Politique de protection des renseignements personnels
Gore, Quebec
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GORE
POLITIQUE DE
CONFIDENTIALITE
Municipalité du Canton de Gore
Septembre 2023
Objectifs
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
.
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
o Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de son cycle
de vie;
¡
lndiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles
celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
o Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et
leur donner accès lorsque requis.
CHAPITRE II - COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS ET CONSENTEM ENT
Confidentialité
La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilliet le rend accessible uniquement
aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.
La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement
de la personne concernée à la collecte de tout RP.
La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des RP
détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve
des exceptions prévue àla Loi sur l'occès.
Types de renseignements personnels recueillis par les services
La Municipalité détermine chaque année le type de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le
sont, la catégorie des employés de la Municipalité ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels
ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe I de la
présente Politique.
Consentement à la collecte de renseignements personnels
La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le consentement
de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues àla Loisur l'occès.
Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à
la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
õ
a
Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel,
comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la reproduction ou à la diffusion de
tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été
recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des
renseignements personnels.
CHAPITRE III _ DROITS D'ACCES ET DE RECTIFICATION
Droits d'accès
Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et conservé
dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'occès ;
Sauf exception prévue à la loi sur l'occès, toute personne concernée a le droit de recevoir
l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité la concernant;
La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne concernée, à
celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux de la
Municipalité pendant les heures d'ouverture habituelles et d'en obtenir une copie;
Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au présent
article 6. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5
de la Loi ossuront l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégrotion
scoloire, professionnelle et sociqle (RLRQ c. E-20.L) ;
L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des frais
n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du RP peuvent
être exigés de cette personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de paiement de
ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour lo transcription,
lo reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.L,
r3;
Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du
montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la reproduction
ou la transmission du document.
Droit de rectification
Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de tout RP la
concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. ll en
est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur
l'occès;
Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification d'un
fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée ;
Kt
Transferts des renseignements personnels à l'externe de la
municipa lité
Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'occès ou un consentement spécifique obtenu à cet effet
de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun transfert de tout RP en faveur d'un
tiers à l'externe de la Municipalité.
Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la politique
de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces RP désormais.
Droit d'accès à un document de la municipal¡té
La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité que ce soit la Municipalité
qui assure leur conservation ou encore un tiers.
La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite, graphique, sonore,
visuelle, informatisée ou autre.
Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents de la
Municipalité, sauf exception prévues par les dispositions de la loi sur l'occès. Le droit d'accès ne
porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calculs ni comparaison de
renseignements ou de confection particulière ;
La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour
permettre de le trouver.
Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt jours qui suivent la
date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui paraît impossible sans
nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, le responsable de l'accès à
l'information peut prolonger le délaid'un maximum de L0 jours. lldoit alors aviser le requérant,
par tout moyen de communication permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des
20 premiers jours suivant la réception de la demande d'accès.
La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de communication
permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève
des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme. Le droit d'accès à un document peut
aussi s'exercer par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail de la
Municipalité ou à distance.
Le droit d'accès est gratu¡t. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa
reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la personne requérante
conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la tronscription, lo reproduction et la
tronsmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ c. A-2.L, r.3).
Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au présent
article 8. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5
{$
renseignements personnels (Projet de loi n" 64) sont exécutés, tel que l'inventaire des
renseignements personnels collectés pa r la municipalité.
CHAPITRE IV - M ESU RES ADM IN ISTRATIVES
P la intes
Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection d'un RP
peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative concernant les règles
de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la municipalité du
Canton de Gore publiée sur le site lnternet de la Municipalité.
Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été refusée en tout ou en
part¡e par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai prévu pour répondre
est expiré, toute personne requérante peut demander à la Commission d'accès à l'information de
réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la
date de la décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès à l'information.
Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
Dispositions finales
La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site lnternet de la Municipalité
dans une section dédiée à celle-ci.
La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en vigueur au
moment de son adoption par le conseil d'administration de la Municipalité.
Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP et doit
être précédée d'un avis de modification de L5 jours publié sur le site lnternet de la Municipalité.
Approbation
Les membres du comité sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements
personnels approuvent la présente politique. Celle-ci est en vigueur à partir de la date de
l'approbation par le comité.
?-s-ffi '?ørs
Julie Boyer -
ce
le et RPRP
Date
JSaq./ '"lS
Sarah Channell
reffière-tréso riè re
n-
Date
Nathalie Geoffrio
ointe administrative
Date
inventaire des renseignements collectés
toutes les catégories de renseignements ce qu'on collecte et en identifier les fins (pourquoi on demande aux gens de nous communiquer ces renseignements)
il faut évaluer la nécessité de ce qui est collecté
Obligatoire
Nature
PG Solution
(taxes)
Émission de
Permis
Inspections
Amilia &
Réservotron
Activités
Cyberimpact
Lepointdevente
Payes et RH
Location salle
Animaux de
compagnie
Site Web
municipal
Telmatik
Programme de
bourses
caméras de
surveillance
Élections
Nom de famille
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Prénom
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Adresses postales
x
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x
x
x
x
x
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Adresses courriels
x
x
x
x (lorsqu'envoi
d'un courriel)
x
x
Téléphone
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Date de naissance
x
x
x
x
numéros d'ass. Sociale
x
numéros d'ass. Maladie
permis de conduire
x
x (candidats)
numéros de cartes de crédit
x
x
informations médicales
plaque d'immatriculation
x
Adresses IP - fureteur - horaire et durée de l'utilisation
x
x
x
x
Facultative
Nature
PG Solution
(taxes)
Émission de
Permis
Inspections
Amilia/Réservotr
on
Activités
Cyberimpact
Lepointdevente
Payes et RH
Location salle
Animaux de
compagnie
Site Web
municipal
Telmatik
Programme de
bourses
caméras de
surveillance
Élections
Nom de famille
Prénom
Adresses postales
Adresses courriels
x
x
x
x
x
Téléphone
x
x
Date de naissance
numéros d'ass. Sociale
numéros d'ass. Maladie
x
permis de conduire
numéros de cartes de crédit
informations médicales
x
plaque d'immatriculation
Adresses IP - fureteur - horaire et durée de l'utilisation
x
x
x
x