Politique de gestion contractuelle de la Municipalite de Gallichan — full text

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19-decembre-2.pdf" municipality_ids: - gx-002045 content_type: "application/pdf" captured_at: "2026-06-14T21:08:00+00:00" normalize_method: "pdf-pymupdf" normalize_version: "0.2" needs_ocr: false char_count: 39001 --- Politique de gestion contractuelle de la Municipalité de Gallichan Décembre 2017 Politique de gestion contractuelle TABLE DES MATIÈRES I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES ............................................................................................ 1 1. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE ....................................................................................... 1 2. DÉFINITION DES TERMES EMPLOYÉS ....................................................................... 2 3. APPLICATION ...................................................................................................................... 3 3.1. TYPE DE CONTRATS VISÉS ................................................................................................ 3 3.2. PERSONNE CHARGÉE DE CONTRÔLER SON APPLICATION .................................................. 4 4. PORTÉE DE LA POLITIQUE ............................................................................................. 4 4.1. PORTÉE À L'ÉGARD DE LA MUNICIPALITÉ ................................................................... 4 4.2. PORTÉE À L'ÉGARD DES SOUMISSIONNAIRES.................................................................... 4 II. ENCADREMENT DU PROCESSUS CONTRACTUEL ................................................... 5 5. PROCESSUS PRÉ-APPEL D'OFFRES ET PRÉCONTRACTUEL ............................... 5 5.1. FORMATION AUX DIRIGEANTS ET EMPLOYÉS ................................................................... 5 5.2. TRANSPARENCE LORS DE L'OCTROI D'UN CONTRAT DE GRÉ À GRÉ .................................. 5 5.2.1. NORMES D'ÉTHIQUE APPLICABLES ......................................................................... 5 5.3. TRANSPARENCE LORS DE LA PRÉPARATION D'UN APPEL D'OFFRES .................................. 6 5.3.1. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ DES MANDATAIRES ET CONSULTANTS CHARGÉS DE RÉDIGER DES DOCUMENTS OU D'ASSISTER LA MUNICIPALITÉ DANS LE CADRE DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES ................................................ 6 5.3.2. DÉLÉGATION DU POUVOIR DE NOMMER LES MEMBRES DU COMITÉ DE SÉLECTION CHARGÉS DE L'ANALYSE DES OFFRES ET DE DÉTERMINER LES CRITÈRES D'ÉVALUATION ....................................................................................... 6 5.3.3. CHOIX DES SOUMISSIONNAIRES INVITÉS ................................................................. 6 5.3.4. MISE À LA DISPOSITION DES DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES ................................ 6 6. PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES ................................................................................... 7 6.1. LE COMITÉ DE SÉLECTION ................................................................................................ 7 6.1.1. NOMINATION D'UN COMITÉ DE SÉLECTION ............................................................. 7 6.1.2. FORMATION OBLIGATOIRE AUX MEMBRES ............................................................. 7 6.1.3. PROTECTION DE L'IDENTITÉ DES MEMBRES ............................................................ 7 6.1.4. PROCESSUS D'ÉVALUATION EFFECTUÉ PAR LES MEMBRES ...................................... 8 6.2. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES EMPLOYÉS ET DIRIGEANTS MUNICIPAUX ....................... 8 6.2.1. CONFIDENTIALITÉ ET DISCRÉTION .......................................................................... 8 6.2.2. LOYAUTÉ ............................................................................................................... 8 6.2.3. DÉCLARATION D'INTÉRÊTS .................................................................................... 9 Politique de gestion contractuelle ii 6.3. OBLIGATIONS DES SOUMISSIONNAIRES ............................................................................ 9 6.3.1. DÉCLARATION D'ABSENCE DE COLLUSION ET DE TENTATIVE D'INFLUENCE AUPRÈS D'UN COMITÉ DE SÉLECTION ...................................................................... 9 6.3.2. DÉCLARATION D'INTÉRÊTS .................................................................................... 