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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
NOTRE ENGAGEMENT
La Ville de Deux-Montagnes s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos
renseignements personnels.
Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et
communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez
demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.
Cette politique définit comment la Ville protège les renseignements personnels ou confidentiels
et en précise les normes de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation, de droit
d'accès et de rectification, le tout sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels (ci-après la
« Loi sur l'accès »).
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos
applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que
nous les utilisions et communiquions de la manière décrite.
EN BREF
Comment
Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou
communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui
nous permettent de vous identifier.
Quoi
Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements
d'achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services.
Pourquoi
Nous recueillons vos renseignements personnels pour mieux vous servir, répondre à vos
questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web ou nos applications, mais surtout
pour assurer la qualité des services que nous offrons aux utilisateurs de notre site Web et de
nos applications mobiles ainsi qu'aux citoyens de la Ville.
Nos fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront
accès à certains renseignements.
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Où
Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos
renseignements à l'extérieur du Québec.
Vos droits
Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements en nous
écrivant.
Votre consentement
Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher
de continuer à vous servir.
QU'ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENT PERSONNEL » ?
Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de
vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous. Par exemple, votre nom,
votre numéro de téléphone, votre adresse ou votre adresse courriel.
LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS
Nous recueillons vos renseignements personnels notamment lorsque vous :
- utilisez le site Web et l'une de nos applications ;
- remplissez l'un des formulaires disponibles sur notre site Web ;
- transmettez une requête ou une demande à l'un de nos services ;
- utilisez un service de la Ville ;
- créez un compte d'utilisateur ;
- vous inscrivez à des activités culturelles et de loisirs ;
- vous inscrivez à notre infolettre ou à une liste de diffusion ;
- créez un profil personnel pour accéder aux offres d'emploi et postuler en ligne ;
- envoyez un commentaire ou une plainte ;
- communiquez avec nous par courriel, par clavardage ou par téléphone.
Nous collectons les renseignements personnels en toute transparence avec votre consen-
tement libre et éclairé, et uniquement dans les cas où les renseignements recueillis sont
nécessaires pour fournir le service désiré.
VOTRE CONSENTEMENT
Pendant votre visite sur notre site Web, votre navigateur échange des données avec notre
serveur. Nous utilisons des fichiers témoins (cookies) qui nous permettent de mémoriser
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certaines informations au sujet de votre appareil dans l'objectif de faciliter votre navigation sur
notre site. Votre appareil crée et conserve ces fichiers. Ils ne permettent pas à la Ville de vous
identifier.
RETRAIT DE CONSENTEMENT
À tout moment, vous pouvez désactiver l'utilisation de ces fichiers témoins à l'aide de votre
navigateur. Cela pourrait cependant vous empêcher d'utiliser certains services en ligne ou
certaines fonctionnalités. Par exemple, un message d'avertissement que vous avez fermé
pourrait s'afficher plusieurs fois parce que notre site Web ne pourra pas détecter que vous
l'avez lu.
POURQUOI RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos
services municipaux. Ainsi, nous sommes susceptibles de collecter les renseignements qui
permettent :
- de vous identifier et de communiquer avec vous ;
- de répondre à une requête, une réclamation ou à une demande de permis ;
- d'administrer un compte en ligne ;
- de traiter une candidature pour un emploi offert par la Ville ;
- d'effectuer une transaction de nature financière (paiement ou remboursement) ;
- de se conformer à une exigence légale ou réglementaire ;
- de traiter une situation d'urgence ;
- de consulter votre opinion (données de performance uniquement) ;
- d'utiliser votre image.
LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS
Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Certains renseignements permettent de vous identifier directement, d'autres permettent de
vous identifier indirectement lorsque qu'ils sont combinés ensembles. Les catégories de
renseignements pouvant faire l'objet d'une collecte sont les suivantes :
Lesquels ?
Pourquoi ?
Des renseignements sur votre identité
comme un nom ou un prénom, une date
de naissance, un numéro de permis de
conduire, un numéro d'assurance maladie,
un numéro d'assurance sociale et un numéro
de Carte Loisirs Deux-Montagnes.
- pour permettre de vous identifier et
de vérifier votre identité ;
- pour assurer le suivi adéquat de
vos demandes.
