Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la MRC de Coaticook
Coaticook, Quebec
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Politique de
Confidentialité et
de Protection des
renseignements
personnels
Adoptée à la séance ordinaire du
Comité administratif (CA) de la MRC
du 13 septembre 2023
2023-CA-09-259
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
TABLE DES MATIÈRES
PRÉAMBULE ............................................................................................................................. 3
1.
ÉNONCÉ .......................................................................................................................... 4
2.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE ............................................................................................ 4
3.
PORTÉE ET ENGAGEMENT ............................................................................................... 5
4.
PRINCIPES GUIDANT L'APPLICATION ................................................................................... 5
5.
APPLICATION DE LA POLITIQUE ....................................................................................... 6
6.
INCIDENT RELIÉ À LA CONFIDENTIALITÉ ................................................................................. 7
7.
PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES .......................................................................... 9
8.
FORMATION ET SENSIBILISATION ........................................................................................... 9
9.
PRATIQUES DÉCOULANT DE LA POLITIQUE ......................................................................... 11
*Note :
Cette politique a été rédigée suivant les prescriptions du projet de Règlement sur les politiques sur les
politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un
moyen technologique qui entrera en vigueur le 1er janvier 2024, tel qu'il existait au moment de la
rédaction. La Politique se veut évolutive et sera modifiée au besoin.
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
3
Préambule
L'adoption de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de
protection des renseignements personnels (LQ 2021, chapitre 25) positionne le
Québec à l'avant-garde en matière de protection des renseignements personnels.
L'envergure de la modernisation des lois en cette matière répond aux attentes
des Québécoises et des Québécois ainsi qu'aux défis posés par les avancées
technologiques.
«Les technologies de l'information sont devenues des outils de travail et de
développement indispensables au cours des dernières années. Nous rehaussons
la protection accordée aux renseignements personnels des Québécoises et des
Québécois, pour tenir compte des nouvelles technologies qui utilisent ces
renseignements, dont les médias sociaux. Notre gouvernement est fier de
prendre les grands moyens afin de protéger adéquatement la vie privée des
individus sur les plateformes numériques.» selon le ministre Éric Caire,
responsable
de
l'Accès
à
l'information
et
de
la
Protection
des renseignements personnels et ministre délégué à la Transformation
numérique gouvernementale.
Les principaux objectifs de la loi sont : la transparence, le consentement et la
divulgation.
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique
et permettent de l'identifier. Certains ont un caractère public et ne sont pas
confidentiels, comme par exemple un nom, titre, numéro de téléphone
professionnel, échelle salariale à titre de membre du personnel d'un organisme
public, etc.
Les renseignements protégés par la Loi sur l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1)
sont confidentiels. Sauf exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le
consentement de la personne concernée. Voici quelques exemples non limitatifs
: le nom, l'adresse, le cellulaire, l'origine ethnique, la religion, l'état matrimonial
et le niveau d'instruction; l'adresse électronique, les messages de courriel et
l'adresse IP, etc.
Les renseignements personnels sensibles le sont par leur nature ou en raison du
contexte de leur utilisation ou communication. Citons à titre d'exemples : la
condition médicale, des renseignements biométriques ou financiers, etc.
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Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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1.
ÉNONCÉ
En conformité avec sa mission, sa vision, ses orientations stratégiques et sa
culture organisationnelle, la MRC de Coaticook s'engage à ne donner accès qu'à
un nombre restreint de personnes aux renseignements personnels sensibles
qu'elle peut détenir. Bien que la MRC ne puisse garantir la perte, l'emploi abusif
ou la modification de ce type de données, elle s'engage à ne ménager aucun effort
et à utiliser toute son expertise afin que de tels incidents ne puissent survenir.
La MRC de Coaticook comprend toute l'importance qu'une personne accorde à
sa vie privée et sait aussi que pour gagner la confiance de ses partenaires,
citoyens, clients, fournisseurs et employés, elle doit faire des efforts constants et
soutenus.
La multiplication des supports électroniques rend nécessaire l'adoption de
nouvelles mesures de protection de la vie privée. Non seulement la MRC de
Coaticook accueille favorablement l'adoption de cette loi, mais le personnel de la
MRC est continuellement à la recherche de nouveaux moyens permettant
d'assurer la protection des renseignements personnels dont la MRC dispose et
leur utilisation responsable et respectueuse.
