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1
Politique de gouvernance
en matière d'accès à
l'information et de protection
des renseignements personnels
2023
3
Préambule
4
Objectifs/cadre normatif
6
Champs d'application/principes généraux
7-8 Traitement des renseignements personnels/
sondages/incidents de confidentialité
9-11 Rôles et responsabilités/axes d'intervention
12 Sanction/entrée en vigueur/diffusion
Table des
matières
3
Préambule
La présente politique de gouvernance
vise à encadrer et à guider la Ville
de Granby (ci-après « la Ville ») dans
ses pratiques en matière d'accès
aux documents et de protection des
renseignements personnels. Puisqu'elle
collecte et détient divers types de
renseignements dans le cadre de ses
activités, la Ville doit rendre disponibles
ceux à caractère public tout en assurant
la protection des renseignements
personnels qu'elle détient.
La présente politique constitue donc
l'assise des règles de gouvernance
qui s'appliquent, d'une part, à
l'accessibilité de l'information et,
d'autre part, à la protection des
renseignements personnels.
À ce titre, elle sert de cadre de référence
à l'ensemble de l'organisation dans
l'exercice de ses activités, et ce, pour
l'appuyer notamment dans l'exercice de
ses responsabilités et dans l'exécution
de ses obligations en vertu de la Loi sur
l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des
renseignements personnels, RLRQ, c.
A-2.1 (ci-après la « Loi sur l'accès »).
Ce cadre de gouvernance s'inscrit
ainsi dans une vision cohérente,
proactive et optimale de la gestion
des renseignements personnels
et de la transparence au sein de
l'administration municipale.
4
Objectifs
Cadre normatif
Par la présente politique, la Ville :
établit ses principes généraux et inscrit
son cadre de gouvernance, dans une
vision cohérente, proactive et optimale
de la gestion des renseignements
personnels et de la transparence;
prévoit le traitement des incidents
de confidentialité;
définit les rôles et les responsabilités
de chacun;
implante des mesures concrètes
touchant l'ensemble de son organisation
pour soutenir sa vision;
détermine les axes d'intervention
desquels découlera un plan d'action basé
sur les cinq principes généraux;
met en place un plan d'action
triennal permettant de tenir compte de
l'évolution des besoins dans une optique
d'amélioration continue.
La présente politique s'appuie sur les
lois, les règlements et les politiques
auxquels est assujettie la Ville de
Granby, notamment :
Charte des droits et libertés de la
personne, RLRQ, c. C-12
Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels,
RLRQ, c. A-2.1
Loi modernisant des dispositions
législatives en matière de protection des
renseignements personnels,
LQ 2021, c. 25
Loi sur les archives, RLRQ, c. A-21.1
Code civil du Québec, RLRQ, c. CCQ-1991
Politique relative à l'utilisation des
technologies de l'information, Ville de
Granby, 2008
Politique de confidentialité de la Ville
de Granby
Directive concernant la protection des
renseignements personnels dans le
cadre d'un sondage réalisé par la
Ville de Granby
Schéma sur la gestion des incidents de
confidentialité de la Ville de Granby
Code d'éthique et de déontologie des
employés municipaux de la
Ville de Granby
Code d'éthique des élus de la Ville
de Granby
5
Principes
généraux
6
Principes généraux
La Ville de Granby adopte cinq principes
qui établissent sa vision en matière
d'accès à l'information et de protection
des renseignements personnels. Ces
principes orientent les actions de la Ville
et favorisent une culture organisationnelle
rigoureuse et soucieuse.
Guidée par sa vision, la Ville reconnaît
que le RESPECT de la loi en matière
d'accès à l'information et de protection
des renseignements personnels est
fondamental pour préserver les droits et
les intérêts de sa population.
En plaçant la TRANSPARENCE au
cœur de ses actions, la Ville de Granby
renforce le lien de confiance avec ses
citoyennes et citoyens, en encourageant
ainsi leur participation active à la vie
démocratique et leur permettant de
contribuer pleinement aux décisions qui
les concernent.
La Ville de Granby considère l'évaluation
de la NÉCESSITÉ de collecter des
renseignements personnels comme étant
la pierre angulaire de leur protection.
Chaque collecte de renseignements doit
être justifiée et légitime. Cette évaluation
permet ainsi d'éviter toute collecte
superflue et de minimiser les risques
de violation de la vie privée.
La Ville de Granby accorde une importance
primordiale à la CONFIDENTIALITÉ des
renseignements nominatifs. Consciente
de leur sensibilité, elle s'engage à traiter
ces informations avec la plus grande
discrétion pour assurer la protection
des renseignements personnels de la
population.
La Ville de Granby met en œuvre des
mesures de SÉCURITÉ rigoureuses pour
préserver l'intégrité et la confidentialité de
tout processus de gestion de l'information.
Elle s'assure ainsi que les données sont
gérées de manière fiable, réduisant les
risques de violation ou de manipulation.
Cette attention portée à la sécurité des
informations démontre l'engagement de
la Ville à fournir des services de qualité
tout en protégeant les droits et les intérêts
de ses citoyennes et citoyens.
Ces principes, ancrés dans la vision de
la Ville de Granby, orientent ses actions
quotidiennes, favorisent une culture
organisationnelle solide et démontrent
son engagement envers la transparence,
le respect, la confidentialité et la sécurité
des renseignements personnels. Ils
permettent ainsi d'établir un climat de
confiance à l'égard de la relation entre les
individus et l'organisation municipale.
Champ d'application
La présente politique s'applique à tout
document et à tout renseignement que
la Ville détient dans l'exercice de ses
fonctions, dont leur conservation est
assurée par la municipalité ou par un
tiers. Elle s'adresse à toute personne liée
ou ayant pu être liée à la Ville en tant
que membre du personnel. Elle s'étend
également à quiconque agissant à titre
de sous-traitant, mandataire, fournisseur
et partenaire de la Ville ayant accès à des
renseignements qu'elle détient.
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Traitement des renseignements personnels
La Ville assure la protection des
renseignements qu'elle détient tout
au long de leur cycle de vie. Le cycle
de vie d'un renseignement personnel
désigne l'ensemble des étapes de son
traitement, c'est-à-dire, sa collecte,
son utilisation, sa communication, sa
conservation et sa destruction.
Collecte
Dans le cadre de ses activités, la Ville
collecte des renseignements personnels
par divers moyens, notamment, de vive
voix, par écrit et par les divers formulaires
accessibles sur son site Internet
(www.granby.ca). En accord avec ses
principes généraux, la Ville ne recueille
que les renseignements personnels
nécessaires à l'exécution de ses services
municipaux.
Utilisation
La Ville utilise les renseignements
personnels qu'elle détient qu'aux seules
fins pour lesquelles ils ont été recueillis,
notamment pour traiter les demandes
de ses citoyennes et citoyens, exercer ses
obligations administratives et légales,
identifier une personne et documenter
ses dossiers. Dans certains cas prévus à
la Loi sur l'accès, la Ville peut utiliser des
renseignements personnels à d'autres
fins. La Ville s'assure toutefois d'utiliser les
renseignements personnels avec diligence
et en conformité avec ses exigences
légales.
Communication
Sous réserve des exceptions prévues
à la Loi sur l'accès, la Ville ne transmet
aucun renseignement personnel sans le
consentement de la personne concernée.
Lorsqu'il s'agit de renseignements
personnels, le consentement doit être
donné expressément.
Parmi les exceptions, la Ville peut
transmettre des renseignements
personnels à certains de ses fournisseurs
de services dans le cadre de l'exécution
de leur mandat. Dans ce contexte, la Ville
s'assure que ses fournisseurs s'engagent
à respecter et à honorer les lois, les
politiques et les règlements en vigueur
en matière de protection de la vie privée,
notamment par la conclusion d'une
entente.
Lorsque la Ville communique des
renseignements personnels sans le
consentement de la personne concernée
conformément aux dispositions de la Loi
sur l'accès, elle voit à le faire avec diligence
à consigner toute communication aux
registres prévus par cette loi.
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Traitement des renseignements personnels (suite)
Sondages
Incidents de confidentialité
Conservation
La Ville prend les mesures adéquates pour
conserver les renseignements personnels
qu'elle détient de façon sécuritaire.