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Des coordonnées de contact
comme un nom, une adresse postale,
une adresse électronique ou un numéro
de téléphone.
- pour pouvoir communiquer avec vous ;
- pour mieux orienter nos services muni-
cipaux selon votre lieu de résidence ;
- pour effectuer un changement
d'adresse pour les taxes municipales.
Des renseignements financiers
comme un numéro de carte de crédit, une
adresse de facturation, de l'information
relative à un compte bancaire et des
données de paiement.
- pour assurer le service de paiement
en ligne, notamment pour les
inscriptions à des activités de loisirs,
le paiement des constats d'infraction,
de demandes de licences ou de
permis, etc. ;
- pour assurer le traitement
administratifs des factures et des
paiements associés.
Des renseignements relatifs à des
services municipaux
comme des détails concernant des services
que nous vous avons rendus, par exemple
des informations relatives à vos inscriptions
aux activités culturelles et de loisirs.
Il peut également s'agir de renseignements
qui sont produits dans le cadre de la
prestation de nos services et qui pourraient,
lorsque cela est pertinent, comprendre des
catégories particulières de renseignements
personnels.
- pour permettre à la Ville de réaliser
sa mission et ses mandats en tant que
« gouvernement de proximité », et
d'offrir à ses citoyens un milieu de vie
harmonieux et durable où les services
offerts répondent à leurs attentes et à
leurs besoins ;
- pour vous abonner à différents outils
vous permettant d'être avisés des
collectes, du déneigement et du
stationnement et des alertes en
cas d'urgence ;
- pour nous signaler un problème, nous
suggérer une amélioration, porter
plainte, faire une réclamation ou
toute autre requête ;
- pour assurer le traitement et le
suivi adéquats de vos demandes
et requêtes auprès de l'un de nos
services municipaux ou l'un de
nos organismes partenaires
ou mandataires ;
- pour collecter les informations
nécessaires à la délivrance de permis ;
- pour offrir une multitude de services
en ligne et faciliter le suivi de vos
demandes, notamment pour les
inscriptions, les abonnements,
les paiements, la transmission de
demandes à l'une de nos équipes ;
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Des renseignements relatifs à des
services municipaux (suite)
- pour gérer les inscriptions en ligne
aux multiples activités culturelles
et de loisirs, notamment pour les
bibliothèques, les camps de jour, les
cours, activités et événements ;
- pour déterminer votre admissibilité
à certains services et programmes
offerts par la Ville ou par nos
organismes partenaires ou
mandataires ;
- communiquer de l'information
aux citoyens qui le désirent sur les
activités, événements, services et
programmes offerts par la Ville
ainsi que ses organismes partenaires
ou mandataires ;
- pour connaître les besoins des
utilisateurs et des citoyens et orienter
l'offre de services.
Des renseignements relatifs au
recrutement
comme un curriculum vitæ, des
renseignements sur votre scolarité et vos
antécédents professionnels.
- pour récolter les informations
nécessaires aux processus de
sélection des candidatures et
d'embauches pour les emplois
offerts à la Ville.
Des renseignements relatifs aux
communications et au marketing
comme vos préférences de communication,
vos commentaires et vos réponses à
des sondages.
- pour élaborer des statistiques sur
la consultation de nos différentes
plateformes informatiques (site Web
et réseaux sociaux);
- pour optimiser les diverses
campagnes de communication et
le ciblage dans les réseaux sociaux
(pixels de suivi).
Des renseignements sur l'utilisation du
site Web et d'autres renseignements
techniques
comme l'adresse IP de votre appareil, le
type de navigateur que vous utilisez, votre
système d'exploitation, les pages que vous
visitez, la date et l'heure de votre visite et
l'adresse du site à partir duquel vous avez
accédé à notre site.
À noter que ces statistiques sont générales
et ne permettent aucunement d'identifier
une personne.
- pour obtenir des données sur
l'achalandage de notre site Web;
- pour mieux comprendre les intérêts
des personnes qui le consultent;
- pour permettre à la Ville d'améliorer
sa prestation de services et
l'expérience client des utilisateurs.
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Tout autre renseignement
personnel fourni
- pour obtenir l'ensemble des
informations utiles au traitement de
votre demande;
- pour assurer un service personnalisé
et cohérent lors de vos différentes
interactions avec la Ville, que ce soit
par le biais de notre site Web, de nos
applications ou de vos échanges par
courriel, clavardage ou téléphone.