2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
La politique de la MRC de Coaticook est conçue pour veiller à ce que la MRC
respecte ses obligations en vertu de la Loi en ce qui a trait à la gestion des
renseignements personnels durant le cycle de vie de l'information. Cela signifie,
entre autres, de veiller à la protection des renseignements personnels en prenant
des mesures de sécurité raisonnables contre les risques tels que la collecte, le
stockage ou rangement, l'utilisation, la divulgation et le déclassement, de même
que l'accès non autorisés de ces renseignements.
La Politique de confidentialité de la MRC vise les objectifs suivants :
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer
efficacement la confidentialité de tout renseignement personnel recueilli
par tout moyen technologique ;
Protéger la confidentialité de tout renseignement personnel recueilli par la
MRC tout au long de son cycle de vie ;
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout
renseignement personnel, les fins pour lesquelles celui-ci est recueilli et son
traitement au sein de la MRC ;
Assurer la confiance du public en la MRC, faire preuve de transparence
concernant le traitement des renseignements personnels et les mesures de
protection des renseignements personnels appliquées par la MRC et leur
donner accès lorsque requis.
3. PORTÉE ET ENGAGEMENT
La MRC de Coaticook, par l'adoption de la présente politique s'engage à protéger
la confidentialité des renseignements personnels et à les utiliser seulement dans
le cadre de ses activités, conformément au cadre législatif.
La confiance du grand public et des partenaires est importante. Pour maintenir
cette confiance, la MRC s'engage à faire preuve de transparence et être
responsable de la gestion adéquate des renseignements qu'elle détient ou pourra
détenir.
La présente politique s'applique à l'ensemble du personnel de la MRC de
Coaticook.
4. PRINCIPES GUIDANT L'APPLICATION
Transparence
La MRC doit avoir des directives et des pratiques claires en ce qui a trait à la
gestion des renseignements personnels et elle doit rendre ces directives et
pratiques facilement accessibles aux tiers.
Garde
La greffière de la MRC est désignée le gardien des renseignements personnels et
elle doit les traiter avec tout le soin et toute l'attention nécessaires pour respecter
le droit à la confidentialité et à la vie privée ainsi que les intérêts de ces individus.
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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Responsabilité partagée
L'ensemble du personnel de la MRC ayant accès à un renseignement personnel
partage la responsabilité de protéger la vie privée et les renseignements
personnels conformément aux lois en vigueur sur la confidentialité et la
protection de la vie privée ainsi que les politiques de la MRC. Il doit également
traiter ce type de renseignement avec tout le soin et toute l'attention nécessaires
pour respecter le droit à la confidentialité et à la vie privée ainsi que les intérêts
des individus.
Confidentialité
La MRC de Coaticook conserve de façon confidentielle tout renseignement
personnel et le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans
l'exercice de leurs fonctions. La MRC précise sa pratique de confidentialité lors de
l'obtention de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout
renseignement personnel. La MRC applique des mesures de sécurité équivalente,
quelle que soit la sensibilité des renseignements personnels détenus, afin de
prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve
des exceptions prévue à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics
et sur la protection des renseignements personnels.
5.
APPLICATION DE LA POLITIQUE
La présente politique s'inscrit dans un contexte d'équité et de transparence.
Son application doit assurer le respect de la volonté des individus, la protection
des renseignements personnels et la confidentialité, si nécessaire.
Une évaluation des incidences sur la vie privée et à la gestion des incidents devra
être effectuée avant :
d'entreprendre tout projet d'acquisition, de développement et de refonte
d'un système d'information ou de prestation électronique de services qui
implique des renseignements personnels (y compris les projets
d'impartition) ;
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des
personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite
utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de
production de statistiques ;
de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec
ou de confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec
la tâche de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver pour son
compte de tels renseignements ;
et
de collecter des renseignements personnels nécessaires à l'exercice des
attributions ou à la mise en œuvre d'un programme avec un organisme
avec lequel la MRC collabore pour la prestation de services ou pour la
réalisation d'une mission commune.
La MRC devra exercer une veille afin de tenir compte de nouvelles exigences en
matière de consentement à la collecte, à la communication ou à l'utilisation de
renseignements personnels.
De plus, lorsque le but initial de la collecte des renseignements personnels a été
atteint, la MRC de Coaticook devra supprimer ou rendre anonymes les
renseignements personnels identifiables qu'elle détient, sous réserve des
conditions et de la période de conservation imposées par la loi.
