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Cité de Dorval
Loisirs et culture
Politique de réservation des salles
POL-LC-005
Politique de réservation des salles
Métadonnées et historique des versions
Numéro
POL-LC-005
Direction émettrice
Direction Loisirs et Culture
Date de création
4 mars 2025
Statut
En vigueur
Approbation par le Conseil
12 mai 2025
No. de résolution
CM2505 244
Cote de classification
1.540
Cité de Dorval
Loisirs et Culture
Politique de réservation des salles
POL-LC-005
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TABLES DES MATIÈRES
1.
INTRODUCTION .................................................................................................... 3
2.
DÉFINITIONS ......................................................................................................... 3
3.
CATÉGORIES ........................................................................................................ 4
4.
RÉSERVATIONS .................................................................................................... 6
5.
RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS ................................................................ 7
6.
PAIEMENTS ........................................................................................................... 9
7.
DROITS DE LA CITÉ ............................................................................................ 10
8.
DISPOSITIONS FINALES ET ENTRÉE EN VIGUEUR ........................................ 10
9.
ANNEXE A - MINI GUIDE POUR RENDRE VOS EVENEMENTS
ECORESPONSABLES ......................................................................................... 11
Cité de Dorval
Loisirs et Culture
Politique de réservation des salles
POL-LC-005
3
1. INTRODUCTION
Les édifices récréatifs ont été conçus comme centres d'activités communautaires et ils
desservent principalement les activités de la Cité de Dorval et de plusieurs associations
locales reconnues par le biais d'une entente par la Cité. Les résidents de la Cité ont priorité
pour les réservations.
La Direction des loisirs et de la culture est responsable de la gestion des installations
dans le respect des dispositions de la présente politique qui abroge et remplace la version
qui avait été adoptée le 18 janvier 2021.
2. DÉFINITIONS
Les expressions, termes et mots énumérés ci-dessous, lorsqu'ils apparaissent dans la
présente politique, ont la signification suivante, à moins que le contexte n'indique ou ne
déclare le contraire :
Cité
Cité de Dorval
Conseil
Conseil municipal de la Cité.
Direction
Direction des loisirs et de la culture de la Cité.
Communauté
Toute ou une partie de la population de la Cité.
C.C.S.D.
Centre communautaire Sarto-Desnoyers, sis au 1335, chemin du Bord-du-Lac -
Lakeshore, Dorval, Québec, H9S 2E5.
C.A.C.S.
Centre aquatique et communautaire Surrey, sis au 1945, avenue Parkfield, Dorval,
Québec, H9P 1T8.
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C.A.S.D.
Complexe aquatique et sportif de Dorval, sis au 1295, avenue Dawson Dorval, Québec,
H9S 1Y3.
A.E.R.
Aréna Edgar Rouleau, sis au 1450, avenue Dawson, Dorval, Québec, H9S 1Y4.
Activités sociales personnelles
Mariages, anniversaires et autres réceptions similaires.
Entente
Un contrat écrit tel qu'on y réfère dans le règlement RCM-59-2016.
Cuisine
Pièce utilisée à la préparation et au service des aliments avec point d'eau et dans laquelle
l'utilisateur peut se servir des électroménagers (lorsque disponibles).
Cuisine de service
Pièce utilisée uniquement pour le service des aliments et dans laquelle les utilisateurs
ont accès au point d'eau (lorsque disponible).
3. CATÉGORIES
Les individus ou groupes qui réservent de l'espace sont régis par l'une des catégories
suivantes et sont assujettis au tarif de location tel que décrit dans la grille des tarifs
adoptée annuellement par le Conseil. Les réservations prioritaires à l'avance, comme
élaborées ci-dessous, peuvent être faites à la date correspondante à celle de l'événement,
comme stipulé dans chaque catégorie.
3.1
Résidents de la cité
Résidents de la Cité désirant réserver pour une activité sociale personnelle, et qui
ont produit les pièces justificatives de preuve de résidence.
Réservations : 15 mois précédant l'événement.
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3.2
Employés de la cité
Employés réguliers à plein temps de la Cité au moment de la réservation et de
l'événement.
