Politique-cadre sur la gouvernance en matiere de protection des renseignements personnels
Dolbeau-Mistassini, Quebec
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GR/103-131
POLITIQUE-CADRE
sur la gouvernance en matière de
protection des renseignements personnels
2025
2
TABLE DES MATIÈRES
1.
PRÉAMBULE................................................................................................................................ 3
2.
OBJET .......................................................................................................................................... 3
3.
CADRE NORMATIF ..................................................................................................................... 3
4.
DÉFINITIONS................................................................................................................................ 3
5.
CHAMP D'APPLICATION ............................................................................................................ 4
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .......................................................... 5
6.1.
Collecte ........................................................................................................................ 5
6.2.
Utilisation...................................................................................................................... 5
6.3.
Communication ............................................................................................................ 6
6.4.
Conservation ................................................................................................................ 7
6.5.
Destruction et anonymisation ...................................................................................... 7
7.
REGISTRES.................................................................................................................................. 7
7.1.
Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants : ............................. 7
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE ................................................ 9
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........... 10
10.
SONDAGES ................................................................................................................................ 10
11.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ............................................................................ 10
12.
TRAITEMENT DES PLAINTES .................................................................................................. 11
13.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ............................................................. 11
14.
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ......................................................................................... 12
15.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS ............................................................................................... 12
16.
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ........................................................................................... 15
17.
SANCTIONS ............................................................................................................................... 15
18.
MISE À JOUR ............................................................................................................................. 15
19.
ENTRÉE EN VIGUEUR .............................................................................................................. 15
3
POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
(PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS)
1.
PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Dolbeau-Mistassini, ci-après
« la Ville », traite des Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de
son site Web, de citoyens et de ses employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de
respecter la vie privée et de protéger les Renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée de la présente
Politique. Celle-ci énonce les principes-cadres applicables à la protection des
Renseignements personnels que la Ville détient tout au long du Cycle de vie de ceux-ci
et aux droits des Personnes concernées.
La protection des Renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute
personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les
principes de protection des Renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses
fonctions ou qui découlent de sa relation avec la Ville.
2.
OBJET
La présente Politique :
-
énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard des
Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice des
droits des Personnes concernées;
-
prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
Renseignements personnels;
-
définit les rôles et responsabilités en matière de protection des Renseignements
personnels à la Ville;
-
décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son
personnel.
3.
CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (RLRQ, c. A-2-1.). Conformément à cette Loi, la présente Politique est
accessible
via
le
site
Internet
de
la
Ville
au :
https://www.ville.dolbeau-
mistassini.qc.ca/documentation
4.
DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
-
« CAI » la Commission d'accès à l'information du Québec.
4
-
« Comité » le Comité sur l'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels de la Ville.
-
« Cycle de vie » l'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement
personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la
destruction de celui-ci.
-
« Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » la démarche
préventive qui vise à mieux protéger les Renseignements personnels et à
respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous
les facteurs qui auraient des conséquences positives et négatives sur le respect
de la vie privée des Personnes concernées.
-
« Incident de confidentialité » désigne toute consultation, utilisation ou
communication non autorisées par la loi d'un Renseignement personnel, ou toute
perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement.
-
« Loi » désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
-
« Personne concernée » désigne une personne physique à qui se rapportent les
Renseignements personnels.
-
« Renseignement personnel » désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement soit par le recours à
cette seule information -- ou indirectement -- soit par combinaison avec d'autres
informations
-
« Responsable de l'accès aux documents » ou RAD désigne la personne qui,
au sein de la Ville, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes
d'accès aux documents selon la Loi.
-
« Renseignement
personnel
sensible »
désigne
tout
Renseignement
personnel qui -- par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement
intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué -- suscite un
haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée.
-
« Responsable de la protection des renseignements personnels » ou
« RPRP » désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et
veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la protection
des Renseignements personnels.
5.
CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux Renseignements personnels détenus par la Ville et
à toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville détient.
5
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle de
vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1.
Collecte
6.1.1. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires à la
réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des
Renseignements personnels, la Ville détermine les fins de leur traitement.
La Ville ne recueille que les Renseignements personnels strictement
nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2. La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la Personne
concernée.
6.1.3. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe les
Personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de
traitement de leurs Renseignements personnels et de leurs droits quant à
ces renseignements, par exemple, au moyen d'une Politique de
confidentialité ou d'un avis « juste à temps ».
6.1.4. Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être
manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à
chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut
que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a
été demandé.
6.1.5 Si la Personne auprès de laquelle des Renseignements personnels sont
recueillis est une personne de moins de 14 ans, le consentement doit être
donné par ses parents ou son tuteur.