Renseignements personnels publics
Dans certaines circonstances, des renseignements sont considérés comme publics, notamment
dans le rôle d'évaluation foncière disponible en ligne.
L'UTILISATION ET COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de
nos activités et de notre prestation de services municipaux.
Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :
- respecter nos obligations légales ;
- prévenir les cybermenaces et les fraudes ;
- répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes ;
- protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres ;
- collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes.
À QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Seules les personnes autorisées par la Ville ont accès aux renseignements personnels recueillis
et pour assurer la prestation de services appropriée.
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des tiers pour remplir nos mandats. Avant de
leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour
que ceux-ci s'engagent à respecter cette politique.
Les catégories de tiers qui sont susceptibles d'accéder à des renseignements personnels sont
généralement les suivantes :
- ministère ou sociétés d'état ;
- organismes de l'appareil judiciaire (ex. : tribunal, corps policier ou autre) ;
- organismes scolaires (ex. : participation des écoles aux activités de la ville) ;
- prestataires de services professionnels (services-conseils et services spécialisés) ;
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- prestaires de services technologiques (fournisseurs de systèmes technologiques
appropriés, soutien informatique et dans certains cas, hébergement de données) ;
- villes et municipalités (partenariats, projets conjoints).
OÙ vos renseignements sont-ils hébergés ?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines
circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, lorsque nous engageons des
fournisseurs de services tiers.
Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre
pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements person-
nels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire
l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'appli-
cation de la loi ou de la réglementation du pays en question.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps
régis par la présente politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des
renseignements personnels.
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins
décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends
et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires.
Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous
indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps
demander la rectification ou la suppression de renseignements.
LA PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques
pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons,
notamment pour prévenir les accès non autorisés. Les données hébergées par l'entremise de
services infonuagiques sont gérées par des tiers spécialisés.
En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous aviserons les autorités et les
personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et nous
mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.
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Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels
dans l'exercice de ses fonctions y a accès. Le personnel autorisé comprend : l'employé
responsable du dossier, les membres d'une équipe, le gestionnaire en charge de l'équipe ainsi
que les membres du soutien technique et de la gestion des documents.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des
raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous
pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise),
veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse indiquée dans la section « Nous contacter ».
Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas ?
Cette politique ne s'applique pas aux sites web exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons
aucun contrôle.
Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la
politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de
leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements
personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre
des renseignements personnels à ces sites tiers.
VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Accès, rectification et suppression
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a
lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi
demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des
commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts
et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous
pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format
technologique structuré et couramment utilisé.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des
renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que nous ne soyons plus en
mesure de vous offrir certains services.
Vous pourriez aussi demander de l'information quant à notre utilisation de tout système de
décision automatisée et sur l'impact qu'il peut avoir sur vous.
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Pour exercer vos droits, consultez la section «» de notre site web. Lors du traitement de votre
demande, nous pourrions vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de
vous.
Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie
privée, consultez le lien suivant :
Commission d'accès à l'information du Québec | (gouv.qc.ca)
COMMENT NOUS CONTACTER ?
Responsable de la protection des renseignements personnels
Le Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux
demandes d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir
relativement à nos pratiques à l'égard de vos renseignements personnels.
Questions et commentaires
Pour toute question, commentaire ou plainte au sujet de cette politique ou de la protection de
vos renseignements personnels, veuillez compléter une demande en ligne Celle-ci sera
acheminée à notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Il vous est aussi
possible de communiquer avec les Services juridiques aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Greffe et Services juridiques
Ville de Deux-Montagnes
803, chemin d'Oka, Deux-Montagnes J7R 1L8
Téléphone : 450-473-2796, poste 6232
Courriel : [email protected]
ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE
Date d'entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur à la suite de son adoption par le conseil municipal.
Mise à jour de la politique
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous
conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l'avance afin que vous
puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle
version à votre disposition sur le site web de la Ville, en indiquant la date de la dernière mise à
jour. Si vous nous avez fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de modifi-
cation.
Adoption de la Politique : 12 octobre 2023