine administration;
c) la Municipalité peut procéder à un appel d'intérêt
afin de connaître les fournisseurs susceptibles de
répondre à ses besoins;
d) à
moins
de
circonstances
particulières,
la
personne responsable de la gestion du contrat
remplit, dans la mesure du possible, le formulaire
d'analyse que l'on retrouve à l'annexe A;
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e) pour les catégories de contrats qu'elle détermine,
aux fins d'identifier les fournisseurs potentiels, la
Municipalité peut également constituer une liste
de fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs
apparaissant à cette liste, le cas échéant, doit être
favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au
paragraphe b) ci-dessus du présent article.
3.2.2. Achat local - Nouvelles dispositions en vertu de
la loi Projet de loi 67. L'article 3.2.2 est effectif à
compter du jour de l'entrée en vigueur de la
présente politique, selon la plus tardive de ces
deux dates, et le demeure jusqu'au 25 juin 2024
Sans limiter les principes et les mesures énoncés en
matière de rotation des fournisseurs prévus à la
présente politique, dans le cadre de l'octroi de tout
contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil
décrété de la dépense d'un contrat qui ne peut être
adjugé qu'après une demande de soumissions
publique, la municipalité doit favoriser les biens et
les services québécois ainsi que les fournisseurs, les
assureurs
et
les
entrepreneurs
qui
ont
un
établissement au Québec.
Est un établissement au Québec, au sens du
présent article, tout lieu où un fournisseur, un
assureur ou un entrepreneur exerce ses activités de
façon permanente qui est clairement identifié à son
nom et accessible durant les heures normales de
bureau.
Sont des biens et services québécois, des biens et
services dont la majorité de leur conception,
fabrication, assemblage ou de leur réalisation sont
fait en majorité à partir d'un établissement situé au
Québec.
La Municipalité, dans la prise de décision quant à
l'octroi d'un contrat visé au présent article, considère
notamment les principes et les mesures énoncés en
matière de rotation des fournisseurs potentiels et
plus spécifiquement détaillés aux articles 3.2 et 3.2.1
de la politique, sous réserve des adaptations
nécessaires à l'achat local.
3.3. Contrat de services professionnels
Sous réserve de l'article 3.4 de la présente Politique, tout
contrat de services professionnels dont une dépense nette
est égale ou supérieure au seuil fixé par Règlement
ministériel obligeant à l'appel d'offres public doit être
adjugé selon un système de pondération et d'évaluation
des offres, par un comité de sélection d'au moins trois
membres, autres que des membres du conseil.
Le document d'appel d'offres prévoit, au choix de la
Direction
générale,
le
mode
de
sollicitation
et
d'adjudication parmi les choix suivants :
➢ une formule d'évaluation à double enveloppe, selon
une grille d'évaluation, excluant le prix; le document
d'appel d'offres indique, selon les instructions du
service du greffe, le facteur, variant entre 0 et 50, qui
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s'additionne au pointage intérimaire dans la formule
d'établissement du pointage final;
➢ une formule d'évaluation à une seule enveloppe où le
prix est un critère est pondérée selon les instructions
du service du greffe.
Chaque soumission est évaluée individuellement par les
membres du comité de sélection et se voit attribuer, eu
égard à chaque critère, un nombre de points basés sur la
qualité ou la quantité des biens, des services ou des
travaux, sur les modalités de livraison, sur les services
d'entretien, sur l'expérience et la capacité financière
requises
de
l'assureur,
du
fournisseur
ou
de
l'entrepreneur ou sur tout autre critère directement relié au
marché et au contrat.
3.4. Sous-comité de Gestion contractuelle
3.4.1. Rôle
Émettre des recommandations lors d'attributions de
contrat dont la valeur nette est inférieure au seuil
décrété par le ministre.
3.4.2. Constitution
Le
sous-comité
de
gestion
contractuelle
est
composé d'offices du maire et de la directrice
générale. Le conseil nommera par résolution deux
élus et un substitut.
3.4.3. Fonctions
Le sous-comité de gestion contractuelle aura
comme fonction d'analyser les demandes diverses
dans la gestion contractuelle et effectuera des
réclamations au conseil. Il devra, notamment,
soumettre des fiches d'analyse pour chacun des
dossiers traités (annexe 4 - Formulaire d'analyse
pour le choix d'un mode de passation).
4.
AVIS PUBLIC
La publication d'un avis public en matière d'appel d'offres
s'effectue au moyen d'un avis diffusé dans le système
électronique d'appel d'offres approuvé par le gouvernement
(SEAO).
5.
RÈGLES D'ÉTHIQUE CONTRACTUELLES
5.1. Règles d'éthique contractuelles
5.1.1. Conflit d'intérêts
Toute personne agissant au processus de gestion
contractuelle pour le compte de la Municipalité, doit
éviter de se placer dans une situation où elle est
susceptible de devoir faire un choix entre son intérêt
personnel et celui de la Municipalité. Le cas
échéant, elle doit déclarer cet intérêt au greffier et
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s'abstenir
d'y
participer,
directement
ou
indirectement.
