Politique relative au recouvrement et a la radiation des mauvaises creances
Duhamel, Quebec
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POLITIQUE 2020-02
Relative au recouvrement
et à la radiation des mauvaises créances
Adoptée par la résolution 2020-12-19673
1. CONTEXTE
Dans un souci d'équité et de pratiques de saine gestion des fonds publics, la
Municipalité juge opportun de mettre en place des procédures qui lui permettront
de percevoir les sommes qui lui sont dues.
2. OBJET
La présente politique a pour objet:
D'énoncé les principes directeurs en matières de recouvrement et de
radiation de mauvaises créances;
De déterminer les obligations et les responsabilités qui incombent aux
intervenants en matière de recouvrement.
3. CHAMPS D'APPLICATION
La politique couvre l'ensemble des créances dues à la Municipalité et inclus la
procédure administrative liée à la radiation des mauvaises créances.
4. PRINCIPES DIRECTEURS
L'élaboration d'une politique en matière de recouvrement et de radiation de
créances s'inscrit dans la volonté d'orienter et d'encadrer les activités de
recouvrement de la Municipalité dans le but de les rendre plus efficaces et
efficientes.
Dans cette perspective, cette politique repose essentiellement sur les principes
suivants :
a) Assurer une saine gestion des fonds publics
La Municipalité doit mettre en œuvre tous les moyens dont elle dispose afin
de protéger et de recouvrer le plus rapidement possible ses créances.
Les mesures de recouvrement utilisées doivent être économiques et
efficaces.
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b) Assurer l'équité envers la clientèle et les personnes débitrices
Les activités de recouvrement permettent d'assurer l'équité en récupérant
auprès des débiteurs les sommes dues. De plus, le traitement des créances
doit être fait de façon équitable et impartiale.
c) Respecter la capacité de payer du débiteur
La négociation d'entente de paiement avec les débiteurs est la solution
préconisée.
La négociation doit permettre de convenir d'un montant qui tient compte
de sa capacité réelle de payer mais doit être acceptable pour les deux
parties. Cette négociation doit être empreinte d'objectivité, de respect et
d'empathie envers le débiteur.
De façon générale, une entente de paiement devrait permettre que la
créance, incluant les arrérages et les intérêts, soient entièrement payées
dans un délai maximum de deux ans.
Toute entente de paiement convenue avec un débiteur doit lui être
confirmée par écrit.
Dans le cas du non-respect de l'un des engagements du débiteur, l'entente
de paiement devient nulle et la totalité de la créance est due.
5. MÉTHODE DE PERCEPTION AVANT RECOUVREMENT
Les méthodes de perception avant recouvrement sont les suivantes :
a) Recherche d'adresse
Dès qu'un état de compte est retourné à la Municipalité avec les mentions
adresse inconnue ou parti sans laisser d'adresse, le personnel devra
effectuer une recherche sommaire afin de retracer la nouvelle adresse du
débiteur.
De façon non exhaustive, cette recherche s'effectuera :
Par une vérification au dossier d'un numéro de téléphone permettant
de rejoindre le débiteur;
Par une vérification auprès de la commission scolaire concernée;
Par une recherche sur le web;
Si la dernière adresse connue est extérieure à la municipalité et
qu'une construction se retrouve sur l'immeuble, le compte devra être
retransmis à l'adresse de Duhamel.
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Si ces recherches ne permettent pas de retracer le débiteur, une demande
de dépistage devra être envoyée à la firme retenue à cette fin par la
Municipalité. Les frais y étant reliés sont alors ajoutés à la créance due.
b) Vérification - créancier hypothécaire
Lorsqu'il s'agit d'une créance foncière, une recherche devra être effectuée
au registre foncier afin de vérifier si un créancier hypothécaire y est
enregistré. Si tel est le cas, un avis doit être envoyé au créancier
hypothécaire, avec copie conforme au propriétaire qui y est enregistré.
c) Autres méthodes de recouvrement :
Mandat aux procureurs de la Municipalité pour entreprendre les
procédures qui s'imposent;
Saisie suivant jugement ;
Enregistrement d'une hypothèque légale ;
Mise en vente pour non-paiement de taxes ;
Vente sous contrôle de justice.
6. RADIATION D'INTÉRÊTS
À moins qu'une erreur de la Municipalité ne soit en cause, aucune remise
d'intérêts ne pourra être effectuée, tel que prévu à l'article 981 du Code municipal.
La direction générale doit être avisée de toute demande de remise d'intérêts.
7. PROVISION OU RADIATION DE CRÉANCES
Toute créance de moins de 2,00 $ n'est pas réclamée. Celles-ci doivent donc faire
l'objet d'une radiation dès leur émission, le tout conformément au règlement
pourvoyant à l'imposition des taxes sur les propriétés immobilières et à l'exigence
de compensations pour la fourniture des services municipaux en vigueur.
Afin de présenter la valeur réelle des comptes à recevoir aux états financiers, la
provision pour mauvaises créances doit être réévaluée annuellement. Toute
créance dont la perception est incertaine doit faire l'objet d'une provision pour
mauvaises créances. Les créances devant faire l'objet d'une provision sont celles
dont la définition correspond à la radiation décrite au paragraphe suivant mais
dont la situation pourrait changer.
La radiation des créances ne peut se faire que lorsqu'elle est motivée par l'une
des situations suivantes:
Les frais reliés à la récupération de la créance sont excessifs par rapport
au montant de la créance et les chances de récupération sont presque
inexistantes
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L'immeuble ne pourrait être vendu pour non-paiement de taxes sans avoir
à engager des frais qui seraient supérieurs à sa valeur au rôle d'évaluation
en vigueur;
Prescription de la créance.
8. RESPONSABILITÉ DES PRINCIPAUX INTERVENANTS
Pour assurer le respect des principes généraux énoncés à la présente politique et
favoriser le recouvrement maximal des créances, les différents intervenants
s'acquitteront des responsabilités suivantes:
a) Tous les services de la Municipalité
Transmettre à la direction générale de la Municipalité tous les
renseignements nécessaires à la facturation détaillée pour la clientèle
ayant reçu un bien ou un service facturable en vertu du règlement sur la
tarification des biens et services de la Municipalité en vigueur.
b) Direction générale de la municipalité
Produire dans les plus brefs délais toutes les facturations ;
Transmettre au besoin, et selon la nature de la créance, un avis de
rappel aux débiteurs en défaut;
Prendre entente avec les débiteurs qui le désire et en assurer un suivi
rigoureux;
Effectuer les recherches d'adresse;
Vers le mois de novembre (ou au besoin dans le cas de créances qui ne
sont pas foncières, )transmettre un avis recommandé au débiteur dont
le dossier sera transmis en procédure de recouvrement;
Au plus tard à la séance du mois de février de chaque année, soumettre
pour approbation aux membres du conseil, la liste des débiteurs dont
les dossiers seront transmis pour vente pour non-paiement de taxes, tel
que prévu aux articles 1022 et suivants du Code municipal;
Au besoin, soumettre pour approbation aux membres du conseil, la liste
des débiteurs dont les dossiers feront l'objet d'une procédure autre que
celle de la vente pour non paiement de taxes;
Au plus tard à la séance du mois de février de chaque année, soumettre
pour approbation aux membres du conseil, la liste des dossiers faisant
l'objet d'une provision pour mauvaises créances;
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Au plus tard à la séance du mois de février de chaque année, soumettre
pour approbation aux membres du conseil la liste des dossiers devant
faire l'objet d'une radiation.
9. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption, par résolution du
Conseil.
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David Pharand
Julie Ricard
Maire
Directrice générale et sec.-trés.
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