Politique de prévention et de prise en charge du harcèlement, de la violence ou de l'incivilité au travail
Ham-Sud, Quebec
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PROVINCE DE QUÉBEC
MRC DES SOURCES
MUNICIPALITÉ DE HAM-SUD
POLITIQUE DE PRÉVENTION ET DE PRISE EN CHARGE DU HARCÈLEMENT,
DE LA VIOLENCE ET DE L'INCIVILITÉ AU TRAVAIL
ATTENDU QUE toute personne a le droit d'évoluer dans un environnement de travail
protégeant sa santé, sa sécurité et sa dignité;
ATTENDU QUE la Loi sur les normes du travail prévoit notamment l'obligation pour tout
employeur d'adopter et de rendre disponible une politique de
prévention et de prise en charge des situations de harcèlement,
incluant un volet portant sur les conduites à caractère sexuel;
ATTENDU QUE la Municipalité de Ham-Sud a adopté une telle politique le 2 octobre
2018 par le règlement 2018-07 et qu'une mise à jour s'impose à la suite
de l'adoption de la Loi visant à prévenir et à combattre le harcèlement
psychologique et la violence à caractère sexuel en milieu du travail ;
ATTENDU QUE la Municipalité de Ham-Sud s'engage à adopter des comportements
proactifs et préventifs relativement à toute situation s'apparentant à
du harcèlement, de la violence ou de l'incivilité au travail, ainsi qu'à
responsabiliser l'ensemble de l'organisation en ce sens;
ATTENDU QUE la Municipalité de Ham-Sud ne tolère ni n'admet quelque forme de
harcèlement, de violence ou d'incivilité dans son milieu de travail;
ATTENDU QU'
il appartient à chacun des membres de l'organisation municipale de
contribuer et de promouvoir au maintien d'un milieu de travail sain;
EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Antonin Boulet et résolu à l'unanimité :
QUE
la Municipalité de Ham-Sud abroge la Politique de prévention du
Harcèlement en milieu de travail adoptée par le règlement no 2018-07
le 2 octobre 2018.
QUE
la Municipalité de Ham-Sud adopte la Politique de prévention et de prise
en charge des situations de harcèlement, de violence ou d'incivilité au
travail :
POLITIQUE DE PRÉVENTION ET DE PRISE
EN CHARGE DU HARCÈLEMENT,
DE LA VIOLENCE ET DE L'INCIVILITÉ AU
TRAVAIL
1.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
La présente politique vise à :
Établir la procédure de prise en charge des situations de harcèlement, de violence
ou d'incivilité au travail;
Préciser les rôles et les responsabilités des membres de l'organisation;
Assurer le soutien approprié, dans la mesure où cela lui est possible, aux victimes
de harcèlement, d'incivilité ou de violence au travail;
Développer une culture organisationnelle empreinte de respect;
Contribuer à la responsabilisation, la sensibilisation, l'information et la formation
du milieu.
2.
CHAMP D'APPLICATION
Cette politique régit les relations entre collègues de travail, entre supérieurs, entre
cadres et subalternes, entre les employés et les citoyens, entre les employés et les élus,
entre les employés et les fournisseurs ainsi que celles entre les employés et tout autre
tiers.
Cette politique s'applique aux conduites pouvant survenir dans le cadre du travail. Ces
conduites peuvent notamment survenir sur les lieux du travail, y compris les lieux de
télétravail, lors de formations, de réunions ou de déplacement, à l'occasion
d'événements sociaux reliés au travail (ex. : party de Noël, dîner d'équipe) ou via les
communications transmises par un moyen technologique (ex. : médias sociaux, Zoom,
Microsoft Teams).
3.
DÉFINITIONS
Employé :
Personne qui effectue un travail sous la direction ou le contrôle de l'employeur. Pour les
fins de la politique, le stagiaire et bénévole sont assimilés à un employé.
Employeur :
Municipalité de Ham-Sud.
Droit de gérance :
Le droit pour l'employeur de diriger ses employés et son organisation pour assurer sa
bonne marche et sa profitabilité. Par exemple, le suivi du rendement au travail, de
l'absentéisme, de l'attribution des tâches ou de l'application d'un processus disciplinaire
ou administratif.
On ne doit pas confondre le harcèlement avec l'exercice de l'autorité de l'employeur
dans la mesure où l'employeur n'exerce pas celui-ci de manière discriminatoire ou
abusive.
Harcèlement :
Toute forme de harcèlement, incluant notamment le harcèlement psychologique, le
harcèlement sexuel, le harcèlement lié à un motif de discrimination contenu aux chartes
des droits et libertés, le harcèlement administratif (abus de pouvoir) et le
cyberharcèlement.
Harcèlement psychologique :
Le harcèlement psychologique est une conduite vexatoire qui se manifeste par des
paroles, des actes, des comportements ou des gestes répétés qui sont hostiles ou non
désirés, et qui sont de nature à porter atteinte à la dignité ou à l'intégrité physique ou
psychologique d'une personne, ou de nature à entraîner pour elle des conditions de
travail défavorables qui rendent le milieu de travail néfaste. Toutefois, un seul acte grave
qui engendre un effet nocif continu peut aussi être considéré comme du harcèlement.
Voici quelques exemples de comportements qui peuvent constituer du harcèlement :
Une personne qui intimide un autre employé;
Endommager les biens d'un employé;
Faire des allusions désobligeantes au sujet d'un employé;
Cesser totalement d'adresser la parole à un employé.
Harcèlement sexuel :
Le harcèlement sexuel se caractérise par des paroles, des actes, des comportements ou
des gestes de nature ou à connotation sexuelle. Il peut se manifester notamment par :
Des avances, des demandes de faveurs, des invitations ou des requêtes
inopportunes à caractère sexuel;
Des commentaires d'ordre sexuel, des remarques sur le corps de la personne ou
sur son apparence, des plaisanteries qui dénigrent l'identité sexuelle ou
l'orientation sexuelle;
Des contacts physiques non désirés, tels que des attouchements, des pincements,
des empoignades, des frôlements volontaires;
Des menaces, des représailles ou toute autre injustice associée à des faveurs
sexuelles.
Incivilité :
Une conduite qui enfreint l'obligation de respect mutuel propre aux relations en milieu
de travail.
Mesures provisoires :
Mesures mises en place par l'employeur lors de la réception d'une plainte de
harcèlement et lors du traitement de celle-ci pour limiter les contacts entre le plaignant
et le mis en cause, et ainsi préserver un milieu de travail sain.
Mis en cause :
La personne qui aurait prétendument un comportement harcelant, violent ou incivil, et
faisant l'objet d'une plainte. Il peut s'agir d'un employé, incluant un cadre et la direction
générale, d'un élu, d'un fournisseur, d'un citoyen ou d'un tiers.
Plaignant :
La personne se croyant victime de harcèlement, de violence ou d'incivilité au travail. Il
s'agit d'un employé, incluant un cadre et la direction générale.
Plainte :
Acte par lequel le plaignant porte à la connaissance de l'employeur une situation
potentielle de harcèlement, de violence ou d'incivilité au travail. Afin d'alléger le texte
de la politique, l'expression plainte englobe le signalement.
Politique :
La présente Politique de prévention et de prise en charge des situations de harcèlement,
de violence et d'incivilité au travail.
Signalement :
Acte par lequel une personne autre que le plaignant porte à la connaissance de
l'employeur une situation potentielle de harcèlement, de violence ou d'incivilité au
travail impliquant un employé.
Supérieur immédiat :
Cadre représentant le premier niveau d'autorité au-dessus d'un employé et qui exerce
un contrôle direct sur l'exécution du travail de ce dernier.
Violence au travail :
Toute action, tout incident ou tout comportement qui s'écarte d'une attitude raisonnable
par lequel un employé est attaqué, menacé, lésé ou blessé dans le cadre ou à l'occasion
de son travail. Cela inclut toute situation de violence physique ou psychologique, incluant
la violence conjugale, familiale et à caractère sexuel, lorsque l'employé est exposé à celle-
ci au travail.
4.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Toutes les personnes visées par la politique, doivent adopter une conduite dépourvue de
harcèlement, d'incivilité ou de violence. Ce qui veut dire entre autres d'adopter une
conduite professionnelle lors des événements sociaux reliés au travail, ce qui implique
notamment une consommation modérée d'alcool lorsque cela est permis par
l'employeur.
Toutes les personnes visées par la politique, doivent également contribuer à la mise en
place et au maintien d'un climat de travail sain, notamment en signalant à l'employeur
toute situation de harcèlement, de violence ou d'incivilité au travail.
4.1
Le conseil municipal
a)
Soutient la direction générale dans l'application de la politique;
b)
Reçoit et traite toute plainte qui vise la direction générale ou qui est déposée
par la direction générale, auquel cas, les articles de la politique s'appliquent
en faisant les adaptations nécessaires;
c)
Respecte la confidentialité tout au long du processus.
4.2
La direction générale :
a)
Est responsable de l'application de la politique;
b)
Traite toute plainte selon ce qui est prévu à la politique;
c)
Informe le conseil de l'existence d'une plainte ou d'une intervention
d'intérêt en prenant les moyens adaptés pour protéger la confidentialité.
4.3
Le supérieur immédiat (ou la direction générale lorsqu'il n'y a aucun supérieur
immédiat)
a)
Assure la diffusion de la politique et sensibilise les employés;
b)
Traite toute plainte en procédant au mécanisme informel de règlement;
c)
Facilite le règlement de tout conflit et collabore avec les différents
intervenants;
d)
Informe la direction générale de toute plainte ou intervention d'intérêt.
4.4
L'employé
a)
Prend connaissance de la politique;
b)
Collabore aux mécanismes de règlement, lorsque requis.
4.5
Le plaignant
a)
Lorsque possible, signale toute situation de harcèlement, de violence ou
d'incivilité au potentiel mis en cause afin de lui demander de cesser de tels
comportements, et ce, dans les meilleurs délais;
b)
Signale la situation à un supérieur immédiat si le harcèlement, la violence
ou l'incivilité allégué se poursuit;
c)
Collabore aux mécanismes de règlement.
4.6
Le mis en cause
a)
Collabore aux mécanismes de règlement.
5.
RÈGLES COMMUNES AUX MÉCANISMES DE PRISE EN CHARGE DES PLAINTES
a)
Toute plainte est traitée avec respect, diligence, équité, discrétion et de
façon impartiale, et selon le mécanisme approprié;
b)
Une personne externe peut être mandatée par l'employeur pour exécuter,
en tout ou en partie, l'un ou l'autre des mécanismes de règlement des
plaintes. Dans un tel cas, la politique est lue en faisant les adaptations
nécessaires;
c)
Les mécanismes prévus à la politique n'empêchent pas une personne de se
prévaloir des droits qui lui sont conférés par la loi dans les délais prévus à
celle-ci.
6.
MÉCANISME INFORMEL DE RÈGLEMENT DES PLAINTES
a)
Le mécanisme informel de règlement vise à éviter de perturber, outre
mesure, le milieu de travail et à impliquer le plaignant et le mis en cause vers
la recherche de solutions informelles de règlement. Les parties peuvent
recourir à ce mécanisme en tout temps lors du traitement d'une plainte;
b)
Le plaignant informe son supérieur immédiat (ou la direction générale dans
le cas où son supérieur immédiat est en cause) du conflit et il est informé
des options qui s'offrent à lui pour régler le conflit;
Dans le cas où le conflit implique la direction générale ou que la plainte est
déposée par celle-ci, elle est signalée au maire;
c)
La personne qui traite une plainte doit vérifier la volonté des parties
d'amorcer un mécanisme informel de règlement;
d)
Si les parties désirent participer au mécanisme informel de règlement, la
personne qui traite la plainte doit :
Obtenir la version des faits de chacune des parties;
Susciter la discussion et suggérer des pistes de solution pour régler le
conflit;
Identifier avec les parties les solutions retenues afin de résoudre le
conflit;
e)
Si le mécanisme informel échoue ou si l'une des parties ne désire pas y
participer, le plaignant est informé de la possibilité de poursuivre avec le
mécanisme formel applicable de prise en charge de la plainte. La direction
générale est également informée de la situation et elle peut alors décider de
faire enquête et déterminer les mesures applicables, le cas échéant.
7.
MÉCANISME FORMEL DE PRISE EN CHARGE D'UNE PLAINTE DE HARCÈLEMENT
a)
Ce mécanisme ne s'applique pas aux plaintes de violence ou d'incivilité au
travail, à moins qu'elles ne s'assimilent à du harcèlement;
b)
Le plaignant peut adresser une plainte à la direction générale au plus tard
dans les deux (2) ans suivant la dernière manifestation d'une conduite de
harcèlement;
Dans le cas où la plainte vise la direction générale ou qu'elle est déposée par
celle-ci, elle est transmise directement au maire;
c)
La plainte peut être faite verbalement ou par écrit. Les détails des incidents
doivent être décrits avec autant de précision que possible en indiquant, en
autant que faire se peut, les dates, les endroits et le nom des témoins, le cas
échéant. Un formulaire de plainte identifiant les renseignements au
traitement de celle-ci est joint en annexe.
