Politique cadre sur la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Coteau-du-Lac, Quebec
This is the exact embedded text of the captured official document.
Snapshot dec252bbc17e · verified 2026-06-14 ·
original document ·
archived snapshot ·
unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.
Coteau
du-Lac^
POLITIQUE CADRE SUR LA GOUVERNANCE EN MATIERE DE
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE LAVILLE DE
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lac
1^'
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels
Cat6gorie
Securite de I'information
Diffusion
S Confidentiel D Interne
D Public
D Autres
Compagnie(s) visee(s)
s
Destinataire
Tous les employes et gestionnaires
R6dig6 par
Chantal Paquette, greffiere
Date d'adoption
13 mai 2025
# resolution
202-05-2025
Date de publication
9-06-2025
Revision
Sommaire des modifications
R6vis6 par
Date
1
2
3
4
5
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lac^
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels
TABLE DES MATIERES
-----------------------------------------------------------r
---------------------------------------------------------------------«
3 CADRE NORMATIF....................................................
4 DEFINITIONS.............................................................
5 CHAMP D'APPLICATION..........................................
6 TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .
1
1
1
1
2
2
6.1 COLLECTE........................................................................................................................................................3
6.2 UTILISATION ....................................................................................................................................................3
6.3 COMMUNICATION............................................................................................................................................^
6.4 CONSERVATION...............................................................................................................................................^
6.4.1. La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les Renseignements personnels.................^
6.4.2. La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que necessaire pour mener ses
activites, sous reserve de delais prevus d son calendrier de conservation...........................................................4
6.5 DESTRUCTION ETANONYMISATION....................................................................................................................... 5
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------a
7.1 CONFORMEMENTALALOI, LA VlLLE TIENTAJOUR LES REGISTRES SUIVANTS : ...............................................................5
8 EVALUATION DES FACTEURS RELATIFS A LA VIE PRIVEE.............................................................................. 7
8.1 LAVlLLE REALISE UNE EFVP, NOTAMMENT DANS LE CONTEXTE DESTRAITEMENTS SUIVANTS DE RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS:................................................................................................................................................................?
9 ACTIVITES DE RECHERCHE ET ACCES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .................................................. 8
10 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES..................................................................................................... 8
11 TRAITEMENT DES PLAINTES...................................................................................................................... 9
12 SECURITE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS........................................................................................ 9
13 INCIDENTS DE CONFIDENTIALITE .............................................................................................................10
14 ROLES ETRESPONSABILITES.....................................................................................................................10
15 ACTIVITESDESENSIBILISATION................................................................................................................13
-------------------------------*»------------------------------------------------*------------------------------------------------*-----------
-----*-----------------------------------------------------------*--*--*--------------------------------------------****---*-*-*-------*--*-
18 ENTREE EN VIGUEUR................................................................................................................................13
COTEAU-DU-LAC
^1-
Coteau B^n
du-Lac
1^"
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
1 PREAMBULE
Dans Ie cadre de ses activites et de sa mission, la Ville de Coteau-du-Lac (la « Ville ») traite des Renseignements
personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens et de ses employes. A ce titre, elle reconnait
I'importance de respecter la vie privee et de proteger les Renseignements personnels qu'elle detient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matiere, la Ville s'est dotee de la presents Politique. Celle-ci enonce les
principes cadres applicables a la protection des Renseignements personnels que la Ville detient tout au long du Cycle
de vie de ceux-ci et aux droits des Personnes concernees.
La protection des Renseignements personnels detenus par la Ville incombe a toute personne qui traite ces
renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des Renseignements personnels
inherents a I'exercice de ses fonctions ou qui decoulent de sa relation avec la Ville.
2
OBJET
La presente Politique:
enonce les principes encadrant la gouvemance de la Ville a I'egard des Renseignements personnels tout au long
de leur Cycle de vie et de I'exercice des droits des Personnes concernees;
prevoit Ie processus de traitement des plaintes relatives a la protection des Renseignements personnels;
definit les roles et responsabilites en matiere de protection des Renseignements personnels a la Ville;
decrit les activites de formation et de sensibilisation que la Ville offre a son personnel.