Réservations : 12 mois précédant l'événement.
3.3
Groupes reconnus en vertu de la Politique de reconnaissance
Voir la Politique de reconnaissance des organismes en vigueur pour connaître les
modalités.
Réservations : 18 mois précédant l'événement.
3.4
Collecte de fonds
Il est possible de faire la location de salles, de patinoires intérieures et d'autres
installations de la Cité au tarif des résidents pour y tenir toute activité de collecte
de fonds organisée exclusivement par un groupe reconnu en vertu de la Politique
de reconnaissance des organismes.
Les fonds doivent être utilisés dans le cadre des activités et services auxquels tous
les membres sont invités à participer.
3.5
Groupes régionaux reconnus en vertu de la Politique de reconnaissance des
organismes
Voir la Politique de reconnaissance des organismes en vigueur pour connaître les
modalités.
Réservations : 12 mois précédant l'événement.
3.6
Institutions scolaires
Institutions d'enseignement privées ou publiques, sur le territoire de la Cité,
incluant les bureaux administratifs des commissions scolaires.
Réservations : 12 mois précédant l'événement
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4. RÉSERVATIONS
4.1
Les réservations se font sur la base du premier arrivé, premier servi.
Des frais équivalent au coût total de la réservation, jusqu'à un maximum de 150 $,
sont exigibles pour tout report de date ou demande de modification d'installation.
4.2
Aucune réservation n'est permise pour organiser un événement social avec entrée
payante. De plus, les événements à des fins lucratives ou pour faire du
démarchage sont interdits.
4.3
Les signataires du contrat sont les hôtes et sont responsables d'assumer les frais
de réservations. Si le signataire doit quitter les lieux pour une raison ou une autre,
il doit assigner un remplaçant et aviser le moniteur en devoir.
4.4
La réservation des salles se fait selon l'horaire d'ouverture des bâtiments.
4.5
Tout contrat fait sous de fausses représentations sera annulé à la seule discrétion
de la Direction.
4.6
Les résidents pourront faire une réservation pour un événement à caractère
funéraire en déboursant 50 % du coût total de location.
4.7
Le plan de la salle et les réservations d'équipements doivent être soumis deux
semaines avant la date de l'événement. Les modifications doivent être soumises au
moins 48 heures avant l'événement, sinon elles ne seront pas acceptées.
4.8
Les activités cesseront 30 minutes avant la fermeture du bâtiment, comme
convenues et stipulées dans le contrat. Le moniteur de bâtiment allumera les
lumières pour permettre le nettoyage afin que tout le monde quitte l'édifice à l'heure
de fermeture. Advenant un dépassement de ces heures, des frais de retard seront
facturés conformément à la Grille des tarifs en vigueur.
4.9
Les cuisines de service attenantes aux salons A, B, D et S-022 du C.C.S.D. et au
salon A du C.A.C.S. ainsi qu'à la salle de réception de l'aréna Edgar Rouleau
peuvent être utilisées par les traiteurs et leurs effectifs pour la préparation et le
service des aliments et des boissons. Les cuisines du C.C.S.D., C.A.C.S. et de
l'A.E.R. peuvent être utilisées conjointement par le personnel de la Direction des
loisirs et de la culture ou par le personnel d'un traiteur par entente préalable.
4.10 La Cité se réserve le droit de refuser ou d'annuler une location qui n'est pas dans
les meilleurs intérêts de la communauté ou :
-
lorsqu'une facture inhérente aux locations n'a pas été acquittée;
-
lorsqu'il y a eu des dommages causés antérieurement;
-
lorsque les clauses du contrat n'ont pas été respectées.
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4.11 L'accès au patio (terrasse) sera restreint lorsque les salons attenants seront loués.
L'auvent qui le recouvre sera opérationnel approximativement de la mi-mai à la mi-
octobre en fonction de la disponibilité de l'équipement.
5. RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS
5.1
Le locataire est responsable de l'aménagement des équipements de la salle qu'il a
louée. Lors d'occasions spéciales pour les groupes reconnus seulement, les
usagers peuvent obtenir de l'aide pour le montage, s'il y a eu une entente à cet effet
lors de la signature du contrat.
