Politique de communication

Dudswell, Quebec

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1 Mars 2024 2 TABLE DES MATIÈRES MISE EN CONTEXTE ......................................................................................................................... 4 PRINCIPES DIRECTEURS DE COMMUNICATION ............................................................................... 5 VALEURS DE L'ORGANISATION ........................................................................................................ 6 OBJECTIFS DE COMMUNICATION .................................................................................................... 7 PUBLICS-CIBLES................................................................................................................................ 8 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES PARTIES ....................................................................................... 9 Maire ........................................................................................................................................... 9 Membres du conseil municipal ................................................................................................... 9 Direction générale ..................................................................................................................... 10 Personnel municipal .................................................................................................................. 10 Agente aux communications ..................................................................................................... 10 COMMUNICATIONS AVEC LES MÉDIAS ......................................................................................... 11 DEMANDE D'ACCÈS À L'INFORMATION ........................................................................................ 11 PROCÉDURE EN CAS D'URGENCE .................................................................................................. 11 MOYENS DE COMMUNICATION INTERNE ..................................................................................... 12 Messagerie ................................................................................................................................ 12 Courriel spécifique ..................................................................................................................... 12 Réunion de service .................................................................................................................... 12 Rencontre d'équipe ................................................................................................................... 12 Revue de presse ........................................................................................................................ 12 Plan de communication ............................................................................................................. 13 Outils technologiques ................................................................................................................ 13 Infolettre .................................................................................................................................... 13 Guide de l'employé.e ................................................................................................................ 13 Accueil des nouveaux membres du personnel .......................................................................... 13 MOYENS DE COMMUNICATION EXTERNE ..................................................................................... 14 Séance du conseil municipal ..................................................................................................... 14 Consultation publique ............................................................................................................... 14 Site Internet ............................................................................................................................... 14 Page Facebook ........................................................................................................................... 14 Compte Instagram ..................................................................................................................... 14 Le Papotin .................................................................................................................................. 14 3 Accueil de nouvelles personnes au sein de la Municipalité ...................................................... 15 Événements et protocole .......................................................................................................... 15 Conférence de presse et point de presse .................................................................................. 16 Communiqué de presse ............................................................................................................. 16 Oriflammes et bannières ........................................................................................................... 17 Babillards ................................................................................................................................... 17 Vitrines dans les toilettes publiques ......................................................................................... 17 AFFICHAGE OFFICIEL ...................................................................................................................... 18 Avis publics ................................................................................................................................ 18 Affichage sur le territoire .......................................................................................................... 18 SIGNATURE .................................................................................................................................... 19 MESSAGE DE BOÎTE VOCALE ET D'ABSENCE ................................................................................. 20 Message général ........................................................................................................................ 