6.
INCIDENT RELIÉ À LA CONFIDENTIALITÉ
En cas d'incident relié aux obligations de la MRC en vertu de la Loi en ce qui a trait
à la gestion des renseignements personnels, la MRC de Coaticook, s'engage à :
établir les circonstances de l'incident, cibler les renseignements personnels,
les personnes visées et la cause de l'incident si possible ;
agir raisonnablement et avec célérité pour contenir la menace par le
confinement ou l'isolement des composants affectés ;
tenter d'atténuer tout dommage potentiel aux personnes concernées et
éviter qu'une situation similaire ne se reproduise en appliquant des
mesures de mitigation ;
déterminer la nature du préjudice ;
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Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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avertir les personnes dont les informations ont été compromises et leur
donner accès à leurs données ;
aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) de la situation, en cas de
risque d'un préjudice sérieux ;
tenir un journal des incidents reliés aux données personnelles, dont une
copie doit être remise à la CAI sur demande ;
informer la CAI à l'avance de toute vérification ou confirmation d'identité
utilisant des traits ou des mesures biométriques.
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Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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7.
PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES
La personne responsable de la protection des renseignements personnels reçoit
les plaintes relatives à la protection de ceux-ci. Lorsqu'une telle plainte est
déposée, la personne responsable de la protection des renseignements
personnels :
en accuse réception auprès de la personne concernée ;
prend connaissance de son contenu ;
enquête sur les circonstances ;
répond par écrit et de manière diligente ;
motive tout refus d'acquiescer à une demande et indique la disposition de
la loi sur laquelle ce refus s'appuie, les recours qui s'offrent au requérant
en vertu de la Loi et le délai dans lequel ils peuvent être exercés ;
peut formuler des recommandations permettant d'améliorer la protection
des renseignements personnels, le cas échéant.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit
également prêter assistance à leur clientèle pour :
o identifier les renseignements personnels recherchés lorsque la demande
n'est pas suffisamment précise ou lorsqu'une personne le requiert;
o aider un requérant à comprendre un refus.
La plainte qui peut être déposée à la MRC en vertu des règles de gouvernance est
différente de la demande de révision qui peut être adressée à la Commission
d'accès à l'information, lorsqu'une personne est insatisfaite d'une décision
relative à une demande de communication ou de rectification de renseignements
personnels qui la concerne.
8.
FORMATION ET SENSIBILISATION
Afin de s'acquitter de ses nouvelles obligations, un inventaire du type de
renseignements personnels détenus par chacun des départements de la MRC de
Coaticook, et ce, quel que soit le support et la forme ou la raison de ceux-ci fut
préalablement réalisé par la MRC de Coaticook.
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Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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Afin de s'assurer que l'ensemble du personnel a reçu l'information requise afin de
satisfaire les exigences de la loi au sein de la MRC de Coaticook, ceux-ci ont été
conviés à une présentation qui explique de manière simple et claire les
changements en lien avec la protection des renseignements personnels et qui
identifie les rôles et responsabilités du personnel tout au long du cycle de vie des
renseignements personnels.
La présente politique sera accessible en tout temps, de même que ses mises à
jour.
Une formation plus spécifique sera prévue pour les employés qui sont appelés à
jouer un rôle de premier plan dans la mise en œuvre du programme de protection
des renseignements personnels de la MRC.
Les lacunes constatées, s'il y a lieu, seront documentées et une formation
personnalisée sera offerte afin de remédier auxdites lacunes dans les
comportements des employés ou le traitement de l'information.
Afin de répondre aux exigences de la Loi, un nouveau formulaire d'engagement à
la confidentialité sera requis de chacun des employés en poste et à venir et sera
conservée au dossier de l'employé par la MRC.
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Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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9.
PRATIQUES DÉCOULANT DE LA POLITIQUE
À compter du 22 septembre 2023, tous les organismes publics doivent publier sur
leur site internet les règles de gouvernance qu'ils appliquent en matière de
renseignements personnels. La MRC de Coaticook, publiera donc intégralement
les pratiques suivantes découlant de la politique ainsi que leurs mises à jour,
soient :
A - Informations sur l'adoption de la politique et conditions
d'utilisation du site web
La MRC de Coaticook a adopté une Politique de protection des renseignements
personnels dans le but de démontrer le sérieux que celle-ci accorde à la protection
de la vie privée des utilisateurs de son site Internet.