6.2.
Utilisation
6.2.1. La Ville n'utilise les Renseignements personnels qu'aux fins pour
lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, la Ville peut
modifier ces fins si la Personne concernée y consent préalablement.
6.2.2. Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le
consentement de la Personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas
suivants :
-
lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour
lesquelles les renseignements ont été recueillis;
-
lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la Personne
concernée;
-
lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au
Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par
la loi;
6
-
lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche
ou de production de statistiques et que les renseignements sont
dépersonnalisés.
6.2.3. Lorsqu'elle utilise les Renseignements personnels à des fins secondaires
dans l'un des trois premiers cas de figure énumérés à l'article 6.2.2 ci-
dessus, elle doit consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet,
tel que décrit à l'article 7.1.3.
6.2.4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de
Renseignements personnels est jugé plus à risque pour les Personnes
concernées, la Ville entreprend une ÉFVP en vertu de l'article 8 des
présentes afin de mitiger les risques identifiés.
6.2.5. La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de Renseignements
personnels qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient
minimalement :
-
les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour
lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gestion
de chaque fichier;
-
la provenance des renseignements versés à chaque fichier;
-
les catégories de Personnes concernées par les renseignements
versés à chaque fichier;
-
les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans
l'exercice de leurs fonctions;
-
les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des
Renseignements personnels.
6.2.6. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf
à l'égard des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être
refusée en vertu des dispositions de la Loi.
6.3.
Communication
6.3.1. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut
communiquer des Renseignements personnels sans le consentement de
la Personne concernée. Le consentement doit être donné expressément
lorsque des Renseignements personnels sensibles sont en cause.
6.3.2. Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un
mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou
d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un mandat, la Ville doit
conclure une entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui
comprend les dispositions contractuelles types de la Ville.
7
6.3.3. Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des tiers
hors Québec, la Ville procède à une ÉFVP conformément à l'article 8 des
présentes. Une communication à des tiers est consignée au registre prévu
à cet effet.
6.4.
Conservation
6.4.1. La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les
Renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et
complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
6.4.2. La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que
nécessaire pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son
calendrier de conservation (voir annexe « 1 »).
6.5.
Destruction et anonymisation
6.5.1. Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les Renseignements
personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou
anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et
suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de
gestion des documents de la Ville.
7.
REGISTRES
7.1.
Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants :
7.1.1. Registre des communications de Renseignements personnels sans le
consentement d'une Personne concernée dans les cas suivants :
-
lorsque la Ville communique l'identité d'une Personne concernée à
une personne ou à un organisme privé afin de recueillir des
renseignements déjà colligés par ces derniers;
-
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette
communication soit ou non expressément prévue par la loi;
-
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un décret,
d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les
conditions de travail;
-
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à un
mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un
mandat ou d'un contrat de services;
-
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à des
fins d'étude, de recherche ou de statistique;
-
après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des
Renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68.
8
7.1.2. Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
-
la nature ou le type de renseignement communiqué;
-
la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
-
la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication,
le
cas
échéant,
qu'il
s'agit
d'une
communication
de
Renseignements personnels à l'extérieur du Québec;
-
la raison justifiant cette communication.
7.1.3. Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des
fonctions ou de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public
avec lequel la Ville collabore pour la prestation de services ou la réalisation
d'une mission commune. Un tel registre comprend :
-
le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont
recueillis;
-
l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les
renseignements sont nécessaires;
-
la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
-
la nature ou le type de renseignements recueillis;
-
la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
-
la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux
renseignements.
7.1.4. Registre des utilisations de Renseignements personnels au sein de la Ville
à d'autres fins et sans le consentement de la Personne concernée lorsque
cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été
recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la Personne concernée ou
qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Un tel registre
comprend :
-
la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la
Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable;
-
dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article
65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire
l'utilisation du renseignement;
-
la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins
de l'utilisation indiquée.
7.1.5. Registre des communications d'information concernant un Incident de
confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de réduire le
risque de préjudice grave associé à un Incident de confidentialité;
7.1.6. Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend :
-
une description des renseignements personnels visés par l'incident
ou, si cette information n'est pas connue, la raison justifiant
l'impossibilité de fournir une telle description;
9
-
une brève description des circonstances de l'incident;
-
la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est
pas connue, une approximation de cette période;
-
la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris
connaissance de l'incident;
-
le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas
connu, une approximation de ce nombre;
-
une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure
qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux
Personnes concernées, tels que la sensibilité des renseignements
personnels concernés, les utilisations malveillantes possibles de
ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur
utilisation et la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins
préjudiciables;
-
si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé,
les dates de transmission des avis à la CAI et aux Personnes
concernées, en application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de
la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels ou du deuxième alinéa
de l'article 3.5 de la Loi sur la protection des renseignements
personnels dans le secteur privé, de même qu'une mention
indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisation et la
raison pour laquelle ils l'ont été, le cas échéant;
-
une brève description des mesures prises par l'organisation, à la
suite de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques
qu'un préjudice soit causé.