20 Message personnel.................................................................................................................... 20 Message d'absence ................................................................................................................... 20 Courriel de réponse lors d'absence ........................................................................................... 20 IDENTIFICATION VISUELLE ............................................................................................................. 21 CHARTE GRAPHIQUE ..................................................................................................................... 22 Couleurs et utilisation du logo de la Municipalité ..................................................................... 22 Logo ........................................................................................................................................... 22 Couleurs et icônes des orientations stratégiques ..................................................................... 22 Utilisation des logos de la planification stratégique et leurs déclinaisons ............................... 24 Typographie ............................................................................................................................... 28 POLITIQUE LINGUISTIQUE ............................................................................................................. 29 Normes de l'écriture inclusive et épicène ................................................................................. 29 Usage du mot « municipalité » .................................................................................................. 29 Politique linguistique de l'État................................................................................................... 30 PAPETERIE...................................................................................................................................... 30 PROMOTION ET PUBLICITÉ ............................................................................................................ 30 RÉSEAUX SOCIAUX ......................................................................................................................... 31 OBJETS PROMOTIONNELS ............................................................................................................. 34 COMMUNICATION ET ENVIRONNEMENT ..................................................................................... 34 DÉPLOIEMENT DE LA POLITIQUE ................................................................................................... 34 4 MISE EN CONTEXTE En 2018, la Municipalité de Dudswell a amorcé une démarche de planification stratégique visant à orienter ses actions pour les dix prochaines années. À la suite d'une vaste consultation publique auprès de la population de tout âge, cette planification s'est concrétisée par un plan de développement, qui se déploie en six (6) axes distincts. La Politique de communication découle naturellement de cette dernière. En cette ère marquée par l'avènement du Web, des applications mobiles et des médias sociaux, il est important que la Municipalité fasse plein usage de ses moyens communicationnels afin de maintenir un lien durable et efficace avec l'ensemble de ses publics internes et externes. Plus concrètement, cette politique se veut un outil mettant de l'avant les principes directeurs et les objectifs de cette dernière. Cette politique sera la référence pour les élu.e.s et le personnel de la Municipalité. 5 PRINCIPES DIRECTEURS DE COMMUNICATION Les principes directeurs témoignent de la volonté de la Municipalité de demeurer à l'avant-garde en matière de communication et de relations avec la population, les membres du personnel et les partenaires externes. Ils se définissent comme une communication : - Une communication bidirectionnelle pour maintenir un équilibre dynamique entre les publics et favoriser les échanges ; - Une communication qui priorise un esprit d'ouverture et de collaboration avec ses publics afin que la Municipalité demeure facilement accessible à toutes et tous ; - Une communication objective, ouverte et transparente afin que les citoyen.ne.s puissent mieux comprendre les enjeux municipaux et les décisions du conseil ; - Une communication précise, cohérente et vérifiable ; - Une communication en respect des personnes et du sens éthique ; - Une communication respectant les règles, l'inclusion ainsi que la grammaire de la langue française ; - Une communication favorisant l'environnement et le développement durable en priorisant les modes de communication électroniques et en restreignant le support papier et les encres de couleurs par du publipostage ciblé ; - Une communication par laquelle les employé.e.s et élu.e.s sont les porte-étendards de l'image de la Municipalité, et ce, en tout temps. 6 VALEURS DE L'ORGANISATION La Municipalité de Dudswell a pour mission de servir sa communauté au meilleur de ses connaissances et de ses capacités. C'est pourquoi toute l'équipe s'efforce de répondre aux demandes de la population tout en respectant les besoins de chaque individu. En effet, cette dernière s'engage à améliorer le cadre de vie des citoyen.ne.s et à travailler dans le respect de l'environnement afin de préserver la richesse et la beauté unique du territoire. Les valeurs que prône Dudswell : - La communication ; - L'équité ; - Les intérêts collectifs ; - Le respect ; - La transparence. 7 OBJECTIFS DE COMMUNICATION L'adoption d'une Politique de communication, basée sur les principes directeurs susmentionnés, vise spécifiquement l'atteinte des objectifs généraux suivants : - Assurer l'accès et une circulation efficace de l'information municipale ; - Véhiculer les valeurs, la mission ainsi que les orientations définies pour la planification stratégique ; - Faire rayonner la Municipalité de Dudswell en promouvant son image de marque et son caractère distinctif ; - Voir à la cohérence graphique des communications municipales ; - Favoriser la participation citoyenne ; - Renforcer la démocratie municipale ; - Augmenter la visibilité de la Municipalité en tant qu'organisation dynamique sur le plan communicationnel ; - Établir la communication comme partie prenante à l'atteinte des objectifs par les stratégies et politiques adoptées ; - Faire connaître les programmes et services offerts par la Municipalité et informer les contribuables des activités et décisions du conseil municipal ; - Protéger l'information de nature confidentielle ; - Faciliter l'accès à l'information. L'objectif de cette politique est d'améliorer l'efficacité, la rentabilité et la cohérence des activités de communication, et ce, tout en précisant le rôle de chacun.e et en faire ainsi un outil de saine gestion. 