Nous sommes soucieux des préoccupations des visiteurs de notre site web en ce
qui concerne la protection de leurs renseignements personnels. Cette politique a
pour but d'informer des pratiques de la MRC de Coaticook en matière de collecte
et d'utilisation des informations personnelles qui peuvent être recueillies sur ce
site. Nous vous recommandons de lire cette politique avant d'utiliser notre site.
La Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de
la MRC de Coaticook est soumise aux dispositions législatives applicables en la
matière. Par conséquent, son contenu peut être mis à jour ou modifié en tout
temps, suivant l'évolution du contexte législatif. Nous vous invitons à la relire
régulièrement.
COLLECTE
Le site web de la MRC peut contenir des formulaires à compléter et ceux-ci
pourraient contenir des informations personnelles et confidentielles. Il peut s'agir
par exemple de votre :
Nom ;
Prénom ;
Âge ;
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Courriel ;
Numéro de téléphone ;
Adresse postale ;
Date de naissance ;
Etc.
Ainsi des renseignements personnels pourraient être recueillis lors de certaines
interactions avec vous, soient :
Lors de votre inscription à des événements et infolettres ;
Au cours de la prestation de services que nous vous rendons ;
Etc.
CONDITIONS D'UTILISATION
En naviguant sur le site web de la MRC, vous reconnaissez et acceptez toutes les
conditions d'utilisation énoncées ci-dessous.
Les renseignements personnels transmis à la MRC par courriel ou en ligne
sont utilisés uniquement pour répondre aux demandes et y donner suite. Les
messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de
confidentialité que le courrier expédié par la poste. Les renseignements
personnels ne sont accessibles qu'au personnel qui en a besoin dans le cadre
de ses fonctions.
SITE INTERNET
Le site Internet de la MRC contient des hyperliens permettant aux utilisateurs de
visiter d'autres sites. Lorsque l'utilisateur suit ces liens, il quitte le site de la
MRC. Les renseignements alors échangés ne sont plus assujettis à la politique
de confidentialité de la MRC, mais à celle du site visité. La MRC de Coaticook
n'est pas responsable des moyens utilisés sur ces sites pour y assurer la protection
des renseignements personnels.
Certains formulaires de notre site Internet nécessitent la divulgation de certaines
informations nous permettant d'entrer en contact avec vous (ex. : nom et adresse
de courriel), ainsi que la divulgation de données démographiques (ex. : code
postal).
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Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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Les renseignements nous permettant d'entrer en contact avec vous sont utilisés
uniquement pour vous faire parvenir des informations concernant ce projet ou
cette question. En ce qui a trait aux données démographiques et descriptives,
nous les utilisons dans le but d'adapter la présentation de notre site aux besoins
des utilisateurs. Nous sommes, de cette façon, capables de leur présenter un
contenu qui sera plus susceptible de les intéresser.
RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS AUTOMATIQUEMENT PAR LE SITE
Ce site utilise des témoins de connexion (cookies) afin d'amasser de
l'information nécessaire au bon fonctionnement du site. Les renseignements
sont conservés à des fins statistiques. Ces témoins de connexion ne seront
jamais utilisés pour identifier des personnes ou des habitudes de navigation
à l'extérieur du site Internet de la MRC.
UTILISATION DES TÉMOINS (COOKIES)
Le témoin, ou cookie, est un petit fichier de texte adressé au logiciel de
navigation de l'utilisateur par un site Web. Il sert d'aide-mémoire quant à ses
préférences et rend sa prochaine visite sur le site plus efficace. Il peut aussi
servir à des fins publicitaires. L'utilisation des témoins est de pratique
courante et la plupart des sites majeurs les utilisent pour mieux servir leurs
utilisateurs. La plupart des navigateurs Web sont conçus pour accepter les
témoins, mais les paramètres peuvent être modifiés pour les refuser.
Le site de la MRC de Coaticook utilise des témoins (cookies) à des fins
publicitaires ainsi qu'à des fins d'analyse statistique. Les informations
recueillies par le biais des cookies nous aident à analyser l'utilisation du site Web
et nous permettent d'offrir aux utilisateurs une meilleure expérience lors de leur
visite.
