Politique de location des infrastructures municipales — full text

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1 de 4 POLITIQUE DE LOCATION DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES ARTICLE 1 PRÉAMBULE La Municipalité d'Eastman met certaines infrastructures municipales (locaux, plateaux et matériel) à la disposition de citoyens ou d'organisations publiques ou privées, afin d'y tenir des réunions, des formations ou des activités de toutes sortes. ARTICLE 2 OBJECTIFS Cette politique a pour objectifs : - De définir les paramètres et préciser les obligations de location et de prêt; - D'identifier les modes de fonctionnement; - De préserver le matériel municipal; - D'assurer une équité envers tous. ARTICLE 3 CHAMP D'APPLICATION La présente politique s'applique lors de la location d'infrastructures municipales de la Municipalité d'Eastman. La politique s'applique, de façon non limitative, aux éléments suivants : Salles et locaux Emplacement Nom Capacité Personnes assises Capacité Personnes debout Hôtel de ville Salle du conseil* 35 65 Complexe St-Édouard (pas de grand évier) Rez-de-chaussée 240 N/D Sous-sol 190 280 Plateaux ** Parc des Sports Patinoire / Terrains de pickleball Terrain de soccer Préau Terrain de tennis Parc Normand Terrain de tennis Terrains de pickleball Matériel Abri-soleil 10' x 10' / Abri-soleil 10' x 20' Cafetière 100t / Cafetière 42t *** Écran pour projecteur Lutrin Micro et trépied Projecteur 1 / Projecteur 2 Support à micro Système de son Thermos 18l / Thermos 9l *** Vaisselle réutilisable *** Verres réutilisables avec le logo d'Eastman *** * Sous certaines conditions : indisponibilité des autres salles et réservation seulement en dehors des heures d'ouverture de bureau ** Il n'y a pas d'employés municipaux sur place pour faire respecter les réservations des plateaux. *** Ces articles doivent être remis propres et secs - des frais de 3$/item seront facturés si brisé ou perdu et des frais de 25$ seront facturés si la vaisselle n'est pas propre Politique location infrastructures municipales Adoptée en décembre 2025 2 de 5 ARTICLE 4 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ 4.1 Location Toute organisation, de même que tout individu de 18 ans et plus, peut faire une demande de location à condition de respecter les critères de location. Toute organisation ou personne qui ne respecte pas les conditions de location pourrait voir son contrat résilié sans préjudice et pourrait être inscrite sur une liste de personnes/organismes inadmissibles à la location prévue par la présente Politique. 4.2 Emprunt de matériel Tout résident d'Eastman ou tout organisme situé sur le territoire d'Eastman peut emprunter le matériel offert par la Municipalité pour un évènement qu'il organise sur le territoire d'Eastman (ainsi, un Eastmanois ne peut pas, par exemple, emprunter un projecteur pour une soirée qu'il organise à Sherbrooke). Le matériel doit demeurer sur le territoire de la Municipalité. Pour les non-résidents, l'emprunt de matériel doit être combiné à une location de salle de la Municipalité d'Eastman. ARTICLE 5 RESPONSABILITÉ DU LOCATAIRE 5.1 Formulaire de demande de location Le demandeur doit remplir le formulaire de demande de location disponible en ligne sur le site web de la Municipalité à l'adresse https://eastman.quebec/demande-de-location-dinfrastructures-municipales/ au minimum cinq (5) jours ouvrables avant la journée de location, sans quoi la demande pourrait être rejetée. Dans le cas d'une organisation, une seule personne responsable doit être désignée. Cette même personne sera responsable de signer tout document relatif à la location ainsi que de récupérer clé et/ou matériel, le cas échéant. 