8 PUBLICS-CIBLES Divers publics s'avèrent importants à tenir en considération dans toute activité de communication mise de l'avant par la Municipalité, dont voici une brève énumération : Publics internes - Les membres du conseil municipal ; - Les employé.e.s municipaux ; - Les partenaires paramunicipaux. Publics externes - Les citoyen.ne.s ; - Les propriétaires non-résident.e.s ; - Les intervenant.e.s politiques de la MRC du Haut Saint-François et de la région de l'Estrie ; - Les partenaires socioéconomiques ; - Les partenaires agrotouristiques ; - Les groupes sociocommunautaires ; - Les médias locaux et régionaux. 9 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES PARTIES Les membres du personnel et du conseil municipal ont le devoir de porter une attention particulière à la qualité de leurs interactions, par écrit ou en personne, avec une tierce partie de l'organisation municipale et de la collectivité, lorsqu'ils le font au nom de la Municipalité de Dudswell. Ainsi, chacun.e est responsable de s'assurer de la qualité de ses interventions écrites et orales au niveau de la langue française. De plus, toute partie prenante de la Municipalité doit respecter le devoir de loyauté et de confidentialité qui lui est conféré par son appartenance à l'organisation. Enfin, chaque employé.e doit respecter le code d'éthique et de déontologie en vigueur. De manière générale, les rôles et responsabilités sont définis comme suit : Maire Le maire occupe un rôle de premier plan dans les communications, car il agit à titre de porte- parole officiel de la Municipalité. En vertu des pouvoirs que lui confère la législation du Code municipal, il assure toutes les déclarations publiques au nom de la Municipalité, en son nom personnel ou au nom du conseil municipal. Le maire peut déléguer à un membre du conseil ses pouvoirs en matière de communications publiques. Les communications du maire peuvent être rédigées, au besoin, par l'agente aux communications. Celles-ci doivent être approuvées par le maire et la direction générale avant publication. Membres du conseil municipal S'ils en ont reçu le mandat officiel du maire, les membres du conseil peuvent être appelés à agir comme porte-parole dans certains dossiers dont ils ont la responsabilité principale. Toutes autres interventions demeurent d'ordre personnel. Les conseillers et conseillères demeurent responsables de véhiculer une information juste et vérifiable en conservant une éthique professionnelle hors pair. Les communications peuvent être rédigées, au besoin, par l'agente aux communications. Celles-ci doivent être approuvées par le maire et la direction générale avant publication. Toute demande faite aux employé.e.s doit être approuvée, au préalable, par la direction. Intervention lors des assemblées publiques Lorsque le maire lui donne la parole, un conseiller ou une conseillère peut faire des interventions afin d'informer la population et ses homologues dans l'avancement des travaux dudit comité (ex. : séance du conseil, consultation publique, etc.). 10 Direction générale La direction générale est autorisée à faire toute déclaration publique de nature administrative. En tant que plus haute autorité administrative, la direction générale doit approuver l'ensemble des plans de communication, des stratégies, des messages et des documents préparés par l'agente aux communications de la Municipalité ou de tout.e autre employé.e. La direction générale est imputable et responsable de l'application de la présente politique de communication, en collaboration avec les services administratifs. Personnel municipal Les employé.e.s de la Municipalité en sont de dignes représentant.e.s, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de leur horaire normal de travail. Chacun.e doit demeurer informé.e des décisions politiques ou administratives prises dans le cadre des séances du conseil municipal ou dans l'application administrative du rôle des directions de services. Qui plus est, les membres du personnel sont tenus d'adopter une attitude positive et respectueuse envers l'ensemble des activités politiques orchestrées par la Municipalité. Les membres de l'équipe doivent également faire preuve de courtoisie et de respect lorsqu'une discussion pourrait avoir lieu entre un membre du personnel à l'accueil et un.e résident.e. Dans ces circonstances, il est essentiel de saluer le ou la citoyen.ne et de suspendre toute conversation parallèle. En cas d'urgence, il est recommandé de se retirer du lieu d'accueil en compagnie de la personne concernée et de continuer les échanges dans un endroit approprié, tel que son bureau personnel. Cette approche vise à favoriser un environnement respectueux et à assurer une communication efficace entre le personnel et les résident.e.s. Lors d'un déplacement à l'intérieur de l'hôtel de ville, tout.e employé.e se doit de saluer les citoyen.ne.s qui se trouvent au comptoir d'accueil ou à l'entrée de la porte municipale. Les employé.e.s municipaux faisant usage des médias sociaux peuvent le faire en leur nom personnel et en utilisant ces canaux en dehors des heures normales de travail. Cependant, chacun.e doivent s'abstenir de tout commentaire en ce qui a trait à tout sujet en lien avec la Municipalité. Cette tâche revient à l'agente aux communications qui s'assure de faire un suivi adéquat. Agente aux communications Sous l'autorité directe de la direction générale, l'agente aux communications occupe un rôle stratégique dans lequel elle définit, coordonne et assure l'entièreté des communications administratives de la Municipalité. Au quotidien, elle est responsable de rendre la Politique de communication opérationnelle. Elle conseille et soutient l'ensemble des services municipaux, participe à la mise à jour du site Internet, alimente les réseaux sociaux et organise les événements de presse et rencontres citoyennes. Elle réalise également la conception graphique de dépliants, affiches et publicités, et ce, en respectant les normes graphiques établies. De plus, elle assure un suivi auprès de fournisseurs et sous-traitants, selon les besoins. 