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Adoptée à la séance ordinaire du 9 mai 2023
2023
419, chemin du Poisson Blanc, Denholm,
Qc. J8N 9C8
29/03/2023
Politique de gestion des
documents
1
OBJET
Politique de gestion des documents
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR
9 mai 2023
DATE DE RÉVISION
au besoin
NUMÉRO DE RÉSOLUTION
MD AR23-05-050
2
Table des matières
1. Objet de la politique .......................................................................................... 3
2. Champs d'application ........................................................................................ 3
3. Contexte réglementaire ..................................................................................... 3
4. Définitions des termes ...................................................................................... 3
5. Buts et objectifs ................................................................................................... 5
6. Responsabilités .................................................................................................... 5
6.1 Le Conseil municipal est responsable : ............................................................... 5
6.2 La direction générale est responsable : .............................................................. 5
6.3 L'employé est responsable : ............................................................................. 6
7. Modalités d'applications ....................................................................................... 6
7.1 Plan de classification ....................................................................................... 6
7.2 Calendrier de conservation .............................................................................. 6
7.3 Dépôt de documents et équipements ................................................................ 7
8. Consultation des documents. ................................................................................ 7
10. Protection des documents essentiels .................................................................... 7
11. Plan des mesures d'urgences ............................................................................... 7
12. Documents d'un employé quittant une fonction .................................................... 8
13. Approbation et révision de la politique ................................................................. 8
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1. Objet de la politique
Les documents visés par la politique de gestion des documents actifs et semi-
actifs sont les documents générés par les fonctions et activités de la Municipalité
de Denholm, quel que soit leur support (documents textuels, numériques,
audiovisuels, etc.) et leur date. Ces documents constituent une ressource non
négligeable pour la conduite des affaires et il importe de s'assurer, par une
gestion adéquate, de leur fiabilité, de leur authenticité et de leur intégrité.
2. Champs d'application
La présente politique concerne tous les documents administratifs, essentiels ou
non, détenus par les unités de la municipalité, et ce, quels qu'en soient la nature
et le support utilisé. Elle comporte, notamment, les deux éléments opérationnels
suivants :
- Application du plan de classification
- Application du calendrier de conservation
3. Contexte réglementaire
Cette politique découle de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) (ci-après
appelée la : « Loi »), de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de
l'information (L. R. Q., c. C-1.1), du Code municipal du Québec (L. R. Q. C27.1)
et de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels (L. R. Q., c. A-2.1). La présente
politique énonce les principales règles relatives à la classification, à la
conservation, à l'utilisation et à la consultation des documents dont la
Municipalité de Denholm (ci-après appelée la : « Municipalité ») a la
responsabilité.
4. Définitions des termes
- Archives : Ensemble des documents, quel que soit leur support, leur date
ou leur nature, produits ou reçus par la Municipalité pour ses besoins ou
l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur légale,
administrative et financière.
- Archives historiques : Ensemble des documents de la Municipalité ayant
une valeur historique ou de recherche et conservés en permanence
- Calendrier de conservation : Document établissant, pour chacun des
types de documents, sa durée de conservation, son cheminement et son
traitement, de sa création jusqu'à son élimination ou sa conservation
permanente.
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- Classement : Opération matérielle visant à ranger optimalement les
dossiers et les documents selon un certain ordre et se faisant selon le
cycle de vie des documents.
- Classification : Opération intellectuelle visant à ordonner de façon
logique et hiérarchique allant du général au particulier, les activités d'un
organisme ou d'un individu.
- Conservation : L'ensemble des règles et des opérations régissant la
manipulation, l'entreposage, la restauration et la conservation, dans des
conditions satisfaisantes et sécuritaires, des documents destinés à être
conservés de manière permanente.
- Cycle de vie des documents : Tout document passe par une ou
plusieurs périodes caractérisées par la fréquence de son utilisation et par
le type d'utilisation qui en est faite. Ce cycle répartit ainsi la vie des
documents : actif, semi-actif et inactif (destruction ou archives).
- Délais légaux de conservation : Disposition inscrite dans la loi obligeant
la conservation des documents.