3
CADRE NORMATIF
La presente Politique s'inscrit dans un contexte regi notamment par la Loi sur I'acces aux documents des organismes
publics et surla protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1 .). Conformement a cette Loi, la presente
Politique est accessible via Ie site Internet de la Ville httDS://coteau-du-lac.com/Dolitigues/.
4
DEFINITIONS
Aux fins de la presents Politique, les termes suivants designent :
« CAI»la Commission d'acces a I'information du Quebec.
« Comite»Ie Comite sur I'acces a I'information et la protection des renseignements personnels de la Ville.
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lac
t^'
VILLE DE COTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
«Cycle de vie» I'ensemble des etapes visant Ie traitement d'un Renseignement personnel soit la collecte, I'utilisation,
la communication, la conservation et la destruction de celui-ci.
« Evaluation des facteurs relatifs a la vie privee » ou « EFVP»la demarche preventive qui vise a mieux proteger
les Renseignements personnels et a respecter la vie privee des personnes physiques. Elle consiste a considerer tous
les facteurs qui auraient des consequences positives et negatives sur Ie respect de la vie privee des Personnes
concernees.
«Incident de confidentialite » designe toute consultation, utilisation ou communication non autorisees par la loi d'un
Renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte a la protection de ce renseignement.
« Loi» designs la Loi sur I'acces aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, RLRQ, c. A-2.1.
« Personne concernee»designe une personne physique a qui se rapportent les Renseignements personnels.
« Renseignement personnel » designs toute information qui concerne une personne physique et qui permet de
I'identifier directement -- soit par Ie recours a cette seule information -- ou indirectement -- soit par combinaison avec
d'autres informations.
« Responsable de I'acces aux documents » ou RAD designs la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette
fonction et qui doit repondre aux demandes d'acces aux documents selon la Loi.
« Renseignement personnel sensible» designe tout Renseignement personnel qui -- de par sa nature, notamment
medicale, biometrique ou autrement intime, ou en raison de la maniere dont il est utilise ou communique -- suscite un
haut degre d'attente raisonnable en matiere de vie privee.
« Responsable de la protection des renseignements personnels»ou « RPRP»designe la personne qui, au sein
de la Ville, exerce cette fonction et veille a y assurer Ie respect et la mise en oeuvre de la Loi concernant la protection
des Renseignements personnels.
5
CHAMP D'APPLICATION
La presente Politique s'applique aux Renseignements personnels detenus par la Ville et a toute personne qui traite
des Renseignements personnels que la Ville detient.
6 TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assures tout au long de leur Cycle de vie dans Ie respect des
principes suivants, sauf exception prevue par la Loi.
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lacl^'
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
6.1 Collecte
6.1.1 La Ville ne recueille que les Renseignements personnels necessaires a la realisation de sa mission et de
ses activites. Avant de recueillir des Renseignements personnels, la Ville determine les fins de leur
traitement. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels strictement necessaires aux fins
indiquees.
6.1.2 La collecte de Renseignements personnels se fait aupres de la Personne concemee.
6.1.3 Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe les Personnes concernees,
notamment, des fins et des modalites de traitement de leurs Renseignements personnels et de leurs droits
quant a ces renseignements, par exemple, au moyen d'une Politique de confidentialite ou d'un avis «
juste-a-temps».
6.1.4 Lorsque la Loi exige I'obtention d'un consentement, celui-ci doit etre manifeste, libre, eclaire et donne a
des fins specifiques. II est demands a chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement
ne vaut que pour la duree necessaire a la realisation des fins pour lesquelles il a ete demands.
6.2 Utilisation
6.2.1 La Ville n'utilise les Renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ces renseignements ont ete
recueillis. Cependant, la Ville peut modifier ces fins si la Personne concernee y consent prealablement.