11 COMMUNICATIONS AVEC LES MÉDIAS En tant que porte-parole de la Municipalité, le maire peut répondre aux questions des journalistes touchant les affaires municipales, les décisions du conseil municipal et tous sujets d'ordre stratégique. Pour toute question plus technique, le personnel peut être appelé à répondre à des questions journalistiques à la demande du maire et de la direction générale. Aucun service municipal n'est autorisé à diffuser de l'information à un média au nom de la Municipalité. DEMANDE D'ACCÈS À L'INFORMATION En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, toute demande de document autre que les publications officielles de la Municipalité doit être adressée en remplissant le formulaire en ligne ou en format papier à l'hôtel de ville. PROCÉDURE EN CAS D'URGENCE Des incidents imprévus peuvent contraindre la Municipalité, ainsi que tous ses services, à suspendre temporairement ou de manière prolongée leurs activités quotidiennes. Cette pause est nécessaire en raison d'une situation nécessitant une attention immédiate et complète. Une mesure d'urgence est considérée comme une disposition à prendre sans délai. Quant à la gestion de crise, elle s'étend sur une période plus longue et se caractérise par la gestion d'une situation critique ayant un impact sur l'essence ou la réputation d'une organisation aux yeux de ses publics. La Municipalité s'appuie sur le Plan des mesures d'urgence établi lorsque la situation le nécessite. Dans ces circonstances particulières, la Municipalité s'engage à diffuser quotidiennement des communiqués afin d'informer les citoyen.ne.s de l'évolution de la situation et de les prévenir des actions mises en place. Les informations seront diffusées sur la page Facebook municipale, le site Web ainsi qu'aux endroits suivants : - Hôtel de ville - Bureau de poste - Place 112 -- Sonic - Accommodation Marbleton - Bibliothèque Claire D. Manseau - Centre communautaire (secteur Marbleton) 12 MOYENS DE COMMUNICATION INTERNE Plusieurs outils de communications internes sont mis à la disposition de l'équipe municipale. Ceux-ci concernent les élu.e.s municipaux, la direction et les employé.e.s. Messagerie Il est de la responsabilité de chaque employé.e de gérer ses courriels de façon efficace, de les consulter régulièrement, et ce, à des moments appropriés en plus de s'assurer de la qualité du Français dans ses rédactions. Courriel spécifique La direction et certains membres du personnel peuvent transmettre, à l'occasion, des courriels spécifiques aux employé.e.s, afin de les informer d'une situation particulière, d'un projet, d'un événement, d'une invitation ou de toute autre information pertinente. Réunion de service Les employé.e.s cadres et la direction générale peuvent organiser des rencontres d'information avec le personnel. Ces rencontres ont pour objectif de partager des informations et/ou des décisions. Ces réunions permettent également à la direction d'être à l'écoute des préoccupations de chacun.e. Rencontre d'équipe La direction générale organise des rencontres d'information avec les employé.e.s à raison d'une fois par mois. Cela permet aux membres de l'équipe de connaître les développements et les actions entreprises au sein de la Municipalité. L'employé.e peut également partager de l'information en lien avec son département. Lors de ces rencontres, il y a une lecture rapide du compte-rendu de la précédente séance du conseil et une discussion des points importants tels que les événements en cours, les travaux reliés à la voirie, les éléments en lien avec les communications internes et/ou externes, etc. Revue de presse La revue de presse se veut le recensement de toute publication traitant de la Municipalité. L'analyse de la revue de presse relève de l'agente aux communications. Cependant, tout membre du personnel ou du conseil est encouragé à faire suivre des informations pertinentes à l'agente aux communications. Les publications qui méritent d'être diffusées sont relayées sur les médias sociaux de la Municipalité et dans le Papotin. Les informations recueillies dans la revue de presse sont conservées dans leur intégralité et archivées dans un dossier papier pour une utilisation future. Une revue de presse électronique est également rédigée et mise à jour régulièrement par l'agente aux communications en collaboration avec l'agente administrative. 13 Plan de communication Un plan de communication permet de guider et d'optimiser toutes les actions de communication et de marketing selon les objectifs de la Municipalité. Il prend la forme d'un document détaillé regroupant toutes les actions prévues sur une période donnée, le plus souvent une année. C'est l'agente aux communications qui le rédige et en assure le suivi. La direction générale doit approuver le document avant de le déposer au conseil. Cette documentation peut également être disponible aux citoyen.ne.s en transmettant une demande formelle. Ce document de référence est un outil principalement employé par l'agente aux communications. Outils technologiques L'application Teams peut être utilisée par les employé.e.s afin de communiquer de différentes façons : par écrit, par vidéo, etc. Cependant, l'utilisation du courriel est privilégiée pour les demandes de travail formelles afin de laisser une trace. Il est important de mentionner que Teams est un outil de travail fourni par l'employeur et que ce dernier peut avoir accès aux données écrites et enregistrées sur cette application. Infolettre Une infolettre a été créée pour transmettre de l'information pertinente aux employé.e.s, aux élu.e.s et à la population. Cette dernière est disponible sur la page d'accueil du site Internet. Les