5.1.2. Cadeaux,
marques
d'hospitalité
ou
autres
formes d'avantages
Toute personne agissant au processus de gestion
contractuelle pour le compte de la Municipalité ne
peut accepter, recevoir ou solliciter, de quiconque,
des
cadeaux,
invitations
ou
autres
formes
d'avantages, pour elle ou ses proches, si ces
cadeaux, invitations et autres avantages risquent
d'avoir de l'influence sur son jugement ou sur
l'accomplissement de ses tâches et responsabilités.
Tout don, paiement, rémunération ou avantage
accordé à un employé, membre d'un comité de
sélection ou membre du conseil, par un fournisseur
potentiel en vue de se voir attribuer un contrat,
entraîne le rejet de son offre.
5.1.3. Communication
d'influence
et
démarches
préalables
Les communications des fournisseurs avec les
représentants de la Municipalité doivent respecter
les règles énoncées ci-après :
a) Activités visées
Les
activités
de
lobbyisme
sont
des
communications qui visent à influencer les
décisions touchant l'attribution d'un contrat.
Sont également visées les communications
faites hors du cadre de la procédure ou de la
période d'appel d'offres public, telles les
demandes
touchant
la
modification
des
documents d'appel d'offres utilisés par la
Municipalité ou toute autre démarche préalable
initiée par une entreprise, qui concernent le
mandat de préparer le contenu technique de
ces mêmes documents.
b) Exceptions
Ne sont pas des activités visées dans le présent
article :
➢ les représentations faites dans le seul but
de faire connaître un produit ou un service;
➢ le simple dépôt d'une soumission par une
entreprise à la suite d'un appel d'offres
public ou sur invitation;
➢ les représentations faites dans le contexte
de la négociation, postérieure à son
attribution, des conditions d'exécution d'un
contrat;
➢ les représentations faites en réponse à une
demande écrite d'un représentant de la
Municipalité.
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5.1.4. Préalables à la communication
Toute personne qui, en vue d'influencer une prise
de décision relative à un contrat ou dans le cadre
d'une activité de lobbyisme au sens de la Loi sur la
transparence et l'éthique en matière de lobbyisme
et qui communique avec un représentant de la
Municipalité doit se conformer aux dispositions de
la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme.
5.1.5. Communication refusée
À compter de l'invitation à soumissionner ou de la
publication
de
l'avis
d'appel
d'offres,
tout
soumissionnaire
ou
fournisseur
potentiel
doit
respecter le mode de communication prévu aux
documents d'appel d'offres et s'assurer de ne pas
participer
à
une
communication
destinée
à
influencer les décisions de la Municipalité quant à
l'adjudication du contrat visé ou au contenu du
processus d'appel d'offres entrepris.
6.
DÉFINITION DES BESOINS
6.1. Équivalence
Dans la mesure du possible, le processus contractuel doit
permettre
aux
soumissionnaires
de
proposer
une
équivalence aux exigences prévues au document d'appel
d'offres.
Lorsque l'équivalence proposée a pour effet de modifier
substantiellement les besoins exprimés, qu'elle n'est pas
compatible avec les systèmes existants ou qu'elle comporte
un coût total d'acquisition trop élevé, la Municipalité pourra
la refuser.
Un coût total d'acquisition est constitué des coûts
additionnels non inclus dans le prix soumis que devrait
assumer la Municipalité pendant la durée de vie utile des
biens
acquis.
Ils
peuvent
comprendre
des
coûts
d'installation, d'entretien, de soutien et de formation, de
même que les coûts de tout autre élément jugé pertinent
en lien avec les biens acquis.
6.2. Estimation de la dépense
Avant de procéder au processus d'appel d'offres, la
Municipalité établit une estimation de la dépense projetée
en fonction de ses besoins et des disponibilités
budgétaires, en considérant, notamment, les critères
suivants :
6.2.1. du type de marché à conclure;
6.2.2. de leur nature;
6.2.3. l'analyse des besoins fonctionnels des services;
6.2.4. la connaissance des marchés des fournisseurs, leur
nombre,
et
le
nombre
de
soumissionnaires
potentiels;
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6.2.5. leur origine et leur qualification, et les prix en cours;
6.2.6. lorsque
possible,
l'opportunité
d'intégrer
une
démarche en coût global (Coût d'impact).
6.3. Fractionnement de contrat
Sous réserve d'une décision justifiée par des motifs de
saine administration, nul ne peut scinder ou conclure un
contrat en sachant que sa durée ou sa valeur est
insuffisante pour voir à sa réalisation complète.
6.4. Communication avec les fournisseurs
Afin de connaître les réalités du marché et pour être
pleinement en mesure d'identifier ses besoins, la
Municipalité peut, notamment, au besoin :
6.4.1. rencontrer les entreprises concernées et obtenir
toute l'information et la documentation qu'elle juge
appropriées;
6.4.2. requérir des biens en démonstration;
6.4.3. publier un avis d'intention ou un avis d'appel
d'intérêt au système électronique d'appel d'offres du
Québec (SEAO) afin de susciter l'intérêt du marché;
6.4.4. requérir les services d'un consultant pour identifier
les besoins de la Municipalité en fonction de ce qui
est offert sur le marché.