6.2.2 Elle peut egalement les utiliser a des fins secondaires sans Ie consentement de la Personne concernee,
dans I'un ou I'autre des cas suivants:
6.2.3
lorsque ['utilisation est a des fins compatibles avec celles pour lesquelles les renseignements ont
ete recueillis;
lorsque I'utilisation est manifestement au benefice de la Personne concernee ;
lorsque I'utilisation est necessaire a I'application d'une loi au Quebec, que cette utilisation soit ou
non prevue expressement par la loi;
lorsque I'utilisation est necessaire a des fins d'etude, de recherche ou de production de statistiques
et que les renseignements sont depersonnalises.
Lorsqu'elle utilise les Renseignements personnels a des fins secondaires dans I'un des trois premiers cas
de figure enumeres a I'article 6,2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle utilisation au registre prevu a
cet effet, tel que decrit a I'article 7.1.3).
COTEAU-DU-LAC |
Coteau
du-Laci^'
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
6.2.4 Lorsque la Loi Ie prevoit expressement ou lorsqu'un traitement de Renseignements personnels est juge
plus a risque pour les Personnes concernees, la Ville entreprend une EFVP en vertu de I'article 8 des
presentes afin de mitiger les risques identifies.
6.2.5 La Ville etablit et tient a jour un inventaire des fichiers de Renseignements personnels qu'elle recueille,
utilise et communique. Get inventaire contient minimalement:
6.2.6 les categories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont
conserves et Ie mode de gestion de chaque fichier;
6.2.7 la provenance des renseignements verses a chaque fichier;
6.2.8 les categories de Personnes concernees par les renseignements verses a chaque fichier;
6.2.9 les categories de personnes qui ont acces a chaque fichier dans I'exercice de leurs fonctions;
6.2.10 les mesures de securite prises pour assurer la protection des Renseignements personnels.
6.2.11 Toute personne qui en fait la demands a droit d'acces a cet inventaire, sauf a I'egard des renseignements
dont la confirmation de I'existence peut etre refusee en vertu des dispositions de la Loi.
6.3 Communication
6.3.1 Sous reserve des exceptions prevues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des Renseignements
personnels sans Ie consentement de la Personne concernee. Le consentement doit etre donne
expressement lorsque des Renseignements personnels sensibles sont en cause.
6.3.2 Lorsque des Renseignements personnels sont communiques a un mandataire ou un fournisseur de
services dans Ie cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour I'execution d'un mandat, la Ville
doit conclure une entente avec Ie fournisseur de services ou Ie mandataire qui comprend les dispositions
contractuelles types de la Ville.
6.3.3 Lorsque les Renseignements personnels sont communiques a des tiers hors Quebec, la Ville procede a
une EFVP conformement a I'article 8 des presentes. Une communication a des tiers est consignee au
registre a prevu cet effet.
6.4 Conservation
6.4.1. La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les Renseignements personnels qu'elle
detient soient a jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilises.
6.4.2. La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que necessaire pour mener ses
activites, sous reserve de delais prevus a son calendrier de conservation.
COTEAU-DU-LAC
2
Coteau
du-Lac
6.5
6.5.1
VILLE DE COTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
Destruction et anonymisation
Lorsque sont atteintes les finalites pour lesquelles les Renseignements personnels ont ete collectes, ces
renseignements sont detruits ou anonymises, sous reserve de la Loisurles archives, RLRQ, c. A- 21.1,
et suivant les delais prevus au calendrier de conservation et aux regles de gestion des documents de la
Ville.
7 REGISTRE
7.1 Conformement a la Loi, la Ville tient a jour les registres suivants:
7.1.1 Registre des communications de Renseignements personnels sans Ie consentement d'une Personne
concernee dans les cas suivants :
lorsque la Ville communique I'identite d'une Personne concernee a une personne ou a un organisme
prive afin de recueillir des renseignements deja colliges par ces derniers;
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels necessaires a I'application d'une loi
au Quebec, que cette communication soit ou non expressement prevue par la loi;
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels necessaires a I'application d'une
convention collective, d'un decret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un reglement qui etablit
les conditions de travail;
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels a un mandataire ou a un fournisseur
de services dans Ie cadre d'un mandat ou d'un contrat de services;
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels a des fins d'etude, de recherche ou
de statistique;
apres avoir effectue une EFVP, lorsque la Ville communique des Renseignements personnels dans
les cas vises par I'article 68.