9 6.3.3. FORME ET VALEUR DE L'ATTESTATION ET DES DÉCLARATIONS ............................ 10 6.3.4. INSCRIPTION OBLIGATOIRE AU REGISTRE DES LOBBYISTES ................................... 10 6.3.5. AVANTAGES À UN EMPLOYÉ, DIRIGEANT, MEMBRE DU CONSEIL, COMITÉ DE SÉLECTION ............................................................................................................ 10 6.4. TRANSMISSION D'INFORMATION AUX SOUMISSIONNAIRES ............................................. 10 6.4.1. NOMINATION D'UN RESPONSABLE DE L'INFORMATION AUX SOUMISSIONNAIRES .............................................................................................. 10 6.4.2. RÔLE ET RESPONSABILITÉ DU RESPONSABLE DE L'INFORMATION AUX SOUMISSIONNAIRES .............................................................................................. 10 6.5. DROIT DE NON ATTRIBUTION DU CONTRAT .................................................................... 11 6.6. RETRAIT D'UNE SOUMISSION APRÈS L'OUVERTURE........................................................ 11 III. ENCADREMENT POST-CONTRACTUEL .................................................................... 12 7. GESTION DE L'EXÉCUTION DU CONTRAT .............................................................. 12 7.1. MODIFICATIONS APPORTÉES AU CONTRAT INITIAL ET GESTION DES DÉPASSEMENTS DE COÛTS ................................................................................................................................ 12 7.1.1. ÉLÉMENTS DEVANT JUSTIFIER LA MODIFICATION ................................................. 12 7.1.2. FORCE MAJEURE ................................................................................................... 12 7.2. RAPPORT SUR L'EXÉCUTION DU CONTRAT PAR L'ADJUDICATAIRE ................................. 12 IV. SANCTIONS ........................................................................................................................ 13 8. SANCTIONS POUR IRRESPECT DE LA POLITIQUE ............................................... 13 8.1. SANCTIONS POUR LE DIRIGEANT OU L'EMPLOYÉ ............................................................ 13 8.2. SANCTIONS POUR LE SOUMISSIONNAIRE ........................................................................ 13 8.3. SANCTIONS POUR LE MEMBRE DU CONSEIL .................................................................... 13 8.4. SANCTIONS POUR LE MEMBRE DU COMITÉ DE SÉLECTION .............................................. 13 V. DISPOSITION FINALES ................................................................................................... 14 9. ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE ................................................................ 14 ANNEXE I DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE ......................................................... 15 Politique de gestion contractuelle 1 I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. Objectifs de la politique La présente politique constitue une politique de gestion contractuelle instaurant des mesures conformes à celles exigées en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal et vise à instaurer plus de transparence et une meilleure gestion des contrats municipaux au sein de la MUNICIPALITÉ. Ainsi, la MUNICIPALITÉ instaure par la présente politique des mesures visant à : 1. Assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres d'un comité de sélection relativement à une demande de soumission pour laquelle il a présenté une soumission. 2. Favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres. 3. Assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté sous l'égide de cette loi. 4. Prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption. 5. Prévenir les situations de conflit d'intérêts. 6. Prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumission et de la gestion du contrat qui en résulte. 7. Encadrer la prise de toute décision qui a pour effet d'autoriser la modification d'un contrat. Le tout, afin de promouvoir la transparence de l'octroi des contrats municipaux dans le respect des règles relatives à l'adjudication de tels contrats prévus dans les lois qui régissent le fonctionnement des organismes municipaux. Politique de gestion contractuelle 2 2. Définition des termes employés 1- « Achat » Toute fourniture d'un bien ou d'un service requis dans le cours normal des opérations de la MUNICIPALITÉ. 2- « Adjudicataire » Le soumissionnaire retenu pour exécuter les travaux définis au cahier des charges. 