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Ville de Fermont
Politique de
numérisation
Ève-Lyne Gagné
2025-11-26
DIRECTIVE LINGUISTIQUE
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
Table des matières
1.
ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE ........................................................................................................................................................ 3
1.1 DÉFINITIONS DES TERMES .................................................................................................................................................. 3
1.2 INTRODUCTION ........................................................................................................................................................................... 4
2.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS ........................................................................................................................................................ 4
3.
MATÉRIEL INFORMATIQUE UTILISÉ .......................................................................................................................................... 4
3.1 Appareil de numérisation ..................................................................................................................................................................... 5
a)
Le numériseur XEROX Alta Link C8155 ...................................................................................................................................... 5
3.2 Appareil équivalent ................................................................................................................................................................................ 5
3.3 Le serveur ................................................................................................................................................................................................ 5
3.4 Le logiciel ................................................................................................................................................................................................. 5
4.
CADRE JURIDIQUE .......................................................................................................................................................................... 5
4.1 La Loi sur les archives ........................................................................................................................................................................... 5
4.2 La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information .................................................................................. 6
4.3 Le Code civil du Québec...................................................................................................................................................................... 6
4.4 La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels .......... 6
4.5 Sécurité et obligation de confidentialité ........................................................................................................................................... 6
LA VALEUR INTRINSÈQUE DU DOCUMENT................................................................................................................................... 6
6.
PROCÉDURE DE NUMÉRISATION ............................................................................................................................................. 7
6.1 Numériser en procédant aux étapes suivantes : ............................................................................................................................ 7
6.2 Demande d'autorisation de destruction des exemplaires secondaires .................................................................................... 8
7.
ENTRÉE EN VIGUEUR ..................................................................................................................................................................... 9
ANNEXE « A » ........................................................................................................................................................................................... 10
ANNEXE B ................................................................................................................................................................................................... 12
SPÉCIFICATIONS DU NUMÉRISEUR .................................................................................................................................................. 12
DIRECTIVE LINGUISTIQUE
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
1. ÉNONCÉ DE LA POLITIQUE
1.1 DÉFINITIONS DES TERMES
Afin d'avoir la même signification des termes utilisés à la présente politique, il est important de
donner la définition de ces termes.
ACCÈS: Détermine l'accessibilité de l'information, sur support numérique, analogique ou papier,
selon la Loi sur l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels.
ARCHIVES PUBLIQUES: Archives des organismes publics.
ARCHIVES: Ensemble des documents, quel que soit leur support, leur date ou leur nature,
produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l'exercice de ses
activités ou ses fonctions et conservés pour leur valeur légale, administrative et financière.
CALENDRIER DE CONSERVATION: Instrument de gestion sous forme de tableau qui
regroupe les règles de conservation adoptées par une organisation ou un État suivant les
législations permettant de déterminer la durée de conservation des documents ainsi que leurs
dispositions de leurs créations jusqu'à la fin de leurs utilisations.
CLASSIFICATION: Analyse d'un document afin de déterminer le sujet en attribuant une cote au
document en se basant sur le plan de classification afin de permettre le repérage.
CONSERVATION PERMANENTE: Conservation des documents de façon pérenne.
DÉLAI: Établir la durée de conservation de l'information au stade actif, semi-actif et le mode de
disposition à l'état inactif (conservation ou destruction).
DIFFUSER: Propager auprès du public.
DIFFUSION: Action de distribuer dans le public.
DOCUMENT: Document constitué d'informations soutenu par un support. L'information y est
délimitée et structurée de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est
intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen
d'écriture, y compris d'un système de symboles réinscriptible sous l'une de ces formes ou un
autre système de symboles.
DOCUMENT INACTIF: Document qui n'est plus utilisé.
DOCUMENT NUMÉRIQUE: Document ou information de nature textuelle, graphique,
iconographique, sonore, audiovisuelle ou autre, produit ou reçu sous forme numérique,
analogique ou ficher informatique qu'il soit actif, semi-actif ou inactif.