7.1.2 Dans les cas vises au paragraphe 7.1.1, Ie registre comprend:
la nature ou Ie type de renseignement communique;
la personne ou I'organisme qui regoit cette communication;
la fin pour laquelle ce renseignement est communique et I'indication, Ie cas echeant, qu'il s'agit d'une
communication de Renseignements personnels a I'exterieur du Quebec;
la raison justifiant cette communication.
7.1.3 Registre des ententes de collecte conclues aux fins de I'exercice des fonctions ou de la mise en oeuvre
d'un programme d'un organisme public avec lequel la Ville collabore pour la prestation de services ou la
realisation d'une mission commune. Un tel registre comprend:
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lac
1^'
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
Ie nom de I'organisme pour lequel renseignements sont recueillis;
I'identification du programme ou de I'attribution pour lequel les renseignements sont necessaires;
la nature ou Ie type de la prestation de service ou de la mission ;
la nature ou Ie type de renseignements recueillis;
la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
la categorie de personnes, au sein de I'organisme qui recueille les renseignements et au sein de
I'organisme receveur, qui a acces aux renseignements.
7.1.4 Registre des utilisations de Renseignements personnels au sein de la Ville a d'autres fins et sans Ie
consentement de la Personne concemee lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour
lesquelles ils ont ete recueillis, qu'elle est clairement a I'avantage de la Personne concernee ou qu'elle est
necessaire a I'application d'une loi au Quebec. Un tel registre comprend:
la mention du paragraphs du deuxieme alinea de I'article 65.1 de la Loi permettant I'utilisation, c'est-
a-dire la basejuridique applicable;
dans Ie cas vise au paragraphe 3° du deuxieme alinea de I'article 65.1 de la Loi, la disposition
legislative qui rend necessaire I'utilisation du renseignement;
la categorie de personnes qui a acces au renseignement aux fins de I'utilisation indiquee.
7.1.5 Registre dos communications d'information concernant un Incident de confidentialite a une personne ou a
un organisme susceptible de reduire Ie risque de prejudice grave associe a un Incident de confidentialite;
7.1.6 Registre des incidents de confidentialite. Un tel registre comprend:
- une description des renseignements personnels vises par I'incident ou, si cette information n'est pas
connue,
la raison justifiant I'impossibilite de fournir une telle description ;
une breve description des circonstances de I'incident;
- la date ou la periode ou I'incident a eu lieu ou, si cette derniere n'est pas connue, une approximation de
cette periode;
- la date ou la periode au cours de laquelle I'organisation a pris connaissance de I'incident;
- Ie nombre de Personnes concernees par I'incident ou, s'il n'est pas connu, une approximation de ce
nombre;
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lac
1^'
VILLE DE COTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
- une description des elements qui amenent I'organisation a conclure qu'il existe ou non un risque qu'un
prejudice serieux soit cause aux Personnes concernees, tels que la sensibilite des renseignements
personnels concernes, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les consequences
apprehendees de leur utilisation et la probabilite qu'ils soient utilises a des fins prejudiciables;
- si I'incident presents un risque qu'un prejudice serieux soit cause, les dates de transmission des avis a la
CAI et aux Personnes concernees, en application du deuxieme alinea de I'article 63.8 de la Loi sur I'acces
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou du
deuxieme alinea de I'article 3.5 de la Lo; sur/a protection des renseignements personnels dans Ie secteur
prive, de meme qu'une mention indiquant si des avis publics ont ete donnes par I'organisation et la raison
pour laquelle ils I'ont ete, Ie cas echeant;
- une breve description des mesures prises par I'organisation, a la suite de la survenance de I'incident, afin
de diminuer les risques qu'un prejudice soit cause.