3- « Appel d'offres » Processus d'acquisition ou de vente publique ou par voie d'invitation écrite qui sollicite auprès des fournisseurs ou acheteurs des propositions écrites de prix pour des biens ou services d'une valeur supérieure à 25 000$ et qui ne peuvent être octroyés que par un tel processus en vertu du Code municipal, suivant des conditions définies à l'intérieur de documents prévus à cette fin. Il vise à faire jouer le jeu de la libre concurrence et à obtenir un meilleur rapport qualité / prix pour les biens et services acquis par la MUNICIPALITÉ. 4- « Communication d'influence » Communication pouvant être effectuée par quiconque auprès d'un membre du conseil, d'un dirigeant de la MUNICIPALITÉ ou encore d'un employé dans le but d'influencer la prise d'une décision en sa faveur. 5- « Conseil » Le conseil de la MUNICIPALITÉ d'Abitibi-Ouest. 6- « Contrat » Dans un contexte d'appel d'offres (voir également « Appel d'offres »), l'ensemble des documents utilisés dans ce processus est composé notamment de l'avis au soumissionnaire, du devis ou du cahier des charges, des conditions générales et particulières, du formulaire de soumission des addendas, de la présente politique de gestion contractuelle et de la résolution du conseil octroyant le contrat. Dans un contexte de contrat octroyé de gré à gré (voir également « contrat de gré à gré »), une résolution décrivant les termes et conditions liant la MUNICIPALITÉ avec un fournisseur relativement à l'achat, à la location ou à la vente d'un bien ou d'un service duquel découle une obligation de nature monétaire. Politique de gestion contractuelle 3 7- « Contrat de gré à gré » Un contrat d'une valeur inférieure à 25 000$ ou pouvant être conclu sans qu'il soit obligatoire de procéder à un appel d'offres en vertu d'une exception prévue au Code municipal. 8- « Dépassement de coût » Tout coût supplémentaire au coût initial du contrat soumis par un soumissionnaire, un adjudicataire ou un fournisseur. 9- « Estimation du prix du contrat » Estimation réaliste et raisonnable du coût d'un bien ou d'un service préalable au processus d'octroi d'un contrat. Dans le contexte d'un contrat de plus de 100 000 $, estimation du prix du contrat préparée par la MUNICIPALITÉ en vertu de son obligation légale prévue au Code municipal. 10- « Fournisseur » Toute personne physique ou morale qui est en mesure d'offrir des biens et des services répondant aux exigences et aux besoins exprimés par la MUNICIPALITÉ. 11- « MUNICIPALITÉ » La Municipalité de Gallichan. 12- « Soumission » Offre reçue d'un soumissionnaire à la suite d'un appel d'offres. 13- « Soumissionnaire » Personne ou entreprise qui soumet une offre au cours d'un processus d'appel d'offres. 3. Application 3.1. Types de contrats visés La présente politique est applicable à tout contrat visé au titre XXI du Code municipal du Québec. Politique de gestion contractuelle 4 3.2. Personne chargée de contrôler son application Le directeur général est responsable de l'application de la présente politique. 4. Portée de la politique 4.1. Portée à l'égard de la MUNICIPALITÉ La présente politique lie le conseil, les membres de celui-ci, les dirigeants et employés de la MUNICIPALITÉ qui sont tenus, en tout temps, de la considérer dans l'exercice de leurs fonctions. À défaut par ces derniers de se soumettre à l'application de la présente politique, ils sont passibles des sanctions prévues à la section 8 de la présente politique. 4.2. Portée à l'égard des soumissionnaires La présente politique fait partie intégrante de tout document d'appel d'offres auquel les soumissionnaires doivent obligatoirement se conformer. À défaut par ces derniers de se soumettre à la présente politique, ils sont passibles des sanctions prévues à section 8 de la présente politique. Politique de gestion contractuelle 5 II. ENCADREMENT DU PROCESSUS CONTRACTUEL 5. Processus pré-appel d'offres et précontractuel 5.1. Formation aux dirigeants et employés La MUNICIPALITÉ s'engage à offrir à ses dirigeants et employés, mais quant à cette dernière catégorie seulement à ceux exerçant des fonctions reliées à l'octroi ou la gestion des contrats municipaux, toute formation visant à perfectionner, accroître et maintenir leurs connaissances au sujet des normes de confidentialité devant être respectées, des règles d'adjudication légales des contrats, des règles en matière de lobbyisme ainsi que toute matière pertinente à la saine gestion contractuelle municipale. 