Politique sur la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Côte-Saint-Luc, Quebec
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE
EN MATIÈRE DE PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
2
Table des matières
1.
PRÉAMBULE ............................................................................................................................. 3
2.
OBJET ....................................................................................................................................... 3
3.
CADRE NORMATIF ................................................................................................................... 3
4.
DÉFINITIONS ............................................................................................................................ 4
5.
CHAMP D'APPLICATION ........................................................................................................... 4
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................................................................ 5
6.1.
Collecte ............................................................................................................................ 5
6.2.
Utilisation ........................................................................................................................ 5
6.3.
Communication ............................................................................................................... 6
6.4.
Conservation .................................................................................................................... 7
6.5.
Destruction et anonymisation ......................................................................................... 7
7.
REGISTRES ................................................................................................................................ 7
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE .......................................................... 9
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........................ 10
10. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ................................................................................. 10
11. TRAITEMENT DES PLAINTES ................................................................................................... 11
12. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .................................................................... 11
13. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ........................................................................................... 12
14. RÔLES ET RESPONSABILITÉS .................................................................................................. 12
15. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ..............................................................................................15
16. SANCTIONS.........................................................................................................................................15
17. MISE À JOUR ...........................................................................................................................15
18. ENTRÉE EN VIGUEUR ..............................................................................................................15
3
1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Côte Saint-Luc (la « Ville ») traite des
Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site Web, de citoyens et de ses
employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les
Renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée de la présente Politique.
Celle-ci énonce les principes-cadres applicables à la protection des Renseignements personnels que
la Ville détient tout au long du Cycle de vie de ceux-ci et aux droits des Personnes concernées.
La protection des Renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute personne qui
traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des
Renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation
avec la Ville.
2.
OBJET
La présente Politique :
-
énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard des Renseignements
personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice des droits des Personnes
concernées;
-
prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des Renseignements
personnels;
-
définit les rôles et responsabilités en matière de protection des Renseignements personnels
à la Ville;
-
décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son personnel.
3.
CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.).
Conformément à cette Loi, la présente Politique est accessible via le site Web de la Ville.
4
4.
DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
« CAI » : la Commission d'accès à l'information du Québec.
« Comité » : le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de
la Ville.
« Cycle de vie » : l'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement personnel soit la
collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-ci.
« Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » : la démarche préventive qui vise à
mieux protéger les Renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques.
Elle consiste à considérer tous les facteurs qui entraîneraient des conséquences positives et
négatives sur le respect de la vie privée des Personnes concernées.
« Incident de confidentialité » : désigne toute consultation, utilisation ou communication non
autorisée par la loi d'un Renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection
de ce renseignement.
« Loi » : désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
« Personne concernée » : désigne une personne physique à qui se rapportent les Renseignements
personnels.
« Renseignement personnel » : désigne toute information qui concerne une personne physique et
qui permet de l'identifier directement - soit par le recours à cette seule information - ou
indirectement - soit par combinaison avec d'autres informations.
« Responsable de l'accès aux documents » ou « RAD » : désigne la personne qui, au sein de la Ville,
exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes d'accès aux documents selon la Loi.
« Renseignement personnel sensible » : désigne tout Renseignement personnel qui - par sa nature,
notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé
ou communiqué - suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » ou « RPRP » : désigne la personne
qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la
Loi concernant la protection des Renseignements personnels.
5.
CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux Renseignements personnels détenus par la Ville et à toute
personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville détient.
5
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle de vie dans le
respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1.
Collecte
6.1.1
La Ville ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires à la réalisation
de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des Renseignements personnels,
la Ville détermine les fins de leur traitement. La Ville ne recueille que les
Renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2
La collecte de Renseignements personnels se fait uniquement auprès de la Personne
concernée ou auprès de son mandataire ou de son assistant.
6.1.3
Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe les Personnes
concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs
Renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, par
exemple, au moyen d'une Politique de confidentialité ou d'un avis.
