Politique relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre du travail — full text

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Politique relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre du travail Mars 2025 La présente politique vise à sensibiliser les utilisateurs en plus d'établir un cadre de travail et des normes appropriés pour l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) au sein de la Municipalité afin de garantir une utilisation éthique, transparente, bénéfique, sécuritaire et conforme à la réglementation en vigueur. De plus, par cette politique, la Municipalité s'assure que l'IA est développée de manière à maximiser les bénéfices pour tous, tout en minimisant les risques de préjudices ou d'utilisation malveillante. Cette politique reflète l'engagement de la Municipalité à maintenir un environnement de travail respectueux et en phase avec les avancées technologiques contemporaines. 1.Objectif 2 Politique relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre du travail Cette politique s'applique à tous les employés de la Municipalité utilisant ou envisageant d'utiliser des solutions ou systèmes d'IA dans le cadre de leurs fonctions. Elle vise tout système d'IA que la Municipalité veut acquérir ou utiliser. 2.Champs d'application 3.Principes directeurs Éthique et transparance Toutes les applications d'IA doivent respecter les principes éthiques, les valeurs démocratiques et être transparentes dans leur fonctionnement. Les décisions prises à l'aide de l'IA doivent être explicables et compréhensibles. Les citoyens ou toute autre partie prenante doivent être informés de l'utilisation de l'IA et de son fonctionnement, lorsqu'applicable. Protection des données Les données utilisées par les systèmes d'IA doivent être protégées conformément aux lois, règlements et autres directives sur la protection des renseignements personnels applicables (voir section 5). Équité et non-discrimination Toute solution d'IA utilisée ne doit pas introduire ou perpétuer des biais discriminatoires envers certains groupes ou certaines populations. Politique relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre du travail 11 S'assurer que le canal de communication réseau avec l'IA est chiffré et vérifier toujours dans l'URL de la barre d'adresse que le site utilise le protocole de communication « https » afin de sécuriser les échanges et d'éviter qu'un tiers malveillant puisse y accéder Imputabilité Les utilisateurs de systèmes d'IA doivent être responsables de leurs actions et des impacts de ces systèmes. Les utilisateurs doivent assumer la responsabilité de vérifier la qualité et l'éthique des données fournies par l'IA, ainsi que des résultats qu'elle génère. La vérification des rendus est essentielle et obligatoire. Les informations générées peuvent parfois manquer de fiabilité ou être influencées par des biais. Sécurité Toute solution d'IA utilisée doit être sécurisée et conforme aux normes de cybersécurité établies par la Municipalité. La Municipalité reconnaît que l'IA ne remplace pas l'expertise humaine, qu'il s'agit plutôt d'un outil complémentaire. Son utilisation doit viser nécessairement à moderniser les processus, améliorer l'accessibilité ou optimiser l'efficacité des services de la Municipalité. L'IA pourra être utilisé dans les secteurs suivants : 4.Champs d'utilisation Support aux communications et à la rédaction Elle peut faciliter la rédaction, la simplification, le résumé, la schématisation, la traduction, la vulgarisation et la reformulation de textes. Elle peut générer des réponses simplifiées et adaptées aux questions afin d'optimiser le service à la clientèle, comme par un exemple un agent conversationnel. Elle peut soutenir la création de contenu communicationnel. Automatisation de tâches répétitives Elle peut simplifier les processus administratifs, trier des documents et expédier des réponses automatiques. Idéation Elle peut servir à alimenter un remue-méninge et à stimuler la créativité pour générer de nouvelles idées. 3 1 1 4 Politique relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre du travail Analyse de données et de concepts Elle peut interpréter des données, des images et des textes, fournissant des analyses claires. Elle peut expliquer des concepts complexes, contribuant ainsi à des prises de décisions éclairées et elle peut fournir des indicateurs de performance ou de suivi. Planification et résolution de problèmes Elle peut générer des plans de projet et peut élaborer des stratégies de déploiement, de résolution de problèmes et de gestion du changement face aux défis municipaux. Elle peut produire des listes de tâches ou de contrôle. Programmation et technologie Elle peut aider à la création, la correction ou l'explication de codes informatiques. Elle peut contribuer à la manipulation de données. Formation et apprentissage Elle peut assister dans la création de plans de formation et de communications pédagogiques. Elle peut expliquer des concepts à divers niveaux de compréhension, favorisant ainsi l'apprentissage au sein de l'équipe et la diffusion de nouvelles informations. Lors de l'utilisation de l'IA, une