5.2. Transparence lors de l'octroi d'un contrat de gré à gré 5.2.1. Normes d'éthique applicables Tous les dirigeants ou employés municipaux qui interviennent au processus contractuel doivent contribuer à maintenir la saine image de la MUNICIPALITÉ, développer et maintenir de bonnes relations entre la MUNICIPALITÉ et ses fournisseurs, et ce, en faisant preuve d'impartialité et en respectant certaines règles d'éthique dans l'accomplissement de leurs fonctions reliées au processus contractuel municipal. Pour ce faire, ils doivent notamment : - Assurer la transparence dans le traitement des dossiers contractuels; - Faire en sorte d'appliquer la présente politique dans le meilleur intérêt de la MUNICIPALITÉ et de ses citoyens; - Assurer un traitement équitable à tous les fournisseurs; - Éviter tout conflit d'intérêts ou toute situation qui pourrait entraîner des avantages personnels; - Prévenir toute situation de favoritisme, de malversation, d'abus de confiance, d'apparence de conflit d'intérêts ou autres formes d'inconduite; Politique de gestion contractuelle 6 - Ne pas divulguer, avant l'ouverture des soumissions, et ce, en conformité avec les exigences de la loi, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumission ou d'un document auquel elle renvoie. 5.3. Transparence lors de la préparation d'un appel d'offres 5.3.1. Obligation de confidentialité des mandataires et consultants chargés de rédiger des documents ou d'assister la MUNICIPALITÉ dans le cadre du processus d'appel d'offres Bien que la MUNICIPALITÉ privilégie la collaboration de ses services internes pour la préparation d'un appel d'offres, tout mandataire ou consultant chargé par la MUNICIPALITÉ de rédiger des documents d'appel d'offres ou de l'assister dans le cadre d'un tel processus est formellement obligé de préserver la confidentialité de son mandat, de tous travaux effectués dans le cadre de ce mandat et de toute information portée à sa connaissance dans le cadre de son exécution. 5.3.2. Délégation du pouvoir de nommer les membres du comité de sélection chargés de l'analyse des offres et de déterminer les critères d'évaluation Dans le but de conserver la confidentialité de l'identité des membres du comité de sélection, le conseil délègue au directeur général le pouvoir de procéder à la nomination de tout membre du comité de sélection chargé d'analyser les soumissions selon le processus prescrit par la loi. Il délègue également le pouvoir de déterminer les critères d'évaluation applicables à l'analyse de soumissions. 5.3.3. Choix des soumissionnaires invités Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de choisir les soumissionnaires invités dans le cadre d'un appel d'offres pouvant se tenir par invitation. 5.3.4. Mise à la disposition des documents d'appel d'offres La MUNICIPALITÉ procèdera à la vente de ses documents d'appel d'offres, pour les contrats d'une valeur supérieure à 100 000$, exclusivement sur le système électronique d'appel d'offres (SÉAO) approuvé par le Gouvernement pour l'application de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1). Pour tout processus d'octroi d'un contrat d'une valeur inférieure à 100 000 $ mais supérieure à 25 000 $, les documents d'appels d'offres sont distribués ou vendus par la MUNICIPALITÉ, par l'intermédiaire uniquement de son responsable à l'information aux soumissionnaires, et ce, afin de préserver l'identité des soumissionnaires. Politique de gestion contractuelle 7 6. Processus d'appel d'offres 6.1. Le comité de sélection 6.1.1. Nomination d'un comité de sélection Dans le cadre de la nomination du comité de sélection, le directeur général doit respecter les principes suivants : - Le comité doit être nommé avant l'annonce du processus d'appel d'offres; - Il doit constituer une liste de candidats au comité de sélection; - Il est préférable qu'il choisisse des membres qui n'ont aucun lien hiérarchique; - Il doit obligatoirement nommer un membre provenant de l'externe; - Le comité de sélection doit être composé au minimum de trois membres dont au moins une personne occupant un poste régulier au sein de la MUNICIPALITÉ et, si possible, une personne ayant des connaissances dans le domaine visé par l'appel d'offres. Une seule personne peut valablement remplir ces deux conditions; - Les membres du comité doivent être impartiaux et n'avoir aucun intérêt direct ou indirect dans l'appel d'offres. 6.1.2. Formation obligatoire aux membres La MUNICIPALITÉ s'engage à fournir une formation obligatoire aux membres d'un comité de sélection se rapportant au processus et aux normes applicables en matière d'appels d'offres municipaux. 