informations proviennent principalement de la rédaction de la partie municipale du Papotin. L'agente aux communications est responsable de cet outil communicationnel. Chaque employé.e et élu.e à le devoir de se tenir informé. e en consultant l'infolettre qui leur sera acheminée par courriel. Guide de l'employé.e Ce document permet aux personnes qui se joignent à l'équipe de mieux comprendre les besoins et attentes de la Municipalité. On y retrouve des informations sur le fonctionnement interne, la mission, les valeurs, mais également les documents suivants : - Politique sur la question de la diversité et de l'inclusion ; - Politique de rémunération ; - Politique du code d'éthique ; - Politique de communication ; - Cahier de charge ; - Coordonnées de chaque membre de l'équipe (incluant les élu.e.s) ; - Liste des numéros de postes. L'agente de soutien administratif s'assure que le guide est à jour avant de le remettre aux nouveaux employé.e.s. Accueil des nouveaux membres du personnel Pour accueillir la nouvelle personne de façon adéquate, la direction générale organise une rencontre de bienvenue avec les membres de l'équipe. 14 MOYENS DE COMMUNICATION EXTERNE Plusieurs outils sont mis à la disposition de l'équipe municipale afin de communiquer avec la population et ses partenaires. Séance du conseil municipal Les séances du conseil municipal ont lieu, sauf exception, une fois par mois selon le calendrier établi par résolution à 19 h. Afin d'informer la population des sujets qui seront discutés en assemblée, un ordre du jour est disponible sur le site Internet le vendredi précédant la séance du conseil. Le document peut être consulté à l'adresse suivante : https://municipalitededudswell.ca/vie-democratique/seances-du- conseil/ Les procès-verbaux sont également disponibles au même endroit, une fois adoptés. Toute personne qui le désire peut assister aux assemblées ordinaires ou extraordinaires, et ce, dans le respect des règles de fonctionnement. Les citoyen.ne.s disposent de deux périodes de questions lors de la séance. Consultation publique La Municipalité organise des consultations publiques ou des rencontres citoyennes lorsqu'elle a besoin d'informer massivement sa population sur un enjeu particulier ou encore d'évaluer un projet. Ces consultations peuvent se faire en présentiel, en ligne ou par le biais d'un sondage. Site Internet Le site Internet de la Municipalité est mis à jour régulièrement et représente un des outils principaux pour la diffusion d'information. Sa mise à jour est assurée, en majeure partie, par l'agente aux communications. Chaque employé.e a la responsabilité de l'informer de toute modification nécessaire. Page Facebook La Municipalité détient une page Facebook administrée par l'agente aux communications. Cet outil de communication est utilisé pour informer la population des événements sur le territoire, avertir les citoyen.ne.s en cas d'urgences, promouvoir l'image de la Municipalité, ainsi que pour partager des informations pertinentes émanant des partenaires et des organisations locales. Compte Instagram Le compte Instagram de la Municipalité de Dudswell sert à publier des photos et/ou vidéos véhiculant le caractère dynamique de celle-ci. Il est géré par l'agente aux communications. Le Papotin La Municipalité a le privilège d'avoir un journal local, entièrement indépendant, offrant une tribune aux citoyen.ne.s pour partager leurs expériences et aux associations pour promouvoir leurs activités. Ce périodique, publié six fois par an, constitue un moyen de communication pour diffuser des informations à l'échelle locale. 15 L'agente aux communications est chargée de la rédaction et de la correction des textes de la section municipale. Avant la publication finale, le document doit être approuvé par la direction générale. En ce qui a trait aux textes spécifiques liés aux divers départements municipaux, il incombe à chacun.e de prévoir un moment pour rédiger le contenu et le transmettre à l'agente aux communications dans un délai raisonnable, soit une semaine avant la date limite. Les dates limites de tombée sont fixées au 25 des mois de janvier, mars, mai, juillet, septembre et novembre. Accueil de nouvelles personnes au sein de la Municipalité Dans le but de personnaliser et de rendre plus chaleureux l'accueil de nouveaux et nouvelles citoyen.ne.s, la Municipalité leur offre une pochette de bienvenue. La gestion et la logistique des documents relèvent du département de l'administration. Le contenu de la trousse est sous la responsabilité de l'agente de soutien administratif qui la révisera annuellement. Événements et protocole Le maire ou le conseil municipal accueille officiellement toute personne, groupe ou délégation qu'il juge bon d'inviter au bureau municipal. La direction générale est désignée pour recevoir et traiter les demandes et assurer la coordination de ces événements. Types d'événements considérés comme officiels : - Conférence de presse ou point de presse ; - Réception civique ; - Consultation publique ; - Soirée d'information visant un grand public ; - Dévoilement ; - Lancement ; - Inauguration. Protocole Lors d'événements officiels tenus par des intervenants et interlocuteurs externes, la Municipalité suivra le protocole suivant : Préséance : la préséance consiste à établir, de façon ordonnée, la position d'un titulaire d'une fonction ou d'un rang par rapport à l'autre. La préséance n'est pas en soi un énoncé de l'importance de chaque personne, mais sert essentiellement d'outil permettant de placer les institutions et les personnes en vue d'assurer un déroulement convenable des activités publiques. Par conséquent, un.e ministre a toujours préséance sur un.e maire, alors que lui ou elle a préséance sur les autres membres du conseil municipal. Un.e élu.e a le privilège de précéder une personne non élue. 16 Salutations officielles : le maître de cérémonie est la seule personne à saluer les invités au tout début des allocutions. Les locuteur.trice.s n'ont pas à répéter les noms des invités. L'ordre des salutations officielles est décroissant, débutant avec le ou la représentant.e de l'institution la plus élevée du point de vue de la hiérarchie. Ordre des allocutions : un maître de cérémonie ouvre la présentation en saluant et en remerciant les invités. L'hôte, quel que soit son rang, est celui ou celle qui parle en premier puisque c'est lui/elle qui reçoit. La personne la moins élevée dans la hiérarchie parle en premier et la plus élevée, en dernier. Les interventions seront complémentaires et minutées. Le nombre d'allocutions doit être limité. Conférence de presse et point de presse La Municipalité de Dudswell convie les médias à une conférence de presse lorsqu'elle le juge opportun selon l'importance d'une nouvelle, d'un projet ou d'un message à véhiculer. La décision relative à la tenue d'une conférence de presse est prise par le conseil municipal et la direction générale. La conférence de presse est donnée par le ou la maire ou son/sa représentant.e, qui est accompagné. e du responsable du dossier, au besoin. Le lieu de la conférence de presse est choisi selon le sujet traité. En général, la conférence de presse se déroule dans la salle du conseil. Les invitations aux médias et aux invités relèvent de l'agente aux communications. La conférence de presse doit tenir compte des heures de tombée des médias et, de ce fait, la convocation doit être acheminée de cinq à sept jours ouvrables avant la tenue de l'événement. Une pochette de presse pourra être remise aux médias avant l'ouverture de la conférence. La pochette contient de l'information en relation avec la nouvelle annoncée (photos, textes, graphiques, etc.). Ces outils peuvent également être envoyés par courriel. Le déroulement de la conférence de presse respecte le protocole habituel, soit l'accueil, l'exposé du message, la période de questions réservée aux médias, la période d'entrevue individuelle avec les locuteur.trice.s et les photos. À la différence de la conférence, le point de presse est une rencontre souvent plus courte ayant pour but de faire le point sur un sujet ou une situation. Communiqué de presse La Municipalité publie un communiqué de presse pour diffuser toute nouvelle qui concerne ses services, activités, programmations d'événement, projets ou règlements. Il doit d'abord et avant tout comporter des éléments de type « nouvelles ». Les communiqués de presse doivent être acheminés aux médias via la liste de courriels prévue à cette fin deux à trois semaines avant l'événement ou selon les besoins. Il est rédigé et émis par l'agente aux communications. 17 Oriflammes et bannières Dudswell dispose d'oriflammes qui sont installées aux deux entrées du territoire et dans les deux cœurs villageois. L'équipe possède également une bannière rétractable représentant la Municipalité. Cet outil peut être utilisé dans les activités organisées par le conseil municipal et/ou le comité loisirs/événements. Babillard Afin de faire connaître les activités et événements au sein de la Municipalité, des tableaux d'affichage de type babillard sont disposés aux endroits suivants : - Hôtel de ville ; - Accommodation Marbleton ; - Église Saint-Clément : un babillard intérieur au sous-sol et un au premier étage en plus d'un babillard extérieur devant la façade de l'église ; - Parc Éva-Tanguay : un babillard extérieur près du bâtiment ; - Centre communautaire ; - Bureau de poste. Vitrines dans les toilettes publiques Des vitrines en Plexiglas sont disposées sur les portes d'entrée des toilettes publiques afin de promouvoir les attraits et événements durant l'année et la période estivale. L'agente aux communications est responsable de publiciser l'information et de la mettre à jour. Les vitrines sont installées aux endroits suivants : - Plage P.-E.-Perreault : une vitrine placée sur un mur de la toilette des femmes prévue aux personnes à mobilité réduite et une vitrine dans la toilette des hommes. - Parc Gordon-McAulay : une vitrine dans la toilette des femmes et une dans la toilette des hommes. - Centre communautaire : une vitrine dans la toilette des femmes et une dans celle des hommes. - Parc Jocelyn-Gouin : une vitrine dans la toilette des femmes et une dans celle des hommes. Il est suggéré de posséder une vitrine pour chaque toilette et lieu public. Il serait judicieux de placer une vitrine également dans les toilettes à l'église Saint-Clément. 18 AFFICHAGE OFFICIEL Avis publics Des avis publics autres que ceux régis par la loi et toute autre information administrative émanant de la Municipalité sont affichés à certains endroits : - Hôtel de ville ; - Centre communautaire ; - Journaux ; - Site Internet ; - Parfois sur la page Facebook. Les avis publics sont reçus et rédigés par la greffière adjointe. Affichage sur le territoire Une enseigne est placée à chacune des entrées de la Municipalité pour annoncer les frontières du territoire et accueillir les visiteurs. 19 SIGNATURE Signature professionnelle Dans ses communications internes et externes, la Municipalité de Dudswell doit présenter une image uniforme, professionnelle et en conformité avec ses normes graphiques. Tous les membres du personnel doivent utiliser la signature de courriel développée. La signature comprend les éléments suivants : - Nom de l'employé.e ; - Titre ; - Logo ; - Adresse postale ; - Numéro de téléphone et poste téléphonique ; - Numéro de télécopieur. Qui plus est, afin de préserver la confidentialité de l'information, un message doit apparaître à la suite du logo. Ci-contre : la signature à adopter pour l'ensemble des membres de l'équipe incluant le message de confidentialité. Elle peut inclure certaines images représentant l'importance de l'environnement au sein des valeurs de la Municipalité. Ce courriel est strictement réservé à l'usage de la personne à qui il est adressé et contient de l'information privilégiée et confidentielle. Si vous n'êtes pas le ou la destinataire projeté.e, vous êtes avisé.e.s de NE PAS COPIER, DISTRIBUER OU UTILISER ladite information. Si vous avez reçu ce courriel par erreur, veuillez immédiatement en informer l'expéditeur. Merci ! 