7.
LES DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES
7.1. Uniformisation et révision périodique des modèles
contractuels
La Municipalité procède à la révision périodique de ses
documents
contractuels
types.
Elle
favorise
la
standardisation de ses documents et développe une
approche proportionnée et adaptée à l'ampleur des
besoins et projets.
Les documents contractuels concilient la volonté de la
Municipalité d'assurer la protection de ses intérêts à la
nécessité de favoriser une saine compétition dans la
perspective d'obtenir les meilleurs prix et de maintenir
l'intérêt des entreprises envers les marchés publics.
7.2. Rédaction des documents d'appel d'offres
Dans le cas où la Municipalité mandate les services d'un
consultant pour procéder à la rédaction des documents
d'appel d'offres, ce dernier s'engage, en acceptant le
mandat, à assurer la confidentialité de toute information qui
est portée à sa connaissance et qu'il est tenu de signaler
tout comportement irrégulier ou toute situation de conflit
d'intérêts ou d'apparence de conflit d'intérêts découlant de
sa participation.
Le consultant ainsi mandaté devient non admissible à
présenter une soumission lors du processus d'appel
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d'offres utilisant les documents d'appel d'offres qu'il a
préparés.
La présente disposition n'a pas pour effet de rendre non
admissible un fournisseur qui, à la demande de la
Municipalité, fournit des informations sur ses biens et
services permettant à la Municipalité d'arrêter ses choix
techniques, technologiques ou fonctionnels.
7.3. Désignation d'un responsable du dossier d'appel
d'offres
La direction générale désigne un responsable du dossier
d'appel d'offres qui a le mandat de fournir toute information
concernant l'appel d'offres. Tout fournisseur potentiel ou
soumissionnaire doit s'adresser par écrit à ce seul
représentant pour obtenir des précisions relativement à
l'appel d'offres.
Les membres du conseil municipal, les employés et
mandataires de la Municipalité ne peuvent répondre aux
demandes relativement à un appel d'offres autrement qu'en
référant le demandeur au responsable du dossier.
7.4. Admissibilité des entreprises
En plus des conditions d'admissibilité prévues par la Loi, la
Municipalité peut prévoir dans les documents d'appel
d'offres, toute autre condition d'admissibilité qu'elle juge
appropriée.
7.5. Cause de rejet d'une soumission
Les documents d'appel d'offres doivent prévoir les
conditions de conformité des soumissions.
En outre, une soumission sera automatiquement rejetée
dans les cas suivants :
7.5.1. elle n'a pas été transmise à l'endroit prévu ou à la
date et à l'heure limite fixées pour le dépôt des
soumissions;
7.5.2. elle est conditionnelle ou restrictive en regard de
l'une ou de l'autre des conditions de l'appel d'offres;
7.5.3. elle n'est pas accompagnée de la déclaration
relative à l'intégrité et à la probité, elle n'est pas
dûment complétée ou signée ;
7.5.4. les documents exigés ne sont pas signés par une
personne dûment autorisée;
7.5.5. elle provient d'un fournisseur qui a présenté,
directement
ou
indirectement
par
une
autre
personne, plus d'une soumission; le cas échéant,
toutes ses soumissions sont rejetées;
7.5.6. lorsqu'un soumissionnaire tente, lors d'interventions
politiques ou administratives, d'influencer, par
quelque manière que ce soit, l'attribution du contrat.
Sous réserve des clauses de rejet automatique prévues ci-
dessus, la Municipalité peut, à sa seule discrétion, passer
outre à tout autre défaut ou manquement aux exigences
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Politique de gestion contractuelle - Mars 2023
13
des documents d'appel d'offres, telle action n'entraînant
pas le rejet de cette soumission, à la condition que le
soumissionnaire la corrige à la satisfaction de la
Municipalité dans le délai accordé par celle-ci.
Une telle correction ne peut avoir pour effet de modifier le
prix
soumis ou
de
rompre
l'équilibre
entre
les
soumissionnaires.
7.6. Droit de ne pas adjuger le contrat
Quel que soit le mode d'adjudication du contrat, la
Municipalité ne s'engage à accepter ni la plus basse ni
aucune des soumissions reçues, et se réserve le droit de
rejeter l'ensemble de celles-ci, notamment lorsque :
7.6.1. les biens, les services ou les travaux ne sont plus
requis;
7.6.2. le prix soumis accuse un écart important par rapport
au budget ou à l'estimation réalisée par la
Municipalité;
7.6.3. lorsque l'appel d'offres n'a pas généré suffisamment
de concurrence;
7.6.4. lorsque la Municipalité a des motifs raisonnables de
croire que l'intégrité du processus est compromise.
La Municipalité peut rejeter une soumission lorsque les prix
présentés sont, en tout ou en partie, anormalement bas ou
déséquilibrer.
Constitue un prix anormalement bas celui qui comporte
une valeur symbolique ou nettement inférieure à la valeur
marchande des biens ou aux services requis. Constitue
des prix déséquilibrés, le fait par un soumissionnaire de
soumettre un prix nettement plus élevé que la valeur
marchande pour certains items et un prix inférieur à la
valeur marchande pour d'autres.
7.7. Contenu des dossiers d'appel d'offres :
Tous les dossiers d'appel d'offres devront contenir :
7.7.1. l'estimation des coûts;
7.7.2. les demandes de prix, le cas échéant;
7.7.3. toute documentation en lien avec l'appel d'offres ou
la mise en concurrence et les motifs justifiant les
conditions d'admissibilité et de conformité choisies
par la Municipalité;
7.7.4. l'analyse expliquant l'écart important entre le plus
bas prix reçu et le second plus bas prix, le cas
échéant;
7.7.5. s'il y a lieu, la documentation justifiant le rejet d'une
soumission dont le prix est jugé anormalement bas.
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14
8.
PROCESSUS D'ATTRIBUTION OU D'ADJUDICATION DE
CONTRAT
8.1. Fichier des fournisseurs
La Direction générale peut maintenir un fichier des
fournisseurs avec lesquels la Municipalité fait affaire. La
Municipalité pourra utiliser le fichier des fournisseurs pour
procéder à des appels d'offres sur invitation.
En conformité avec l'article 3.2.3 de la présente Politique,
la Municipalité pourra procéder annuellement à un appel
de qualification selon un système de pondération et
d'évaluation de futurs fournisseurs en vue de les inscrire
dans ce fichier.
8.2. Confidentialité
8.2.1. Administrateurs, dirigeants et employés
Les
membres
du
conseil
municipal
ou
les
fonctionnaires et employés de la Municipalité
doivent faire preuve d'une discrétion absolue et ne
pas divulguer les informations liées, directement ou
indirectement, à l'attribution d'un contrat par la
Municipalité et qu'ils obtiennent dans le cadre de
leurs fonctions, sauf dans la mesure et suivant la
procédure prévue par la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels (RLRQ,
c. A-2.1).
8.2.2. Nombre et identité des soumissionnaires
Jusqu'à l'ouverture des soumissions, nul ne peut
divulguer
un
renseignement
permettant
de
connaître le nombre ou l'identité des personnes qui
ont présenté une soumission ou qui ont demandé
une copie de la demande de soumissions, d'un
document auquel elle renvoie ou d'un document
additionnel qui y est lié.
8.3. Vérification auprès des soumissionnaires
La Municipalité peut, après l'ouverture des soumissions,
requérir
d'un
soumissionnaire
tout
document
ou
information qu'elle juge pertinent.
Aux
fins
de
détermination
de
la
conformité
des
soumissions reçues, la Municipalité peut réaliser des
vérifications auprès du soumissionnaire, conformément
aux modalités prévues aux documents d'appel d'offres.
8.4. Analyse des soumissions reçues
Aux fins de l'adjudication du contrat, la Municipalité
procède à l'analyse des soumissions reçues, en appliquant
les exigences prévues aux documents d'appel d'offres. Ce
processus d'analyse s'étend de l'ouverture publique des
soumissions jusqu'à l'adjudication du contrat. La réception,
l'ouverture et l'évaluation des soumissions reçues sont
faites sous réserve du respect des conditions essentielles
du document d'appel d'offres.
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Politique de gestion contractuelle - Mars 2023
15
Le choix de l'adjudicataire se fait en utilisant le mode
d'adjudication prévu au document d'appel d'offres.
8.5. Processus d'évaluation qualitative des offres
8.5.1. Secrétaire de comité de sélection
La Direction générale adjointe agit d'office à
titre de Secrétaire de comité de sélection. La
direction générale siège d'office sur le comité.
Les membres du conseil ne sont pas éligibles au
poste de secrétaire de comité de sélection (Code
municipal, art. 936.0.1.1, par. 3).
Le secrétaire d'un comité de sélection se doit de
préserver sa neutralité dans l'exercice de ses
fonctions.
8.5.2. Rôle du Secrétaire de comité de sélection
Le Secrétaire assure l'encadrement des travaux du
comité de sélection et il doit :
➢ informer les membres de leur rôle et du
fonctionnement des travaux;
➢ préciser
aux
membres
les
étapes
de
l'évaluation;
➢ s'assurer que les membres comprennent le
sens des différents critères d'évaluation et de la
grille de pondération prévus par les documents
d'appel d'offres.
Il doit voir au bon déroulement des travaux afin de
préserver l'intégrité du processus d'évaluation, en
veillant à la liberté et au droit de parole de chaque
membre.
Le Secrétaire de comité de sélection a le pouvoir de
dissoudre un comité, s'il arrive à la conclusion que
le processus est entaché d'irrégularité qui mettrait
en doute les travaux de ce comité.
8.5.3. Nomination
Dans le but de conserver la confidentialité de
l'identité des membres du comité de sélection, le
conseil municipal délègue à la direction générale, le
pouvoir de nommer les membres du comité chargé
d'analyser les offres dans le cadre d'un appel
d'offres utilisant des critères autres que le seul prix
selon le processus prescrit par la Loi.