6.1.3. Protection de l'identité des membres En sus des membres d'un comité de sélection qui ne doivent en aucun cas divulguer le mandat qui leur a été confié par la MUNICIPALITÉ, le secrétaire de comité, tout dirigeant et employé de la MUNICIPALITÉ doivent préserver la confidentialité de l'identité des membres d'un comité de sélection, et ce, en tout temps. Politique de gestion contractuelle 8 6.1.4. Processus d'évaluation effectué par les membres Les principales étapes du processus d'évaluation sont les suivantes : - Évaluer individuellement chaque soumission et ne pas les comparer; - Attribuer à la soumission, eu égard à chaque critère de pondération, s'il y a lieu, un nombre de points; - Travailler à l'atteinte d'un consensus en comité; - Signer l'évaluation faite en comité; - S'engager à œuvrer en l'absence de conflit d'intérêts, de partialité et assurer la confidentialité des délibérations. Le comité de sélection doit procéder à l'évaluation des offres en respect avec les dispositions du Code municipal et ainsi qu'en respect avec le principe de l'égalité entre les soumissionnaires. 6.2. Rôles et responsabilités des employés et dirigeants municipaux 6.2.1. Confidentialité et discrétion Les employés et dirigeants de la MUNICIPALITÉ doivent, dans le cadre de tout processus d'appel d'offres ou d'octroi de contrat, et ce, même avant ou après lesdits processus, faire preuve d'une discrétion absolue et conserver la confidentialité des informations à leur connaissance quant à un tel processus. Ils doivent notamment s'abstenir en tout temps de divulguer le nom des soumissionnaires potentiels ou avérés tant que lesdites soumissions n'ont pas été ouvertes. 6.2.2. Loyauté Tout employé ou dirigeant municipal a la responsabilité de veiller à l'application de la présente politique et doit s'abstenir en tout temps de se servir de ses fonctions afin de favoriser l'octroi d'un contrat en faveur d'un soumissionnaire en particulier. Politique de gestion contractuelle 9 6.2.3. Déclaration d'intérêts Les employés et dirigeants municipaux, étant susceptibles d'être associés au déroulement et à la préparation d'un processus d'appel d'offres ou à l'octroi d'un contrat, doivent faire, dès leur entrée en fonction, une déclaration écrite de tout lien d'affaires ou intérêts pécuniaires qu'ils ont avec une entreprise susceptible d'être un soumissionnaire ou fournisseur et y déclarant toute situation de conflit d'intérêts potentiel. Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat. 6.3. Obligations des soumissionnaires 6.3.1. Déclaration d'absence de collusion et de tentative d'influence auprès d'un comité de sélection Lorsque le soumissionnaire dépose sa soumission auprès de la MUNICIPALITÉ, il doit également déposer une déclaration (Annexe I) dans laquelle il affirme solennellement qu'à sa connaissance et suite à des vérifications sérieuses, ni lui, ni aucun employé, dirigeant, administrateur ou actionnaire de son entreprise n'a tenté de communiquer ou communiqué avec un membre du comité de sélection, s'il en est, dans le but de l'influencer ou d'obtenir de l'information relativement à l'appel d'offres. Le soumissionnaire doit également déclarer solennellement qu'il a établi sa soumission sans collusion et sans avoir communiqué ou établi d'entente ou d'arrangement avec un concurrent. Il doit également déclarer qu'il n'y a eu aucune communication, entente ou arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission, à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres, directement ou indirectement, et ce, avant la première des dates suivantes, soit l'heure de l'ouverture officielle des soumissions ou l'adjudication du contrat. 6.3.2. Déclaration d'intérêt Lors du dépôt d'une soumission, un soumissionnaire doit faire une déclaration solennelle (Annexe I) indiquant s'il a personnellement, ou par le biais de ses administrateurs, actionnaires ou dirigeants des liens familiaux, financiers ou autres liens susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, que ce soit directement ou indirectement, avec les membres du conseil, les dirigeants et /ou employés de la MUNICIPALITÉ. L'existence d'un lien entre un soumissionnaire et un membre du conseil, dirigeant ou employé de la MUNICIPALITÉ n'entraîne pas le rejet automatique de la soumission. Le rejet dépend de Politique de gestion contractuelle 10 l'intensité du lien. La MUNICIPALITÉ se réserve le droit d'évaluer si le lien dénoncé en est un qui disqualifie un soumissionnaire. 