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Politique de dons et
commandites
1. OBJET
Soucieuse de contribuer au bien-être collectif et au dynamisme de son milieu, la présente
politique a pour but de définir clairement et d'encadrer tout le processus d'évaluation
des demandes de soutien adressées au conseil municipal en tenant compte des
préoccupations de la Municipalité.
2. PRINCIPES
Pour recevoir quelque soutien financier que ce soit, tout organisme doit faire une
demande écrite au conseil municipal. Pour toutes demandes de plus de 100 $, le
demandeur doit obligatoirement remplir le formulaire à cet effet.
Le conseil municipal a la responsabilité d'appliquer cette politique d'une manière
juste et équitable pour chaque demande, en fonction de ses orientations toujours en
gardant à l'esprit que la municipalité n'est pas un organisme subventionnaire.
Les ententes conclues ne doivent d'aucune façon constituer un engagement pour
l'avenir.
Les demandes de dons et commandites consenties doivent avoir comme objectif de
servir la collectivité de Chesterville.
Le demandeur ne doit pas être associé, ni son activité, son événement ou son projet,
à une cause différente de celles évoquées dans l'article 4 de la Loi sur les
compétences municipales; la culture, les loisirs, les activités communautaires et les
parcs ainsi que le développement économique local, la production d'énergie et les
systèmes communautaires de télécommunication, l'environnement, la salubrité, les
nuisances, la sécurité et le transport.
3. DÉFINITIONS
3.1.
Don
Un don est une contribution financière ou un soutien technique qu'accorde la
Municipalité, sans autre visée publicitaire, à des fins caritatives, pour soutenir
la réalisation d'une activité, d'un événement ou d'un projet.
3.2.
Commandite
Une commandite est un soutien financier ou technique qu'effectue la
Municipalité en échange d'une contrepartie d'affaire ou dans un effort de
promotion. La contrepartie peut prendre la forme de publicité ou de visibilité
pour la tenue de l'activité, de l'événement ou du projet.
3.3.
Conseil municipal
Désigne les membres du conseil municipal de la Municipalité de Chesterville.
4. OBJECTIFS
La présente politique vise l'atteinte des principaux objectifs suivants :
- Favoriser une meilleure évaluation des demandes adressées au conseil municipal;
- Assurer une saine gestion des fonds publics administrés par la Municipalité;
- Établir un traitement juste, efficace et équitable des demandes en conformité
avec les orientations poursuivies par la municipalité et en respect de la Loi sur les
compétences municipales;
- Soutenir les activités, évènements et projets visées par les différents plans et
politiques de la municipalité;
- Promouvoir l'entraide et la mobilisation.
5. CLIENTÈLES CIBLES
- Organisme situé dans la municipalité de Chesterville.
- Organisme régional desservant un ou des individus de la région.
6. MODALITÉS D'APPLICATION
6.1.
Demande de moins de 100 $
Ces demandes sont directement acheminées au conseil municipal pour prise
de décision, sans être analysées par l'équipe administrative de la municipalité
au préalable.
6.2.
Demande de 100 $ et plus
Les demandes sont d'abord analysées par la trésorerie et doivent satisfaire à
une liste de critères obligatoires. Seulement les demandes ayant répondu aux
critères obligatoires sont acheminées au conseil municipal. À cette occasion,
les membres du conseil municipal déterminent l'octroi du don ou de la
commandite ainsi que son montant. Les demandes doivent, pour être
analysées, être accompagnées du formulaire de demande de dons et
commandites complétées. La grille d'analyse est complétée par la trésorerie
et annexée à chaque demande. Ces demandes sont archivées avec la grille
d'analyse.
6.3.
Dates et dépôt des demandes
Avant le quatrième lundi de chaque mois pour être traitée le mois suivant.
7. CRITÈRES OBLIGATOIRES
Les éléments suivants doivent être clairement identifiés au formulaire de demande
de dons et commandites pour être admissibles. L'omission, l'absence ou le non-
respect d'un des critères ci-dessous entraine le rejet automatique de la demande.
7.1.
Le conseil municipal n'accorde aucun don ou commandite à des individus, des
commerces, des entreprises ou des institutions privées.
7.2.
Toute demande de moins de 100 $ doivent être fait au conseil municipal par
écrit, en expliquant clairement la raison de la demande.
7.3.
Toute demande de don et commandite de plus de 100 $, pour être soumise à
l'étude, doit être lisiblement complétées sur le formulaire à cet effet,
disponible à la réception du bureau municipal ainsi que sur le site Internent
de la municipalité.
7.4.
L'organisme doit démontrer que des mesures visant à diminuer l'impact
environnemental de l'activité, l'évènement ou le projet sont mises en place.
7.5.
L'organisme doit démontrer en quoi son activité, son évènement ou son
projet rejoint une ou des préoccupations de la municipalité, lesquelles se
retrouvent dans le plan stratégique et les politiques sociales adoptés.
8. RÉPONSE
8.1.
Un accusé de réception sera envoyé sur réception d'une demande.
8.2.
Une lettre sera transmise au demandeur pour donner suite à l'acceptation ou
le refus d'une demande.
9. BILAN
Dans le cas d'un don ou d'une commandite de 500 $ ou plus, l'organisme devra
remettre un bilan à la municipalité, dans un délai de trois (3) mois suivant la réalisation
de l'action financée. Ce dernier se veut un résumé de la réalisation de l'objet, des
retombées et des résultats obtenus. À défaut du respect de cette exigence,
l'organisme pourra voir ses demandes subséquentes rejetées.
10. DISPOSITIONS FINALES
La présente politique entre en vigueur le 4 mai 2020.
Cette politique remplace toutes directives, politiques ou résolutions adoptées
antérieurement.
Pour information ou pour soumettre votre demande de don ou de commandite :
Bureau municipal de Chesterville
486 rue de l'Accueil, Chesterville (QC), G0P 1J0
Téléphone : 819-382-2059
Courriel : [email protected]
Formulaire de demande de dons et commandites - Municipalité de Chesterville
1. Identification de l'organisme demandeur
Nom de l'organisme :
Constitution légale de l'organisme :
Adresse complète :
Téléphone :
Courriel :
Personne responsable et fonction:
2. Raison de la demande
Titre du projet :
Date du projet :
Lieu du projet :
À qui s'adresse le projet :
Description du projet :
3. Nature de la demande : DON COMMANDITE
Demande :
Montant :
4. Visibilité offerte à la municipalité en cas de commandite
5. Préoccupations municipales et impacts sur la communauté
Identifiez une ou des préoccupations municipales qui correspondent à votre projet. Détaillez quels
sont les impacts souhaités sur la communauté.
6. Mesures environnementales prises pour diminuer l'effet du projet sur l'environnement
7. Documents à joindre avec la demande
Copie des lettres patentes
Dernier rapport d'activité
Signature
Date