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1.
La Ville réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants
de Renseignements personnels :
-
avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de
refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de
services qui implique des Renseignements personnels;
-
avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à
l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un
organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de services
ou pour la réalisation d'une mission commune;
-
avant de communiquer des Renseignements personnels sans le
consentement des Personnes concernées à une personne ou à un
organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de
recherche ou de production de statistiques;
-
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans
consentement des Personnes concernées, conformément à l'article 68 de
la Loi sur l'accès;
10
-
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à
l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de
conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2.
En effectuant une ÉFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des
Renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur
quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la proportionnalité
des mesures proposées pour protéger les Renseignements personnels.
8.3.
De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur
du Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate,
notamment au regard des principes de protection des Renseignements
personnels généralement reconnus.
8.4.
La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les
obligations en matière de protection des Renseignements personnels et que
toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces
renseignements.
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1.
Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements personnels à
des fins de recherche. Une telle demande doit être soumise au RPRP de la Ville.
9.2.
Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent être
communiqués à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les chercheurs
qui contient les dispositions contractuelles types de la Ville et toute mesure
supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP.
10.
SONDAGES
Le Comité doit être consulté lorsque la Ville désire réaliser un sondage nécessitant la
collecte et l'utilisation de Renseignements personnels. Le Comité doit procéder à
l'évaluation de la nécessité du sondage et de son aspect éthique en tenant compte de
la sensibilité, de la nature des Renseignements personnels recueillis et de la finalité de
leur utilisation. Il émet également des recommandations quant à la gestion des
renseignements recueillis. Le rapport de sondage doit être soumis au RPRP avant sa
diffusion, tant à l'interne qu'à l'externe.
11.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
11.1. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne concernée
dont les Renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose
notamment des droits suivants :
-
le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la Ville et
d'en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non
électronique;
11
-
à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un
Renseignement personnel informatisé recueilli auprès d'une
Personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d'un
Renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans
un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa
demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa
demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi
à recueillir un tel renseignement.
-
le droit de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou
inexact détenu par la Ville;
-
le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements
personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un
traitement automatisé.
11.2. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents
contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées
dans la Loi.
11.3. Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent être
consultés sur place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans
paiement de frais. Le cas échéant, la Ville informe la Personne concernée de
l'obligation de payer des frais avant de traiter sa demande.
11.4. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les Personnes
concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales
seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse
écrite.
11.5. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles doivent être
faites par écrit et recevront une réponse écrite.
11.6. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être
suffisamment précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits
Renseignements
personnels.
Le
droit
d'accès
ne
s'applique
qu'aux
Renseignements personnels existants.
12.
TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels de la
Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les Renseignements
personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de vingt
(20) jours.
13.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1. La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la
confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels
recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent
notamment en compte du degré de sensibilité des Renseignements personnels,
12
de la finalité de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur
support.
13.2. La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls
ceux soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans
le cadre de leurs fonctions aient accès aux Renseignements personnels.
14.
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14.1. Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément à la Procédure
de gestion des incidents de confidentialité de la Ville. La Ville prend alors les
mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et
éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à
jour son programme de protection des Renseignements personnels, le cas
échéant.
14.2. Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre
des Incidents de confidentialité, conformément à l'article 7.1.6 de la présente
Politique.
14.3. Si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les
Personnes concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
15.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15.1. La protection des Renseignements personnels que la Ville détient repose sur
l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus
particulièrement des suivants :
15.2. Le RPRP :
-
s'assure de la protection des Renseignements personnels tout au long de
leur Cycle de vie, de la collecte à la destruction;
-
siège au Comité;
-
se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de
rectification, sous réserve des responsabilités dévolues au RAD, y
compris :
-
donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande;
-
aviser le requérant des délais et de son droit à la révision;
-
répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement
de la demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement
normal des activités de la Ville, dans un délai de 10 jours
supplémentaires, après avoir avisé le requérant par écrit;
-
prêter assistance au requérant pour identifier le document
susceptible de contenir les renseignements recherchés lorsque sa
demande est imprécise;
-
motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès;
13
-
à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à
comprendre la décision le concernant;
-
rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au
requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la disposition sur
laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du
recours en révision et indiquant notamment le délai dans lequel il
peut être exercé.