- Dépôts des documents : Endroit où sont conservés les documents semi-
actifs des différentes unités administratives permettant une utilisation
maximale des espaces et doté d'un système de repérage rapide.
- Document : Un document est constitué d'information portée par un
support. L'information y est délimitée et structurée de façon tangible ou
logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de
mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen
d'écriture y compris d'un système de symboles réinscriptibles sous l'une
de ces formes ou un autre système de symboles.
- Document actif : Document qui est couramment utilisé à des fins
administratives, légales ou financières.
- Document essentiel : Sont généralement reconnus comme essentiels les
documents dont la perte ou la destruction entraînerait des conséquences
légales ou financières graves.
- Document inactif : Document qui n'est plus utilisé à des fins
administratives, légales ou financières.
- Document semi-actif : Document qui est occasionnellement utilisé à des
fins administratives, légales ou financières.
- Document technologique : Document qui ne peut être consulté sans
l'aide d'un appareil externe. Un document technologique n'inclut pas
seulement les documents de type numérique (ayant comme support une
disquette, un disque dur, un cédérom ou une clé USB), mais aussi des
documents de type analogique comme les microfilms et les bandes
magnétiques audio ou vidéo.
- Dossier : Ensemble de documents portant sur un même sujet.
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- Plan de classification : Structure hiérarchique et logique de classes et de
sous-classes de descripteurs permettant de regrouper par sujet les
documents administratifs.
- Règle de conservation : Norme déterminant les délais de conservation
des documents actifs et semi-actifs avant leur élimination ou leur
versement aux archives historiques. L'ensemble des règles forme le
calendrier de conservation.
- Système de classification : Ensemble des normes et des procédures
présentées de façon structurée permettant aux unités administratives, de
classer et de repérer les documents durant tout leur cycle de vie.
- Versement : Acte par lequel les documents sont transférés aux archives.
5. Buts et objectifs
Les buts visés sont :
- D'assurer une gestion plus efficace d'un document lors de sa création,
réception, classification, classement, exploitation, protection et / ou de son
repérage.
- De préciser le rôle de chacun des intervenants
- De diminuer la masse de documents à conserver tout en préservant ceux
qui ont une valeur administrative, légale, fiscale ou historique.
- De rationaliser l'utilisation de l'espace et des équipements de classement
des documents.
- De respecter les lois relatives à la gestion documentaire.
- De réduire les coûts reliés à la gestion documentaire.
- De gérer les documents confidentiels et essentiels de façon sécuritaire.
6. Responsabilités
6.1 Le Conseil municipal est responsable :
- De fournir les ressources humaines et financières nécessaires à la bonne
gestion des documents de la Municipalité.
6.2 La direction générale est responsable :
- La mise en application de la présente politique ainsi que des procédures
qui en découlent.
- De l'élaboration et de l'application des politiques, normes, procédures et
méthodes de travail liées à la gestion des documents.
- De l'élaboration et de l'application d'un système de classification uniforme
pour l'ensemble des documents actifs de la Municipalité.
- De l'élaboration et de l'application du calendrier de conservation.
- De la garde des livres, registres, plans, cartes, archives et autres
documents appartenant à la Municipalité, ou qui sont produits, déposés et
conservés dans les Bureaux de la Municipalité. Code municipal du
Québec (L. R. Q. C27.1)
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- De la destruction des documents confidentiels par déchiquetage.
- De la conservation des documents qui sont déposés dans les différents
dépôts d'archives.
- De la protection particulière des documents essentiels de la Municipalité
(lettres patentes, documents constitutifs, chartes, documents avec
sceaux, règlements, budgets, titres de propriété, baux, assurances,
procès-verbaux, etc.)
- De s'assurer du suivi dans le système informatique des différents
éléments liés à la gestion des documents.
- De la gestion des dépôts d'archives.
- De la formation des employés de la Municipalité en ce qui a trait à
l'application des procédures et des outils de gestion documentaires.
- D'assister et de conseiller les employés.
6.3 L'employé est responsable :
- De lire et d'appliquer cette politique et toutes les procédures qui s'y relient.
