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Municipalité
Du Canton Clermont
Politique de gestion
Contractuelle
Le 10 janvier 2011
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
PRÉSENTATION
La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s'appliquant
aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes
contractant ou voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de
préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement
deux mesures spécifiques.
Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition
législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de gestion de contrats municipaux.
LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE
1.
Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas
communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du
comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une
soumission
a)
Le conseil délègue à la directrice générale le pouvoir de former tout comité de sélection
nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent.
b)
Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et être
composé d'au moins trois membres.
c)
Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doivent préserver, en tout
temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection.
d)
Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les documents d'appel
d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
-
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses
représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une influence, avec un des
membres du comité de sélection.
-
Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de
l'influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée.
2.
Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres
a)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a
été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement
avec tout autres soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour
influencer les prix soumis.
b)
Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant que si un
soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un
arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix
soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
3.
Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi
a)
Tout membre du conseil ou tout employé s'assure que toute personne qui cherche à l'influencer
est inscrite au registre du lobbyiste prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme (« loi »). Si la personne n'est pas inscrite au registre, il l'invite à le faire.
b)
Si une personne refuse de s'inscrire au registre des lobbyistes ou de respecter la Loi ou le Code
de déontologie des lobbyistes (« code»), le membre du conseil ou l'employé s'abstient de traiter
avec cette personne et, s'il y a lieu, communique avec le commissaire au lobbyisme.
c) Tout appel d'offres et tout contrat doit prévoir :
-
Une déclaration dans laquelle le soumissionnaire ou, le cas échéant, le cocontractant atteste que
ni lui ni aucun de ses représentants ne se sont livré à une communication d'influence aux fins
de l'attribution du contrat ou, si une communication d'influence a eu lieu, que l'inscription au
registre des lobbyistes a été faite et que la Loi et le Code ont été respectés.
- Une clause permettant à la municipalité, en cas de non-respect de la Loi ou du Code, de rejeter
la soumission, de ne pas conclure le contrat ou de le résilier si le non-respect est découvert
après l'attribution du contrat.
4.
Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de
corruption
a)
La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la
mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées
ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de
ses collaborateurs ou employés ne se sont livrés à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence
ou de corruption.
c)
Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes
mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
5.
Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
a)
Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un
contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent
déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentiel.
b)
Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi
d'un appel d'offres ou d'un contrat.
c)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il n'existait aucun
lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un
membre du conseil ou un fonctionnaire.
6.
Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre
l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat
qui en résulte
a)
Aux fins de tout appel d'offres est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est confié le
mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout
document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit
s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres.
b)
Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la
municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres
autrement qu'en recommandant le demandeur à la personne responsable.
7.
Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification
d'un contrat.
a)
La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de
modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que si elle est accessoire
au contrat et n'en change pas la nature.
b)
La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de chantier
régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
* * * * *