6.1.4
Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste,
libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en
termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la
réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2
Utilisation
6.2.1
La Ville n'utilise les Renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ces
renseignements ont été recueillis. Cependant, la Ville peut modifier ces fins si la
Personne concernée y consent préalablement.
6.2.2
Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement de la
Personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
6.2.2.1 lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les
renseignements ont été recueillis;
6.2.2.2 lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la Personne concernée;
6.2.2.3 lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette
utilisation soit ou non prévue expressément par la loi;
6.2.2.4 lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de
production de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés.
6
6.2.3
Lorsqu'elle utilise les Renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un
des trois premiers cas de figure énumérés à l'article 6.2.2 ci-dessus, elle doit
consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article
7.1.1.
6.2.4
Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de Renseignements
personnels est jugé plus à risque pour les Personnes concernées, la Ville entreprend
une ÉFVP en vertu de l'article 8 des présentes, afin de mitiger les risques identifiés.
6.2.5
La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de Renseignements
personnels qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient
minimalement:
6.2.5.1 les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les
renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier;
6.2.5.2 la provenance des renseignements versés à chaque fichier;
6.2.5.3 les catégories de Personnes concernées par les renseignements versés à chaque
fichier;
6.2.5.4 les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de
leurs fonctions;
6.2.5.5 les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des Renseignements
personnels.
6.3
Communication
6.3.1
Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des
Renseignements personnels sans le consentement de la Personne concernée. Le
consentement doit être donné expressément lorsque des Renseignements
personnels sensibles sont en cause.
6.3.2
Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un
fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou
pour l'exécution d'un mandat, la Ville doit conclure une entente avec le fournisseur
de services ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types de
la Ville.
6.3.3
Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors
Québec, la Ville procède à une ÉFVP conformément à l'article 8 des présentes. Une
communication à des tiers est consignée au registre à prévu cet effet.
7
6.4
Conservation
6.4.1
La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les Renseignements
personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour
lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
6.4.2
La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaires
pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de
conservation.
6.5
Destruction et anonymisation
6.5.1
Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les Renseignements personnels
ont
été
collectés,
ces
renseignements
sont
détruits
ou
anonymisés
(dépersonnalisés), sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant
les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des
documents de la Ville.
7.
REGISTRES
7.1. Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants :
7.1.1. Registre des communications de Renseignements personnels sans le consentement
d'une Personne concernée dans les cas suivants :
-
lorsque la Ville communique l'identité d'une Personne concernée à une
personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements
déjà colligés par ces derniers;
-
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels nécessaires à
l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit ou non
expressément prévue par la loi;
-
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels nécessaires à
l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une ordonnance,
d'une directive ou d'un règlement qui établit les conditions de travail;
-
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à un
mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou
d'un contrat de services;
-
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à des fins
d'étude, de recherche ou de statistique;
-
après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des
Renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68.
7.1.2. Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
-
la nature ou le type de renseignement communiqué;
-
la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
8
-
la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le
cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de Renseignements
personnels à l'extérieur du Québec;
-
la raison justifiant cette communication.
7.1.3. Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou
de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Ville
collabore pour la prestation de services ou la réalisation d'une mission commune.
Un tel registre comprend:
-
le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis;
-
l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les
renseignements sont nécessaires;
-
la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
-
la nature ou le type de renseignements recueillis;
-
la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
-
la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux
renseignements.
7.1.4. Registre des utilisations de Renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres
fins et sans le consentement de la Personne concernée lorsque cette utilisation est
compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à
l'avantage de la Personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une
loi au Québec. Un tel registre comprend:
-
la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi
permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable;
-
dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la
Loi, la disposition législative qui rend nécessaire l'utilisation du
renseignement;
-
la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de
l'utilisation indiquée.
7.1.5. Registre des communications d'information concernant un Incident de
confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de réduire le risque de
préjudice grave associé à un Incident de confidentialité.