La plupart des fureteurs utilisés pour accéder à Internet acceptent par défaut les
témoins. Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de confidentialité
de votre navigateur afin qu'il bloque les témoins ou efface ceux qui sont déjà
enregistrés. Cette action ne vous empêchera pas d'accéder au site, mais pourrait
avoir une incidence sur la performance de certaines applications durant votre
visite.
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CONSENTEMENT
Les visiteurs devraient profiter de l'expérience complète du site. En soumettant
des informations personnelles ou par l'utilisation continue et la navigation du site
vous consentez à l'utilisation de vos renseignements personnels identifiables, à la
communication avec vous et à l'analyse de l'information que vous fournissez.
FORMULAIRE DE CONTACT
En communiquant via le formulaire de contact nous pouvons recueillir des
informations personnelles fournies telles le nom, l'adresse courriel, le numéro de
téléphone, votre message.
En utilisant le formulaire de contact, nous recueillons et traitons vos informations
personnelles pour communiquer avec vous au sujet de votre demande
d'information.
GOOGLE ANALYTICS - ANALYSE DE RENSEIGNEMENTS
La MRC de Coaticook peut faire appel à un tiers comme Google Analytics pour
nous aider à recueillir et à analyser des renseignements sur les zones visitées de
nos sites Web (par exemple les pages les plus lues, le temps passé sur ces pages,
les termes de recherche et d'autres données sur l'interaction) afin d'évaluer et
d'améliorer l'expérience utilisateur et notre site Web. Ces tiers peuvent utiliser
des témoins et d'autres technologies de suivi.
Pour en savoir plus sur Google Analytics ou pour empêcher le stockage et le
traitement de ces données (y compris votre adresse IP) par Google, vous pouvez
télécharger et installer le module externe de navigation disponible en cliquant sur
le lien suivant : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr. Vous pouvez
également obtenir plus d'information sur les pratiques de Google Analytics en
matière de confidentialité et de sécurité des données en suivant les liens ci-après :
- https://policies.google.com/technologies/partner-sites ;
- https://support.google.com/analytics/topic/2919631.
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PARTAGE DE L'INFORMATION
Les renseignements recueillis ne seront communiqués à aucun autre
organisme à moins que cette communication ne soit permise par la loi.
Les renseignements transmis ne servent en aucun cas à dresser des profils
d'individus et ne sont transmis à aucun organisme privé. Ils ne seront jamais
rendus publics, vendus ou communiqués à des tiers sans le consentement de
l'utilisateur, sauf pour assurer le service auquel une personne s'est inscrite,
le cas échéant, ou pour donner effet à une ordonnance du tribunal.
Lorsque la MRC de Coaticook retient les services d'une société externe, elle
emploie tous les moyens appropriés pour que vos renseignements personnels
soient protégés conformément à la loi applicable et collectés, utilisés, conservés
et détruits d'une manière respectant le cadre réglementaire auquel la MRC de
Coaticook est assujettie.
SÉCURITÉ
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un
environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de
respecter la confidentialité de vos informations.
La MRC de Coaticook a pris des mesures de sécurité pour se prémunir contre la
perte, l'emploi abusif ou la modification de données liées aux utilisateurs et
placées sous sa responsabilité. La MRC de Coaticook opère des réseaux de
données protégés par l'utilisation de mots de passe et par des barrières de
sécurité (firewalls) respectant les normes de l'industrie. Elle s'engage à maintenir
et à mettre en place les plus hauts standards de confidentialité, notamment en
intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la
confidentialité de vos renseignements personnels. Toutefois, puisqu'aucun
mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours
présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements
personnels.
Seul un nombre restreint de personnes à l'emploi de la MRC de Coaticook ont
accès aux données liées aux utilisateurs. Bien que la MRC ne puisse garantir la
perte, l'emploi abusif ou la modification de ce type de données, elle s'engage à ne
ménager aucun effort et à utiliser toute son expertise afin que de tels incidents
ne puissent survenir.
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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La MRC de Coaticook s'engage à maintenir un haut degré de confidentialité en
intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la
confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre
une sécurité totale, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise
Internet pour transmettre des renseignements personnels. Transmettre des
informations sur Internet n'est jamais anodin ni complètement sécurisé et la MRC
de Coaticook ne peut garantir la sécurité de vos transmissions de données.
Toutes celles que vous transmettez le sont à vos propres risques.