6.3.3. Forme et valeur de l'attestation et des déclarations Les déclarations prévues aux articles 6.3.1, 6.3.2 et 6.3.3 doivent être faites par écrit sur le même formulaire prévu à cette fin par la MUNICIPALITÉ et reproduites à l'annexe I de la présente politique. Ce formulaire est intitulé « Déclaration du soumissionnaire ». 6.3.4. Inscription obligatoire au registre des lobbyistes - Tout membre du conseil ou tout employé s'assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l'obtention d'un contrat que celle-ci s'est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme; - Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes n'ait été faite. 6.3.5. Avantages à un employé, dirigeant, membre du conseil, comité de sélection Il est strictement interdit à un soumissionnaire d'effectuer des offres, dons, paiements, cadeaux, rémunérations, ou tout autre avantage à un employé, dirigeant, membre du conseil ou du comité de sélection. 6.4. Transmission d'information aux soumissionnaires 6.4.1. Nomination d'un responsable de l'information aux soumissionnaires Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de désigner un responsable dont la fonction est de fournir les informations administratives et techniques, concernant la procédure d'appel d'offres en cours aux soumissionnaires potentiels. Pour toute question ou commentaire relatif au processus d'appel d'offres ou à l'objet du contrat sollicité, le soumissionnaire doit obligatoirement et uniquement s'adresser au responsable désigné de l'appel d'offres dont les coordonnées apparaissent aux documents d'appel d'offres. Ce responsable doit préférablement être un employé de la MUNICIPALITÉ ayant une bonne connaissance du domaine faisant l'objet de l'appel d'offres et ne pas être secrétaire du comité de sélection. 6.4.2. Rôle et responsabilité du responsable de l'information aux soumissionnaires Politique de gestion contractuelle 11 En plus de fournir les informations administratives et techniques, le responsable est le seul pouvant émettre des addendas dans le cadre du processus d'appel d'offres pour lequel il est désigné. Il doit s'assurer de fournir et de donner accès aux soumissionnaires à de l'information impartiale, uniforme, égale et éliminer tout favoritisme. 6.5. Droit de non attribution du contrat Dans l'éventualité où les soumissions reçues sont beaucoup plus élevées que les taux habituellement présents sur le marché ou par rapport à l'estimation des coûts de la MUNICIPALITÉ ou encore si les soumissions sont déraisonnables ou manifestement trop basses, la MUNICIPALITÉ se réserve le droit de ne pas attribuer le contrat. Des soumissions sont considérées trop basses lorsqu'elles risquent sérieusement de compromettre l'exécution même du contrat à octroyer. 6.6. Retrait d'une soumission après l'ouverture Dans le cadre d'un processus d'appel d'offres sur invitation ou public, la MUNICIPALITÉ considère qu'une soumission constitue un engagement qui doit être respecté par le soumissionnaire et qu'elle n'a aucun avantage à permettre le retrait d'une soumission une fois qu'elle est ouverte. Pour ces motifs, la MUNICIPALITÉ ne permet pas, dans ses documents d'appel d'offres, le retrait d'une soumission par un soumissionnaire après l'ouverture. Politique de gestion contractuelle 12 III. ENCADREMENT POST-CONTRACTUEL 7. Gestion de l'exécution du contrat 7.1. Modifications apportées au contrat initial et gestion des dépassements de coûts 7.1.1. Éléments devant justifier la modification Une modification à un contrat n'est accordée que dans la mesure où la modification constitue un accessoire au contrat et n'en change pas la nature. De plus, la modification ne doit pas être un élément qui pouvait de manière prévisible être inclus au contrat initial. 7.1.2. Force majeure La MUNICIPALITÉ permet à ce que le processus décisionnel, quant aux modifications d'un contrat d'appel d'offres, soit écarté sur une base exceptionnelle, dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux. Dans le cas où la modification au contrat entraîne une dépense inférieure au montant maximal pour lequel le directeur général est autorisé à engager des dépenses, ce dernier est autorisé à écarter le processus décisionnel et à autoriser la modification nécessaire. Cette modification doit toutefois être justifiée, par écrit, au conseil à la séance suivant ladite modification. 