importance primordiale doit être accordée à la confidentialité et la sécurité des données dans le respect de la Politique de confidentialité et la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements de la Municipalité. Les outils d'IA sont considérés comme des outils externes. En ce sens, ils ne doivent jamais être utilisés pour partager des renseignements personnels, sensibles ou autrement confidentiels, peu importe les circonstances, à moins qu'il s'agisse d'outils développés ou acquis spécifiquement par la Municipalité. Il est interdit d'utiliser des données confidentielles ou des renseignements personnels sur un système d'IA public, par exemple ChatGPT ou Copilot. Par conséquent, l'utilisateur doit connaître et mettre en place les mesures nécessaires pour préserver l'intégrité et la confidentialité des informations traitées par l'outil IA en respect des politiques précitées. 5.Confidentialité et renseignements personnels Politique relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre du travail 11 5 L'utilisateur doit notamment : Identifier au préalable les données qui seront utilisées; S'informer auprès du responsable de la protection des renseignements personnels de la Municipalité pour déterminer si une donnée est un renseignement personnel ou s'informer auprès de sa direction de service pour déterminer si une donnée est sensible ou autrement confidentielle avant de la soumettre à l'IA, le cas échéant; Suivre les recommandations de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le cas échéant; Signaler au responsable de la protection des renseignements personnels de la Municipalité tout incident de confidentialité ou de sécurité ou tout traitement irrégulier des renseignements personnels, sensibles ou autrement confidentiels; Participer activement à toute activité de sensibilisation ou formation donnée en matière de protection des renseignements; Collaborer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels et le Responsable de l'accès aux documents, si sollicité. Voici les rôles et les responsabilités spécifiques des utilisateurs de l'IA au sein de la Municipalité : Utiliser les outils IA conformément aux directives énoncées dans la présente politique et aux procédures en vigueur; Vérifier, de façon objective, l'exactitude et la pertinence des éléments générés, et s'assurer de respecter les droits d'auteur associés à ces éléments; Communiquer l'utilisation de l'intelligence artificielle dans le cadre du travail, notamment à travers les sources de ses documents produits ou lors des rencontres. Le document écrit, sonore ou visuel généré par IA doit en porter la mention. 6.Rôles et responsabilités de l'utilisateur Lorsqu'il s'agit d'intégration de l'IA dans une procédure de travail, communiquer toujours l'utilisation de l'intelligence artificielle à sa direction de service. Certaines validations pourraient s'avérer nécessaires. Lorsqu'il s'agit d'intégration de l'IA dans une rencontre, communiquer l'utilisation de l'intelligence artificielle aux participants et obtenir un consentement verbal de leur part. Informer leur direction de service de toute situation qui pourrait entraîner un manquement à la présente politique. 6 Politique relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) dans le cadre du travail La Municipalité s'engage à sensibiliser et informer ses employés sur l'utilisation éthique et responsable de l'IA. Cet engagement s'accompagne du développement des compétences numériques et éthiques nécessaires pour intégrer ces technologies dans leurs fonctions de manière éclairée et responsable. La Municipalité s'engage également à sensibiliser et informer les citoyens et autres parties prenantes aux avantages et aux risques associés à ces technologies, lorsque concernés. 7.Sensibilisation et information Tout citoyen estimant que l'usage de l'IA dans la Municipalité porte atteinte à ses droits peut déposer une plainte auprès de la direction générale de la Municipalité. Un processus d'enquête et de recours sera mis en place pour traiter les plaintes de manière équitable et diligente. 8.Dispositifs de recours et plaintes La Municipalité encourage chaque utilisateur d'IA à contribuer à la sobriété numérique en adoptant des pratiques responsables, contribuant ainsi à un avenir technologique plus respectueux de l'environnement : formuler des requêtes précises et concises, limiter les interactions superflues avec les systèmes d'IA et choisir des technologies développées par des entreprises engagées dans des démarches environnementales, lorsque possible. La Municipalité a comme ambition de construire une approche technologique intelligente et respectueuse de notre environnement. 9.Environnement durable et IA 10.Évaluation et amélioration continue La direction générale, en collaboration avec les directions de service et le personnel, surveille l'impact des technologies d'IA au sein de la Municipalité et propose des améliorations continues afin de garantir leur alignement avec les objectifs de la Municipalité et la législation en vigueur. 11.Entrée en vigueur Cette politique entre en vigueur à compter de sa date d'adoption par le conseil de la Municipalité.