7.1
Enquête
a)
La direction générale, lors de la réception d'une plainte :
Transmet par écrit un accusé de réception au plaignant;
Établit des mesures provisoires, lorsque requis;
Vérifie de façon préliminaire ce qui a déjà été tenté pour régler la
situation;
Effectue les démarches quant à la recevabilité de la plainte et fait un
suivi au plaignant quant à sa décision;
b)
Dans le cas où la plainte est jugée recevable, la direction générale examine
l'ensemble des faits et circonstances reliés aux allégations fournies par le
plaignant ;
c)
La direction générale avise d'abord le mis en cause de la tenue d'une
enquête. Un avis de convocation écrit lui est par la suite transmis, et ce, au
moins quarante-huit (48) heures avant la rencontre pour obtenir sa version
des faits. L'avis de convocation indique les principaux éléments de la plainte;
d)
L'enquête implique la rencontre des parties concernées par la plainte ainsi
que les témoins pertinents. Lors de ces rencontres, le plaignant et le mis en
cause peuvent choisir de se faire accompagner par une personne de leur
choix qui n'est pas concerné(e) par la plainte. Tous doivent signer un
engagement de confidentialité. Un accompagnateur ne peut être un témoin.
7.2
Conclusions de l'enquête
a)
La direction générale produit un rapport écrit où elle conclut à la présence,
ou non, de harcèlement. Par la suite, elle peut :
Rencontrer le conseil municipal afin de l'informer si la plainte est
fondée ou non, et lui faire part de ses recommandations, le cas
échéant;
Rencontrer individuellement le plaignant et le mis en cause afin
notamment de les informer si la plainte est fondée ou non;
b)
Pour donner suite à l'enquête, l'employeur peut notamment :
Intervenir dans le milieu de travail pour faire cesser le harcèlement;
Imposer des sanctions;
Établir un aménagement particulier lorsque la plainte vise un élu, un
citoyen, un bénévole ou un fournisseur;
Orienter les personnes impliquées dans la plainte vers un service
d'aide aux employés ou toute autre ressource professionnelle;
c)
Une plainte peut être retirée en tout temps par écrit. Malgré le retrait d'une
plainte, l'employeur se réserve le droit de poursuivre l'enquête s'il juge que
la situation le justifie;
d)
Des mesures peuvent aussi être implantées afin de maintenir ou contribuer
à un milieu de travail sain même si aucune allégation de harcèlement n'est
fondée.
8.
MÉCANISME FORMEL DE PRISE EN CHARGE DE PLAINTE DE VIOLENCE OU
D'INCIVILITÉ
a)
Une plainte peut être déposée à la direction générale au plus tard dans les
trente (30) jours suivant la dernière manifestation d'une conduite de
violence ou d'incivilité au travail;
Dans le cas où la plainte vise la direction générale, ou qu'elle est déposée
par celle-ci, elle est transmise directement au maire;
b)
La plainte peut être faite verbalement ou par écrit. Les détails des incidents
doivent être décrits avec autant de précision que possible en indiquant, en
autant que faire se peut, les dates, les endroits et le nom des témoins, le cas
échéant. Un formulaire de plainte identifiant les renseignements au
traitement de celle-ci est joint en annexe;
c)
En cas de refus ou d'échec du mécanisme informel de règlement et en
présence d'allégations de violence ou d'incivilité, la direction générale fait
enquête selon les règles généralement applicables et déterminer les
mesures applicables, le cas échéant;
Dans le cas où un élu est visé par la plainte, il est de la responsabilité du
conseil municipal de déterminer le processus approprié pour traiter le tout;
d)
Ce mécanisme trouve également application lorsqu'un fournisseur, un
citoyen, un tiers, ou un bénévole est visé par une telle plainte. Dans un tel
cas, l'employeur détermine sanctions ou les aménagements particuliers
applicables, le cas échéant.
9.
SANCTIONS
a)
L'employé, incluant un cadre et la direction générale, qui ne respecte pas la
politique s'expose à des mesures administratives ou disciplinaires selon
notamment la gravité des gestes posés, pouvant aller jusqu'au
congédiement;
b)
L'élu, le citoyen, le bénévole, le fournisseur ou le tiers qui ne respecte pas le
contenu de la politique s'expose à des mesures administratives ou
judiciaires.
10.