7.2. Rapport sur l'exécution du contrat par l'adjudicataire Afin de maintenir un contrôle sur la qualité et le coût des travaux ou des services effectués par un adjudicataire la MUNICIPALITÉ peut exiger le dépôt d'un rapport écrit sur le déroulement des travaux ou des services rendus, l'état de leur avancement, les dépenses engagées au moment de la rédaction du rapport et toute situation ayant eu pour effet de retarder l'exécution des travaux, accompagnée des motifs justifiant la survenance d'une telle situation. À défaut par l'adjudicataire de remettre ce rapport écrit, des retenues sont effectuées par la MUNICIPALITÉ sur les montants qui lui sont dus jusqu'à ce qu'il dépose son rapport. Politique de gestion contractuelle 13 IV. SANCTIONS 8. Sanctions pour irrespect de la politique 8.1. Sanctions pour le dirigeant ou l'employé Telles qu'indiquées à la section 4 de la présente politique, les obligations qu'elle impose font partie intégrante de tout contrat de travail liant la MUNICIPALITÉ à un dirigeant ou un employé. Toute contravention à la présente politique est donc passible de sanctions disciplinaires modulées en fonction du principe de la gradation des sanctions et en fonction de la gravité de la contravention commise par le dirigeant ou l'employé. Une contravention à la présente politique par un dirigeant ou un employé peut notamment mener à une suspension sans salaire ou à un renvoi. 8.2. Sanctions pour le soumissionnaire Le soumissionnaire qui, directement ou indirectement, contrevient aux obligations qui lui sont imposées par la présente politique peut voir sa soumission automatiquement rejetée si le manquement reproché est d'une gravité le justifiant, et voir son nom retiré du ficher des fournisseurs de la MUNICIPALITÉ, constitué pour l'octroi de contrat de gré à gré ou sur invitation, et ce, pour une période possible de cinq (5) ans. Cependant, dans l'éventualité où le soumissionnaire omet de produire la déclaration prévue à l'annexe I de la présente politique, sa soumission est automatiquement rejetée. 8.3. Sanctions pour le membre du conseil Tout membre du conseil qui contrevient à la présente politique est passible des sanctions prévues par le Code municipal. 8.4. Sanctions pour le membre du comité de sélection Tout membre d'un comité de sélection qui contrevient à la présente politique peut voir son nom retiré de la liste des candidats au comité de sélection et est susceptible de faire face à une poursuite en dommage-intérêts de la part de la MUNICIPALITÉ dans le cas où sa conduite cause un préjudice à cette dernière. Politique de gestion contractuelle 14 V. DISPOSITION FINALES 9. Entrée en vigueur de la politique La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil. ADOPTÉE PAR LE CONSEIL LE 19 DÉCEMBRE 2017 R19-12-271 _______________________________ ___________________________________ Maire Directrice générale Politique de gestion contractuelle 15 ANNEXE I Déclaration du soumissionnaire Je, soussigné, en présentant la soumission ou offre ci-jointe (ci-après la «soumission») à : (Nom et titre du destinataire de la soumission) pour : (Nom et numéro du projet de la soumission) suite à l'appel d'offres (ci-après l'«appel d'offres») lancé par : MUNICIPALITÉ DE GALLICHAN déclare ce qui suit et certifie que ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards. Je déclare au nom de _____________________________________________________________que : (Nom du soumissionnaire [ci-après le «soumissionnaire»]) 1) j'ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration ; 2) je sais que la soumission ci-jointe peut être disqualifiée si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards ; 3) je sais que le contrat, s'il m'est octroyé, peut être résilié si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards ; 4) je suis autorisé par le soumissionnaire à signer la présente déclaration et à présenter, en son nom, la soumission qui y est jointe ; 5) toutes les personnes dont le nom apparaît sur la soumission ci-jointe ont été autorisées par le soumissionnaire à fixer les modalités qui y sont prévues et à signer la soumission en son nom ; Politique de gestion contractuelle 16 6) aux fins de la présente déclaration et de la soumission ci-jointe, je comprends que le mot «concurrent» s'entend de tout organisme ou personne, autre que le présent soumissionnaire: (a) qui a été invité par l'appel d'offres à présenter une soumission; (b) qui pourrait éventuellement présenter une soumission suite à l'appel d'offres compte tenu de ses qualifications, ses habiletés ou son expérience. 