Politique de dons et commandites — full text

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POLITIQUE DE DONS ET COMMANDITES 1. OBJET La présente politique a pour but de définir clairement et d'encadrer tout le processus d'évaluation des demandes de soutien adressées au conseil municipal en tenant compte des orientations prises au fil des ans. 2. PRINCIPES Pour recevoir quelque soutien que ce soit, tout organisme doit faire une demande écrite au conseil municipal. Le conseil municipal a la responsabilité d'appliquer cette politique d'une manière juste et équitable pour chaque demande en fonction de ses orientations toujours en gardant à l'esprit que la municipalité n'est pas un organisme subventionnaire. Les demandes de dons et commandites consenties doivent avoir comme objectif de servir la collectivité de Compton. 3. DÉFINITIONS 3.1 Don Un don est une contribution financière ou un soutien technique qu'accorde la Municipalité, sans autre visée publicitaire que celle de voir la Municipalité de Compton reconnue comme «donateur». 3.2 Commandite Une commandite est un soutien financier ou technique qu'effectue la Municipalité en échange d'une contrepartie d'affaires ou dans un effort de promotion. La contrepartie peut prendre la forme de publicité ou d'une visibilité pour la tenue d'évènement. 3.3 Invitation Une invitation est une demande de participation à un évènement en échange d'une contrepartie visant à soutenir un organisme, une activité ou un évènement. Il peut s'agit, à titre d'exemple, d'un souper-bénéfice ou d'un tournoi de golf. 3.4 Conseil municipal Désigne les membres du conseil municipal de la Municipalité de Compton 4. OBJECTIFS La présente politique vise l'atteinte des principaux objectifs suivants : - Soutenir les évènements visés par les différents plans et politiques de la municipalité; - Assurer une saine gestion des fonds publics administrés par la Municipalité; - Soutenir les initiatives locales; - Favoriser une meilleure évaluation des demandes. 5. MODALITÉS D'APPLICATION 5.1 Demandes visées Toute demande de dons ou de commandites sont exclues de cette politique, les invitations. 5.2 Cheminement Les demandes sont d'abord analysées par la trésorerie et doivent satisfaire à une liste de critères obligatoires. Seulement les demandes ayant satisfait aux critères obligatoires sont acheminées au conseil municipal. À cette occasion, les membres du conseil municipal déterminent l'octroi du don ou de la commandite et son montant. La grille d'analyse est complétée par la trésorerie et annexée à chaque demande. Ces demandes sont archivées avec la grille d'analyse. 5.3 Dates de dépôt des demandes Avant le quatrième lundi de chaque mois pour être traitée le mois suivant. 6. CRITÈRES OBLIGATOIRES Les éléments suivants doivent être clairement identifiés à la grille d'analyse. 6.1 Le conseil municipal n'accordera aucun don ou commandite à des individus, des commerces, des entreprises ou des institutions privées. 6.2 Le conseil n'accordera aucun don ou commandite à des demandeurs n'étant pas établis sur le territoire de la municipalité, clairement identifiés au rôle d'évaluation, à moins qu'il soit clairement établi que ces derniers œuvrent sur le territoire de la municipalité. 7. RÉPONSE 7.1 Une lettre sera transmise au demandeur suite à l'acceptation seulement. 8. BILAN Dans le cas d'un don ou commandite de 1 000$ ou plus, l'organisme devra remettre un bilan à la municipalité, dans un délai de trois (3) mois suivant la réalisation de l'action financée. Ce dernier se veut un résumé de la réalisation de l'objet, des retombées et des résultats obtenus. À défaut du respect de cette exigence, l'organisme pourra voir ses demandes subséquentes rejetées. 9. DISPOSITIONS FINALES La présente politique entre en vigueur le 8 mai 2018. Cette politique remplace toutes directives, politiques ou résolutions adoptées antérieurement. ANNEXE 1 - Grille d'analyse des demandes OBNL de Compton Retenue Fondation de Compton Retenue OBNL de la MRC Retenue Fondation de la MRC Retenue OBNL d'un autre lieu Retenue Fondation d'un autre lieu Retenue Institution privée Rejetée Commerce Rejetée Entreprise Rejetée Individu Rejetée Le demandeur n'oeuvre pas sur le territoire de la municipalité Rejetée Le demandeur est inscrit au rôle de Compton Retenue Le demandeur œuvre clairement au sein de la municipalité (justifiez) Retenue La demande est rejetée La demande est retenue pour être présenté au Conseil municipal Grille d'analyse Lieu où œuvre le demandeur Catégorie Décision Nom du demandeur: Nom de l'évènement: Date de l'évènement: Montant demandé: Nom: Signature: Date: