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POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE DE LA MUNICIPALITÉ
DE GRAND-SAINT-ESPRIT
LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE
1. Le conseil de la municipalité de Grand-Saint-Esprit énonce les mesures
suivantes visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants
faisant affaire avec la municipalité de Grand-Saint-Esprit ne doivent pas
communiquer ou tenter de communiquer avec des représentants de la corporation
élus, fonctionnaires désignés et/ou membres du comité de sélection dans le but
d'influencer le processus de soumissions pour lequel il a présenté une offre.
a)
Le conseil délègue au directeur général ou au directeur général adjoint le
pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir et étudier les
soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent. Le directeur général et/ou au
directeur général adjoint peuvent faire partie de ce comité.
b)
Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres
et être composé d'au moins trois membres.
c)
Tout membre du conseil, tout employé et membres du comité de sélection doit
préserver, en tout temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de
sélection.
d)
Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les
documents d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
- Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que
ni lui ni aucun de ses représentants n'a tenté de connaître l'identité des membres du
comité de sélection afin de communiquer ou tenter de communiquer, dans le but
d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection.
- Dans l'éventualité où un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou
tente de communiquer avec un des membres du comité de sélection dans le but de
l'influencer, sa soumission sera automatiquement rejetée par le directeur général ou le
directeur général adjoint qui en fera par la suite rapport au conseil des maires.
2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le
truquage des offres
a)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que
sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication,
entente ou arrangement entre la firme qu'il représente et tous autres soumissionnaires
ou personnes pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
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b)
Les documents d'appel d'offres déposés par la municipalité de Grand-Saint-
Esprit doivent prévoir une disposition à l'effet que si un soumissionnaire ou un
représentant de sa firme s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une
entente ou d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour
influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière de lobbysme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de
cette loi
a)
Tout membre du conseil ou tout employé de la municipalité de Grand-Saint-
Esprit s'assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de
l'obtention d'un contrat que celle-ci s'est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la
Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbysme.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que
ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux
fins de l'obtention d'un contrat. Si une telle communication d'influence a eu lieu, il doit
joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été faite
après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été
faite.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption
a)
La municipalité de Grand-Saint-Esprit, dans le cas des appels d'offres sur
invitation écrite, favorise dans la mesure du possible l'invitation d'au moins deux
entreprises différentes et n'ayant aucun lien d'affaire formel entre-elles. L'identité des
personnes ou entreprises invitées est rendue publique uniquement lors de l'ouverture
des soumissions.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que
ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption auprès du personnel administratif ou
élu de la municipalité de Grand-Saint-Esprit.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
a)
Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel
d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection
le cas échéant, doivent déclarer s'ils sont en conflit d'intérêts avec une ou des
entreprises touchées par le présent appel d'offre.
b)
Toute personne ayant déclaré son conflit d'intérêts ne peut pas participer à
l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat.
c)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il
n'existe aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de
ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.
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6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de
soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.
a)
Aux fins de tout appel d'offres, la municipalité de Grand-Saint-Esprit désigne le
directeur général ou le directeur général adjoint comme responsables de l'appel d'offres.
La municipalité de Grand-Saint-Esprit prévoit dans tous ses documents d'appel d'offres
que tout soumissionnaire potentiellement intéressé par l'appel d'offre visé doit s'adresser
à ces responsables pour obtenir toute précision relativement à
l'appel d'offres.
b)
Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout
employé de la municipalité de Grand-Saint-Esprit à l'exception du directeur général ou
du directeur général adjoint de répondre à toute demande de précision relativement à
tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur aux personnes désignées par
la municipalité de Grand-Saint-Esprit
.
7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser
la modification d'un contrat.
a)
La municipalité de Grand-Saint-Esprit doit, dans tout contrat, établir une
procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle
modification n'est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la
nature.
b)
La municipalité de Grand-Saint-Esprit doit prévoir, lorsque nécessaire, dans les
documents d'appel d'offres la tenue des réunions de chantier régulièrement pendant
l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
Véritable copie certifiée conforme
Le 13 janvier 2011
Claudie Larochelle
Directrice générale