5.2
Le locataire est responsable de remettre la salle et la cuisine dans leur état initial.
Les ordures doivent être déposées dans les sacs fournis à cet effet. Les
décorations doivent être enlevées et les tables doivent être nettoyées. Le recyclage
et le compostage des aliments sont obligatoires. Les locataires et leur traiteur
doivent donc utiliser les contenants prévus à cet effet. Des frais s'appliqueront
dans le cas du non-respect de cette consigne.
5.3
Nous encourageons tous les locataires de prendre en considération les pratiques
éco-responsables pour leurs événements. Pour en savoir plus, veuillez consulter
le Guide des événements écoresponsables.
5.4
Les lois provinciales concernant l'alcool doivent être respectées. Le locataire est
responsable d'obtenir les permis obligatoires s'il y a consommation d'alcool. Ces
permis doivent être affichés à la vue du public, dans la salle désignée durant
l'événement, et doivent être remis au moniteur de bâtiment à la fin de l'événement.
S'il y a dérogation à cette consigne, le contrat sera annulé et les participants seront
évincés. La consommation, le service ou la vente d'alcool doivent être limités aux
endroits loués seulement.
5.5
Le locataire est la personne responsable la journée de l'événement auprès du
moniteur de bâtiment en devoir. Si le locataire doit quitter les lieux pour une raison
ou une autre, il doit assigner un remplaçant et aviser le moniteur en devoir.
5.6
Les usagers ont la responsabilité de se familiariser avec les procédures
d'évacuation en cas d'urgence.
5.7
Les sorties d'urgence ne doivent pas être obstruées par des tables, chaises, etc.
Un espace libre de 3.5 mètres devant celles-ci doit être observé.
5.8
Le locataire est responsable de la conduite de tous les participants, de même que
le personnel qu'il embauche. Plus précisément, le locataire est responsable des
actions du traiteur. Le locataire doit soumettre le nom du traiteur à la Direction,
toutefois cette dernière se réserve le droit de refuser l'accès au traiteur.
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5.9
Un ratio de 1 adulte pour 10 mineurs doit être respecté en tout temps. Pour une
activité destinée aux mineurs, la consommation d'alcool est interdite (même pour
les adultes).
5.10
Toute personne qui abuse des installations ou de l'équipement sera expulsée par le
moniteur de bâtiment en devoir ou par toute autre personne autorisée.
5.11
Pour raison de sécurité et civisme, le locataire s'engage à faire une surveillance des
mineurs et de tous les participants dans leurs locaux ainsi que lors de leurs
déplacements dans l'édifice.
5.12
Aucun employé de la Cité ne doit accepter aucun pourboire ou contribution pour
les services rendus. Une dérogation à cette consigne entraînera une mesure
disciplinaire à l'égard de cet employé.
5.13
Seules les personnes autorisées ont le droit d'être admises sur les lieux ; ces
personnes doivent demeurer à l'intérieur des endroits désignés dans le contrat.
5.14
L'usage de punaises, clous, agrafes, colle, ruban adhésif ou ruban à masquer est
interdit sur les murs ou plafonds et luminaires en tout temps. Il est permis d'utiliser
du mastic adhésif réutilisable (gommette bleue). Les décorations ne doivent pas
nuire aux sorties d'urgence, aux accès à d'autres salles ainsi qu'au système de
gicleurs. Toutes les décorations et tous les meubles installés par la Cité doivent
rester en place.
5.15
Les confettis (incluant le savon à bulles et petits papiers ou formes métalliques et
de toutes sortes) sont interdits à l'intérieur ou à l'extérieur des lieux. L'utilisation
d'une machine à fumée mécanique est strictement interdite sur les lieux. Il y aura
des frais de nettoyage additionnel de 80 $/heure s'il y a dérogation à cette consigne
ainsi que lorsque la Direction juge qu'il y a eu abus ou saleté excessif des lieux.
5.16
Dans le cas d'objet brisé ou perdu, la Cité se réserve le droit de retenir le
versement sécuritaire en totalité. Advenant que la valeur de l'objet dépasse le
montant du versement sécuritaire, la Cité se réserve le droit de facturer le solde au
locataire, selon le coût qui sera fixé par la Cité.