8.5.4. Constitution du comité de sélection
Aux fins de la constitution du comité de sélection, le
Secrétaire de comité de sélection invite les
candidats retenus par la Direction générale, en
fonction de leur compétence propre à l'objet du
contrat projeté, de leur expérience en tant que
membre d'un comité ou de leur connaissance des
besoins de la Municipalité.
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Politique de gestion contractuelle - Mars 2023
16
Dans la mesure du possible, les membres du comité
ne doivent avoir aucun lien hiérarchique direct entre
eux. La Direction générale peut autoriser le recours
à des candidats externes.
Ne peut être membre d'un comité de sélection un
membre du conseil.
Tout membre du conseil, tout employé de la
Municipalité et toute personne dont les services sont
retenus par celle-ci, doit préserver, en tout temps, la
confidentialité de l'identité des membres de tout
comité de sélection.
8.5.5. Conflit d'intérêts
Est inéligible à occuper la fonction de membre d'un
comité de sélection, toute personne qui a un intérêt
direct ou indirect avec l'un ou l'autre des
soumissionnaires en évaluation ou avec toute
personne associée, actionnaire ou membre du
conseil
d'administration
d'un
de
ces
soumissionnaires.
Chaque membre retenu pour siéger à un comité de
sélection signe, avant le début de son mandat, un
document en vertu duquel il s'engage à :
➢ ne divulguer, en aucun cas, le mandat qui lui est
confié
et
maintenir,
en
tout
temps,
la
confidentialité de ses travaux;
➢ ne pas entrer en communication directement
avec un soumissionnaire et à signaler au
secrétaire du comité, toute tentative en ce sens
d'un soumissionnaire;
➢ juger les offres présentées sans partialité;
➢ évaluer les offres sur la base de leur contenu
uniquement
et
non
de
la
connaissance
antérieure qu'il peut avoir d'un soumissionnaire;
➢ procéder à l'analyse individuelle de la qualité de
chacune des soumissions conformes, et ce,
avant l'évaluation en comité de sélection;
➢ prendre toutes les précautions appropriées pour
éviter de se placer dans une situation de conflit
d'intérêts réelle ou apparente;
➢ prendre toutes les précautions nécessaire pour
assurer l'indépendance que requièrent ses
fonctions et doit, notamment, se désister si son
jugement est subordonné à l'effet d'une
pression exercée sur lui par quiconque.
8.5.6. Déclaration du soumissionnaire
Lors d'un appel d'offres, tout soumissionnaire doit
communiquer à la Municipalité le formulaire que l'on
retrouve à l'Annexe 2 relatif à l'intégrité et la
probité du soumissionnaire, signé par lui, dont la
forme et le contenu sont prescrits dans les
documents d'appel d'offres.
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17
9.
L'EXÉCUTION DU CONTRAT
9.1. Assurances
Lorsque le contrat prévoit une clause obligeant la
détention d'une assurance de responsabilité civile, cette
dernière devra obligatoirement désigner la Municipalité de
Chénéville à titre de tiers assuré et prévoir qu'elle est
prioritaire aux autres assurances semblables pouvant être
détenues par la Municipalité.
La police d'assurance doit comporter la renonciation de
l'assureur à tout recours contre la Municipalité, y compris
le recours subrogatoire.
La police d'assurance ne peut être modifiée sans le
consentement écrit de la Municipalité, ni être résiliée ou
annulée sans un préavis de soixante (60) jours donné par
l'assureur, par courrier recommandé, à la Municipalité.
9.2. Suivi et surveillance
Afin de maintenir un contrôle sur la qualité et le coût des
biens livrés, des travaux exécutés ou des services rendus,
la Municipalité peut exiger qu'un cocontractant lui produise
un rapport écrit portant notamment sur :
9.2.1. le fonctionnement des biens livrés;
9.2.2. le déroulement des travaux ou des services rendus;
9.2.3. leur degré d'avancement par rapport à l'ensemble;
9.2.4. les dépenses engagées au moment de la rédaction
du rapport;
9.2.5. toute situation ayant eu pour effet de retarder son
exécution des travaux ou sa prestation de services,
incluant les faits expliquant la survenance d'une telle
situation.
À défaut de remettre le rapport exigé dans le délai prescrit,
un cocontractant encourt les pénalités et sanctions
prévues par le contrat.
9.3. Action corrective
Pendant la phase de réalisation du contrat, lorsque la
Municipalité constate que le cocontractant ne se conforme
pas aux exigences et réquisitions des documents d'appel
d'offres, elle peut émettre une demande d'action corrective
à l'égard du cocontractant qui devra notamment :
9.3.1. prendre les mesures pour corriger la situation;
9.3.2. prendre les mesures nécessaires afin que la situation
ne se reproduise plus;
9.3.3. mettre en œuvre toutes les actions requises par la
Municipalité.
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18
9.4. Facturation
Toute facture devra être produite à l'intérieur des délais
prévus au contrat ou aux documents d'appel d'offres, le
cas échéant.