-
veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les
recours prévus à la Loi.
-
supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente
Politique.
-
participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de
confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements
visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité
que ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes ;
-
le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité
en lien avec la communication de Renseignements personnels dans le
cadre de mandats ou de contrats de services confiés à des tiers
conformément à l'article 6.3.2 de la présente Politique.
15.3. Le Comité :
-
veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation
des membres du personnel et des membres de la direction de la Ville sur
les obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de
protection des Renseignements personnels;
-
élabore les principes de diffusion de l'information;
-
approuve la présente Politique-cadre sur la gouvernance en matière de
protection des Renseignements personnels;
-
émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing
impliquant la communication de données ou le profilage;
-
identifie
les
principaux
risques
en
matière
de
protection
de
Renseignements personnels et en avise la direction afin que des mesures
correctives soient proposées;
-
approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des
renseignements personnels qui auront été établis;
-
émet des directives pour la protection des Renseignements personnels,
notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du
Québec;
-
est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les
projets d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes
d'information ou de prestation électronique de services impliquant des
renseignements personnels :
-
veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la
sensibilité des renseignements concernés, aux fins auxquelles ils
sont utilisés, à la quantité et à la distribution des Renseignements et
au support sur lequel ils seront hébergés;
14
-
le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la
Personne concernée les Renseignements personnels informatisés
recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et
couramment utilisé;
-
escalade les recommandations qui ne sont pas suivies au RPRP;
-
doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les
Renseignements personnels et conseiller la Ville quant aux suites à y
donner;
-
revoit la Procédure de gestion des incidents de confidentialité dans
l'éventualité d'un Incident de confidentialité;
-
revoit les règles pour la collecte et la conservation des Renseignements
personnels provenant de sondages;
-
revoit toute question d'intérêt touchant la protection des Renseignements
personnels ;
-
revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect
de la vie privée dans le cadre de son utilisation.
15.4. Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville détient :
-
agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente
Politique à ses activités;
-
n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses
fonctions;
-
n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers
destinés à l'accomplissement de ses fonctions;
-
conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes
autorisées y aient accès;
-
protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession ou
auxquels elle a accès par un mot de passe;
-
s'abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle
prend connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être
dûment autorisée à le faire;
-
s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les
Renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses
fonctions et maintient ses obligations de confidentialité;
-
détruit tout Renseignement personnel conformément aux procédures
pouvant être mises en place par la Ville;
-
participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de
protection des Renseignements personnels qui lui sont destinées;
-
signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre
situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce
soit la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de Renseignements
personnels conformément à la procédure établie par la Ville.
15
16.
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
Les membres du personnel de la Ville reçoivent une copie de la présente Politique et
des procédures qui s'y rattachent, le cas échéant. Des activités de formation et de
sensibilisation pourraient être tenues selon les besoins et adaptées selon les tâches et
les types de Renseignements personnels, de même que les étapes du Cycle de vie
impliquées dans le processus.
17.
SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le
cadre normatif applicable.
18.
MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection
des Renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des
Renseignements personnels de la Ville, la présente Politique pourra être mise à jour au
besoin. Veuillez vous rendre à la version sur le site Web de la Ville pour consulter la
version la plus récente.
19.
ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil de la Ville.
16
ANNEXE 1
TYPE DE DONNÉE /
RENSEIGNEMENT
PERSONNEL
DÉTENTEUR PRINCIPAL
PÉRIODE DE
CONSERVATION
Dossiers de
candidature
Service des ressources humaines
2 ans actif, 3 ans semi-actif et
destruction
Registre de paie
Service des finances et trésorerie
2 ans actif, 5 ans semi-actif et
destruction
Feuilles de temps
Service des finances et trésorerie
2 ans actif et destruction
Vacances
Service des ressources humaines
2 ans actif et destruction
Documents fiscaux
des formations
Service des finances et trésorerie
3 ans actifs, 5 ans semi-actif
et destruction
Assurance emploi
Service des finances et trésorerie
2 ans actif, 5 ans semi-actif et
destruction
Équité salariale
Service des ressources humaines
2 ans actif, 5 ans semi-actif et
tri (conservation des rapports
finaux)
Autres documents
d'emploi
Service des ressources humaines
888 à l'actif, 75* ans semi-
actif et destruction
Documents retraite
Service des ressources humaines
888 à l'actif, 75* ans semi-
actif et destruction
*Semi-actif : conserver 75 ans après la date de naissance ou 6 ans après la retraite selon le
délai plus long. Dans le cas d'individus décédés, conservation du dossier 6 ans après le décès.