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
DOCUMENT SEMI-ACTIF: Document qui est occasionnellement utilisé.
DOSSIER: Ensemble de documents portant sur un même sujet.
1.2 INTRODUCTION
La présente politique vise à diminuer l'empreinte écologique de la Ville et à réduire l'espace
d'entreposage requis.
De plus, la numérisation permet la consultation à distance, indispensable afin d'augmenter la
productivité, les divers services municipaux étant scindés en plusieurs bâtiments.
1.3 OBJECTIF DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Modifier le mode de conservation des documents de manière à ce que la version numérique
soit considérée comme l'exemplaire principal, tout en maintenant la possibilité d'utiliser et de
conserver une version papier, au besoin.
Respecter la législation en matière de transfert, de diffusion, de conservation et de destruction
des archives;
Normaliser les processus de travail en matière de numérisation;
Permettre l'élimination de certains documents après leur numérisation;
Conserver l'intégrité des documents ainsi que leur valeur juridique.
2. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Chaque employé est responsable de ses dossiers. Il doit remettre le dossier de travail complet au
Service du greffe dès que possible.
Tout le personnel du Service du greffe est autorisé à procéder à la numérisation des documents.
Toute personne affectée au projet de numérisation doit se conformer aux normes et aux processus
établis par la présente politique.
3. MATÉRIEL INFORMATIQUE UTILISÉ
Le processus de numérisation requiert les composantes suivantes:
Un numériseur;
Un poste informatique;
Un serveur (dépôt électronique);
Un environnement logiciel.
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
3.1 Appareil de numérisation
a) Le numériseur XEROX Alta Link C8155
3.2 Appareil équivalent
En cas de bris ou de remplacement de l'appareil, la numérisation pourra être faite par un
appareil offrant des caractéristiques équivalentes ou supérieures. La marque et le modèle
devront être mentionnés à l'annexe « A » de la présente politique lors de la numérisation du
document.
3.3 Le serveur
Le serveur utilisé est Documentik, un logiciel de système intégré de gestion documentaire.
3.4 Le logiciel
Documentik est un logiciel à interface Web utilisé pour entreposer les documents numériques. Il est
spécifiquement conçu afin de permettre la gestion des documents papier et électroniques quel que soit
leur stade de vie. Il est possible d'effectuer des recherches élaborées afin de repérer les dossiers et
documents.
Les logiciels de numérisation sont Adobe Acrobat Professional, ou toute mise à jour subséquente,
lesquels permettent de numériser en format PDF/A, et d'effectuer la reconnaissance optique des
caractères.
Voici les caractéristiques du format :
✓
PDF/A garantit que les documents peuvent être reproduits pour une durée de cent (100) ans.
✓
La majorité des supports peuvent être transférés en format PDF/A.
✓
Le format PDF/A est géré par une communauté internationale qui travaille de façon ouverte et
démocratique.
✓
Le format PDF/A est conforme grâce à des exigences techniques strictes. Une grande variété
de fournisseurs utilisent des outils de contrôle et de correction afin de répondre aux normes
PDF/A.
4. CADRE JURIDIQUE
Voici les principales lois applicables en matière de gestion documentaire.
4.1 La Loi sur les archives
Conformément à la Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1), le calendrier de conservation a été mis à jour
afin de permettre le support numérique. Le calendrier a été approuvé par la Bibliothèque et Archives
nationales du Québec (BAnQ), et ce, conformément à l'article 7.
L'ajout au calendrier permet de considérer les documents numérisés comme document primaire,
permettant la destruction de documents papier à certaines conditions.
DIRECTIVE LINGUISTIQUE
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
La déclaration de numérisation ainsi que toutes pièces relatives à l'intégrité des documents numérisés
doivent être conservées selon les mêmes délais de conservation que les documents principaux.
