Directive relative a l'utilisation d'une autre langue que la langue officielle

Frontenac, Quebec · adopted 2024-11-07

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DIRECTIVE RELATIVE À L'UTILISATION D'UNE AUTRE LANGUE QUE LA LANGUE OFFICIELLE PAR LA MUNICIPALITÉ DE FRONTENAC 7 novembre 2024 Table des matières Contexte ................................................................................................. 3 Champ d'application ............................................................................... 3 Énoncé de la directive de la Municipalité ................................................ 3 Objectifs ............................................................................................... 3 Cadre de référence .............................................................................. 4 Lignes directrices relatives à l'utilisation d'une autre langue ................... 4 Principes généraux ............................................................................... 4 Exercice des facultés d'utiliser une autre langue que le français .......... 4 Prise des directives particulières par la Municipalité ............................... 6 Analyse des besoins internes réels ......................................................... 6 Entrée en vigueur ................................................................................... 6 Exceptions applicables à la Municipalité de Frontenac ........................... 7 Thème 3 - Les communications écrites et orales avec les personnes physiques et autres communications .................................................... 7 Thème 5 - Les contrats et les ententes ................................................ 7 Contexte Le 1er juin 2022, la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français (Loi 14) a été sanctionnée et a ainsi modifié la Charte de la langue française (ci-après « CLF »). La Politique de l'État (ci-après « PLE »), qui donne les grandes orientations en matière d'exemplarité, a été approuvée par le gouvernement le 22 février 2023. Le Règlement sur la langue de l'Administration et le Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédigés ou utilisés en recherche ont été édictés le 10 mai 2023 et entreront en vigueur le 1er juin 2023. Ces règlements complètent le régime juridique applicable à l'Administration en matière d'utilisation du français. Ils prévoient, en plus de celles prévues dans la CLF, des situations où une autre langue que le français peut être utilisée. Chaque organisme de l'Administration auquel s'applique la PLE et qui entend utiliser une autre langue que le français doit adopter une directive destinée notamment à son personnel afin de lui indiquer les règles de conduite applicables en matière linguistique au sein de l'organisation et les exceptions qu'il peut utiliser dans le cadre de ses fonctions. Cette directive doit s'appuyer sur la cadre juridique établi par la CLF, le Règlement sur la langue de l'Administration ainsi que le Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédigés ou utilisés en recherche. En tant qu'organisme municipal, la Municipalité de Frontenac (ci-après « la Municipalité ») fait partie de l'Administration et se doit donc de promouvoir, de faire rayonner, d'utiliser et de protéger la langue française. Champ d'application La présente directive s'applique à tous les employés de la Municipalité. Énoncé de la directive de la Municipalité Objectifs - Assurer une transition harmonieuse et une gestion du changement efficace. - Assurer la cohérence des pratiques au sein de la Municipalité. - Assurer la conformité des organismes de la Municipalité relativement à leur devoir d'exemplarité. Cadre de référence - Charte de la langue française (chapitre C-11) - Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français (2022, c. 14) - Règlement sur la langue de l'Administration - Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédigés ou utilisés en recherche - Politique linguistique de l'État Lignes directrices relatives à l'utilisation d'une autre langue Principes généraux Pour être exemplaire, la Municipalité utilise exclusivement le français dans ses communications écrites et orales. Toutefois, la CLF et ses règlements prévoient des situations où elle a la faculté d'utiliser une autre langue. Ainsi, la Municipalité peut, dans ces situations et à certaines conditions, utiliser une autre langue que le français. L'utilisation d'une autre langue ne doit jamais, en principe, être systématique. Même lorsque la Municipalité dispose d'une faculté d'utiliser une autre langue, elle doit toujours utiliser le français dès qu'elle l'estime possible. Exercice des facultés d'utiliser une autre langue que le français Les situations dans lesquelles une autre langue que le français peut être utilisée sont prévues dans : - La Charte de la langue française - Le Règlement sur la langue de l'Administration - Le Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédigés ou utilisés en recherche la Municipalité peut utiliser une autre langue que le français uniquement dans les cas exceptionnels prévus par la CLF ou son cadre réglementaire. Ces exceptions sont principalement énoncées dans la section I du chapitre IV de la CLF, portant sur la langue de l'Administration. Conformément au paragraphe 2 de l'article 13.2 de la CLF, une exception permettant à la Municipalité d'utiliser une autre langue que le français à l'écrit dans une situation lui confère aussi la faculté d'utiliser cette autre langue à l'oral dans la même situation. Avant d'utiliser une autre langue que le français, la Municipalité s'assure, en le vérifiant au cas par cas, qu'il est dans une situation exceptionnelle prévue par la CLF ou son cadre réglementaire (voir le guide pratique à cet effet). Lorsque, après vérification, la Municipalité constate qu'il n'est pas dans une situation où la CLF ou son cadre règlementaire lui accorde la faculté d'employer une autre langue, il utilise exclusivement le français. Le recours à l'une ou l'autre des dispositions de temporisation du Règlement sur la langue de l'Administration (articles 2[8] et 6[10]) ou du Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédigés ou utilisés en recherche (articles 1[14] et 2[7]) doit être exceptionnel. La Municipalité peut s'appuyer sur l'une ou l'autre de ces dispositions de temporisation uniquement lorsque, dans un contexte indiquant qu'il serait opportun d'utiliser une autre langue que la langue officielle, aucune autre exception n'est prévue. Cependant, avant d'utiliser une autre langue que le français, l'organisme doit s'assurer que : − tous les moyens raisonnables ont été pris pour utiliser exclusivement le français ; − l'utilisation exclusive du français aurait pour conséquence de compromettre sa mission. Le membre du personnel de la Municipalité qui communique dans une autre langue que le français en vertu de l'une de ces dispositions doit aviser la personne avec laquelle il communique que le recours à cette autre langue est exceptionnel et temporaire. Le ministère de la Langue française suivra l'application de ces dispositions de temporisation par les organismes de l'Administration. À cet effet, il est attendu que chaque organisme documente les situations dans lesquelles il y a eu recours et en informe le ministère de la Langue française. Les renseignements relatifs à l'application de ces dispositions de temporisation se retrouveront dans le rapport annuel prévu à l'article 156.4 de la CLF. Par ailleurs, d'autres exceptions sont prévues à la section II du chapitre IV de la CLF. Elles ne sont applicables qu'aux organismes reconnus en vertu de l'article 29.1 de la CLF. Elles n'ont pas à être présentées dans la directive des organismes concernés, car l'utilisation d'une autre langue que le français dans les cas prévus par ces exceptions découle de la reconnaissance et non de la directive. La vérification au cas par cas mentionnée plus haut (voir le guide pratique à cet effet) n'est pas nécessaire là où la section II du chapitre IV de la CLF prévoit une faculté pour l'organisme reconnu d'utiliser une autre langue que le français. Prise des directives particulières par la Municipalité La directive particulière prévoit, en les contextualisant, la nature des situations dans lesquelles la Municipalité entend utiliser une autre langue que le français dans les cas où le permettent la CLF et ses règlements. Elle a notamment pour but d'informer le personnel au sujet des règles à suivre avant d'utiliser une autre langue que le français. Elle doit présenter les règles d'application obligatoire, préciser le cadre et énoncer les règles de conduite. Elle départage les responsabilités entre les intervenants. Analyse des besoins internes réels Depuis le 1er juin 2023, la Municipalité a analysé et documenté les besoins internes réels quant à l'utilisation d'une autre langue que le français, à la lumière des constats qu'ils feront relativement à la mise en œuvre de la CLF et de ses règlements au sein de la Municipalité. Entrée en vigueur La présente directive générale entre en vigueur le 1er juin 2023. Responsable de la directive : Émissaire de la langue française au sein de la Municipalité de Frontenac Approbation de la directive : 7 novembre 2024 Révision : Aucune révision Exceptions applicables à la Municipalité de Frontenac Liste des exceptions prévues à la Charte de la langue française et aux règlements d'application. Thème 3 - Les communications écrites et orales avec les personnes physiques et autres communications Correspondance en anglais avant le 13 mai 2021 - CLF 22.2 L'organisme peut correspondre ou communiquer autrement par écrit en anglais lorsque l'Administration correspondait seulement en anglais avec une personne physique en particulier relativement à un dossier la concernant avant le 13 mai 2021 et pour un motif autre que l'état d'urgence sanitaire. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français? La Municipalité de Frontenac communique, à l'occasion, avec des citoyens que leur résidence principale se trouve à l'extérieur du pays, mais qu'ils paient des taxes à la municipalité vu qu'ils possèdent une résidence secondaire ou terrain dans la municipalité. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée? Pour les communications orales, nous demandons toujours à nos employés de vérifier si la personne parle français ou s'il comprend le français. Si oui, nous utilisons le français. Sinon, nous optons pour l'anglais. Pour les correspondances écrites, nous les faisons en français et le citoyen s'occupe de traduire au besoin. Thème 5 - Les contrats et les ententes Personne physique qui ne réside pas au Québec - CLF 21.4(1)a) L'organisme peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il contracte au Québec avec une personne physique qui ne réside pas au Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français? La Municipalité de Frontenac envoie des documents ou communique avec des citoyens dont leur résidence principale est à l'extérieur du pays, mais qui possède une résidence secondaire ou un terrain dans la municipalité. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée? Pour les communications orales, nous demandons toujours à nos employés de vérifier si la personne parle français ou s'il comprend le français. Si oui, nous utilisons le français. Sinon, nous optons pour l'anglais. Pour les correspondances écrites, nous les faisons en français et le citoyen s'occupe de traduire au besoin.