5.17
Les règlements de prévention d'incendie ne permettent pas l'utilisation de
chandelles à flamme ouverte ou autres produits semblables. À cet effet, tout type
de chandelle avec flamme naturelle est interdit, à l'exception de chandelles sur un
gâteau d'anniversaire. Les chandelles électroniques sont permises.
5.18
Le foyer sera utilisé en conformité avec la résolution du Conseil Nº 85-938, et au
tarif spécifié dans l'appendice B.
5.19
Le locataire s'engage à respecter les interdictions prévues à la Loi concernant la
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lutte contre le tabagisme et la Loi encadrant le cannabis. Ceci inclut l'usage de la
cigarette électronique et le vapotage.
5.20
La Cité n'est pas responsable en cas de vol ou perte des biens du locataire.
5.21
La Cité n'est pas responsable dans le cas d'inaccessibilité temporaire au réseau
sans fil (WiFi).
5.22
Le locataire doit obtenir l'approbation du Service d'incendie avant toute utilisation
de BBQ, propane, hélium, pièces pyrotechniques et génératrices pour tout
événement.
5.23
L'installation de tables, chaises, tentes, jeux gonflables et marquises sur les
terrains des édifices est strictement interdite. Les jeux gonflables sont interdits à
l'intérieur des bâtiments.
5.24
Il est strictement interdit de placer les équipements appartenant à la Cité sur la
terrasse extérieure et sur le terrain adjacent au bâtiment.
5.25
L'usage de camion de rue (food truck) sur les espaces publics est interdit.
5.26
Les livraisons et cueillettes d'équipements et marchandises doivent se faire par
l'aire de réception (receiving).
5.27
Pour les réceptions d'envergure, des frais pour la présence d'un agent de sécurité
seront ajoutés au contrat. La Direction se réserve le droit d'ajouter au contrat un
agent de sécurité aux frais du locateur, si elle le juge nécessaire.
6. PAIEMENTS
6.1
Un versement de 50 % des frais de location est exigé pour confirmer la réservation.
Le solde est payable un mois avant à la date de l'événement.
6.2
Si un événement est annulé plus de trois mois avant la date prévue, il y aura des
frais d'administration de 100 $. Si un événement est annulé moins de trois mois
avant la date de l'activité prévue, le premier versement ne sera pas remboursé et
des frais supplémentaires de 100 $ s'appliqueront.
6.3
La taxe de la Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique
(SOCAN) est en sus et sera ajoutée au contrat.
6.4
Un dépôt de sécurité est exigé pour toute location de salle. L'utilisation de la cuisine
du C.C.S.D. exige aussi un dépôt de sécurité supplémentaire (pour connaître les
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tarifs, consulter la grille des tarifs en vigueur). Tout dépôt de sécurité sera
remboursé après l'événement si tout est conforme à la Politique.
6.5
Les frais de location incluent des tables, chaises et autres équipements selon la
disponibilité. D'autres équipements sont disponibles selon les tarifs déterminés
dans la Grille de tarif en vigueur.
7. DROITS DE LA CITÉ
7.1
La Cité se réserve le droit de désigner un ou plusieurs représentants autorisés pour
entrer dans les lieux mis à la disposition du locataire et faire, en tout temps, la
surveillance de l'activité spécifiée au contrat.
7.2
La Cité se réserve, à sa seule discrétion, le droit de mettre fin à une activité avant
l'échéance prévue, si elle a de bonnes raisons de croire que la poursuite de cette
activité pourrait causer des blessures ou engendrer des dommages ou des
désordres inacceptables, ou encore si l'activité n'est pas conforme à la description
donnée au présent contrat, sans quelque recours de la part du locataire contre la
Cité.
8. DISPOSITIONS FINALES ET ENTRÉE EN VIGUEUR
8.1
La présente politique abroge et remplace la version qui avait été adoptée le
18 janvier 2021 par la résolution CM2101 021 et entre en vigueur à la date de son
adoption par le Conseil.
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9. ANNEXE A - MINI GUIDE POUR RENDRE VOS EVENEMENTS
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