DISPONIBILITÉ DES PLATEFORMES ET EXACTITUDE DE L'INFORMATION
La MRC de Coaticook s'efforce de faire en sorte que l'information disponible sur
ses Plateformes soit complète et exacte. Cette information provient de sources
que la MRC juge fiables et est régulièrement mise à jour. Elle peut toutefois
comporter des inexactitudes, des omissions, des fautes typographiques ou
d'autres lacunes.
En conséquence, les Plateformes et l'intégralité de leur contenu sont mises à la
disposition du public «telles quelles», sans aucune garantie d'aucune nature,
explicite ou implicite. Sans limiter la généralité de ce qui précède, la MRC n'offre
aucune garantie quant à la disponibilité ou à la stabilité du contenu de ses
Plateformes, quant à la possibilité d'y accéder, ou quant à la précision, la fiabilité
ou l'exactitude de l'information offerte, notamment de celle ayant trait aux
horaires, aux partenaires de la MRC, à la législation ou à la réglementation, à la
disponibilité des services décrits ou aux appels d'offres publics. Les Plateformes
font régulièrement l'objet d'opérations d'entretien technique, lesquelles peuvent
en limiter ou en empêcher l'accès occasionnellement.
Quoi qu'il en soit, la MRC de Coaticook tient à préciser que pour un
fonctionnement optimal, l'application mobile nécessite d'être connectée à un
réseau Internet.
GÉOLOCALISATION
En cas d'activation de la fonction de géolocalisation sur votre fureteur lors de
l'utilisation des Plateformes, la MRC de Coaticook utilise votre position
uniquement dans le but d'améliorer l'ergonomie des Plateformes.
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La MRC ne garde pas de trace de vos déplacements lorsque vous utilisez les
Plateformes. Vous pouvez à tout moment désactiver la fonction de géolocalisation
sur votre appareil en consultant les directives du fabricant. La désactivation de la
fonction de géolocalisation pourrait toutefois vous empêcher d'avoir accès à
certaines fonctionnalités des Plateformes.
INTERACTION AVEC NOUS DANS LES MÉDIAS SOCIAUX
La MRC de Coaticook peut vous offrir la possibilité d'interagir avec son contenu
sur des applications ou des sites Web tiers de réseaux sociaux, ou par l'entremise
de ceux-ci. Lorsque vous interagissez avec notre contenu dans ce contexte,
l'application ou le site Web tiers de réseaux sociaux recueillera, utilisera ou
communiquera des renseignements personnels afin de vous permettre d'interagir
avec notre contenu et aux termes des autres modalités établies dans leurs
politiques de confidentialité. Nous pouvons aussi recueillir, utiliser et
communiquer certains renseignements mis à notre disposition par l'entremise de
ces applications et sites Web afin de répondre à votre intervention, d'analyser vos
interactions avec notre contenu et de maintenir autrement notre présence sur les
médias sociaux.
VÉRIFICATION, COMMENTAIRE OU PLAINTE
L'utilisateur peut demander de connaître, rectifier ou annuler les
renseignements personnels détenus sur lui par la MRC de Coaticook.
Pour toute vérification, tout commentaire ou toute plainte à ce sujet, il doit
s'adresser à la personne chargée du respect de cette politique et responsable de
l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection
des
renseignements
personnels à
l'adresse
suivante [email protected] et lui fournir l'information
permettant de l'identifier.
NOTIFICATION DE MODIFICATIONS
La Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de
la MRC de Coaticook est soumise aux dispositions législatives applicables en la
matière. Par conséquent, son contenu peut être mis à jour ou modifié en tout
temps, suivant l'évolution du contexte législatif. Nous vous invitons à la relire
régulièrement.
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Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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LOIS APPLICABLES
L'utilisation des Plateformes est régie par les lois et tribunaux de la province du
Québec et par les lois du Canada qui leur sont applicables. Toute dispute ou litige
entre vous et la MRC de Coaticook, ou toute autre personne, survenant de, en
rapport avec, ou ayant trait aux Plateformes, à leurs Conditions d'utilisation ou à
toute matière y étant reliée sera résolue devant les tribunaux du Québec siégeant
dans le même district judiciaire que la MRC de Coaticook, auxquels vous vous
soumettez irrévocablement et desquels vous reconnaissez la juridiction exclusive
pour toute dispute ou litige.
PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
L'ensemble du contenu des Plateformes est protégé par la législation canadienne
et internationale relative au droit d'auteur (notamment la Loi sur le droit d'auteur,
L.R.C., ch. C-24). Le téléchargement, la copie, l'impression ou la modification de
textes, d'illustrations ou d'autres données, y compris les codes sources,
n'entraînent aucun transfert de droits sur les contenus.