Chaque
facture
doit
comprendre
les
informations
suivantes :
9.4.1. être faite au nom de la Municipalité;
9.4.2. un numéro de facture clairement identifié;
9.4.3. le détail des services exécutés;
9.4.4. le prix unitaire selon le contrat;
9.4.5. la quantité selon les unités de mesure indiquées au
bordereau de soumission;
9.4.6. le total avant taxes;
9.4.7. la taxe sur les produits et services (TPS) et le
numéro de compte;
9.4.8. la taxe de vente du Québec (TVQ) et le numéro
d'inscription;
9.4.9. le montant total de la facture.
En cas de défaut de se conformer à ces exigences, la
Municipalité peut refuser le paiement de la facture jusqu'à
ce que cette dernière soit modifiée en conséquence.
Le délai de paiement est fixé à soixante (60) jours à
compter de la réception de la facture par la Municipalité.
Aucun intérêt ne peut être facturé à la Municipalité pour
toute facture non acquittée dans ce délai.
9.5. Modification du contrat
9.5.1. Mesures préventives
La Municipalité définit ses besoins de manière à
prévenir
et
à
éviter,
lorsque
possible,
la
modification subséquente du contrat.
9.5.2. Analyse systématique
Un contrat ne peut être modifié que dans la
mesure où la modification envisagée constitue un
accessoire à celui-ci et n'en change pas la nature.
Avant qu'un contrat ne soit modifié, la Municipalité
considère notamment les aspects qualitatifs et
quantitatifs suivants :
➢ la nature du contrat (prix forfaitaire, unitaire,
etc.);
➢ la prévisibilité des biens, services ou travaux
faisant l'objet de la modification;
➢ les effets de la modification sur l'exécution du
contrat initial;
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19
➢ le coût de la modification par rapport à la
valeur du contrat adjugé;
➢ le site où les travaux sont exécutés;
➢ le contexte de son exécution;
➢ les méthodes, les pratiques, les pièces, les
accessoires, l'outillage ou le matériel requis
pour exécuter les travaux à l'origine de la
modification.
9.5.3. Dépense relative à une modification
Toute modification à un contrat doit faire l'objet
d'une autorisation en fonction des Règlements et
Lois en vigueur.
9.6. Protection des renseignements personnels
La Municipalité est un organisme public assujetti à la Loi
sur l'accès aux documents des organismes publics et à la
protection des renseignements personnels, R.L.R.Q., c. A-
2.1 (Loi sur l'accès).
9.6.1. Définitions
«
Renseignement
personnel
»
:
tout
renseignement qui concerne une personne physique
et qui permet de l'identifier.
«
Renseignement
confidentiel
»
:
tout
renseignement dont l'accès est assorti d'une ou de
plusieurs restrictions prévues par la Loi sur l'accès,
notamment un renseignement ayant des incidences
sur les relations intergouvernementales, sur les
négociations
entre
organismes
publics,
sur
l'économie, sur l'administration de la justice et la
sécurité publique, sur les décisions administratives
ou politiques ou sur la vérification.
9.6.2. Obligations
Lorsqu'un cocontractant obtient des renseignements
personnels ou confidentiels dans le cadre de la
réalisation de son contrat ou générée à l'occasion
de sa réalisation, il s'engage à:
a) s'assurer que son personnel et ses sous-
traitants respectent les obligations prévues à la
Loi sur l'accès et qui incombent à la Municipalité;
b) prendre toutes les mesures de sécurité propres
à assurer la confidentialité des renseignements
personnels et confidentiels à toutes les étapes
de la réalisation du contrat;
c) procéder, à ses frais, à la destruction des
renseignements personnels et confidentiels en
se conformant à la Fiche d'information sur la
destruction
des
documents
contenant
des
renseignements personnels de la Commission
d'accès à l'information du Québec, dans les
soixante (60) jours suivant la fin du contrat;
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Politique de gestion contractuelle - Mars 2023
20
d) informer
le
Responsable
de
l'accès
aux
documents
et
à
la
protection
des
renseignements personnels de la Municipalité,
dans les plus brefs délais, de tout manquement
aux
obligations
prévues
aux
présentes
dispositions ou de tout événement pouvant
risquer de porter atteinte à la sécurité ou à la
confidentialité des renseignements personnels
ou confidentiels.
La fin du contrat ne dégage aucunement le
prestataire de services et le sous-traitant de leurs
obligations et de leurs engagements relatifs à la
protection
des
renseignements
personnels
et
confidentiels.
10. ÉVALUATION DE RENDEMENT
La Municipalité peut procéder à une évaluation de rendement
insatisfaisant d'un fournisseur ou entrepreneur et utiliser cette
évaluation :
➢ pour exclure le fournisseur ou entrepreneur du fichier de
fournisseurs, le cas échéant;
➢ pour décider de ne pas inviter ce fournisseur ou
entrepreneur à soumissionner ou ne pas lui demander de
prix, selon le cas;
➢ pour rejeter ce fournisseur ou entrepreneur dans le cadre
d'un appel d'offres public, conformément aux dispositions
de la Loi.
Lorsque le rendement d'un fournisseur ou d'un entrepreneur
est considéré comme insatisfaisant, la direction générale
achemine au fournisseur ou à l'entrepreneur, le rapport
d'évaluation de rendement pour commentaires, au plus tard le
60e jour suivant la fin du contrat qui en fait l'objet.