Les renseignements personnels sont
conservés aussi longtemps qu'il en est
nécessaire pour le déroulement de ses
activités et la tenue de ses dossiers,
à concurrence des délais prévus au
calendrier de conservation.
Destruction et anonymisation
En accord avec les dispositions de la Loi
sur les archives et conformément aux
échéances établies dans le calendrier
de conservation, les renseignements
personnels sont détruits de façon
sécuritaire ou anonymisés lorsque les fins
pour lesquelles ils ont été collectés sont
accomplies.
Droits de la personne concernée
par un renseignement personnel
Sous réserve des exceptions prévues à la
Loi sur l'accès, toute personne dont les
renseignements personnels sont détenus
par la Ville a le droit d'en être informée,
d'en recevoir communication et d'en
demander la rectification.
Par ailleurs, toute personne soulevant
des inquiétudes à l'égard des pratiques
de la Ville en matière de protection des
renseignements personnels ou concernant
sa conformité aux exigences légales en
cette matière peut adresser une plainte
au Responsable de l'accès aux documents
et de la protection des renseignements
personnels.
Pour encadrer et guider ses pratiques en matière de réalisation de sondage, la Ville a
adopté une directive concernant la protection des renseignements personnels dans
le cadre d'un sondage réalisé par la Ville de Granby ou l'un de ses mandataires. Cette
directive s'inscrit parmi les mesures mises en place par la Ville pour répondre à ses
obligations en vertu de la Loi sur l'accès.
La Ville, étant consciente des risques liés aux incidents qui touchent les
renseignements personnels, a mis en place des mesures pour prévenir de tels
incidents et d'y répondre. Tout incident de confidentialité est traité suivant le schéma
de gestion des incidents de confidentialité adopté par la Ville. Ces incidents sont
consignés au registre prévu à cet effet.
Dans le but d'améliorer ses pratiques de façon continue, la Ville voit à documenter les
incidents de confidentialité et à déployer les correctifs nécessaires pour prévenir les
incidents de même nature.
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Rôles et responsabilités
Mairesse/maire
La personne ayant la plus haute autorité
au sein d'un organisme public veille à
assurer le respect et la mise en œuvre de
la Loi sur l'accès. Cette personne exerce
la fonction de responsable de l'accès
aux documents et celle de responsable
de la protection des renseignements
personnels. Elle peut toutefois déléguer
cette fonction par écrit, en tout ou en
partie. Lorsqu'elle n'exerce pas elle-même
ces fonctions, la personne ayant la plus
haute autorité au sein d'un organisme
public veille à en faciliter l'exercice.
À la Ville de Granby, cette personne
délègue cette fonction.
Responsable de l'accès aux documents
et de la protection des renseignements
personnels
La personne responsable de l'accès
joue un rôle clé en matière d'accès
aux documents et de protection des
renseignements personnels. Au sein de
l'organisation, c'est elle qui détient le
plus grand rôle et le plus grand nombre
de responsabilités en ce qui concerne
l'application de la Loi sur l'accès. Cette
personne veille à assurer le respect de la
Loi sur l'accès et participe activement à sa
mise en œuvre, notamment en :
assurant la protection des
renseignements personnels tout au
long de leur cycle de vie, de la collecte à
la destruction;
effectuant une vigie continuelle des
changements à la Loi sur l'accès et des
meilleures pratiques à adopter en cette
matière;
présidant le Comité sur l'accès à
l'information et la protection des
renseignements personnels;
coordonnant la tenue de l'inventaire des
renseignements personnels détenus par
l'organisation et l'évaluation des risques
liés à la protection de la vie privée;
vérifiant la conformité des obligations
de confidentialité en lien avec la
communication de renseignements
personnels dans le cadre de mandats ou
de contrats de service confiés à des tiers;
procédant à la diffusion des politiques
et directives, de façon à ce qu'elles soient
accessibles aux membres du personnel
et aux citoyennes et citoyens;
agissant à titre de personne-ressource
auprès de l'organisation en matière
d'accès aux documents et de protection
des renseignements personnels;
traitant les plaintes à l'égard des
pratiques de la Ville en matière de
protection des renseignements
personnels ou relative à sa conformité
aux exigences légales en cette matière;
prenant les actions nécessaires lors
d'incidents de confidentialité.
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Rôles et responsabilités (suite)
Par ailleurs, dans le cadre des demandes
de documents formulées en vertu de la Loi
sur l'accès, la personne responsable de
l'accès veille, entre autres, à :
assurer le respect des modalités relatives
au traitement de ces demandes en vertu
des obligations prévues à la Loi sur
l'accès, de la réception à la réponse;
honorer le droit d'accès des citoyennes
et citoyens selon les paramètres prévus
dans la Loi sur l'accès;
prêter assistance aux citoyennes et
citoyens pour formuler une demande ou
comprendre une décision rendue;
participer aux médiations et aux
audiences dans le cadre des demandes
de révision devant la Commission d'accès
à l'information du Québec.
Comité sur l'accès à l'information et
à la protection des renseignements
personnels (CAIPRP)
Le CAIPRP a pour mandat de soutenir
la Ville de Granby dans l'exercice et
l'exécution de ses responsabilités et
obligations en vertu de la Loi sur l'accès. Ce
comité relève du directeur général.
Le CAIPRP travaille en concertation avec
le responsable de l'accès aux documents
et de la protection des renseignements
personnels concernant les activités de la
Ville en matière d'accès à l'information, de
protection des renseignements personnels
et de sécurité de l'information.
Le CAIPRP participe également à
promouvoir une culture organisationnelle
qui favorise l'accès à l'information à
la protection des renseignements
personnels. Ce comité exerce aussi les
fonctions qui lui sont confiées par cette loi.
Gestionnaires
Le rôle des gestionnaires est de collaborer
avec la personne responsable de l'accès
à l'information et à la protection des
renseignements personnels dans la mise
en œuvre et le respect de la Loi sur l'accès
dans leur service respectif, et ce, en :
respectant les exigences légales et
réglementaires en vigueur de même que
les politiques et directives en place;
veillant à ce que son personnel dispose
de directives et de consignes claires
et adéquates concernant la collecte,
l'utilisation, la conservation, la destruction
et la communication des enseignements
personnels et confidentiels;
s'assurant de la compréhension et du
respect des politiques en place;
identifiant les enjeux pouvant affecter
le droit d'accès ou la protection des
renseignements personnels;
participant aux activités de
sensibilisation et de formation ainsi qu'en
promouvant auprès de son personnel
une culture de responsabilisation à
l'égard de la gestion des
renseignements personnels.
11
Rôles et responsabilités (suite)
Axes d'intervention
Membres du personnel
Le rôle des employées et employés de l'organisation est de collaborer avec la personne
responsable de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels
ainsi qu'avec leur gestionnaire respectif dans la mise en œuvre et le respect de la Loi sur
l'accès, et ce, en :
respectant les exigences légales et réglementaires en vigueur de même que
les politiques et les directives en place;
participant aux activités de sensibilisation et de formation portant sur le droit d'accès
et sur la protection des renseignements personnels;
dénonçant tout incident de confidentialité.
Pour soutenir sa vision et mettre en œuvre la présente politique, la Ville de Granby met en
place des mesures concrètes touchant l'ensemble de son organisation. Cette approche se
concrétise notamment par la détermination des axes d'intervention desquels découlera
l'élaboration d'un plan d'action se basant sur les cinq principes généraux. Consciente
de l'évolution de ses besoins en matière d'accès aux documents de protection des
renseignements personnels, la Ville s'engage à réviser son plan d'action de façon triennale,
et ce, dans une optique d'amélioration continue.
À la lumière des cinq principes généraux qu'elle a définis et en soutien à sa vision, ces
quatre axes d'intervention lui permettront de réaliser une approche globale en matière
d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels :
1. Répondre au cadre législatif;
2. Établir un cadre de
gouvernance optimal;
3. Développer une culture
organisationnelle en matière de
transparence et de gestion des
renseignements personnels;
4. Normaliser les pratiques en
matière de transparence et
de gestion des renseignements
personnels.
12
Sanction
Entrée en vigueur
Diffusion
Toute personne qui contrevient à la présente politique est passible de sanctions
selon de cadre normatif applicable.
La présente politique de confidentialité est en vigueur à partir du 22 septembre 2023.
Conformément à la Loi sur l'accès, la présente politique est accessible via le site Internet
de la Ville, soit le www.granby.ca.