Politique de confidentialite et procedure de protection des renseignements personnels
Dorval, Quebec
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Cité de Dorval
Affaires publiques et Greffe
Politique de confidentialité
Métadonnées et historique des versions
Numéro
POL-APG-002
Service émetteur
Affaires publiques et Greffe
Date de création
2023-08-17
Statut
En vigueur
Approbation par le comité de PRP
2023-09-13
Approbation par le Conseil
2023-11-20
No. de résolution
CM2311 504
Cote de classification
1.540
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Table des matières
1. Engagement de la Cité ? ............................................................................................. 3
2. Qu'est-ce qu'un « Renseignement personnel »? ........................................................ 3
3. Comment et pourquoi recueillons-nous vos Renseignements personnels ? ............... 3
4. Quels Renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ? ............................ 4
5. Comment utilisons-nous et à qui communiquons-nous vos Renseignements
personnels ? .................................................................................................................... 6
6. Où vos renseignements sont-ils hébergés ? ............................................................... 7
7. Combien de temps conservons-nous vos Renseignements personnels ? .................. 7
8. Comment protégeons-nous vos Renseignements personnels ? ................................. 8
9. Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas ? ................................................. 8
10. Quels sont vos droits à l'égard de vos Renseignements personnels ? ..................... 8
11. Entrée en vigueur et mise à jour de la politique ........................................................ 9
12. Contactez-nous ......................................................................................................... 9
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1. Engagement de la Cité
La présente politique de confidentialité vise à informer les citoyennes et citoyens des pratiques
adoptées par la Cité de Dorval (ci-après « la Cité ») afin de protéger la confidentialité et la
sécurité des renseignements personnels qu'elle détient.
Cette politique de confidentialité vous concerne. Elle décrit la façon dont nous recueillons,
utilisons, communiquons, conservons et détruisons vos Renseignements personnels. Elle
précise également comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire
rectifier, lorsque cela est nécessaire.
La Cité de Dorval s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements
personnels en conformité à la présente politique ainsi qu'aux dispositions de la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels
telles que modifiées par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de
protection des renseignements personnels, aussi appelée Loi 25.
2. Qu'est-ce qu'un « Renseignement personnel » ?
Nous entendons par « Renseignement personnel » un renseignement qui concerne une
personne physique et qui, à lui seul ou avec d'autres informations, peut permettre, directement
ou indirectement de l'identifier, de la localiser ou d'entrer en contact avec elle.
3. Comment et pourquoi recueillons-nous vos Renseignements personnels ?
Dans le cadre de ses activités, programmes et services offerts aux citoyennes et citoyens, la
Cité collecte vos Renseignements personnels par divers moyens :
-
Verbalement (par téléphone ou à nos comptoirs de services);
-
Par écrit (via un courriel, une lettre ou un formulaire en format papier)
-
En ligne lorsque vous naviguez sur notre site Internet, que vous téléchargez une de
nos applications mobiles ou que vous remplissez l'un de nos divers formulaires
accessibles en ligne, par exemple :
o Requêtes en ligne;
o Billetterie en ligne;
o Formulaire d'inscription à nos activités sportives ou de loisirs;
o Formulaire d'abonnement à un service;
o Formulaire d'enregistrement d'un animal;
o Formulaire de réclamation ou autre demande de service;
o Formulaire de demande de permis ou de certificat;
o Formulaire d'application à un programme de subvention ou de soutien;
o Formulaire d'inscription à un concours;
o Formulaire de demande de remboursement;
o Sondage en ligne;
o Paiement d'un compte de taxes, d'une facture ou d'une contravention.
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Nous recueillons vos Renseignements personnels pour vous servir, répondre à vos questions,
traiter vos demandes, exercer nos obligations administratives et légales et administrer notre
site Internet et autres applications.
Des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront
également accès à certains de vos renseignements afin de mieux vous servir. Comme la
plupart des sites et autres services en ligne, nous pouvons recueillir de façon automatisée
certaines informations techniques et relatives aux dispositifs concernant votre utilisation de
nos services.
Ces informations peuvent comprendre l'identifiant unique de votre appareil, des informations
sur votre appareil, votre navigateur et votre système d'exploitation, ainsi que la date et l'heure
de l'utilisation de notre site.
Notre site pourrait utiliser des témoins de connexion (« cookies ») ou des technologies
similaires ou équivalentes telles que des beacons ou des pixels pour vous offrir une expérience
de navigation plus riche, améliorer ses performances et générer des statistiques d'audience.
Il s'agit de fichiers qui sont installés sur le disque dur ou le navigateur de votre ordinateur pour
recueillir des informations telles que votre langue préférée, votre historique de navigation, le
type et la version du navigateur que vous utilisez.
Vous pouvez demander à votre navigateur de refuser tous les cookies ou de vous avertir
lorsqu'un cookie est envoyé. Chaque navigateur prévoit des instructions à cet effet dans ses
paramètres.