8 EVALUATION DES FACTEURS RELATIFS A LA VIE PRIVEE
8.1 La Ville realise uno EFVP, notamment dans Ie contexte des traitements suivants de
Renseignements personnels:
- avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de developpement et de refonte d'un systeme
d'information ou de prestation electronique de services qui implique des Renseignements personnels;
- avant de recueillir des Renseignements personnels necessaires a I'exercice des attributions ou a la
mise en oeuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation
de services ou pour la realisation d'une mission commune;
- avant de communiquer des Renseignements personnels sans Ie consentement des Personnes
concemees a une personne ou a un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements a des fins
d'etude, de recherche ou de production de statistiques;
- lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans consentement des Personnes
concernees, conformement a I'article 68 de la Loi sur I'acces ;
- lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels a I'exterieur du Quebec ou confier
a une personne ou a un organisme a I'exterieur du Quebec Ie soin de recueillir, d'utiliser, de
communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2. En effectuant une EFVP, la Ville tient compte de la sensibilite des Renseignements personnels a etre traites,
des fins de leur utilisation, de leur quantite, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la proportionnalite
des mesures proposees pour proteger les Renseignements personnels.
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lacl^'
8.3.
8.4.
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiques a I'exterieur du Quebec, la Ville s'assure
que ceux-ci beneficient d'une protection adequate, notamment au regard des principes de protection des
Renseignements personnels generalement reconnus.
La realisation d'une EFVP sert a demontrer que la Ville a respecte toutes les obligations en matiere de protection
des Renseignements personnels et que toutes les mesures ont ete prises afin de proteger efficacement ces
renseignements.
9 ACTIVITES DE RECHERCHE ET ACCES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1
9.2.
Des chercheurs peuvent demander I'acces a des Renseignements personnels a des fins de recherche.
Une telle demande doit etre soumise au [RPRP de la Ville];
Lorsque I'EFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent etre communiques a cette fin, la
Ville doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types de la
Ville et toute mesure supplementaire identifiee dans I'EFVP.
10 DROITS DES PERSONNES CONCERNEES
10.1 Sous reserve de ce que prevoient les lois applicables, toute Personne concernee dont les
Renseignements personnels sont detenus par la Ville dispose notamment des droits suivants:
Ie droit d'acceder aux Renseignements personnels detenus par la Ville et d'en obtenir une copie,
que ce soil en format electronique ou non electronique;
a mains que cela ne souleve des difficultes pratiques serieuses, un Renseignement personnel
informatise recueilli aupres d'une Personne concernee, et non pas cree ou infere a partir d'un
Renseignement personnel la concernant, lui est communique dans un format technologique
structure et couramment utilise, a sa demande. Ce renseignement est aussi communique, a
sa demands, a toute personne ou a tout organisme autorise par la loi a recueillir un tel
renseignement.
Ie droit de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou inexact detenu par la Ville ;
- Ie droit d'etre informee, Ie cas echeant, que des Renseignements personnels sont utilises pour
prendre une decision fondee sur un traitement automatise.
COTEAU-DU-LAC |
Coteau
du-Lac
1^'
VILLE DE COTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
10.2 Bien que Ie droit d'acces puisse etre exerce en tout temps, I'acces aux documents contenant ces
renseignements est assujetti a certaines exceptions identifiees dans la Loi.
10.3 Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent etre consultes sur place ou etre
accessibles d'une autre maniere, avec ou sans paiement de frais. Le cas echeant, la Ville informe la
Personne concernee de I'obligation de payer des frais avant de trailer sa demande.
10.4 Les demandes d'acces aux Renseignements personnels par les Personnes concernees peuvent etre
faites verbalement ou par ecrit. Les demandes verbales seront traitees de maniere informelle et peuvent
ne pas recevoir de reponse ecrite.
10.5 Les demandes d'acces aux Renseignements personnels sensibles doivent etre faites par ecrit et recevront
une reponse ecrite.
10.6 Les demandes d'acces aux Renseignements personnels doivent etre suffisamment precises pour
permettre au RPRP de localiser lesdits Renseignements personnels. Le droit d'acces ne s'applique qu'aux
Renseignements personnels existants.
11 TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels de la Ville ou de sa conformite aux
exigences de la Loi qui concementles Renseignements personnels doit etre transmise au RPRP, lequel doit y repondre
dans un delai de 20 jours.