Le
fournisseur
ou
entrepreneur
doit
transmettre
ses
commentaires au Service du greffe, par écrit, au plus tard le
30e jour suivant la réception de ce rapport.
À la réception des commentaires du fournisseur ou de
l'entrepreneur, ou à l'expiration du délai de 30 jours, la
direction générale émet une recommandation selon l'une des
options suivantes :
➢ maintenir le rapport de rendement insatisfaisant;
➢ rejeter le rapport de rendement insatisfaisant;
➢ rejeter le rapport et appliquer une mesure corrective ou
préventive durant l'exécution du contrat afin de permettre
au fournisseur ou à l'entrepreneur de s'amender, lorsque
possible.
L'évaluation de rendement devient définitive en étant
approuvée par le conseil. Cette approbation doit être obtenue
au plus tard le 60e jour suivant la réception des commentaires
du fournisseur ou de l'entrepreneur.
Municipalité de Chénéville
Politique de gestion contractuelle - Mars 2023
21
En l'absence de commentaires du fournisseur ou de
l'entrepreneur, l'évaluation de rendement devient définitive, le
tout, conformément aux dispositions du présent article.
La direction générale transmet une copie certifiée conforme de
la résolution d'approbation du conseil.
11. PLAINTES
Toute personne qui est témoin de la commission d'un acte qui
lui apparaît contraire à la présente Politique, aux lois
applicables en matière de collusion et de truquage des offres,
de trafic d'influence ou corruption, ou qui lui semble constituer
de l'intimidation, doit en informer la Municipalité.
12. SANCTIONS
Tout membre du conseil municipal, employé ou mandataire de
la Municipalité qui contrevient sciemment à la présente
Politique est passible des sanctions prévues par les lois en
vigueur.
De plus, lorsqu'un employé contrevient sciemment à la
Politique, des mesures peuvent être prises pour faire cesser ou
sanctionner le comportement fautif, conformément aux règles
et procédures établies dans les lois du travail, les conventions
collectives, dans toute entente établissant les conditions de
travail des employés non syndiqués, dans un contrat individuel
de travail, ou dans tout autre document ou texte réglementaire
ou législatif applicable.
Toute personne dont les services sont retenus par la
Municipalité qui contrevient sciemment à la Politique, en outre
de toute pénalité pouvant être prévue à l'entente la liant à la
Municipalité, peut voir son contrat résilié et engage sa
responsabilité. De même, cette personne peut devenir non
admissible à soumissionner ou à obtenir tout contrat de la part
de la Municipalité pour une période maximale de deux (2) ans.
Toute personne qui contrevient aux dispositions de la présente
Politique peut voir sa soumission rejetée et engage sa
responsabilité. De même, cette personne peut devenir non
admissible à soumissionner ou à obtenir tout contrat de la part
de la Municipalité pour une période maximale de cinq (5) ans.
Lorsque le contrat est en cours, la Municipalité peut appliquer
les sanctions prévues au contrat, dont procéder à sa résiliation.
À l'exception des sanctions applicables aux membres du
conseil municipal, toute décision concernant les sanctions
prévues par la présente disposition est prise par la direction
générale.
13. ANALYSE
DU
PROCESSUS
DE
GESTION
CONTRACTUELLE
La direction générale doit évaluer annuellement le processus
contractuel afin d'assurer ou de mettre à jour les processus en
lien avec l'application de la présente Politique.
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22
14. FORMATION ET ÉVALUATION
La direction générale est responsable de mettre en place un
programme de formation et d'évaluation pour le personnel de
la Municipalité ayant à participer au processus contractuel. Ce
programme devra voir à sensibiliser le personnel sur divers
enjeux et obligations qui sont prévus à la présente Politique.
15. RAPPORT ANNUEL
La direction générale dépose annuellement au conseil
municipal, au plus tard le 31 janvier de l'année suivante, un
rapport effectué par le sous-comité en gestion contractuelle,
relatif à l'application de la présente Politique, en faisant état de
ses constatations et recommandations, le cas échéant.
Ce rapport devra présenter :
➢ les mesures mises en place par la direction générale et le
sous-comité pour voir à la formation et à la mise à jour des
connaissances du personnel pour toute matière prévue
dans la présente Politique;
➢ la liste des contrats conclus de plus de 25 000$ ainsi que
le nombre de contrats par nature et montant, comme
détaillé au SEAO;
➢ les résultats d'audits, sans informations nominatives,
effectués
par
le
responsable
de
la
performance
organisationnelle.
16. DISPOSITIONS FINALES ET MESURES TRANSITOIRES
La présente Politique abroge et remplace la Politique de
gestion contractuelle de la municipalité adoptée le 10 janvier
2011 de même que le règlement numéro 2021-104 la
modifiant, ainsi que tout règlement précédent portant sur l'une
ou l'autre des dispositions qui y sont mentionnées, le tout
conformément aux dispositions transitoires de la Loi visant
principalement à reconnaître que les municipalités sont des
gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur
autonomie et leurs pouvoirs (2017, chap. 13, art. 278).