4.2 La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (ci-après la Loi) est entrée en
vigueur le 1er novembre 2001. Celle-ci a pour but d'encadrer l'ensemble des échanges d'information et
de permettre aux documents électroniques de remplir les mêmes fonctions que l'écrit traditionnel sur
papier.
Pour ce faire, la Loi édicte différentes règles relatives à la préservation de l'intégrité du document, à
l'équivalence fonctionnelle de celui-ci, à la cohérence des règles de preuve, à la transmission des
communications ainsi qu'à la responsabilisation des différents intervenants en contact avec un document.
4.3 Le Code civil du Québec
Le Code civil du Québec régit l'admissibilité de la preuve devant les tribunaux, et ce, plus particulièrement
les articles 2837 et suivants.
4.4 La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels
Conformément aux dispositions de la Loi, la Ville doit s'assurer que les documents soient identifiables et
repérables.
De plus, la Ville doit préciser le degré de confidentialité des documents afin de permettre la consultation
que par les personnes autorisées.
4.5 Sécurité et obligation de confidentialité
Lors des opérations de numérisation, les documents doivent demeurer dans un endroit assurant la
confidentialité de ces derniers.
De plus, toute personne affectée à la numérisation doit s'engager à ne diffuser, ni révéler les informations
dont elle a pu avoir eu connaissance dans l'exercice de ses fonctions.
LA VALEUR INTRINSÈQUE DU DOCUMENT
La valeur intrinsèque d'un document numérisé doit être prise en considération afin d'évaluer la
destruction de la copie papier.
DIRECTIVE LINGUISTIQUE
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
6. PROCÉDURE DE NUMÉRISATION
Choisir le dossier à numériser;
Remplir la déclaration de numérisation;
Manipuler physiquement des documents;
Procéder document par document (un document broché ou boudiné = un document ou documents
débrochés ayant un lien entre eux = un document);
Enlever les reliures, agrafes, trombones, pinces, etc.;
Vérifier si le document est recto ou recto/verso;
Vérifier si le document comprend plusieurs grandeurs;
Trier les documents qui doivent être numérisés.
6.1 Numériser en procédant aux étapes suivantes :
Faire les ajustements nécessaires en lien avec la grille d'intégrité;
Créer le dossier GID dans Documentik;
Transférer dans le système Documentik;
Vérifier le document dans Documentik afin de s'assurer que le transfert n'a pas altéré l'intégrité
du document;
Vérifier le document dans Documentik afin de s'assurer que le transfert n'a pas altéré l'intégrité
du document suite à la mise à jour journalière (la journée qui suit la numérisation);
Compléter la grille d'intégrité;
Faire assermenter la grille d'intégrité et déposer une version PDF/A de cette dernière à même le
dossier numérique du document numérisé;
Trier les documents et dossiers à conserver en version papier et ceux dont la version papier peut
être détruite suite à la numérisation;
Lorsque requis, faire une demande d'autorisation de destruction des copies papier suite à leur
numérisation;
Procéder à la destruction de façon à préserver les informations confidentielles des documents
pouvant être détruits suite à la numérisation.
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
6.2 Demande d'autorisation de destruction des exemplaires secondaires
Conformément à la Loi sur les archives, la Ville doit faire une demande d'autorisation de destruction des copies
papier dont le support principal est devenu numérique des documents inactifs à conservation permanente auprès
de la BAnQ.