12 SECURITE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1
12.2
La Ville met en place des mesures de securite raisonnables afin d'assurer la confidentialite, I'integrite et
la disponibilite des Renseignements personnels recueillis, utilises, communiques, conserves ou detruits.
Ces mesures tiennent notamment en compte du degre de sensibilite des Renseignements personnels, de
la finalite de leur collecte, de leur quantite, de leur localisation et de leur support.
La Ville gere les droits d'acces des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis a un
engagement de confidentialite et ayant besoin d'y acceder dans Ie cadre de leurs fonctions aient acces
aux Renseignements personnels.
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lac
1^'
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
13 INCIDENTS DE CONFIDENTIALITE
13.1
13.2
13.3
Tout Incident de confidentialite est pris en charge conformement au [Note : nommer Ie plan de reponse
aux incidents] de la Ville. La Ville prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un
prejudice soit cause et eviter que de nouveaux incidents de meme nature ne se produisent. Elle met a jour
son programme de protection des Renseignements personnels, Ie cas echeant.
Tout Incident de confidentialite est signale au RPRP et est consigne au registre des Incidents de
confidentialite, conformement a I'article 7.1.6 de la presents Politique.
Si I'lncident de confidentialite presente un risque de prejudice serieux pour les Personnes concemees, la
Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
14 ROLES ET RESPONSABILITES
14.1
14.2
La protection des Renseignements personnels que la Ville detient repose sur I'engagement de tous ceux
qui traitent ces renseignements et plus particulierement des suivants:
Le RPRP:
s'assure de la protection des Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie, de la
collecte a la destruction;
siege au Comite;
se conforme aux exigences liees aux demandes d'acces ou de rectification, sous reserve des
responsabilites devalues au RAD, y compris:
donner au requerant un avis de la date de reception de sa demands;
aviser Ie requerant des delais et de son droit a la revision;
repondre a la demands dans un delai de 20 jours, ou si Ie traitement de la demande ne parait
pas possible sans nuire au deroulement normal des activites de la Ville, dans un delai de 10 jour
supplementaire, apres avoir avise Ie requerant par ecrit;
prefer assistance au requerant pour identifier Ie document susceptible de contenir les
renseignements recherches lorsque sa demande est imprecise;
motiver tout refus d'acquiescer a une demands d'acces;
a la demands du requerant, lui preter assistance pour I'aider a comprendre la decision Ie
concernant;
COTEAU-DU-LAC |
Coteau
du-Lac
1^'
VILLE DE COTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
rendre sa decision par ecrit et en transmettre une copie au requerant. Elle doit etre accompagnee
du texte de la disposition sur laquelle Ie refus s'appuie, Ie cas echeant, et d'un avis I'informant du
recours en revision et indiquant notamment Ie delai dans lequel il peut etre exerce.
veiller a ce que Ie renseignement faisant I'objet de la demande soit conserve Ie temps requis
pour permettre au requerant d'epuiser les recours prevus a la Loi.
supervise la tenue des registres enumeres a I'article 7 de la presents Politique.
participe a revaluation du risque de prejudice serieux lie a un Incident de confidentialite, notamment
eu egard a la sensibilite des renseignements vises, aux consequences anticipees de leur utilisation
et a la probabilite que ces renseignements soient utilises a des fins malveillantes;
Ie cas echeant, effectue des verifications des obligations de confidentialite en lien avec la
communication de Renseignements personnels dans Ie cadre de mandats ou de contrats de services
confies a des tiers conformement a I'article 6.3.2 de la presents Politique.