La présente Politique entre en vigueur conformément à la Loi
et est publiée sur le site Internet de la Municipalité. De plus,
une copie du règlement la constituant est transmise au MAMH.
______________________
____________________________
Maxime Proulx-Cadieux Krystelle Dagenais
Maire Directrice générale
Calendrier
Avis de motion et présentation du projet de règlement : 6 février 2023 par la résolution : 2023-02-022
Adoption du règlement 2023-112: 6 mars 2023
par la résolution : 2023-03-041
Entrée en vigueur: 7 mars 2023
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Politique de gestion contractuelle - Mars 2023
23
ANNEXE 1
DOCUMENT D'INFORMATION
(Gestion contractuelle)
(Article 13 du règlement numéro 2023-112 sur la gestion
contractuelle)
La Municipalité a adopté un Règlement sur la gestion contractuelle
prévoyant des mesures visant à :
−
favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter
contre le truquage des offres;
−
assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière de lobbyisme et du Code de déontologie des
lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
−
prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de
corruption;
−
prévenir les situations de conflit d'intérêts;
−
prévenir toute autre situation susceptible de compromettre
l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de
soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
−
encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser
la modification d'un contrat;
−
favoriser, dans la mesure du possible et selon les critères et
principes prévus au règlement, la rotation des éventuels
cocontractants à l'égard des contrats qui comportent une
dépense de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil de la
dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une
demande de soumissions publique en vertu de l'article 935
C.M.
Ce règlement peut être consulté en cliquant sur le lien ci-après :
https://www.ville-cheneville.com/reglements.
Toute personne qui entend contracter avec la Municipalité est
invitée à prendre connaissance de la Politique sur la gestion
contractuelle et à s'informer auprès du directeur général si elle a
des questions à cet égard.
Par ailleurs, toute personne qui aurait de l'information relativement
au non-respect de l'une ou l'autre des mesures y étant contenues
est invitée à en faire part au directeur général ou au maire. Ces
derniers verront, si cela s'avère nécessaire, à prendre les mesures
utiles ou référer la plainte et la documentation aux autorités
compétentes.
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24
ANNEXE 2
DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE
(Gestion contractuelle)
Je,
soussigné(e),
soumissionnaire
ou
représentant
du
soumissionnaire
________________________,
déclare
solennellement qu'au meilleur de ma connaissance :
a)
la présente soumission a été préparée et déposée sans qu'il y
ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec
toute autre personne en contravention à toute loi visant à
lutter contre le truquage des offres;
b)
ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou
employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à une
communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat,
ou, si telle communication d'influence a eu lieu, je déclare que
cette communication a fait l'objet d'une inscription au registre
des Lobbyistes, telle qu'exigée en vertu de la loi le cas
échéant;
c)
ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou
employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à des
gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à
l'endroit d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou
employé ou de toute autre personne œuvrant pour la
Municipalité dans la cadre de la présente demande de
soumissions.
ET J'AI SIGNÉ :
Affirmé solennellement devant moi à
ce e jour de 20__
Commissaire à l'assermentation pour le Québec
Municipalité de Chénéville
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25
ANNEXE 3
DÉCLARATION DU MEMBRE D'UN COMITÉ DE SÉLECTION
Je, soussigné(e), membre du comité de sélection relativement à
(identifier le contrat), déclare solennellement n'avoir aucun intérêt
pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard de ce contrat.
Je m'engage à ne pas divulguer le mandat qui m'a été confié par la
Municipalité, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter
d'utiliser ou de communiquer, tant pendant mon mandat qu'après
celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion
de l'exercice de mes fonctions de membre du comité de sélection.
ET J'AI SIGNÉ :
Affirmé solennellement devant moi à
ce e jour de 20__
Commissaire à l'assermentation pour le Québec
Municipalité de Chénéville
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26
ANNEXE 4
FORMULAIRE D'ANALYSE POUR LE CHOIX D'UN MODE DE
PASSATION
BESOIN DE LA MUNICIPALITÉ
Objet du contrat :
Objectifs particuliers (économies souhaitées, qualité,
environnement, etc.)
Valeur estimée de la dépense (incluant les
options de renouvellement)
Durée du contrat
MARCHÉ VISÉ
Région visée :
Nombre d'entreprises
connues :
Est-ce que la participation de toutes les
entreprises connues est souhaitable?
Oui
Non
Sinon justifiez.
Estimation du coût de préparation d'une soumission.
Autres informations pertinentes
MODE DE PASSATION CHOISI
Gré à Gré
Appel d'offres public régionalisé
Appel d'offres sur invitation
Appel d'offres public ouvert à
tous
Dans le cas d'un contrat passé de gré à gré,
les mesures du Règlement de gestion
contractuelle pour favoriser la rotation ont-
elles été considérées?
Oui
Non
Si oui, quelles sont les mesures concernées?
Sinon, pour quelle raison la rotation n'est-elle pas envisageable?
SIGNATURE DE LA PERSONNE RESPONSABLE
Prénom, nom
Signature
Date