Politique de reconnaissance et de soutien des organismes communautaires — full text

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Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 1 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 2 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 ARTICLE 1 OBJECTIFS La politique de reconnaissance et de soutien des organismes vise à : 1- Encourager les initiatives locales provenant d'organismes ou de regroupements. 2- Établir ou consolider les liens de partenariats afin de soutenir leurs actions auprès de la population. 3- Définir les catégories des organismes éligibles et les critères de reconnaissance. 4- Définir les paramètres de soutien. 5- Déterminer les procédures administratives et de reddition de compte. Afin d'éviter tout équivoque et d'offrir un soutien aux organismes œuvrant sur son territoire, la Municipalité souhaite, d'une part, procéder à leur reconnaissance via la délivrance d'un certificat de reconnaissance (voir l'exemple à l'annexe 3). À la suite de la reconnaissance d'un organisme, une convention pourrait être établie avec celui-ci afin qu'il soit soutenu par la Municipalité sur une période s'échelonnant entre un (1) an pour un nouvel organisme et trois (3) ans pour un organisme déjà subventionné. Nonobstant ce qui précède, un organisme/regroupement qui désirerait obtenir une aide financière sans être reconnu par la Municipalité pourrait déposer une demande pour un ''Soutien financier de moins de 500$ '' afin que celle-ci soit analysée par le conseil municipal. ARTICLE 2 - CLASSIFICATION DES ORGANISMES ÉLIGIBLES À LA RECONNAISSANCE CLASSE A : COMMUNAUTAIRE, SOCIAL ET SANTÉ Qui désigne un regroupement de personnes issues de la communauté et mobilisées autour d'une problématique commune, dont les activités ou services à la population sont offerts en ayant recours à des personnes bénévoles ou salariées. Les interventions encouragées par la Municipalité visent principalement des orientations sélectionnées par le plan d'action de la Politique pour les familles et les aînés d'Eastman ou toute autre orientation municipale présente ou à venir (exemples : dépannage alimentaire / services aux ainés et aux familles). CLASSE B : CULTUREL ET PATRIMONIAL Qui met en valeur et promeut la culture et/ou le patrimoine autant auprès des résidents d'Eastman, des villégiateurs, des touristes que du milieu des affaires. CLASSE C : LOISIRS, SPORTS ET PLEIN AIR Qui fait la promotion des activités de loisirs, de sports ou de plein air en organisant des activités rejoignant les orientations mentionnées dans la Politique pour les familles et les aînés d'Eastman. Une des principales orientations est de diversifier l'offre d'activités afin de rejoindre les différentes clientèles spécifiques telles que les enfants, les adolescents, les adultes et les aînés. CLASSE D : DÉVELOPPEMENT DURABLE ET PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT Qui a pour but de préserver, protéger et de mettre en valeur l'environnement. Ainsi, tout organisme voué à la protection d'espèces floristiques ou fauniques vulnérables, à la protection d'espaces (paysages, forêts, milieux humides, etc.), de ressources (eau, électricité) peut être reconnu selon cette classe. CLASSE E : DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE Qui vise à consolider la réalisation des projets de nature économique et d'animation du milieu, comme l'implantation de commerces de proximité, le réseautage entre commerçants, etc. Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 3 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 CLASSE F : PROTECTION DES LACS D'EASTMAN Un organisme à but non lucratif qui a pour mission de protection d'un des quatre lacs d'Eastman, ainsi que leurs bassins versants, à savoir le lac d'Argent, le lac Orford, le lac Stukely et le lac Parker. Un seul organisme par lac est reconnu par la Municipalité. NE SONT PAS ÉLIGIBLES À LA RECONNAISSANCE: - Associations de locataires, de propriétaires, coopératives d'habitation et syndicats de copropriété; - Comités de loisirs de quartier; - Garderies privées, centre de la petite enfance et services de garde en milieu familial; - Ordres professionnels et les organisations syndicales qui ont pour mission de soutenir, de régir ou de protéger des intérêts du milieu professionnel, des affaires, du travail ou de ses propres membres; - Organisations à caractère politique qui font la promotion d'une action politique partisane; - Organisations vouées à l'éducation et à l'emploi; - Organismes à vocation philanthropique qui ont pour mission de recueillir et de distribuer des fonds; - Organismes institutionnels, publics, parapublics; - Organismes pour les personnes souffrant d'une