14.3
Le Comite:
veille a la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des membres du
personnel et des membres de la direction de la Ville sur les obligations et les pratiques en matiere
d'acces a I'information et de protection des Renseignements personnels;
elabore les principes de diffusion de I'information;
approuve la presente Politique-cadre sur la gouvernance en matiere de protection des
Renseignements personnels;
emet des directives sur ['utilisation d'outils informatiques marketing impliquant la communication de
donnees ou Ie profilage;
identifie les principaux risques en matiere de protection de Renseignements personnels et en avise
la direction afin que des mesures correctives soient proposees;
approuve toute derogation aux principes generaux de protection des renseignements personnels qui
auront ete etablis;
emet des directives pour la protection des Renseignements personnels, notamment pour la
conservation de ceux-ci par des tiers et a I'exterieur du Quebec;
est consulte, des Ie debut d'un projet et aux fins de I'EFVP, pour tous les projets d'acquisition, de
developpement et de refonte des systemes d'information ou de prestation electronique de services
impliquantdes renseignements personnels:
veille a ce que la realisation de I'EFVP soit proportionnee a la sensibilite des renseignements
concernes, aux fins auxquelles ils sont utilises, a la quantite et a la distribution des
Renseignements et au support sur lequel ils seront heberges;
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lac
P&'
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
Ie cas echeant, s'assure que Ie projet permet de communiquer a la Personne concernee les
Renseignements personnels informatises recueillis aupres d'elle dans un format technologique
structure et couramment utilise;
escalade les recommandations qui ne sont pas suivies [au RPRP] ;
doit etre avise de tout Incident de confidentialite impliquant les Renseignements personnels et
conseiller la Ville quant aux suites a y donner;
revolt Ie [Plan de reponse aux incidents de confidentialite] dans I'eventualite d'un Incident de
confidentialite;
revoit les regles pour la collecte et la conservation des Renseignements personnels provenant de
sondages, y compris dans Ie cadre de la [Politique de la Ville sur les sondages] ;
revoit toute question d'interet touchant la protection des Renseignements personnels ;
revoit les mesures relatives a la videosurveillance et s'assure du respect de la vie privee dans Ie
cadre de son utilisation.
14.4 Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville detient:
agit avec precaution integre les principes enonces a la presente Politique a ses activites;
n'accede qu'aux renseignements necessaires a I'exercice de ses fonctions;
n'integre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destines a I'accomplissement
de ses fonctions;
conserve ces dossiers de maniere a ce que seules les personnes autorisees y aient acces ;
protege I'acces aux Renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a acces par un
mot de passe;
s'abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend connaissance dans
I'exercice de ses fonctions, a mains d'etre dument autorisee a Ie faire;
s'abstient de conserver, a la fin de son emploi ou de son contrat, les Renseignements personnels
obtenus ou recueillis dans Ie cadre de ses fonctions et maintient ses obligations de confidentialite ;
detruit tout Renseignement personnel conformement a la procedure de [ajouter Ie nom de la
procedure de la Ville. ] de la Ville;
participe aux activites de sensibilisation et de formation en matiere de protection des
Renseignements personnels qui lui sont destinees;
COTEAU-DU-LAC
Coteau
du-Lacl^'
VILLEDECOTEAU-DU-LAC
Politique cadre sur la gouvernance en matiere
de protection des renseignements personnels de la Ville de Coteau-du-Lac
signale tout manquement, Incident de confidentialite ou toute autre situation ou irregularite qui pourrait
compromettre de quelque fa^on que ce soit la securite, I'integrite ou la confidentialite de
Renseignements personnels conformement a la procedure etablie par la Ville.
15 ACTIVITES DE SENSIBILISATION
La Ville offre des activites de formation et de sensibilisation a son personnel en matiere de protection des
Renseignements personnels. Notamment, elle [Note : a completer].
16 SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la presents Politique est passible de sanctions selon Ie cadre normatif applicable.
17 MISEAJOUR
De maniere a suivre revolution du cadre normatif applicable en matiere de protection des Renseignements personnels
et a ameliorer Ie programme de protection des Renseignements personnels de la Ville, la presents Politique pourra
etre mise a jour au besoin. Veuillez-vous rendre a la version sur Ie site Web la Ville pour consulter la version la plus
recente.
18 ENTREE EN VIGUEUR
La presente Politique entre en vigueur lors de son adoption par Ie Conseil de la Ville.
DONNEE, ce 15e jour du mois de mai 2025,
-^
i^-
^^^CXJ^
Andree Brosseau, mairesse
Chantal Paquette, greffiere
COTEAU-DU-LAC