Les images présentes sur les Plateformes sont également protégées par la Loi sur
le droit d'auteur, par les lois, les politiques et les règlements du Canada. Ces
dispositions permettent d'identifier la source de l'information et, dans certains
cas, d'interdire la copie de documents sans permission écrite.
Il est interdit de reproduire les images du site, sur papier ou au format
numérique, à des fins commerciales.
Il est permis d'utiliser les images du site, sur papier ou au format numérique,
pourvu que cela soit aux fins non commerciales énumérées ci-dessous. Il n'est
toutefois pas permis de les modifier ni de les manipuler d'aucune façon. Il faut
également mentionner la source des photos.
Fins non commerciales acceptées :
but pédagogique ;
usage personnel ;
études personnelles ;
référence ;
recherche.
En outre, la MRC de Coaticook se réserve le droit d'utiliser les photos qui auront
été téléversées sur ses Plateformes tant qu'elles ne comportent aucun
renseignement personnel.
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RÉSILIATION DU COMPTE
En cas de conduite jugée inappropriée ou de non-respect des présentes
Conditions d'utilisation, la MRC de Coaticook se réserve le droit de suspendre,
désactiver ou supprimer votre Compte.
NON-TRAITEMENT D'UNE DEMANDE
Dans le cas où une demande à la MRC de Coaticook ne respecte pas les
Conditions d'utilisation du service offert ou que les informations fournies lors de
la demande se révèlent inexactes, ou pour toute autre raison jugée valable par la
MRC de Coaticook, celle-ci se réserve le droit de ne pas traiter cette demande.
Vous serez alors informé de la fermeture de la demande ou du non-traitement de
celle-ci.
RÉCEPTION DES AVIS
La MRC de Coaticook et ses fournisseurs ne peuvent pas garantir la livraison des
notifications, que ce soit par texto ou par courriel.
SONDAGE
À l'occasion, La MRC de Coaticook peut vous offrir la possibilité de participer à
l'un de nos sondages. Les renseignements obtenus par l'entremise de nos
sondages sont utilisés sous une forme cumulative et anonymisée.
Nous utilisons ces renseignements pour nous aider à comprendre nos utilisateurs
et citoyens et pour améliorer nos produits et services.
INTERACTION AVEC NOUS DANS LES MÉDIAS SOCIAUX
La MRC de Coaticook peut vous offrir la possibilité d'interagir avec son contenu
sur des applications ou des sites Web tiers de réseaux sociaux, ou par l'entremise
de ceux-ci. Lorsque vous interagissez avec notre contenu dans ce contexte,
l'application ou le site Web tiers de réseaux sociaux recueillera, utilisera ou
communiquera des renseignements personnels afin de vous permettre d'interagir
avec notre contenu et aux termes des autres modalités établies dans leurs
politiques de confidentialité. Nous pouvons aussi recueillir, utiliser et
communiquer certains renseignements mis à notre disposition par l'entremise de
ces applications et sites Web afin de répondre à votre intervention, d'analyser vos
interactions avec notre contenu et de maintenir autrement notre présence sur les
médias sociaux.
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Confidentialité et Protection des renseignements personnels
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LIMITE DE RESPONSABILITÉ
Transmettre des informations sur Internet n'est jamais anodin ni complètement
sécurisé et la MRC de Coaticook ne peut garantir la sécurité de vos transmissions
de données. Toutes celles que vous transmettez le sont à vos propres risques.
Malgré l'adoption par la MRC de Coaticook d'une politique sur la protection des
renseignements personnels à l'intention de ses gestionnaires et employés
autorisés, il est possible que de tels renseignements soient divulgués ou
interceptés sans droit.
La MRC de Coaticook ne peut être tenue responsable de quelque dommage que
ce soit, direct ou indirect, subi en relation avec l'utilisation des Plateformes,
incluant notamment : les préjudices particuliers, les dommages punitifs,
exemplaires, accessoires, moraux ou consécutifs, la perte de bénéfices, le manque
à gagner ou la perte d'information, les dommages pour perte d'exploitation, perte
ou effacement de programmes ou de données dans un système d'information, et
les autres dépenses ou dommages qui résulteraient de l'utilisation ou de la non-
disponibilité des Plateformes.