dépendance; - Organismes religieux qui ont pour mission la promotion des croyances religieuses ou qui célèbrent des services et des rites religieux. - Regroupements de personnes ou comités sans charte; - Tout autre organisme non régi par les classes A à F mentionnés ci-haut. ARTICLE 3 CRITÈRES DE RECONNAISSANCE D'UN ORGANISME Pour que la Municipalité d'Eastman reconnaisse un organisme en vertu de cette politique et lui délivre un certificat de reconnaissance en ce sens, celui-ci doit : 1. Être une corporation à but non lucratif ou une coopérative dûment incorporée selon la troisième partie de la Loi des compagnies et opérer selon la loi et les dispositions prévues dans les lettres patentes et les règlements généraux; 2. Fournir une copie des lettres patentes et des règlements généraux; 3. Être dirigé par un conseil d'administration élu publiquement par une assemblée générale et appelé à se réunir formellement au moins une fois par année, incluant préférablement au moins un citoyen d'Eastman; 4. Démontrer sa capacité à assurer sa prise en charge et à réaliser ses activités; 5. Remplir, sur papier, avec la signature du/de la président(e) de l'organisme, le formulaire de demande de reconnaissance (reproduit à l'annexe 1) et avoir reçu le certificat attestant sa reconnaissance par la Municipalité. En plus du formulaire de demande de reconnaissance, la Municipalité se réserve le droit de demander tout autre renseignement ou document utile avant d'accorder un certificat de reconnaissance. Note : Lorsqu'un certificat de reconnaissance est émis à un organisme, celui-ci est valide indéfiniment. La Municipalité se réserve cependant le droit de révoquer un certificat de reconnaissance pour toute raison qui lui semble justifiée, et ce, sans demander l'accord préalable de l'organisme visé. Tout changement constitutionnel ou de la personne contact avec la Municipalité doit être signifié dès que le changement est effectif. En cas de cessation des activités, tout organisme reconnu doit aviser la Municipalité dès que possible. Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 4 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 ARTICLE 4 PROCESSUS DE RECONNAISSANCE ET SON MAINTIEN Les étapes du processus de reconnaissance et de son maintien peuvent être décrites comme suit : - Le dépôt de la demande; - L'étude de la demande; - La transmission de la décision, une fois l'acceptation par résolution du conseil municipal; - Le cas échéant, la demande de révision à la suite d'un refus. En cas de deuxième refus, l'organisme ne peut pas présenter une nouvelle demande avant 1 an; - Lors de la procédure de maintien ou de renouvellement, l'organisme doit faire la démonstration qu'il satisfait toujours les critères de reconnaissance; - Le non-renouvellement ou la révocation. ARTICLE 5 TYPES DE SOUTIEN La Municipalité d'Eastman offre ces différents types de soutien : - Soutien professionnel (accompagnement des organismes, reconnaissance des bénévoles, etc.) ; - Soutien technique (documentation, couverture d'assurances via l'UMQ, soutien à la promotion des activités, etc.) ; - Soutien physique (accès à des locaux et terrains municipaux, prêt de matériel et d'équipement) ; - Soutien financier o Convention d'aide aux organismes (voir 6.1); o Programme d'aide aux associations de lacs (voir 6.2); o Soutien de moins de 500$ (voir 6.3). ARTICLE 6 SOUTIEN 6.1 CONVENTION D'AIDE AUX ORGANISMES 6.1.1 ORGANISMES VISÉS Tout organisme à but non lucratif reconnu des groupes A à E. À la suite de la reconnaissance de votre organisme, pour procéder à une demande de soutien professionnel, technique, physique ou financier, veuillez contacter la direction générale à l'adresse courriel suivante : [email protected] . 6.1.2 NATURE DE L'AIDE L'aide municipale consiste en la signature d'une convention entre la Municipalité d'Eastman et l'organisme reconnu lui octroyant une subvention annuelle jusqu'à un montant maximal de 20 000 $ par année. La Municipalité peut mettre à la disposition des organismes reconnus l'accès à des locaux et terrains municipaux, à du matériel et des équipements. Ce soutien sera évalué à sa juste valeur afin de refléter la contribution de la Municipalité et fera partie intégrante des conventions. Les conventions auront une durée entre un (1) et trois (3) ans et pourraient être annulées ou modifiées par la Municipalité si les conditions de celles-ci n'étaient pas respectées. Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 5 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 6.1.3 CONDITIONS GÉNÉRALES - L'organisme doit fournir à tous les ans : o le procès-verbal de l'assemblée générale annuelle; o le rapport annuel des activités; o les états financiers à la satisfaction de l'administration municipale; o la preuve d'assurance responsabilité civile; o le calendrier des activités ou des opérations à venir; o la liste des administrateurs. - L'organisme s'engage à fournir toutes preuves justificatives des dépenses reliées à la convention. - Tout programme de promotion ou de publicité du projet soutenu devra faire mention du soutien de la Municipalité d'Eastman. 6.1.4 ANALYSE DES DEMANDES Les demandes des organismes admissibles sont étudiées et analysées selon des critères bien précis et à la lumière des informations reçues. Voici les principaux critères sur lesquels les dossiers sont évalués : - La réponse du projet à un besoin exprimé par le milieu ou dans son intérêt; - L'offre de service direct à la population; - La cohérence du projet en lien avec les politiques et les orientations de la Municipalité ; - Le déroulement du projet sur le territoire de la Municipalité d'Eastman; - L'originalité du projet quant à ses objets ou à sa forme; - La concertation effectuée avec les ressources du milieu; - Le dynamisme et l'engagement de l'organisme dans son milieu; - La diversité des sources de financement pour le projet; - La capacité de l'organisme à financer le projet; - Les retombées dans le milieu. 6.2 PROGRAMME D'AIDE FINANCIÈRE AUX ASSOCIATIONS DE LACS Tout organisme reconnu selon la classe F de la présente politique recevra annuellement un soutien financier dès la réception de son certificat de reconnaissance d'organisme en tant que classe F. La Municipalité se réserve le droit de retenir cette somme en cas de litige avec l'organisme ou si celui-ci cesse ses activités. L'aide financière aux associations de lacs est allouée automatiquement chaque année. La somme versée annuellement est annoncée par le conseil par résolution à la suite de l'adoption du budget annuel. Tout projet spécial doit être déposé avant le 30 septembre de chaque année pour analyse par le conseil municipal. Le soutien financier octroyé par la Municipalité doit notamment servir à l'échantillonnage des lacs. Les résultats de ces échantillonnages doivent obligatoirement être transmis à la Municipalité dans les plus brefs délais. De plus, ces organismes doivent toujours avoir en main le matériel nécessaire pour effectuer de l'échantillonnage en cas de mesure exceptionnelle (ex: inondations). 6.3 SOUTIEN FINANCIER DE MOINS DE 500$ 6.3.1 ORGANISMES VISÉS Tous les organismes locaux ou régionaux* qui sont incorporés** et à but non lucratif. Exclusion : Au sens de cette politique, des organismes à but lucratif ne sont pas éligibles, mais leur participation comme commanditaire tiers n'invalidera pas le soutien possible de la Municipalité. Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 6 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 * Les organismes dont leur siège social n'est pas à Eastman pourraient être éligibles à ce programme si des Eastmanois bénéficient de ce service. ** Sous certaines conditions, des regroupements qui ne sont pas dûment constitués en tant qu'organisme pourraient bénéficier de ce soutien financier si le projet présenté est en phase avec des objectifs établis par la Municipalité. (Par exemple : un comité de parents désire organiser une activité de sensibilisation quant à la sécurité à vélo en concordance avec le Plan d'action de transport actif et collectif. Cela pourrait être éligible.) 6.3.2 NATURE DU SOUTIEN FINANCIER L'aide municipale prend la forme d'un soutien financier assujetti à la disponibilité des ressources financières de la Municipalité. La Municipalité peut refuser d'accorder ce soutien, l'accorder entièrement ou partiellement en regard du montant total demandé par l'organisme. Le montant maximal pouvant être octroyé dans le cadre de ce soutien financier est de 500$ et le montant minimal est de 50$. 6.3.3 ANALYSE DES DEMANDES Les demandes des organismes admissibles sont étudiées et analysées selon des critères bien précis et à la lumière des informations reçues. Voici les principaux critères sur lesquels les dossiers sont évalués : - La concordance du projet en lien avec les diverses politiques et orientations municipales; - La pertinence du service offert à la population; - La capacité et la crédibilité de l'organisme ou du regroupement ; - Le réalisme du montage financier. 