20 MESSAGE DE BOÎTE VOCALE ET D'ABSENCE Par souci d'harmonisation des messages vocaux des services municipaux, les membres du personnel détenant une boîte vocale doivent enregistrer un message ressemblant à ceux ci- dessous. De plus, il est recommandé de préparer un message d'absence sur sa boîte vocale de même qu'un courriel de réponse automatisée lors de période d'absence de plus d'une journée. La mise à jour des messages doit s'effectuer au départ et au retour. Message général L'agente administrative s'assure de valider et de corriger, au besoin, le message de la boîte vocale de l'hôtel de ville. Dans ce dernier, il peut être pertinent de le modifier tous les jours afin d'y insérer des informations relatives aux événements et activités en cours. Message personnel À titre d'exemple : « Bonjour, vous avec bien joint (nom de l'employé.e), (poste), de la Municipalité de Dudswell. Je suis au bureau, mais présentement dans l'impossibilité de vous répondre. Veuillez me laisser un message détaillé incluant la raison de votre appel et vos coordonnées. Je vous rappellerai dès que possible. Merci ! » Message d'absence À titre d'exemple : « Bonjour, vous avec bien joint (nom de l'employé.e), (poste), de la Municipalité de Dudswell. Je serai à l'extérieur du bureau (jour au jour/mois). S'il s'agit d'une question urgente, veuillez communiquer avec la réception au 819 560-8484, poste 2700. Sinon, veuillez me laisser un message détaillé incluant la raison de votre appel et vos coordonnées. Je vous rappellerai à mon retour. Merci ! » Courriel de réponse lors d'absence À titre d'exemple : Bonjour, veuillez noter que je suis absent.e du bureau du (jour au jour/mois) inclusivement. Pour toute question urgente, vous pouvez acheminer un courriel à [email protected]. Salutations (signature de courriel habituelle) 21 IDENTIFICATION VISUELLE La Municipalité de Dudswell est représentée par son identité visuelle, qui met en valeur sa vision énoncée lors de sa planification stratégique 2018-2028. À partir d'éléments existants, notamment les logos de Dudswell, ceux de la planification stratégique, et ceux des activités entourant la Municipalité (marché public, SAE, Forêt habitée, Potagerie), des outils de communications ont été conçus afin d'uniformiser l'image de marque et de créer une identité visuelle distincte et représentative de sa nouvelle vision : - Charte graphique (couleurs, typographies, design, utilisation des logos, etc.) ; - En-tête du site Internet ; - Gabarits de PowerPoint ; - Publications Facebook/Instagram ; - Visuels pour le site. L'agente aux communications est responsable de voir à ce que l'identité visuelle de la Municipalité soit représentative dans tous les outils de communication. 22 CHARTE GRAPHIQUE Couleurs et utilisation du logo de la Municipalité Ce dernier peut se décliner en vert et bleu marin, en noir, en blanc ou en deux tons : vert et blanc. Les numéros correspondant aux couleurs de la charte graphique doivent être respectés lors de création de publications destinées aux divers publics. #151c55 Logo #84bd00 Couleurs et icônes des orientations stratégiques (à noter que les couleurs ici représentées peuvent être différentes de la réalité lors de l'impression d'un document) #868f98 Axe 1 : Un réseau routier sécuritaire et des infrastructures municipales améliorées. 23 #d81f2a Axe 2 : des cœurs villageois axés sur une identité distinctive (unique). #f17c0e Axe 3 : Une zone de villégiature intégrée, reconnue et préservée. #84bd00 Axe 4 : une offre d'activités récréotouristiques orientées vers le plein air. #006a4e Axe 5 : Une gestion intégrée et responsable des déchets. #00a0e2 Axe 6 : des citoyens satisfaits et engagés. 24 Utilisation des logos de la planification stratégique et leurs déclinaisons DUDSWELL DURABLE 25 FORÊT HABITÉE 26 MARCHÉ PUBLIC 27 LA POTAGERIE DE DUDSWELL 28 LE SERVICE D'ANIMATION ESTIVALE (SAE) IMPORTANT Le logo du Service d'Animation Estivale devra être retravaillé par un graphiste professionnel puisqu'il manque une lettre à « estivale » sur toutes les déclinaisons. Voir exemples : Typographie Rédaction Il est recommandé d'utiliser la police Calibri ou Calibri Light de taille 11 points pour la rédaction de textes et de documents formels. Quant à la rédaction de courriels, la police Aptos de taille 11 points est une option proposée. Logos Dans les divers logos de la Municipalité et les images liées aux orientations stratégiques, les polices utilisées sont : Latinka et Helvetica Neue Condensed (qui peuvent être téléchargées gratuitement sur l'ordinateur). Publications dans les réseaux sociaux Pour la création de publications Facebook, les polices Josefin sans, et Alike sont utilisées dans les modèles proposés. Outils visuels dans le logiciel CANVA Concernant diverses affiches et certains visuels, les polices suivantes sont employées : DM sans, Josefin sans, Alike, Anton, Argent, Agrandir, Aileron Regular. Toutefois, d'autres polices peuvent être utilisées selon le style que l'on veut projeter en vue de promouvoir un événement ou une activité en particulier. Cependant, celles énumérées ici demeurent les plus courantes pour conserver l'image de marque de la Municipalité ainsi qu'une bonne lisibilité du texte pour tout un chacun. 29 POLITIQUE LINGUISTIQUE La Municipalité accorde une grande importance au respect de la langue française et s'efforce de produire des textes de qualité, intelligibles et complets qui respectent le bon usage. Normes de l'écriture inclusive et épicène La Municipalité s'appuie sur des principes d'égalité dans ses écrits. C'est pourquoi l'emploi de l'écriture inclusive est favorisé dans certaines publications telles que les écrits sur les réseaux sociaux, la Politique des aîné.e.s et des familles, la rédaction municipale dans le Papotin, etc. Toutefois pour faciliter et alléger le texte, l'emploi du masculin l'emportant sur le féminin est préconisé dans les cas suivants : procès-verbaux, communiqués de presse, guide des parents (SAE), règlements municipaux, etc. L'écriture inclusive a pour but d'intégrer, de façon égalitaire, chaque personne concernée dans le choix des mots que l'on utilise afin de favoriser certains changements de mentalité dans la société. Cette forme d'écriture repose sur trois principes : - Accorder les grades/fonctions/métiers/titres en fonction du genre. On écrira ainsi une autrice, une pompière, une sauveteuse. - Au pluriel, le masculin ne l'emporte plus sur le féminin, mais inclut les deux sexes grâce à l'utilisation du point ou du point médian. Pour faciliter la rédaction, la Municipalité privilégie l'usage du point dans la forme tronquée des mots. Par exemple, on écrit : les citoyen.ne.s, les coordonnateur.trice.s. - Éviter d'employer les mots homme et femme. Préférer les termes plus universels, tels que les droits humains au lieu des droits de l'homme, les athlètes, la population, les membres du personnel (formulation neutre ou écriture épicène). Un guide de rédaction inclusive pourra être développé, au besoin, par l'agente aux communications ou selon la décision du conseil municipal. Usage du mot « municipalité » Le mot Municipalité, qui veut dire « administration municipale » ou « corps municipal », s'écrit avec une majuscule initiale, sauf s'il est employé au pluriel. Municipalité au sens de « territoire » s'écrit cependant tout en minuscule. 