Politique de protection des renseignements personnels — full text

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POLITIQUE CONCERNANT LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Date d'entrée en vigueur : Le 2 octobre 2023 AU 31 Avec le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. C'est pourquoi la Municipalité s'engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels qu'elle collecte. La Municipalité gère l'utilisation des renseignements personnels conformément aux normes édictées par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1). Collecte des renseignements personnels Les renseignements, qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier, sont des renseignements personnels. Les renseignements personnels collectés par la Municipalité sont recueillis au travers de formulaires sur son site Web. La Municipalité utilise également des fichiers témoins pour réunir certaines informations. Ces informations sont conservées par la Municipalité de Franklin (1670, route 202, Franklin, QC, J0S 1E0). Seuls les employés municipaux auront accès aux renseignements. Les informations demandées sont nécessaires pour nous permettre d'effectuer les suivis nécessaires. Vous avez les droits d'accès et de rectification prévus par la Loi sur l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels. Nous collectons les renseignements suivants : - Nom - Prénom - Adresse civique - Adresse électronique - Numéro de téléphone Vos renseignements personnels sont collectés par le biais de formulaire, à savoir : - Formulaire de contact ; - Formulaires de demande en ligne ou de plaintes ; - Formulaires d'inscription à des concours ou des activités. Les informations sont recueillies sont utilisées aux fins suivantes : - améliorer les services ; - répondre correctement à vos questions, commentaires et suggestions ; - obtenir des informations ; - communiquer ou contacter les demandeurs. Statistiques La Municipalité a recours à des outils d'analyse (Google Analytics) sur son site web. Ces outils permettent la collecte, l'analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d'optimiser l'utilisation d'Internet. La Municipalité conserve ce type d'information pour comptabiliser, entre autres : - le nombre de visiteurs - les pages les plus fréquentées - la technologie utilisée par la clientèle de son site web - les sites référents - le pays d'origine des utilisateurs Les données recueillies par Google Analytics sont transmises à l'extérieur du Canada vers des serveurs de Google et peuvent être traitées dans n'importe quel pays où Google exploite des serveurs. Les données peuvent être assujetties à la législation de ce pays. Pour un complément d'information sur cet outil d'analyse, consultez les Conditions de service de Google Analytics (offert en anglais uniquement). Nous utilisons les renseignements ainsi collectés aux fins suivantes : - Statistiques - Gestion du site Web (présentation, organisation) Partage des renseignements personnels Nous nous engageons à ne pas commercialiser les renseignements personnels collectés. La Municipalité ne loue, ni ne vend, ni n'échange des informations personnelles nominatives (par exemple le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse courriel, etc.) ou encore des informations financières (numéros de cartes de crédit) qui pourraient permettre de vous identifier. La Municipalité s'engage à ne pas communiquer ces renseignements personnels à moins que cela ne soit demandé en vertu d'une obligation juridique ou d'une ordonnance d'un tribunal ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat confié à un tiers. Lorsque la Municipalité retient les services d'une société externe, elle emploie tous les moyens appropriés pour que vos renseignements personnels soient protégés conformément à la loi applicable à la Municipalité et collectés, utilisés, conservés et détruits d'une manière respectant le cadre réglementaire auquel la Municipalité est assujettie. Accès à vos renseignements personnels et droit de rectification En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels, une personne peut demander d'avoir accès aux renseignements qui la concernent et de les faire rectifier. Les demandes d'accès et de rectification doivent être adressées, par écrit, au responsable de l'accès à l'information, monsieur Simon St-Michel, directeur général aux coordonnées suivante : Adresse postale : 1670, route 202, Franklin, Québec, J0S 1E0 Courriel : [email protected] Téléphone : 450 827-2538 p 222 Sécurité Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos renseignements. La Municipalité applique des normes élevées et utilise des systèmes de sécurité performants en matière de conception, de mise en œuvre et de fonctionnement quotidien de son site web et de ses serveurs et réseaux sous-jacents. En outre, la Municipalité poursuit ses efforts pour déceler et bloquer les intrusions sur ou vers son site web. La Municipalité a mis en place différents moyens pour s'assurer que vos renseignements personnels soient protégés contre les risques de perte et de vol, de même que contre les risques d'accès, de communication, de reproduction, d'utilisation, de modification ou de destruction non autorisées. Ces moyens comprennent des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques qu'elle juge raisonnables compte tenu du degré de sensibilité, de la quantité et du format des renseignements personnels collectés ainsi que des méthodes de conservation. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes : - Gestion des accès - personne autorisée - Gestion des accès - personne concernée - Sauvegarde informatique - Développement de certificat numérique - Identifiant / mot de passe - Pare-feu (Firewalls) Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. Liens vers d'autres sites Les site web contient des hyperliens qui donnent rapidement accès à des sites Internet appartenant à des tiers et gérés par ces derniers. La Municipalité met ces hyperliens à la disposition des usagers du site web à des fins de commodité et n'exerce aucune forme de contrôle sur le contenu des sites auxquels mènent ces hyperliens. En outre, la Municipalité ne fait aucune déclaration, n'émet aucune approbation et n'accepte aucune responsabilité à l'égard de la teneur ou de l'utilisation de tels sites. Cette politique est entrée en vigueur le 2 octobre2023. ___________________________ _______________________ Monsieur Yves Métras, Monsieur Simon St-Michel, Maire Directeur général et greffier-trésorier