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POLITIQUE 2020-01
VARIATIONS BUDGÉTAIRES
Adoptée par la résolution 2020-12-19672
1. OBJECTIF DE LA POLITIQUE
L'objectif de la politique des variations budgétaires est de s'assurer que les
gestionnaires vérifient la disponibilité de crédits suffisants avant d'engager une
dépense dans le cadre de la gestion de leur service respectif, et ce, dans le
respect du budget adopté par le Conseil.
2. CHAMPS D'APPLICATION
Cette politique s'applique à tous les gestionnaires mentionnés au règlement
relatif à la délégation, au contrôle et au suivi budgétaire et ses amendements.
Elle relève des gestionnaires des différents services municipaux en regard des
fonctions qui leur sont attribuées et s'applique à tous les postes de dépenses.
Toute variation budgétaire doit être approuvée avant que la dépense n'ait lieu.
Il est important de tenir compte de tous les engagements de dépense dans le
calcul du solde d'un poste de dépense ou d'une fonction.
3. INTERPRÉTATION
Crédits nécessaires
Le terme "crédits nécessaires" doit être compris comme étant la disposition de
sommes d'argent suffisantes à un poste comptable pour faire face à une ou des
dépense( s) projetée( s ).
Variation budgétaire
La variation budgétaire se définit comme étant le transport de sommes d'argent
prévues au budget d'un poste comptable à un autre dans le but de fournir la
disponibilité financière au poste où doit être imputée la dépense projetée. Les
demandes de variation budgétaire ne peuvent être effectuées que par les
gestionnaires prévus au règlement concernant les dispositions en matière de
délégation, de contrôle et de suivi budgétaires et ses amendements.
Crédits supplémentaires
La notion de crédits supplémentaires découle du fait qu'il y a insuffisance de
fonds à l'intérieur du budget pour réaliser un projet. Dans cette perspective,
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lorsque des crédits supplémentaires sont nécessaires, ils sont généralement
votés par le Conseil et ils ont pour effet d'augmenter le budget initial.
4. PROCÉDURE
Dans l'éventualité où un poste budgétaire a une insuffisance de fonds, le
gestionnaire juge en tout premier lieu de la pertinence d'effectuer la dépense, et
dans le cas où celle-ci est nécessaire à la bonne marche des opérations de
l'organisation, il devra suivre la procédure suivante :
4.1
Requérant
Toute variation budgétaire doit être demandée par le directeur du
service ou son représentant.
4.2
Modalités à respecter
Toute variation budgétaire doit pourvoir à l'appropriation des
crédits nécessaires en respectant le champ de compétence et
l'ordre de priorité énoncés à la présente politique.
5. COMPÉTENCE ET PRIORITÉ
5.1
Service requérant
a) Dans la même fonction que le poste de dépense qui nécessite
une augmentation de crédits.
b) D'un poste de dépense d'une fonction faisant partie du
groupe d'activités du service requérant.
5.2
Service des finances
a) D'un poste de dépense faisant partie des fonctions
« Administration générale » et « Autres dépenses ».
b) Du poste « Réserve pour imprévus » et le poste « Affectations
réserves » lorsque la dépense provient d'une décision du
Conseil.
6. TRANSMISSION DE LA DEMANDE
6.1
Modalités de transmission
Les demandes de variations budgétaires sont transmises au
Service des finances pour traitement de la façon qui suit :
- Par courriel, au Service des finances, avec des précisions
quant au transfert demandé et la raison pour laquelle celui
est requis;
- Dans le cas où il n'est pas possible de combler le poste en
respectant l'ordre de priorité prévu à l'article 5.1, des
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précisons supplémentaires doivent être données pour
obtenir les crédits nécessaires à la dépense projetée.
6.2
Approbation
a)
Directeur général ou directeur général adjoint
- Les variations budgétaires, par poste budgétaire, de 10%
ou moins, pour un montant n'excédant pas 2 000.$
b)
Conseil municipal
- Les variations budgétaires de 2 000$ et plus et toutes
variations budgétaires du poste « Réserve pour
imprévus » ou le poste «Affectations - réserves ».
7. OBTENTION DE CRÉDITS BUDGÉTAIRES SUPPLÉMENTAIRES
Des
crédits
budgétaires
supplémentaires
peuvent
être
accordés
automatiquement par le directeur général à une activité en autant qu'elle
génère des entrées de fonds supérieures aux prévisions déjà incluses au budget
original et pourvu que les dépenses encourues soient justifiées et autorisées en
conformité avec les règles prévues au règlement concernant les dispositions en
matière de délégation, de contrôle et de suivi budgétaire et ses amendements.
Le revenu supplémentaire devra compenser au moins 90 % de la dépense
estimée et le 10 % restant devra être pris à même les budgets du gestionnaire
concerné. Pour ce faire le gestionnaire devra effectuer une demande de transfert
budgétaire sur le formulaire« Demande de variation budgétaire».
Dans le cas où des crédits budgétaires supplémentaires ne peuvent être
accordés automatiquement, le requérant devra consulter par écrit le directeur
général pour faire voter par le Conseil les sommes nécessaires en crédits
budgétaires, avant de mandater ou d'engager la Municipalité dans toute
dépense.
8. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption, par résolution du
Conseil.
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David Pharand
Julie Ricard
Maire
Directrice générale et sec.-trés.
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