30 Politique linguistique de l'État La Loi sur la langue officielle et commune du Québec, sanctionnée le 1er juin 2022, représente la plus grande réforme de la Charte de la langue française depuis 1977. Introduisant le devoir d'exemplarité, elle oblige tous les organismes de l'Administration, y compris les municipalités, à se conformer à la Politique linguistique de l'État (PLE). Depuis le 1er juin 2023, les organismes doivent respecter de nouvelles obligations en matière d'utilisation du français et de reddition de comptes. La Municipalité a donc désigné une émissaire de la langue française, et c'est à l'agente aux communications qu'a été confié ce rôle. Cette dernière assurera le suivi et informera le comité des communications sur les actions liées à cette politique. Pour en savoir plus : https://www.quebec.ca/gouvernement/politiques-orientations/langue-francaise/modernisation- charte-langue-francaise PAPETERIE La Municipalité de Dudswell possède une papeterie (papier en-tête, enveloppe et cartes professionnelles) développée en fonction de son identité visuelle. Tous les services municipaux sont tenus d'utiliser la papeterie officielle dans leurs communications externes. PROMOTION ET PUBLICITÉ La planification, le placement et la production publicitaire de la Municipalité relèvent de l'agente aux communications. Les placements publicitaires sont effectués en fonction des objectifs établis par le service municipal concerné, des publics cibles, des attentes et du budget alloué. Les publicités doivent répondent à certaines normes graphiques, à certaines couleurs ou typographie (se référer à la section Charte graphique). De même, tous les services de la Municipalité doivent soumettre, à l'agente aux communications, tout document à être distribué aux publics internes et externes aux fins d'approbation des normes établies. Le contenu devra, quant à lui, être validé par la direction générale. 31 RÉSEAUX SOCIAUX L'agente aux communications a développé une image de marque distinctive, autant visuelle que rédactionnelle, sur les réseaux sociaux, et ce, en fonction des six axes de développement stratégiques. Ainsi, lorsqu'il est question de travaux publics, on se réfère à l'image intégrant la bande grise et l'icône de l'axe 1 et ainsi de suite. Voir les exemples visuels pour chacun des axes à la page suivante. 32 33 Rédaction sur Facebook et Instagram La rédaction de l'information sur les réseaux sociaux est employée de la façon suivante : 1) Débuter la publication par une parenthèse et une accroche en employant le pronom personnel On. Par exemple : (On vous informe !), (On vous invite !). 2) Intégrer le titre de la publication en majuscule en dessous de l'accroche. 3) Débuter le texte de la publication en ajoutant un à trois émojis. 4) Intégrer le lien vers le site Internet. 5) Finaliser la publication avec des hastags pertinents, mais toujours débuter par #vivreadudswell et terminer par #HSF. Exemple : (On vous invite à vous rafraîchir !) (1) (3) DES FRIANDISES GLACÉES EN VENTE À LA PLAGE ! (2) Lorsqu'il fait beau et chaud, quoi de mieux que des sucettes glacées et des sandwichs à la crème glacée ! Rien de plus facile ! Les items sont vendus au kiosque de location d'embarcations à la plage. Aussi, sachez, chers visiteurs, que vous pouvez payer votre droit d'entrée via une carte de débit. Une nouveauté cette année ! La plage est située entre le 927 et le 929, rue du Lac (secteur Marbleton). Pour tout savoir https://municipalitededudswell.ca/.../plage-p-e-perreault/(4) ÉVADEZ-VOUS CHEZ-NOUS ! #vivreadudswell(5) #services #plage #citoyens #HSF À noter : les espacements avant les signes de ponctuation sont volontairement éliminés sur les réseaux sociaux. 34 OBJETS PROMOTIONNELS Les objets promotionnels permettent de promouvoir l'image de marque de la Municipalité, de renforcer le sentiment d'appartenance et de fierté, en plus de contribuer à souligner un événement distinctif. La décision de se doter de tels objets et les règles de diffusion appartiennent au conseil municipal. La production et la gestion de l'inventaire des objets promotionnels sont sous la responsabilité de l'agente administrative en collaboration avec l'agente aux communications pour validation de l'image de marque. COMMUNICATION ET ENVIRONNEMENT La Municipalité de Dudswell a à cœur l'environnement et tend à réduire le plus possible sa trace écologique. Cette volonté se décline en différentes actions en ce qui touche les communications : Communication interne - Privilégier l'utilisation de communication électronique et du courriel pour les invitations et les convocations ; - Utiliser le site Internet, le courriel et le Papotin pour transmettre l'information aux citoyen.ne.s, lorsque cela est possible au lieu d'employer du papier ; - Favoriser les impressions recto verso, en ton de gris. Communication externe - Demander des épreuves en PDF ; - Imprimer sur du papier recyclé ; - Privilégier la tenue de rencontres « sans papier » ; - Appliquer les grands principes écoresponsables lors de la tenue de réunions ou d'événements. DÉPLOIEMENT DE LA POLITIQUE La Politique de communication est en vigueur au moment de son adoption. Sa révision est effectuée aux trois (3) ans et elle peut faire l'objet de mise à jour de façon ponctuelle, par voie de résolution lors d'une rencontre préparatoire du conseil municipal.