Politique de confidentialité de la Municipalité de Durham-Sud — full text

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Municipalité de Durham-Sud P o l i t i q u e d e c o n f i d e n t i a l i t é P a g e 1 | 5 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA MUNICIPALITÉ DE DURHAM-SUD Considérant que l'art. 155, 1er al., par. 4 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels spécifie que le gouvernement peut adopter un règlement pour exclure un organisme public de l'obligation de former le comité prévu à l'article 8.1 ou modifier les obligations d'un organisme prévues à cet article en fonction de critères qu'il définit ; Considérant les articles 2 et 3 du Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation de former un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, la municipalité de Durham-Sud n'a pas l'obligation de former un tel comité ; Considérant que la Municipalité de Durham-Sud est visé par l'article 2 du Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation de former un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, les fonctions confiées au comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) sont exercées par le responsable de la protection des renseignements personnels ou, dans le cas d'une municipalité, par le directeur général. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ La Municipalité de Durham-Sud vous invite à prendre connaissance de sa politique de confidentialité pour connaître les règles qu'elle applique en matière de protection des renseignements personnels. La Municipalité de Durham-Sud exploite : www.durham-sud.com Avec le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. C'est pourquoi la Municipalité s'engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels qu'elle collecte. La Municipalité gère l'utilisation des renseignements personnels conformément aux normes édictées par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1). Collecte des renseignements personnels Les renseignements, qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier, sont des renseignements personnels. Les renseignements personnels collectés par la Municipalité sont recueillis au travers de formulaires sur son site Web. La Municipalité utilise également des fichiers témoins pour réunir certaines informations. Ces informations sont conservées par la Municipalité de Durham-Sud (33 rue Principale, Durham-Sud, QC, J0H 2C0). Seuls les employés municipaux auront accès aux renseignements. Les informations demandées sont nécessaires pour nous permettre d'effectuer les suivis nécessaires. Vous avez les droits d'accès et de rectification prévus par la Loi sur l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels. Nous collectons les renseignements suivants : - Nom - Prénom - Adresse civique - Adresse électronique - Numéro de téléphone Municipalité de Durham-Sud P o l i t i q u e d e c o n f i d e n t i a l i t é P a g e 2 | 5 Vos renseignements personnels sont collectés par le biais de formulaires, à savoir : - Formulaires de demande de permis en ligne - Formulaire de plaintes ou pour une demande d'accès à l'information ; - Rôle d'évaluation foncières en ligne de la MRC de Drummond ; - Formulaire d'inscription en ligne et accès au portail du Services d'appels d'urgence automatisés Les informations qui sont recueillies sont utilisées aux fins suivantes : - Améliorer les services ; - Répondre correctement à vos questions, commentaires et suggestions ; - Obtenir des informations ; - Communiquer ou contacter les demandeurs. Types de renseignements personnels recueillis par les services La MUNICIPALITÉ DE DURHAM-SUD détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de renseignement personnel recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la MUNICIPALITÉ DE DURHAM-SUD ayant accès à ces renseignement personnel et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe I de la présente Politique. Renseignements transmis par courriel ou par formulaire La Municipalité de Durham-Sud s'engage à assurer la protection des renseignements confidentiels que vous lui confiez. Si vous communiquez volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentielle, par courriel ou par formulaire, nous n'utilisons que l'information requise pour permettre au personnel de la Municipalité de Durham-Sud de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures de confidentialité que les autres documents écrits. Utilisation de fichiers témoins (« cookies ») Les témoins sont des petits fichiers de données qui peuvent inclure un identifiant unique et anonyme. Les témoins sont envoyés à votre navigateur à partir d'un site Internet et stockés sur le disque dur de votre ordinateur. Comme de nombreux autres sites, nous utilisons des « témoins » pour recueillir des informations. Vous pouvez configurer votre navigateur de sorte à refuser tous les témoins ou à être informé lorsqu'un témoin est envoyé. Cependant, si vous n'acceptez pas les témoins, vous ne pourrez peut-être pas utiliser certaines parties de notre Site. Journaux de données Comme beaucoup d'exploitants de sites, nous recueillons des informations que votre navigateur nous transmet à chaque fois que vous consultez notre Site (« Journaux de données »). Ces Journaux de données peuvent inclure des informations telles que l'adresse