Politique de confidentialité de la Municipalité du Canton de Cleveland — full text

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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA MUNICIPALITÉ DU CANTON DE CLEVELAND DÉCEMBRE 2024 Page | 1 sur 7 Loi sur la Protection des Données Personnelles au Québec (Loi 25) La loi sur la protection des Données Personnelles au Québec, couramment désignée sous le nom de la Loi 25, représente un fondement crucial pour la préservation de la confidentialité des données personnelles à l'ère numérique. Cette législation, promulguée en septembre 2022, a pour objectif fondamental de renforcer la protection des informations personnelles et d'accroître les obligations des entreprises qui les traitent. La Loi 25 repose sur une vision visant à garantir que toutes les données personnelles sont traitées de manière sécurisée, en stricte conformité avec les principes fondamentaux de respect de la vie privée, dans le but de maintenir la confiance du public envers la gestion de ses données. Dans le cadre de notre engagement envers la protection des données personnelles, notre Politique de confidentialité est strictement alignée sur les dispositions de la Loi 25. Afin de promouvoir une transparence totale concernant notre approche en matière de confidentialité des données, nous exposons ci-dessous les éléments essentiels de notre Politique de confidentialité. Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour la Municipalité du Canton de Cleveland, qui est responsable de ce site. La présente politique de confidentialité a pour but de vous renseigner sur : - La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels. Sont considérés comme des renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier. Il s'agit notamment de votre nom et prénom, de votre adresse électronique ou encore de votre adresse IP ; - Vos droits à l'égard de ces renseignements ; - Le responsable du traitement des renseignements personnels collectés ; - Les tiers à qui sont transmis ces renseignements ; - La politique du site en matière de fichiers témoins (« cookies »). 1. INFORMATION TRANSMISE AUTOMATIQUEMENT Ce site ne place aucun fichier témoin de connexion (cookies) permanent dans les disques durs des utilisateurs. Cependant, lorsqu'un témoin temporaire est requis pour la navigation dans le site, ce fichier est inscrit dans la mémoire vive et est automatiquement supprimé lorsque le visiteur ferme sa session Internet. Les fichiers logs de notre serveur ne contiennent que l'Adresse IP et le type de navigateur (Chrome, Firefox, Edge, etc.) du visiteur et sont supprimés après 30 jours maximum. Page | 2 sur 7 Lorsque vous accédez au site, un échange d'information s'effectue automatiquement entre votre ordinateur et notre serveur sans que vous ayez à intervenir. Cette information ne vous identifie pas personnellement. L'information échangée est la suivante : - Le nom de domaine de votre fournisseur Internet (par exemple, « compagnie.com » si vous utilisez un compte privé d'accès Internet, ou « universiste.edu » si votre accès se fait par l'entremise d'une université) et votre adresse IP (en général, une adresse IP est un numéro unique assigné à votre ordinateur quand il est relié à Internet et qui permet d'acheminer sans erreur les documents qui vous sont destinés) ; - Le type de navigateur et le système d'exploitation que vous utilisez ; - La date et l'heure à laquelle vous accédez à notre site ; - Les pages que vous consultez et la durée de ces consultations ; - Si vous accédez à notre site à partie d'un autre site, l'adresse de ce site (site référent). Cet échange d'information n'est requis qu'en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet. La Municipalité du Canton de Cleveland conserve l'information nécessaire pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par la clientèle du site, les sites référents et le pays d'origine des internautes. Cette information n'est d'aucune façon utilisée pour colliger, communiquer ou échanger des listes d'utilisateurs. 2. AUTRES SITES Notre site contient des hyperliens vers d'autres sites. Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez le site Internet de la Municipalité du Canton de Cleveland. Les renseignements alors échangés ne sont plus assujettis à la Politique de confidentialité de la Municipalité du Canton de Cleveland, mais à celle du site visité. 3. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Nous collectons les renseignements personnels suivants : - Nom ; - Prénom ; - Adresse électronique ; - Numéro de téléphone ; - Adresse postale ; - Date de naissance (pour l'inscription à la Fête des nouveau-nés). Page | 3 sur 7 Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis par l'entremise du mode de collectes décrites ci-bas, dans la section « Formulaires et modes de collectes ». 4. FORMULAIRES ET MODE DE COLLECTE Vos renseignements personnels sont collectés par l'entremise des méthodes suivantes : - Formulaire d'inscription à la réception du Journal municipale « Le Jaseur » (éventuellement) ; - Formulaire d'inscription au système d'alerte à la population ; - Formulaire de demande de permis ou d'autorisation ; - Formulaire d'inscription à des activités ; - Formulaire « Nous joindre » ; - Sondages. Les renseignements ainsi collectés sont utilisés aux fins suivantes : - Transmissions d'informations destinées aux citoyens (ex. : Journal municipal « Le Jaseur » (éventuellement), système d'alerte à la population) ; - Transmissions d'informations nécessaires à l'inspecteur pour traiter les demandes de permis ou d'autorisation ; - Transmissions d'informations nécessaires au service des loisirs pour traiter les demandes d'inscription aux événements et activités ; - Transmissions d'informations nécessaires aux adjointes administratives, au contremaître de la voirie, à la direction générale concernant le traitement des requêtes citoyennes ; - Statistiques ; - Contact. 