5.2 Respect des lois et règlements en vigueur Le locataire doit assurer le respect de la Loi sur le tabac, de la Loi sur la Régie des alcools, des courses et des jeux www.racj.gouv.qc.ca/secteurs-dactivite/alcool/reunions/permis-de-reunion-pour-vendre-ou-pour-servir.html, de la Loi sur la sécurité incendie et de tout autres lois applicables. En ce sens, il veille à l'obtention de tout permis requis à ses activités et au respect des règlements en vigueur dans les lieux loués. Le locataire qui commet ou permet que soit commise une infraction à l'une ou l'autre de ces lois et règlements, qu'il soit présent ou non sur les lieux au moment de l'infraction, est tenu responsable et doit payer les frais et amendes relatifs aux infractions commises. 5.3 Preuve de conformité Lorsqu'applicable, le locataire est tenu de transmettre à la Municipalité une copie des permis obtenus conformément à la loi, et ce, avant la journée de location. À défaut de quoi, la Municipalité révoque le contrat de location sans préjudice. Politique location infrastructures municipales Adoptée en décembre 2025 3 de 5 5.4 Respect et remise en état des lieux Le locataire ne doit pas prendre le matériel autre que celui qui est loué (exemple : ne pas utiliser le matériel sportif au sous-sol du Complexe St-Édouard). Avant de quitter les lieux, le locataire doit remettre les lieux dans leur état initial. Pour la location du Complexe Saint-Édouard, la disposition des chaises tel qu'indiqué ci-dessous, doit être respectée avant de quitter les lieux. À défaut de le faire, le locataire sera tenu de rembourser les frais d'entretien engagés par la Municipalité au taux horaire de 35 $, couvert par le dépôt de garantie. 5.5 Bris et détérioration Le locataire qui cause des bris ou la détérioration des lieux ou du matériel en place, sera tenu de rembourser les coûts d'entretien, de réparation ou de remplacement engagés par la Municipalité, et auxquels s'ajouteront des frais administratifs de quinze pour cent (15 %). 5.6 Assurance responsabilité civile Lorsqu'applicable, le locataire peut être tenu de déposer à la Municipalité une preuve d'assurance responsabilité civile couvrant tout dommage corporel ou matériel causé à une personne ou à ses biens ainsi qu'à la propriété municipale, advenant des réclamations ou des poursuites judiciaires. Il est entendu que tout dommage résultant de la négligence de la Municipalité, dont la responsabilité aura été démontrée dans le cadre d'une enquête le cas échéant, sera couvert par l'assurance responsabilité civile de la Municipalité. 5.7 Gestion autonome des réservations de plateaux Aucun employé municipal n'est affecté sur place pour assurer la supervision ou veiller au respect des réservations des plateaux. Il incombe donc aux usagers de respecter les horaires établis et de partager les installations de manière appropriée avec les autres usagers. La personne responsable de la location du plateau sportif doit également être en mesure de présenter une preuve de réservation. Politique location infrastructures municipales Adoptée en décembre 2025 4 de 5 ARTICLE 6 CONDITIONS DE LOCATION Le prêt de matériel devra être réglé en même temps que seront acquittés les frais de location de salle et le dépôt de location lors de la signature du contrat. Dans le cas d'une location à long terme, le locataire acquitte sa facture mensuellement ou annuellement, selon l'entente convenue avec la Municipalité. 6.1 Annulation Toute annulation confirmée à plus de 72 heures de la date de location bénéficiera d'un remboursement de la totalité des frais engagés par le locataire. À moins de 72 heures de préavis, le locataire devra débourser 50% des frais de location et la facture sera envoyée par la poste. 6.2 Restriction Étant donné la priorité donnée aux loisirs intermunicipaux, la location du Complexe Saint-Édouard va comme suit : Location prévue Location possible à partir de Entre janvier et mars Décembre de l'année précédente Entre avril et août Mars Entre septembre et décembre Fin août Le locataire n'a accès qu'aux installations pour lesquelles il a acquitté les frais de location et uniquement aux horaires stipulés dans le contrat, la période de location devant inclure le temps nécessaire à la préparation et au rangement de la salle. Aucune location de salle ne peut avoir lieu durant le temps des fêtes : la dernière location de l'année a lieu au plus tard 3 jours précédant la fermeture du temps des fêtes. 