Les demandes doivent comporter les éléments suivants:
Description sommaire du projet;
Liste des documents visés:
Titres des séries;
Dates extrêmes;
Supports d'origine;
Résolution comprenant tous les éléments suivants:
Nom du Conseil;
Nom de l'organisme;
Date de la résolution;
Affirmation que le projet de numérisation des documents a été réalisé de manière à assurer la
valeur juridique des documents et l'équivalence fonctionnelle des supports conformément aux
prescriptions de la Loi concernant le cadre des technologies de l'information (LCCJTI);
Affirmation que le projet de numérisation des documents a été réalisé en conformité avec les
recommandations de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec en matière de
numérisation de substitution, notamment en ce qui concerne la qualité de la reproduction et de la
description des documents numérisés;
Affirmation d'avoir effectué une analyse de ces documents basée sur la valeur intrinsèque de
ceux-ci afin de déterminer les séries ou les dossiers desquels pourraient être extraits des
spécimens qui seraient conservés sur leur support d'origine, et ce, pour des utilisations futures;
Affirmation de disposer des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la mise
en œuvre d'un programme de conservation à long terme des documents numériques;
Affirmation de favoriser l'accessibilité aux archives quel qu'en soit le support, et ce, en conformité
avec la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics de la BAnQ.
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
7. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption.
Patrick Lacerte
Maire
Ville de Fermont
Ève-Lyne Gagné
Greffière adjointe
Ville de Fermont
Adoptée le :
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
ANNEXE « A »
TABLEAUX D'INTÉGRITÉ DES DOCUMENTS ET CERTIFICAT DE NUMÉRISATION
Nom et adresse de l'organisme détenteur des archives:
Ville de Fermont
Hôtel de ville
100, Place Daviault
Fermont (Québec) G0G 1J0
Tél.: 418-287-5411
Téléc.: 418-287-5413
Courriel: [email protected]
Nom et adresse de l'unité administrative responsable de la numérisation:
Service du greffe de la Ville de Fermont
Hôtel de ville
100, Place Daviault
Fermont (Québec) G0G 1J0
Tél.: 418-287-5411
Téléc.: 418-287-5413
Courriel: [email protected]
IDENTIFICATION DU DOSSIER NUMÉRISÉ
Original
Numérisé
Titre du dossier
Code de classification
Numéro séquentiel
Dossier
Physique :
PDF :
Documentik :
Numérisation réalisée à partir de :
Numériseur Xerox (art 3.1)
Numériseur Xerox (art 3.2)
Format du document
Support du document original
Documents originaux détériorés ?
Nombre de pages à numériser
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
INTÉRGRITÉ DES DOCUMENTS
La numérisation a été effectuée par
Contrôle de qualité effectué par :
Date de début de la numérisation :
Date de fin de la numérisation :
Date du contrôle de la qualité
CONTRÔLE DE LA QUALITÉ
OUI
NON
COMMENTAIRES
Le texte lisible
Les phrases ou lignes complètes
Les images floues
Les images complètes
Les images pixélisées
Les documents ou images réalignés
Les documents ou images recadrés
Les contours supprimés
Les points noirs supprimés
Le document numérisé est vérifié à l'aide du document original
(feuille par feuille)
La reconnaissance de caractères
La reproduction numérique est fidèle au document source
Le document numérisé comporte le même nombre de pages que
le document papier original, excluant les pages blanches
Le document comporte la même information que le document
source ?
L'intégrité des documents est assurée
Documents fonctionnels dans Documentik
Je soussigné(e), déclare avoir procédé à la vérification de l'intégrité des documents précités, conformément à la
Politique de numérisation en vigueur et déclare que l'intégrité des documents a été respectée.
Nom :
Signature :
Date :
Assermentation :
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POLITIQUE DE NUMÉRISATION
ANNEXE B
SPÉCIFICATIONS DU NUMÉRISEUR
Résolution optique (scan) : 600 × 600 dpi
Profondeur de couleur (scan couleur) : 24-bit
Profond. niveaux de gris : 8-bit
Numérisation recto-verso automatique (duplex scan / 2-face)
Formats de fichiers / destinations de scan : scan vers USB, e-mail, réseau (SMB/FTP)
Fonctions de numérisation avancées : suppression automatique de fond/ombres, ajustement
qualité/taille, mix de formats, aperçu (scan preview), suppression bordure.