5. SI VOUS NOUS TRANSMETTEZ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS OU AUTREMENT CONFIDENTIELS Si vous choisissez de nous transmettre volontairement de l'information personnelle ou autrement confidentielle par courriel ou au moyen d'un formulaire électronique non sécurisé, notez que nous n'utiliserons que l'information nécessaire pour répondre à votre message ou donner suite à votre demande. Les messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de confidentialité que le courrier postal. Page | 4 sur 7 6. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Nous nous engageons à ne pas vendre à des tiers ou généralement commercialiser les renseignements personnels collectés. Cependant, il est possible que nous partagions ces informations avec des tiers pour les raisons suivantes : Utilisation uniquement sur les comptes numériques de la Municipalité du Canton de Cleveland (ex. : système d'alerte à la population). Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient partagés avec ces tiers, vous pouvez vous y opposer au moment de la collecte ou à tout moment par la suite, tel que mentionné dans la section « Droit d'opposition et de retrait ». 7. DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Le responsable du traitement des renseignements personnels conservera dans les systèmes informatiques du site et dans des conditions raisonnables de sécurité l'ensemble des renseignements personnels collectés pour une durée de cinq ans ou jusqu'à ce que vous vous y opposiez. 8. HÉBERGEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Notre site est hébergé chez Imacom Communications Inc. dont le siège est situé à l'adresse ci-après : Casier postal 212 Succursale Saint-Élie-d'Orford Sherbrooke (Québec) J1R 1A1 L'hébergeur peut être contacté au numéro de téléphone suivant : (819) 565-0055 poste 27. Les renseignements personnels que nous collectons et traitons sont transférés vers le pays suivant : Aucun. Les données du site web sont hébergées au Canada à Beauharnois, Québec. Les données concernant les permis et les autorisations sont conservées par l'inspecteur. Les données concernant les demandes d'inscription aux événements et aux activités sont conservées par le service des loisirs et archivées sur le serveur de la Municipalité du Canton de Cleveland à des fins d'historique. Les données concernant les requêtes citoyennes sont partagées entre les services nécessaires à la résolution de la requête. Elles sont archivées sur le serveur de la Municipalité du Canton de Cleveland à des fins d'historique. Page | 5 sur 7 9. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS A. Le responsable du traitement des renseignements personnels Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette Politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel au [email protected] ou par téléphone au 819 826-3546. Notre responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels. B. Obligations du responsable du traitement des renseignements personnels Le responsable du traitement des renseignements personnels s'engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n'en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés. De plus, le responsable du traitement des renseignements personnels s'engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n'entraîne pour lui des formalités, coûts ou démarches disproportionnés. Dans le cas où l'intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable du traitement s'engage à vous en informer par tout moyen. 10. DROIT D'OPPOSITION ET DE RETRAIT Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels par le site (droit d'opposition). Vous avez également le droit de demander à ce que vos renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion (droit de retrait). Afin de formuler une opposition au traitement de vos renseignements personnels ou de demander le retrait de vos renseignements personnels, vous devez écrire à l'adresse [email protected] pour en faire la demande. 11. DROIT D'ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE SUPPRESSION Vous pouvez prendre connaissance, mettre à jour ou modifier des renseignements vous concernant, ou en demander la suppression, en respectant la procédure ci- après énoncée : - L'utilisateur doit contacter le responsable du traitement des renseignements personnels pour demander les modifications requises. Page | 6 sur 7 12. SÉCURITÉ Les informations personnelles que nous collectons sont conservées dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos informations personnelles, nous avons recours aux mesures suivantes : - Protocole SSL (Secure Sockets Layer) ; - Gestion des accès - personne concernée ; - Identifiant et mot de passe ; - Pare-feu (firewalls). Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos informations. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu'on utilise Internet pour transmettre des informations personnelles. 13. CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l'adresse ci-après indiquée : https://cleveland.ca/politique-de-confidentialite/ Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur. Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette Politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui y seront apportés. 14. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil de la Municipalité du Canton de Cleveland. _________________________ _______________________________ Herman Herbers Martin Lessard, urbaniste, M.A.P Maire Directeur général et greffier- trésorier Page | 7 sur 7 ADOPTÉ PAR LE CONSEIL DE LA MUNICIPALITÉ DU CANTON DE CLEVELAND CE 2 DÉCEMBRE 2024. VRAIE COPIE CERTIFIÉE CONFORME Donné à Canton de Cleveland, le 6 décembre 2024 ____________________________________ Martin Lessard, urbaniste, M.A.P. Directeur général et greffier-trésorier