- De connaître et d'utiliser toutes les informations relatives à la présente
politique
- De classer les documents en conformité avec le plan de classification
- De respecter le calendrier de conservation
- De transférer les documents inactifs à la direction générale pour archivage
ou déchiquetage.
7. Modalités d'applications
7.1 Plan de classification
Le plan de classification est un outil de classement et fournit une structure de
classification hiérarchique en fonction des activités de l'organisme et des séries
documentaires existantes. Il a pour but d'organiser les documents, de façon à
faciliter leur classement, leur repérage et l'application du calendrier de
conservation. Il aide également à répondre aux exigences de la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (L. R. Q., c.A-2.1, article 16). La direction générale est responsable
de l'élaboration de la mise en place et de la mise à jour du plan. Afin de faciliter
le repérage des documents, les employés doivent utiliser un plan de
classification qui a été approuvé par la direction générale. Lorsqu'un nouveau
type de document pour lequel il n'existe pas encore de cote de classification est
créé, les employés doivent aviser la direction générale.
7.2 Calendrier de conservation
Le calendrier de conservation détermine les délais légaux (le temps de
conservation) des documents et s'applique à tous les types de documents, peu
importe leur support. Il a pour but de réduire la masse de documents afin de
libérer de l'espace de rangement électronique et physique, de protéger les
documents ayant une valeur légale, financière, administrative et historique et de
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répondre aux exigences de la Loi sur les archives (L.R.Q., c A-21.1).
Conformément aux règles du calendrier de conservation, les employés doivent
conserver leurs documents actifs, transférer leurs documents semi-actifs et
historiques aux archives et éliminer leurs documents arrivés à échéance de
conservation. Les employés doivent aviser la direction générale lors de la
création d'un nouveau type de document pour lequel il n'existe pas de règle. Les
documents versés aux dépôts d'archives physiques et technologiques sont sous
la responsabilité de la direction générale.
7.3 Dépôt de documents et équipements
Un dépôt ou une voûte est un espace physique ou technologique de rangement
aménagé selon des normes de sécurité qui favorisent la protection et la gestion
des documents. Il a pour but de rentabiliser les coûts liés aux ressources
matérielles et technologiques, d'optimiser l'espace d'entreposage, d'éviter les
erreurs de classement et d'assurer l'intégrité des documents. L'aménagement,
l'entreposage, la protection et la conservation des documents dans les voûtes et
dépôts sont sous la responsabilité de la direction générale.
8. Consultation des documents.
L'accès aux documents s'effectue dans le respect des procédures en vigueur.
Ces procédures devront tenir compte de la sécurité des données confidentielles
et de la sécurité des documents consultés ainsi que des droits d'accès à
l'information des citoyens.
10. Protection des documents essentiels
Les documents essentiels sont les documents dont la perte ou la destruction
entraînerait des conséquences légales ou financières majeures pour la
Municipalité. La direction générale est responsable de l'identification des
documents essentiels. Les employés sont responsables d'aviser la direction
générale de la création ou de la réception de tout document qui pourrait être
qualifié d'essentiel. La direction générale est responsable de faire appliquer les
mesures de protection des documents.
11. Plan des mesures d'urgences
Le plan des mesures d'urgence spécifiques aux documents d'archives prévoit
l'organisation méthodique des procédures ou interventions d'urgence. Il a pour
but d'indiquer les méthodes de prévention, la marche à suivre en cas
d'évacuation des documents, de conseiller sur les méthodes d'intervention et
d'indiquer les méthodes de récupération des documents endommagés
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12. Documents d'un employé quittant une fonction
Tous les documents administratifs appartiennent à la municipalité. Tout employé,
au moment de son départ, doit s'assurer de remettre à son successeur ou à son
supérieur, selon le cas, tous les documents relatifs à son travail qu'il a en sa
possession. L'employé doit les avoir classés dans le plan de classification, aux
endroits identifiés par la direction générale, et doit respecter le calendrier de
conservation.
13. Approbation et révision de la politique
La politique doit être adoptée par le Conseil municipal et mise à jour au besoin.
La politique reste en vigueur jusqu'à son remplacement ou abrogation.