de protocole Internet («IP»), l'emplacement géographique de l'ordinateur que vous utilisez pour accéder au Site, le type et la version de votre navigateur, les pages de notre Site que vous consultez, l'heure et la date de consultation, le temps passé sur ces pages, ainsi que d'autres statistiques d'utilisation. Si vous possédez des identifiants pour vous connecter à la section sécurisée du Site, vous devez savoir que nous conservons la date et heure d'utilisation de ces identifiants ainsi que l'adresse IP de l'ordinateur utilisé. Vos identifiants sont votre responsabilité. Vous êtes entièrement responsable de toute utilisation ou utilisation non appropriée de votre compte et les données personnelles à la suite de la transmission de vos coordonnées à quelqu'un d'autre. Vous devez conserver vos informations de compte dans une confidentialité absolue et éviter de les divulguer à d'autres. Municipalité de Durham-Sud P o l i t i q u e d e c o n f i d e n t i a l i t é P a g e 3 | 5 Données analytiques anonymes Nous utilisons des outils de récupération de données anonymes comme la provenance, le type de navigateur utilisé, le nombre de pages vues, dans le but d'améliorer notre site Internet et de mieux vous servir. Google Analytics - Règles de confidentialité de Google Analytics Partage des renseignements personnels Nous nous engageons à ne pas commercialiser les renseignements personnels collectés. La Municipalité ne loue, ni ne vend, ni n'échange des informations personnelles nominatives (par exemple le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse courriel, etc.) ou encore des informations financières qui pourraient permettre de vous identifier. La Municipalité s'engage à ne pas communiquer ces renseignements personnels à moins que cela ne soit demandé en vertu d'une obligation juridique ou d'une ordonnance d'un tribunal ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat confié à un tiers. Lorsque la Municipalité retient les services d'une société externe, elle emploie tous les moyens appropriés pour que vos renseignements personnels soient protégés conformément à la loi applicable à la Municipalité et collectés, utilisés, conservés et détruits d'une manière respectant le cadre réglementaire auquel la Municipalité est assujettie. Liens vers d'autres sites Notre Site peut contenir des liens vers d'autres sites que nous n'exploitons pas. Si vous cliquez sur le lien d'une tierce partie, vous serez redirigé vers le site de cette tierce partie Nous vous conseillons de lire la Politique de confidentialité de tous les sites que vous consultez. Nous n'avons aucun contrôle sur les politiques de confidentialité ou les pratiques des sites ou des services de tierces parties et nous rejetons toute responsabilité concernant le contenu. Conservation de l'information Nous allons conserver les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou autrement nécessaires pour se conformer aux lois applicables. Lorsque les Renseignements personnels ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins déterminées, ou requises par les lois applicables, nous prendrons des mesures pour les supprimer, détruire, effacer, agréger ou les rendre anonymes. Conformément aux bonnes pratiques d'affaires, nous continuons de faire évoluer nos contrôles, horaires et pratiques pour la conservation de l'information et des archives ainsi que de la destruction qui s'appliquent à vos Renseignements personnels. Accès à vos renseignements personnels, suppression et droit de rectification Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement. À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. Retrait de votre consentement Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse courriel : [email protected] (voir la section « Comment nous contacter ». Nous pourrions vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous Municipalité de Durham-Sud P o l i t i q u e d e c o n f i d e n t i a l i t é P a g e 4 | 5 Modification de la présente Politique de confidentialité Nous nous réservons le droit, de temps à autre, d'actualiser la présente Politique de confidentialité. Nous vous informerons de toutes modifications apportées en publiant la nouvelle Politique de confidentialité sur le Site. Nous vous invitons à lire régulièrement la présente Politique de confidentialité pour prendre connaissance des éventuels changements. Vous acceptez d'être lié par toutes les modifications apportées aux termes de cette Politique de confidentialité. Toutes les modifications entreront en vigueur dès le dépôt de la Politique de Confidentialité modifiée. La continuation de l'utilisation du Site indiquera votre acceptation des conditions modifiées. Si vous n'êtes pas en accord avec l'une des conditions modifiées, vous devez éviter toute utilisation du Site. Comment nous contacter Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Responsable de la protection des renseignements personnels Julie St-Laurent 33, rue Principale, Durham-Sud, QC J0H 2C0 Tél. : 819 858-2044 Courriel : [email protected] Municipalité de Durham-Sud P o l i t i q u e d e c o n f i d e n t i a l i t é P a g e 5 | 5 ANNEXE I - Politique de confidentialité (article 6) Service Description des RP recueillis Fins pour lesquels les RP sont recueillis Personnes ayant accès aux RP Moyens de collectes de RP