7.1.6. Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend:
-
une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si
cette information n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de
fournir une telle description;
-
une brève description des circonstances de l'incident;
-
la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas
connue, une approximation de cette période;
9
-
la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance
de l'incident;
-
le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu,
une approximation de ce nombre;
-
une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il
existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux Personnes
concernées, telles que la sensibilité des renseignements personnels
concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements,
les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu'ils
soient utilisés à des fins préjudiciables;
-
si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates
de transmission des avis à la CAI et aux Personnes concernées, en
application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, de même qu'une mention indiquant si des avis publics ont été
donnés par l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été, le cas
échéant;
-
une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la
survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit
causé.
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1
La Ville réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de
Renseignements personnels :
-
avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de
refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de
services qui implique des Renseignements personnels;
-
avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à l'exercice
des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme
public avec lequel elle collabore pour la prestation de services ou pour la
réalisation d'une mission commune;
-
avant de communiquer des Renseignements personnels sans le
consentement des Personnes concernées à une personne ou à un organisme
qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de recherche ou
de production de statistiques;
-
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans
consentement des Personnes concernées, conformément à l'article 68 de
la Loi sur l'accès;
-
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à
l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou
de conserver de tels renseignements pour son compte.
10
8.2. En effectuant une ÉFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des Renseignements
personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution
et de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger
les Renseignements personnels.
8.3. De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du
Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment
au regard des principes de protection des Renseignements personnels généralement
reconnus.
8.4. La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les obligations
en matière de protection des Renseignements personnels et que toutes les mesures ont
été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.
9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
9.1. Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements personnels à des fins de
recherche. Une telle demande doit être soumise au Responsable de la protection des
renseignements personnels de la Ville.
9.2. Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent être communiqués à
cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les
dispositions contractuelles types de la Ville et toute mesure supplémentaire identifiée
dans l'ÉFVP.
10. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
10.1 Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne concernée dont les
Renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits
suivants :
-
le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la Ville et
d'en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non
électronique;
à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques
sérieuses, un Renseignement personnel informatisé recueilli
auprès d'une Personne concernée, et non pas créé ou
inféré à partir d'un Renseignement personnel la concernant
lui est communiqué dans un format technologique structuré
et couramment utilisé, à sa demande. Ce renseignement est
aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout
organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement;
11
-
le droit de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou
inexact détenu par la Ville;
-
le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements personnels
sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement
automatisé.
10.2 Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents
contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
10.3
Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent être consultés sur
place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas
échéant, la Ville informe la Personne concernée de l'obligation de payer des frais avant
de traiter sa demande.
10.4
Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les Personnes concernées
peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de
manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
10.5
Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles doivent être faites par
écrit et recevront une réponse écrite.
10.6
Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être suffisamment
précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits Renseignements personnels. Le
droit d'accès ne s'applique qu'aux Renseignements personnels existants.
11. TRAITEMENT DES PLAINTES
11.1 Toute plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels de la
Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les Renseignements
personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de30jours.
12. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1 La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la
confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels recueillis,
utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment en
compte du degré de sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité de leur
collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur support.
12
12.2
La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis
à un engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs
fonctions aient accès aux Renseignements personnels.
13
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
13.1
Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément à procédure établie à
la Ville. La Ville prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un
préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se
produisent.
13.2
Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des
Incidents de confidentialité, conformément à l'article 7.1.6 de la présente Politique.