6.3 Clés et matériel Il est de la responsabilité du locataire de récupérer la ou les clé(s) et le matériel à emprunter à la réception du bureau municipal situé au 160 chemin George-Bonnallie à Eastman pendant les heures d'ouverture (du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 13 h à 16 h, à l'exception des journées fériées et des vendredis après-midi lors de la saison estivale. Le locataire doit retourner le tout à une date prévue avec la réception. 6.4 Révocation ou suspension du contrat de location Tout contrat de location peut être suspendu ou résilié sans préjudice en cas de force majeure, incluant bris de tuyauterie ou de chauffage, de réquisition des locaux par divers paliers de gouvernement, de mise en œuvre de mesures d'urgence ou pour tout autre besoin jugé prioritaire par la Municipalité. Auquel cas, les frais de location seront remboursés en totalité au locataire ou seront annulés. 6.5 Dépôt de location 6.5.1 Salles À l'exception des organismes mentionnés à l'article 7, un dépôt de garantie de 100 $ est exigé lors de la location de salles et de plateaux. Celui-ci est remboursable après la vérification de l'état des locaux et du retour de la clé (s'il y a lieu) ; ce dépôt couvre 25 $ pour la perte de la clé, le ménage selon l'article 5.4 et/ou les bris selon l'article 5.5. Politique location infrastructures municipales Adoptée en décembre 2025 5 de 5 6.5.2 Matériel Un dépôt de garantie de 300 $ est exigé pour la location du système de son ou d'un chapiteau et un dépôt de 50 $ est exigé lors de la location des autres équipements. Celui-ci est remboursable après la vérification d'absence de bris selon l'article 5.5. En absence de justification raisonnable, 25% du dépôt, par jour ouvrable de retard, pourrait être conservé si le matériel est retourné après le moment du retour convenu dans le contrat de location. ARTICLE 7 GRATUITÉ Les comités, associations, organismes avec charte d'OBNL, œuvres de charité et autres dont le siège social est situé à Eastman ainsi que ceux qui ont bénéficié d'une subvention municipale au cours de l'année civile peuvent bénéficier d'une gratuité, et ce, selon entente prise avec le Conseil municipal (résolution). Ceux-ci doivent néanmoins payer les dépôts de location pour la garantie du matériel (article 6.5.2). ARTICLE 8 TARIFICATION Pour bénéficier du tarif résident, il est nécessaire de fournir une preuve de résidence. Une seule personne responsable doit être désignée. Cette même personne sera responsable de remplir la demande de location, de signer tout document relatif à la location ainsi que de récupérer clé et/ou matériel, le cas échéant. * Ces articles doivent être remis propres et secs - des frais de 3$/item seront facturés si brisé ou perdu et des frais de 25$ seront facturés si la vaisselle n'est pas propre Salles et locaux Emplacement Nom Coûts Hôtel de Ville Salle du conseil Résident : 30 $ / heure (4 heures et moins) ou 150 $ / jour (plus taxes) Non-résident : 60 $ ou 300 $ (plus taxes) Complexe St-Édouard Rez-de-chaussée Sous-sol Salle Jean-Paul-II Plateaux Emplacement Nom Coûts Parc des sports Patinoire Résident : 20 $ / heure ou 100 $ / jour (plus taxes) Non-résident : 40 $ ou 200 $ (plus taxes) Préau Terrain de balle Terrain de soccer Terrain de tennis Parc Normand Terrain de tennis Matériel Nom Coût Abri-soleil 10' x 10' ou 10' x 20' Gratuit Cafetière 100t / Cafetière 42t * Gratuit Écran pour projecteur Gratuit Lutrin Gratuit Micro, support à micro et trépied Gratuit Projecteur 1 / Projecteur 2 Gratuit Système de son Gratuit Thermos 18l / Thermos 9l * Gratuit Vaisselle réutilisable (pour 24 ou 48 personnes) * Gratuit Verres réutilisables avec logo d'Eastman (maximum 150) * Gratuit