Politique sur les contingences, incidences et variations de quantites — full text

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Cité de Dorval Direction des affaires juridiques 1 POLITIQUE SUR LES CONTINGENCES, INCIDENCES ET VARIATIONS DE QUANTITÉS Métadonnées et historique des versions Numéro POL-AJG-002 Direction émettrice Affaires juridiques Date d'adoption 11 mai 2026 Résolution CM2605 255 Cité de Dorval Direction des affaires juridiques 2 Table des matières 1. Objectif .................................................................................................................. 3 2. Champ d'application .............................................................................................. 3 3. Définitions .............................................................................................................. 3 4. Établissement des budgets ................................................................................... 3 5. Budget de contingences ........................................................................................ 4 6. Budget pour les variations de quantités................................................................. 5 7. Reddition de comptes ............................................................................................ 5 8. Responsable de la politique .................................................................................. 5 9. Responsable de l'application ................................................................................. 5 Cité de Dorval Direction des affaires juridiques 3 1. Objectif Cette politique vise à préciser les règles à respecter en ce qui a trait aux contingences, incidences et variations de quantités dans le cadre de tout contrat octroyé par la Cité de Dorval. 2. Champ d'application Cette politique s'applique à tout employé de la Cité de Dorval appelé à effectuer une demande de prix, demander une soumission ou rédiger un appel d'offres, peu importe le mode d'adjudication et la valeur. Elle s'applique également à tout employé responsable du suivi d'un contrat, de son adjudication à la fin du contrat. 3. Définitions Contingences : Conformément à l'article 95 de la Loi sur les contrats des organismes municipaux, toute modification à un contrat qui constitue un accessoire à celui-ci et qui n'en change pas la nature. Incidences : Travaux, acquisitions de biens ou de services associés au contrat principal faisant l'objet de contrats distincts auprès de fournisseurs autres que l'adjudicataire du contrat principal. Variation de quantité : Variation des quantités unitaires prévues au contrat lorsqu'une telle variation est spécifiquement prévue au contrat. 4. Établissement des budgets Les crédits alloués aux fins suivantes doivent être autorisés par l'autorité décisionnelle compétente avant d'être soumis pour approbation. 4.1 Contingences Les contingences sont exprimées sous forme d'un pourcentage du contrat et doivent être justifiées en fonction du type de contrat, d'un historique similaire et d'une projection détaillée des besoins. Elles sont généralement entre 5 % et 10 % pour les projets standards présentant peu de risques et entre 10 % et 15 % pour les projets plus complexes. Cité de Dorval Direction des affaires juridiques 4 4.2 Incidences Les incidences sont exprimées sous forme d'un pourcentage établi en fonction de l'analyse de projets similaires et des particularités du contrat en question. Les frais préparatifs tels que les services professionnels de planification, les études préalables, la conception de plans et devis et la surveillance de travaux ne sont pas considérés comme des incidences. Les frais soumis à titre d'incidences devaient être raisonnablement imprévisibles au moment de l'octroi du contrat. Ils doivent être essentiels à la réalisation du contrat initial. Ils ne peuvent pas être exécutés par l'adjudicataire du contrat principal. 4.3 Variation de quantités Il est possible de prévoir un pourcentage maximal de 15 % de la valeur du contrat principal à titre de somme dédiée aux variations de quantités pour les items à prix unitaire du contrat en question. 5. Budget de contingences 5.1 Utilisation du budget de contingences Le budget alloué aux contingences peut servir uniquement aux fins suivantes : - Payer la dépense associée à une contingence approuvée; - Payer la dépense associée à une variation de quantités lorsqu'aucun budget de variation de quantités n'est prévu ou lorsque le budget de variation de quantités est épuisé. 5.2 Augmentation du budget de contingences en raison d'un crédit au contrat principal Il est possible d'augmenter le budget des contingences de la somme correspondant à une variation de quantités à la baisse ou à un retrait d'items prévus au contrat principal à la condition que le budget de contingences ainsi augmenté n'excède pas 20 % du montant total du contrat, incluant les taxes applicables. Cité de Dorval Direction des affaires juridiques 5 5.3 Approbation de l'augmentation du budget de contingences Les budgets de contingences peuvent être approuvés selon les seuils fixés au Règlement du conseil municipal sur la délégation de pouvoirs aux fonctionnaires et employés pour chaque niveau d'approbateur. 5.4 Bordereaux de soumission Le budget de contingences ne doit pas faire partie du prix du contrat et ne doit pas être inscrit au bordereau de soumission. 6. Budget pour les variations de quantités Le budget de variations de quantités permet d'augmenter le total des items à prix unitaire prévus au contrat du pourcentage autorisé, conformément à l'article 4.3. Lorsque le budget autorisé est épuisé, il est possible d'utiliser le budget de contingences, le cas échéant, aux fins précitées. 7. Reddition de comptes Un rapport des contrats réalisés et terminés (acceptation provisoire) durant l'exercice précédent et pour lesquels le budget de contingences a été augmenté doit être déposé au conseil aux séances de février et septembre de chaque année. 8. Responsable de la politique Le directeur général est responsable de l'élaboration, de l'implantation, du suivi et des mises à jour de cette politique. 9. Responsable de l'application Tout employé qui effectue une demande de prix, demande une soumission, rédige un appel d'offres ou assure le suivi d'un contrat est responsable du respect de cette politique.