4. Quels Renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi ?
Nous ne recueillons que les Renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir
nos services municipaux. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :
Renseignements concernant votre identité :
- Nom, prénom;
- Adresse de résidence ou postale;
- Numéro de téléphone;
- Adresse courriel;
- Date de naissance s'il y a un âge minimum ou maximum requis;
- Numéro d'assurance sociale si un reçu d'impôt doit être émis.
Pourquoi : Ces renseignements sont requis pour le traitement de votre demande
d'information, votre plainte ou requête, votre demande d'inscription à une activité
ou un programme ou une demande d'abonnement à l'un de nos services.
4.1 Renseignements concernant votre santé :
- Problèmes de santé;
- Allergies;
- Historique médical familial;
- Numéro d'assurance maladie et date d'expiration;
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- Liste de médicaments.
Pourquoi : Ces renseignements sont requis afin d'assurer votre santé et sécurité en cas
d'urgence, d'incident ou de besoin particulier dans le cadre de votre
inscription à une activité sportive ou de loisirs ou encore un programme de
soutien pour lequel des critères d'éligibilité sont applicables.
4.2 Renseignements concernant vos enfants :
- Nom et prénom de l'enfant;
- Numéro d'assurance maladie et date d'expiration;
- Date de naissance et âge de l'enfant;
- Coordonnées des parents;
- Coordonnées de deux personnes à contacter en cas d'urgence;
- Antécédents médicaux et médicaments;
- Statut du vaccin contre le tétanos (à jour ou non);
- Indication si l'enfant a une maladie et reçoit des traitements particuliers;
- Allergies;
- Besoins particuliers de l'enfant.
Pourquoi : Ces renseignements sont requis afin d'assurer la santé et la sécurité de vos
enfants en cas d'urgence, d'incident ou de besoin particulier dans le cadre
de son inscription à une activité sportive ou de loisirs ou d'un programme de
soutien pour lequel des critères d'éligibilité sont applicables.
4.3 Renseignements de nature financière :
- Revenu familial;
- Sources de revenus;
- Informations concernant le supplément au loyer;
- Informations concernant l'aide sociale perçue.
Pourquoi : Ces renseignements permettent de déterminer vos besoins et votre éligibilité
à certains de nos programmes de subvention ou de soutien offerts
notamment par notre Division de l'assistance communautaire.
4.4 Renseignements concernant votre propriété :
- Adresse;
- Plans;
- Certificat de localisation;
- Photos (intérieures et extérieures);
- Les coûts de travaux projetés;
- Les coordonnées de l'entrepreneur.
Pourquoi : Ces renseignements sont appropriés à l'étude de permis, de certificat ou
autres demandes en lien avec votre propriété ainsi qu'au suivi requis.
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4.5 Renseignements concernant les employés ou les candidats à des emplois :
- Nom, prénom;
- Adresse de résidente ou postale;
- Adresse courriel;
- Curriculum vitae;
- Numéro d'assurance sociale;
- Copie des diplômes et/ou relevés de notes;
- Pièces d'identité;
- Références d'emploi;
- Vérification d'antécédents;
- Avis disciplinaires;
- Informations bancaires.
Pourquoi : Ces renseignements sont requis pour étudier les candidatures à des
emplois, communiquer avec les candidats, rémunérer les candidats retenus
et émettre tout document nécessaire à l'employé à des fins d'impôt ou de
couverture d'assurance et autres avantages sociaux offerts aux employés.
4.6 Renseignements d'utilisation de notre site Internet :
- Fichiers témoins (log file) ou fichiers journaux (cookies);
- Commentaires en ligne;
- Système d'analyse de comportement utilisateur.
Pourquoi : Ces renseignements nous permettent de générer des statistiques, de mesurer
la manière dont les visiteurs utilisent notre site Web, quelles pages sont populaires et
quelles sont nos sources de trafic. Cela nous aide à améliorer le fonctionnement de notre
site Web. Les informations sont agrégées et anonymes et ne peuvent pas être utilisées
pour vous identifier. Si vous n'autorisez pas ces cookies, nous ne pourrons pas utiliser
vos visites sur notre site Web pour compiler des statistiques et contribuer à des
améliorations.
5. Comment utilisons-nous et à qui communiquons-nous vos Renseignements personnels
La Cité ne rend les Renseignements personnels accessibles qu'aux employés ou catégories
d'employés de la Cité de Dorval qui doivent avoir accès à ces renseignements dans l'exercice
de leurs fonctions. Elle tient un registre de ces employés ou catégories d'employés et ces
Renseignements personnels ne sont utilisés que par ces mêmes employés.