7) le soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) : (a) qu'il a établi la présente soumission sans collusion et sans avoir communiqué ou établi d'entente ou d'arrangement avec un concurrent; (b) qu'il a établi la présente soumission après avoir communiqué ou établi une entente ou un arrangement avec un ou plusieurs concurrents et qu'il divulgue, dans le document ci-joint, tous les détails s'y rapportant, y compris le nom des concurrents et les raisons de ces communications, ententes ou arrangements. 8) sans limiter la généralité de ce qui précède à l'article 7(a) ou (b), le soumissionnaire déclare qu'il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement : (a) aux prix; (b) aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix; (c) à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission; (d) à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres; à l'exception de ce qui est spécifiquement divulgué conformément à l'article 7(b) ci-dessus. 9) en plus, il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent en ce qui concerne les détails liés à la qualité, à la quantité, aux spécifications ou à la livraison des biens ou des services visés par le présent appel d'offres, sauf ceux qui ont été spécifiquement autorisés par la MUNICIPALITÉ ou spécifiquement divulgués conformément à l'article 7(b) ci- dessus ; 10) les modalités de la soumission ci-jointe n'ont pas été et ne seront pas intentionnellement divulguées par le soumissionnaire, directement ou indirectement, à un concurrent avant la première des dates suivantes, soit l'heure de l'ouverture officielle des soumissions, soit lors de l'octroi du contrat, à moins d'être requis de le faire par la loi ; 11) le soumissionnaire déclare, qu'à sa connaissance et après vérifications sérieuses, qu'aucune tentative d'influence, manœuvre d'influence ou pression indue ou tentative d'obtenir de l'information relative à un appel d'offres auprès du comité de sélection n'a été effectuée à aucun moment, par lui, un de ses employés, dirigeant, administrateur ou actionnaire, et ce, dans le cas où un tel comité est chargé d'étudier sa soumission ; Politique de gestion contractuelle 17 12) le soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) : (a) qu'il n'a en aucun moment, dans les 6 mois précédant le processus d'appel d'offres, effectué directement ou indirectement des communications d'influence au sens de la politique de gestion contractuelle ou des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) auprès des membres du conseil, dirigeants et employés de la MUNICIPALITÉ pour quelque motif que ce soit ; (b) qu'il a, dans les 6 mois précédant le processus d'appel d'offres, effectué directement ou indirectement des communications d'influence au sens de la politique de gestion contractuelle ou des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) auprès des membres du conseil, dirigeants et employés de la MUNICIPALITÉ soit : _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ Pour les motifs suivants : _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ 13) le soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) : (a) qu'il est un lobbyiste inscrit au registre des lobbyistes, instauré en vertu de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) telle qu'il appert de la preuve jointe à la présente attestation ; (b) qu'il n'est pas un lobbyiste enregistré au registre des lobbyistes, instauré en vertu de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) : Politique de gestion contractuelle 18 14) le soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) : (a) qu'il n'a personnellement, ni aucun de ses administrateurs, actionnaires ou dirigeants, de liens familiaux, financiers, d'affaires ou autres liens susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, directement ou indirectement, avec un ou des membres du conseil, un ou des dirigeants ou un ou des employés de la MUNICIPALITÉ ; (b) qu'il a personnellement ou par le biais de ses administrateurs, actionnaires ou dirigeants des liens familiaux, financiers ou autres liens susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, directement ou indirectement, avec les membres du conseil, les dirigeants et/ou employés suivants de la MUNICIPALITÉ : Noms Nature du lien ou de l'intérêt ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ (Nom de la personne autorisée (Signature de la personne autorisée par le soumissionnaire) par le soumissionnaire) ________________________________________ __________________________________ (Titre) (Date) (Nom du témoin) (Signature du témoin)