CONFIDENTIALITÉ
L'employeur respecte le droit à la confidentialité des renseignements personnels
relativement à l'application de la politique. Toute plainte est traitée avec discrétion et la
confidentialité est exigée de toutes les personnes impliquées dans une plainte, ou dans
le traitement de celle-ci. Sous réserve de ce qui est nécessaire pour l'application de la
politique, l'employeur reconnaît que les renseignements demeureront confidentiels.
Tout mécanisme de règlement ou tout rapport d'enquête est confidentiel.
Si une enquête révèle la présence de harcèlement ou de violence au travail, tous les
documents relatifs à la prise en charge et au traitement de la plainte, incluant
notamment les preuves matérielles et le rapport d'enquête, sont conservés
minimalement deux (2) ans et détruits par la suite après la fin d'emploi du mis en cause
et du plaignant, et selon les règles en vigueur.
Dans le cas d'une enquête concernant de l'incivilité ou lorsqu'une enquête ne permet
pas d'établir qu'il y a eu du harcèlement ou de la violence au travail, toutes les preuves
matérielles et le rapport d'enquête sont conservés minimalement deux (2) ans suivant la
fin de l'enquête et détruits par la suite selon les règles en vigueur.
11.
BONNE FOI
a)
La bonne foi des parties est essentielle au règlement de toute situation. La
recherche de la meilleure solution possible, avec la collaboration de chacune
des parties, est privilégiée afin d'en arriver à un règlement juste et équitable
pour tous;
b)
Toute personne à qui la politique s'applique qui refuse de participer à
l'enquête prévue au mécanisme formel de règlement s'expose à une
sanction;
c)
Une personne qui a déposé une plainte jugée malveillante, frivole ou de
mauvaise foi s'expose à une sanction.
12.
REPRÉSAILLES
Une personne ne peut se voir imposer toute forme de préjudice ou de représailles pour
avoir utilisé les mécanismes prévus à la politique ni parce qu'elle a participé à l'un ou
l'autre des mécanismes. Toute personne exerçant des représailles s'expose à une
sanction.
13.
RÉVISION ET SENSIBILISATION
La politique sera révisée de façon périodique ou au besoin. Une copie de la politique est
remise à chaque nouvel élu et employé, incluant les cadres et la direction générale. Une
copie signée est déposée à leur dossier.
Je reconnais avoir lu et compris les termes de la politique et en accepte les conditions.
______________________________________________________________________
Nom
Poste
______________________________________________________________________
Signature
Date
Annexe 1 - Mesures de prévention
Conformément à ses obligations légales, l'employeur met en place des mesures visant à
identifier, contrôler et éliminer les risques de harcèlement, notamment en :
a) diffusant la politique de manière à la rendre accessible à tous via son site Internet ;
b) remettant un exemplaire de la politique à tout nouvel élu ou employé afin qu'il puisse
en prendre connaissance;
c) veillant à la compréhension et au respect de la politique par toutes les personnes;
d) faisant la promotion du respect entre les individus entre autres par l'adoption d'un
code d'éthique et de déontologie des élus municipaux et un code d'éthique et de
déontologie pour les employés municipaux;
e) se dotant d'un processus de prise en charge des plaintes tel qu'exposé à la politique;
f) mettant à la disposition des employés et élus des formations sur le harcèlement
psychologique;
g) s'assurant que les personnes désignées pour recevoir et prendre en charge les
plaintes sont dûment formées pour assumer les responsabilités qui leur sont
confiées;
De plus, l'employeur s'engage à intégrer la politique ainsi que toutes les mesures qui en
découlent au plan d'action en matière de santé et sécurité du travail.
Annexe 2 - Formulaire de plainte
FORMULAIRE DE PLAINTE
INFORMATIONS SUR LE PLAIGNANT
Nom :
Prénom :
Emploi/fonction :
ID :
Service :
Adresse :
INFORMATIONS SUR LE OU LES MIS EN CAUSE
Nom :
Prénom :
Emploi/fonction :
Service :
Nom :
Prénom :
Emploi/fonction :
Service :
DESCRIPTION DU LIEN AVEC LE OU LES MIS EN CAUSE
Supérieur immédiat
Citoyen
Collègue de travail
Subordonné/employé
Élu municipal
Fournisseur
Membre de la direction
Autres :
INFORMATIONS SUR LE OU LES TÉMOINS
Nom :
Prénom :
Emploi/fonction :
Nom :
Prénom :
Emploi/fonction :
Nom :
Prénom :
Emploi/fonction :