En outre des usages décrits à l'article 4 de la présente politique, nous pouvons utiliser et
communiquer vos Renseignements personnels lorsque cette utilisation ou cette
communication est autorisée, nécessaire ou appropriée, comme par exemple dans les cas
suivants :
- Respecter nos obligations légales;
- Prévenir les cybermenaces et les fraudes;
- Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux;
- Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres;
- Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes.
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Nous ne vendrons ni ne louerons vos Renseignements personnels à des tiers. Nous
n'échangerons pas vos renseignements avec des tiers sans votre consentement, à moins que
la loi ne le permette ou ne l'exige, ou que nous ayons besoin de communiquer vos
renseignements aux finalités énumérées ci-dessus.
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs ou à des partenaires de
service pour nous aider à vous servir. Lorsque nous leur communiquons vos Renseignements
personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour :
- que les règles énoncées dans cette politique de confidentialité sont respectées;
- que vos Renseignements personnels et leur sécurité soient préservés;
- que vos Renseignements personnels ne soient utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont
été fournis;
- que vos Renseignements personnels soient détruits lorsqu'ils ne sont plus requis.
Nous n'autorisons pas les prestataires de services à communiquer vos Renseignements
personnels à des parties non autorisées ou à utiliser vos Renseignements personnels à des
fins de marketing direct. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur nos prestataires de
services, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section 12
« Contactez-nous ».
6. Où vos renseignements sont-ils hébergés ?
Nous hébergeons et traitons vos Renseignements personnels au Québec. Dans certaines
circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où nous engageons des
fournisseurs de services tiers, principalement au Canada et aux États-Unis, mais aussi ailleurs
dans le monde.
Il est possible que vos Renseignements personnels soient hébergés dans des pays autres que
votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des Renseignements
personnels différentes. Dans ces cas, ces renseignements sont soumis aux lois du pays dans
lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux
tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en
question.
Toutefois, nos pratiques concernant vos Renseignements personnels demeurent en tout
temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection
des renseignements personnels.
7. Combien de temps conservons-nous vos Renseignements personnels ?
Nous conserverons vos Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour les
fins auxquels ils sont destinés, pour permettre la réalisation des objectifs pour lesquels ces
Renseignements personnels ont été recueillis et selon ce que la loi permet ou exige.
Sujet aux règles de conservation applicables, nous supprimons les Renseignements
personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser
définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la
suppression de renseignements en communiquant avec nous en utilisant les coordonnées
figurant dans la section 12 « Contactez-nous ».
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8. Comment protégeons-nous vos Renseignements personnels ?
Mesures
Nous mettons en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques
pour protéger la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels que nous
détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.
Nous avons un plan en cas d'incident impliquant des Renseignements personnels. Il prévoit
que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente
un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les
conséquences négatives.
Limitation des accès
Seul les membres du personnel autorisé dont les fonctions exigent qu'ils puissent consulter
vos Renseignements personnels dans l'exercice de leurs fonctions y ont accès. De plus, les
comptes des employés et l'accès aux serveurs et applications sont soumis à des normes de
sécurité à jour, incluant, entre autres, la double authentification.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des
raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous
pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise),
veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées figurant dans la section
12 « Contactez-nous ».
9. Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas ?
Cette politique ne s'applique pas aux sites Internet exploités par des tiers sur lesquels nous
n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous
inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne
sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de
protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de
ces politiques avant de soumettre des Renseignements personnels sur ces sites Internet.
10. Quels sont vos droits à l'égard de vos Renseignements personnels ?
Accès, rectification et suppression
Vous pouvez demander l'accès aux Renseignements personnels que nous détenons à votre
sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous
pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou
formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient
exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
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À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous
pouvons vous communiquer un Renseignement personnel informatisé dans un format
technologique structuré et couramment utilisé.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des
Renseignements personnels recueillis. Par contre, certains services nécessitent l'utilisation
de vos Renseignements personnels. En retirant votre consentement, il se pourrait que nous
ne soyons plus en mesure de vous offrir ces services. Certains renseignements recueillis
pourraient ne pas pouvoir être retirés selon la loi (Par exemple : Taxation, Facturation,
Infraction, etc.).
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse indiquée à la section 12 « Contactez-nous
». Veuillez noter que nous pouvons vous demander une pièce d'identité pour nous assurer
qu'il s'agit bien de vous.
Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre
vie privée, consultez le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/lois-et-reglements
11. Entrée en vigueur et mise à jour de la politique
La présente politique est en vigueur à la date de son adoption par le conseil municipal.
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de temps à autre. Lorsque nous
apportons des modifications à cette politique, elles prennent effet immédiatement lorsque
l'avis de modification vous est rendu disponible sur notre site Internet.
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous
conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l'avance via
notre site Internet et notre infolettre afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre
utilisation de nos services.
12. Contactez-nous
Vous pouvez adresser toute demande, question, plainte ou commentaire concernant la
présente politique à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux
coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Me Louiza Sadoun
[email protected]
514 633-4141