6.3.4 CONDITIONS D'APPLICATION En déposant une demande de soutien financier dans le cadre du présent programme, l'organisme doit s'attendre et s'engager, si sa demande est acceptée, à respecter toutes les conditions minimales mentionnées ci-dessous auxquelles d'autres peuvent s'ajouter au moment de l'octroi du montant. La Municipalité peut exiger qu'une entente écrite soit établie entre elle et l'organisme. De plus, elle peut exiger la production par celui-ci de toute forme de rapports administratifs, informatifs ou financiers et des pièces justificatives. - L'organisme devra, en matière de communication et de visibilité, mentionner la Municipalité d'Eastman à titre de partenaire : o Dans chacune de ses publications, lors des conférences de presse et à l'occasion des cérémonies entourant l'événement en respectant les normes graphiques de la Municipalité; o Sur les sites d'activités, soit par des panneaux, des banderoles ou autrement. Pour procéder à une demande, veuillez remplir le formulaire SOUTIEN FINANCIER DE MOINS DE 500$ disponible en ligne via le lien suivant www.eastman.quebec/soutienfinancier et reproduit à l'annexe 2. ARTICLE 7 ADOPTION ET ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique a été adoptée à l'unanimité par le conseil municipal le 5 septembre 2023 par sa résolution 2023-09-313 et est entrée en vigueur à cette date. 5 septembre 2023 Marc-Antoine Bazinet, directeur général Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 7 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 ANNEXE 1 - FORMULAIRE : DEMANDE DE RECONNAISSANCE D'UN ORGANISME L'annexe 1 « Demande de reconnaissance d'un organisme » peut être remplie en ligne au : www.eastman.quebec/demande-de-reconnaissance-dun-organisme/ Nom de l'organisme voulant être reconnu : ___________________________________________ Statut légal : ______________________________________ Adresse de l'organisme : ____________________________________________________, Eastman, Qc, J0E-1P0 Téléphone de l'organisme : _____________________________ Courriel de l'organisme : ___________________________________________________ Nom du/de la président(e) du conseil d'administration : ____________________________________ Date de la dernière assemblée générale annuelle (AGA) : JJ MM AAAA Date limite annuelle pour la tenue d'une AGA : JJ MM Année financière de l'organisme : Du JJ MM au JJ MM Nom du contact désigné pour communiquer avec la Municipalité : _________________________________________ Courriel du contact désigné : ____________________________________________________ Mission de l'organisme : ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Reconnaissance pour (cochez un seul) : CLASSE A : COMMUNAUTAIRE, SOCIAL ET SANTÉ CLASSE B : CULTUREL ET PATRIMONIAL CLASSE C : LOISIRS, SPORTS ET PLEIN AIR CLASSE D : DÉVELOPPEMENT DURABLE ET PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT CLASSE E : DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE CLASSE F : PROTECTION DES LACS D'EASTMAN Dépenses annuelles moyennes des dernières années : ____________________ $ Revenus annuels moyens des dernières années : ____________________ $ Signature du/de la président(e) du conseil d'administration : ____________________________________ Date de la signature : JJ MM AAAA *Important : En plus de ce formulaire dûment rempli, veuillez fournir une copie des lettres patentes et des règlements généraux dans le cas d'un nouvel organisme à reconnaître, de même que le procès-verbal de l'assemblée générale annuelle, le rapport annuel des activités, les états financiers (idéalement d'un auditeur externe ou d'un comptable agréé), la preuve d'assurance responsabilité civile, le calendrier des activités ou des opérations à venir et la liste des administrateurs. Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 8 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 ANNEXE 2 - FORMULAIRE : SOUTIEN FINANCIER DE MOINS DE 500$ Formulaire disponible en ligne au : www.eastman.quebec/soutienfinancier Nom de l'organisme souhaitant recevoir un don : ___________________________________________ Statut légal, le cas échéant : ______________________________________ Adresse de l'organisme : _______________________________________________________________ Téléphone de l'organisme : _____________________________ Courriel de l'organisme : ___________________________________________________ Nom de la personne qui dépose la demande : ____________________________________ Rôle, dans l'organisme, de la personne qui dépose la demande : ___________________________________ Mission de l'organisme : ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Montant demandé (entre 50$ et 500$): __________ $ À quoi servira le montant demandé : ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Visibilité offerte à la Municipalité d'Eastman en tant que partenaire, le cas échéant (ex : publication sur les médias sociaux, logo sur les banderoles, remerciement dans un point de presse, etc. ): ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ Politique de reconnaissance et de soutien des organismes Page 9 sur 9 Septembre 2023 No. ORG-2023-09 ANNEXE 3 - EXEMPLE D'UN CERTIFICAT DE RECONNAISSANCE D'UN ORGANISME