La MRC de Coaticook ne peut pas non plus être tenue responsable des
algorithmes que contiennent ses Plateformes, de l'incompatibilité de tout logiciel
téléchargé ou copié à partir de celles-ci, d'une interruption, d'une défectuosité,
d'un délai de traitement ou de transmission, ou de la présence d'un virus, d'un
ver ou d'un cheval de Troie informatique, ou d'autres éléments destructeurs ou
encore d'une panne de courant ou de système, et ce, que la MRC soit informée
ou non de la possibilité de ces dommages, pertes ou dépenses.
L'utilisateur des Plateformes renonce expressément à tout recours contre la MRC
de Coaticook et la tient indemne de toute réclamation, recours et dommages de
quelque nature que ce soit découlant directement ou indirectement de
l'utilisation du portail de la MRC. Il s'engage également à prendre fait et cause
pour la MRC de Coaticook, ses employés, représentants et mandataires dans
toute réclamation, demande, recours ou poursuite intentée contre cette dernière
par des tiers en raison de l'utilisation des Plateformes par l'utilisateur et, sans
limiter la généralité de ce qui précède, la tient indemne en capital, frais et intérêts
de tout jugement, de toute condamnation ou de toute décision qui pourraient
être prononcés contre elle et de toute somme qu'elle aura déboursée avant ou
après jugement en raison de ce qui précède.
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
21
La MRC de Coaticook n'est pas tenue de faire respecter ces Conditions
d'utilisation en votre nom contre un autre utilisateur. Bien que la MRC vous
encourage à lui faire savoir si vous croyez qu'un autre utilisateur a enfreint les
présentes Conditions d'utilisation, elle se réserve le droit d'enquêter et de
prendre les mesures appropriées à sa seule discrétion.
B - Identification d'une personne responsable et formulaire de plainte
Loi
sur
l'accès
aux
documents
des
organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels
Conformément aux modifications apportées en 2021 à la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (RLRQ, chapitre A-2.1), de nouvelles exigences impliquent de mettre
en place un encadrement en matière de protection des renseignements
personnels.
Désignation d'un responsable
Pour la MRC de Coaticook, la personne responsable de l'accès aux documents et
de la protection des renseignements personnels est :
Madame Nancy Bilodeau, Greffière et directrice générale adjointe
Tél. : 819-849-7083 (poste 222)
[email protected]
Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez exercer vos
droits ou si vous voulez déposer une plainte relative à la protection de vos
renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec elle. Nous vous
encourageons à tenter de résoudre votre problème avec la responsable avant de
déposer une plainte. De nombreux problèmes peuvent se régler rapidement et
efficacement de cette façon. Le formulaire de plainte est disponible également.
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
22
Politique
Confidentialité et Protection des renseignements personnels
23
C -
Consentement à la divulgation et à l'échange d'informations et
de renseignements personnels
Si la MRC de Coaticook souhaite partager certains renseignements personnels, un
formulaire de consentement devra être signer au préalable et l'autorisation
pourra être révoquée en tout temps. Ce formulaire pourra être transmis à la
Commission d'accès à l'information.
Le consentement à la collecte de tout renseignement personnel au moyen d'un
enregistrement vocal ou visuel, comporte le droit pour la MRC de procéder à la
reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en
fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant
soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements personnels.
Le contenu minimal de ce formulaire sera le suivant :
CONSENTEMENT À LA DIVULGATION ET À L'ÉCHANGE D'INFORMATIONS ET
DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Je soussigné(e), _______________, consens à ce que le ou les intervenants de la MRC de
Coaticook souhaitant divulguer et/ou échanger l'information personnelle me concernant,
divulgue(nt), communique(nt) et échange(nt) des données pertinentes contenues dans mon
dossier (à préciser), avec le ou les intervenants œuvrant pour ________________
(Organisation ou intervenant recevant les informations) (à préciser).
fins pour lesquelles le renseignement est communiqué :________________(à préciser)
nature du renseignement communiqué : ____________________________(à préciser)
mode de communication qui sera utilisé : ____________________________(à préciser)
mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel
_____________________________________________________________(à préciser)
périodicité de la communication ___________________________________(à préciser)
la durée de l'entente : ___________________________________________(à préciser)
En tout temps, je pourrai retirer mon consentement à la divulgation et à l'échange
d'informations.
Signature de la personne concernée
Date