13.3
Si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les
Personnes concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
14
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
14.1
La protection des Renseignements personnels que la Ville détient repose sur
l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus particulièrement sur
les suivants:
14.2
Le RPRP :
-
s'assure de la protection des Renseignements personnels tout au long de
leur Cycle de vie, de la collecte à la destruction;
-
siège au Comité;
-
se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification,
sous réserve des responsabilités dévolues au RAD, y compris :
donner au requérant un avis de la date de réception de sa
demande;
aviser le requérant des délais et de son droit à la révision;
répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le
traitement de la demande ne paraît pas possible sans nuire au
déroulement normal des activités de la Ville, dans un délai de
10 jours supplémentaires, après avoir avisé le requérant par
écrit;
prêter assistance au requérant pour identifier le document
susceptible de contenir les renseignements recherchés lorsque
sa demande est imprécise;
motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès;
à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à
comprendre la décision le concernant;
13
rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au
requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la
disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un
avis l'informant du recours en révision et indiquant notamment
le délai dans lequel il peut être exercé;
veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande
soit conservé le temps requis pour permettre au requérant
d'épuiser les recours prévus à la Loi;
-
supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente
Politique;
-
participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de
confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements
visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que
ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes;
-
le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité
en lien avec la communication de Renseignements personnels dans le cadre
de mandats ou de contrats de services confiés à des tiers conformément à
l'article 6.3.2 de la présente Politique.
14.3
Le Comité
-
veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation
des membres du personnel et des membres de la direction de la Ville sur
les obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de
protection des Renseignements personnels;
-
élabore les principes de diffusion de l'information;
-
approuve la présente Politique de gouvernance en matière de protection
des Renseignements personnels;
-
émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing
impliquant la communication de données ou le profilage;
-
identifie les principaux risques en matière de protection de
Renseignements personnels et en avise la direction afin que des mesures
correctives soient proposées;
-
approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des
renseignements personnels qui auront été établis;
-
émet des directives pour la protection des Renseignements personnels,
notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du
Québec;
-
est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les
projets d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes
d'information ou de prestation électronique de services impliquant des
renseignements personnels:
veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la
14
sensibilité des renseignements concernés, aux fins auxquelles
ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution des
Renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés;
le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer
à la Personne concernée les Renseignements personnels
informatisés recueillis auprès d'elle dans un format
technologique structuré et couramment utilisé;
-
escalade les recommandations qui ne sont pas suivies au RPRP;
-
doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les
Renseignements personnels et conseiller la Ville quant aux suites à y
donner;
-
revoit la procédure de réponse dans l'éventualité d'un Incident de
confidentialité;
-
revoit les règles pour la collecte et la conservation des Renseignements
personnels provenant de sondages, conformément aux conditions et
politiques de la plateforme Trait d'union;
-
revoit toute question d'intérêt touchant la protection des Renseignements
personnels;
-
revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de
la vie privée dans le cadre de son utilisation.
14.4
Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville détient:
-
agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente Politique
à ses activités;
-
n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions;
-
n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés
à l'accomplissement de ses fonctions;
-
conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y
aient accès;
-
protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession ou
auxquels elle a accès par un mot de passe;
-
s'abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend
connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment
autorisée à le faire;
-
s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les
Renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses
fonctions et maintient ses obligations de confidentialité;
-
détruit tout Renseignement personnel conformément aux procédures et à
la Politique de gestion documentaire et des archives de la Ville;
-
participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de
protection des Renseignements personnels qui lui sont destinées;
-
signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre
situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que
ce soit la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de Renseignements
personnels conformément à la procédure établie par la Ville.
15
15
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
15.1
La Ville offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en matière
de protection des Renseignements personnels soit par des réunions d'information ou
des formations Web.
16
SANCTIONS
16.1
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le cadre
normatif applicable.
17
MISE À JOUR
17.1
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection
des Renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des
Renseignements personnels de la Ville, la présente Politique pourra être mise à jour au
besoin. La version la plus récente est disponible sur le site Web de la Ville.
18
ENTRÉE EN VIGUEUR
18.1
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil de la Ville.
Préparée par :
Me Pascalie Tanguay,
Directrice des Services juridiques
et Greffe Ville de Côte Saint-Luc
Approuvée par : Le Conseil municipal de la Ville de CSL
Le 15 janvier 2024