Politique d'utilisation de l'intelligence artificielle — full text

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POLITIQUE : Utilisation de l'intelligence artificielle pour Deschaillons-sur-Saint-Laurent Adoptée le 3 juin 2025 Résolution #2025-06-193 MUNICIPALITÉ DE DESCHAILLONS-SUR-SAINT-LAURENT Table des matières 1. OBJECTIF....................................................................................................................... 1 2. APPROCHE................................................................................................................... 1 3. FORMATION ETACCOMPAGNEMENT.................................................................... 1 4. DOMAINES D'APPLICATION ................................................................................... 1 5. SURVEILLANCE ET ÉVALUATION ......................................................................... 2 6. CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ .......................................................................... 2 7. RESPONSABILITÉ ET TRANSPARENCE ................................................................. 2 8. PRINCIPES FONDAMENTAUX ................................................................................. 2 9. MESURES DE GOUVERNANCE ................................................................................ 3 10. DÉTERMINATION DES OUTILS ET TECHNOLOGIES AUTORISÉS ................. 3 11. MISE EN OEUVRE ET SUIVI ................................................................................... 3 12. ENTRÉE EN VIGUEUR ............................................................................................. 4 MUNICIPALITÉ DE DESCHAILLONS-SUR-SAINT-LAURENT 1. OBJECTIF L'objectif de cette politique est d'encadrer strictement l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) au sein de l'administration municipale de Deschaillons-sur-Saint-Laurent. Elle vise à maximiser l'efficacité opérationnelle tout en minimisant les risques de dérives et d'abus potentiels liés à l'utilisation de ces technologies. Il s'agit également de garantir une utilisation éthique et responsable de l'IA, en alignement avec les valeurs de la municipalité. 2. APPROCHE La municipalité de Deschaillons-sur-Saint-Laurent adopte une approche holistique et préventive pour l'intégration des technologies d'IA. Elle se distingue par une attention particulière portée à la sensibilisation, la formation continue des employés et l'accompagnement rigoureux dans la mise en oeuvre des outils d'IA. L'objectif est d'assurer une adoption responsable et éthique de l'IA qui respecte les valeurs et les principes de la municipalité. Chaque service municipal est encouragé à identifier les domaines où l'IA pourrait améliorer les processus et la prestation des services. 3. FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT Un programme de formation sera mis en place pour inculquer aux employés municipaux les meilleures pratiques liées à l'utilisation de l'IA. Ce programme comprendra des modules sur la compréhension des principes fondamentaux de l'IA, les implications éthiques et les techniques avancées de gestion de ces outils. De plus, un soutien continu et personnalisé sera fourni pour assurer une adaptation optimale à ces technologies innovantes et pour répondre aux besoins spécifiques de chaque service municipal. Les formations seront dispensées par des experts en technologie et en éthique et incluront des ateliers pratiques ainsi que des sessions de questions et réponses. 4. DOMAINES D'APPLICATION L'IA peut notamment être utilisée pour : - la rédaction de courriels, documents et de rapports; - l'Assistant Urbaniste IA sera utilisé pour augmenter l'efficacité des inspecteurs en ayant des réponses rapides qui pourront être répondues par les adjointes et via le site Web de la municipalité dans un futur, sous supervision humaine; - l'Assistant Subvention et Aide Financière IA aidera à identifier les opportunités de financement, sous contrôle humain; - la résolution de problèmes informatiques et de gestion; - l'analyse de lois et de règlements; - la production d'images; MUNICIPALITÉ DE DESCHAILLONS-SUR-SAINT-LAURENT - implanter des chabots pour améliorer le service aux citoyens et soutenir les équipes internes; - optimiser la maintenance prédictive. 5. SURVEILLANCE ET ÉVALUATION La municipalité de Deschaillons-sur-Saint-Laurent instaurera des mécanismes de surveillance et d'évaluation pour garantir que l'utilisation des technologies d'IA est conforme aux standards éthiques et légaux en vigueur. Cela inclut la réalisation d'audits réguliers et systématiques pour vérifier la conformité et identifier les éventuels domaines nécessitant des améliorations. De plus, des indicateurs de performance seront définis pour mesurer l'impact des technologies d'IA sur les opérations municipales. 6. CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ La protection des données personnelles et la sécurité des informations sont des priorités absolues pour la municipalité de Deschaillons-sur-Saint-Laurent. Les technologies d'IA déployées devront impérativement répondre aux normes les plus strictes en matière de confidentialité et de sécurité. Des protocoles avancés de protection des données seront mis en place pour prévenir toute violation ou compromission des informations sensibles. Les employés utiliseront des méthodes de cryptage avancées et respecteront des procédures strictes de gestion des accès. 7. RESPONSABILITÉ ET TRANSPARENCE La municipalité de Deschaillons-sur-Saint-Laurent s'engage fermement à maintenir une transparence dans ses pratiques d'utilisation de l'IA. Des rapports détaillés et réguliers seront présentés aux membres du conseil municipal pour informer le public des progrès réalisés, des défis rencontrés et des succès obtenus dans l'intégration de l'IA au sein de l'administration municipale. Ces rapports permettront de maintenir un dialogue ouvert et constructif sur l'utilisation et l'évolution de cette technologie. 8. PRINCIPES FONDAMENTAUX Respect des personnes et de la règle de droit Garantir que les systèmes d'IA soient utilisés dans le respect des droits et libertés fondamentaux. S'assurer que toutes les données utilisées (pour l'apprentissage ou le fonctionnement) soient collectées et exploitées légalement, conformément aux exigences de la Loi 25. Inclusion et équité Concevoir des applications d'IA qui intègrent la diversité et évitent toute forme de MUNICIPALITÉ DE DESCHAILLONS-SUR-SAINT-LAURENT discrimination. Prendre en compte les besoins des personnes et des équipes impactées par les transformations induites par l'IA. Protection des renseignements personnels Réaliser systématiquement une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour tout projet impliquant des données personnelles. Informer clairement les personnes concernées sur la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. 9. MESURES DE GOUVERNANCE Transparence et droit à l'information Informer les usagers sur la finalité des traitements automatisés et les critères ayant conduit aux décisions prises par l'IA. Mettre en place des mécanismes permettant aux personnes de contester ou de demander la révision de décisions automatisées. Sécurité de l'information Mettre en œuvre des mesures de cybersécurité adaptées pour protéger les données et les systèmes d'IA. Veiller à ce que les transferts de données hors des juridictions soient encadrés par des normes équivalentes de protection. Supervision et responsabilité Assurer un suivi continu des systèmes d'IA par des experts, avec la possibilité d'intervention humaine à chaque étape critique. Nommer un responsable de la protection des renseignements personnels et un comité de gouvernance de l'IA pour piloter et mettre à jour la politique en fonction des évolutions technologiques et réglementaires. 10. DÉTERMINATION DES OUTILS ET TECHNOLOGIES AUTORISÉS Établir une liste d'outils et de technologies d'IA évalués et approuvés selon un modèle de gestion des risques. S'assurer que chaque outil intégré respecte les dix principes d'utilisation responsable, notamment la transparence, l'équité et la protection des renseignements personnels. Intégrer, lorsque cela est pertinent, des clauses contractuelles avec les fournisseurs pour garantir leur engagement à respecter ces principes. 11. MISE EN OEUVRE ET SUIVI Évaluation des risques Identifier et documenter les risques associés à chaque système d'IA, en se concentrant MUNICIPALITÉ DE DESCHAILLONS-SUR-SAINT-LAURENT sur les systèmes à incidence élevée. Mettre en place un plan d'atténuation adapté et tenir un registre des risques ainsi que des mesures correctives. Formation et sensibilisation Former régulièrement le personnel aux enjeux éthiques, légaux et techniques liées à l'IA. Favoriser une culture de veille technologique et d'expérimentation agile pour adapter la politique aux évolutions du domaine. Suivi et révision Instaurer des audits internes réguliers afin de s'assurer de la conformité des pratiques d'utilisation de l'IA. Mettre à jour la politique de manière itérative, en collaboration avec des experts en gouvernance et en droit de la technologie. 12. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente Politique prend effet à compter de son adoption __________________ Hanta Rasami, Directrice générale et greffière-trésorière