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POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
RÉSOLUTION NO 175-2010
Il
est
proposé
par
monsieur
le
conseiller
Claude
La
Roque,
appuyé
par
monsieur
le
conseiller
Richard
Francoeur
et
résolu
que
le
Conseil adopte la politique suivante :
CODE MUNICIPAL
938.1.2. Toute
municipalité
doit
adopter
une
politique de gestion contractuelle.
Une
telle
politique
est
applicable
à
tout
contrat,
y
compris
un
contrat
qui
n'est
pas
visé
à
l'un
des
paragraphes
du
premier
alinéa
du
paragraphe
1
du
premier
alinéa
de
l'article
935 ou à l'article 938.0.2.
La politique doit notamment prévoir :
1° des
mesures
visant
à
assurer
que
tout
soumissionnaire
ou
l'un
de
ses
représentants
n'a
pas
communiqué
ou
tenté
de
communiquer,
dans
le
but
de
l'influencer,
avec
un
des
membres
du
comité
de
sélection
relativement
à
la
demande
de
soumissions
pour
laquelle
il
a
présenté une soumission;
2° des
mesures
favorisant
le
respect
des
lois applicables qui visent à lutter contre le
truquage des offres;
3° des
mesures
visant
à
assurer
le
respect
de la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière
de
lobbyisme
(chapitre
T-11.011)
et
du
Code
de
déontologie
des
lobbyistes
adopté
en
vertu de cette loi;
4° des
mesures
ayant
pour
but
de
prévenir
les
gestes
d'intimidation,
de
trafic
d'influence ou de corruption;
5° des
mesures
ayant
pour
but
de
prévenir
les
situations de conflits d'intérêts;
6° des mesures ayant pour but de prévenir toute
autre
situation
susceptible
de
compromettre
l'impartialité et l'objectivité du processus de
demandes
de
soumissions
et
de
la
gestion
du
contrat qui en résulte;
7° des
mesures
visant
à
encadrer
la
prise
de toute décision ayant pour effet d'autoriser
la modification d'un contrat.
Toute
municipalité
doit
rendre
sa
politique
accessible en tout temps en la publiant sur le
site
Internet
où
elle
publie
la
mention
et
l'hyperlien
visés
au
deuxième
alinéa
de
l'article 961.4.
L'article
938.4
s'applique
uniquement,
en
ce
qui
concerne
le
non-respect
d'une
mesure
prévue
dans
la
politique,
dans
le
cas
d'un
contrat
dont
le
processus
d'attribution
a
commencé
après
la
date
à
compter
de
laquelle
la mesure est prévu dans la politique.
2010, c. 1, a. 23; 2010, c. 18, a. 48.
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE PRÉSENTATION
La
présente
« Politique
de
gestion
contractuelle
est
adoptée
en
vertu
de
l'article
938.1.2
du
Code
municipal
du
Québec
(L.R.Q., chapitre C-27.1)
En
vertu
de
cette
disposition,
toute
municipalité
doit
adopter
une
politique
de
gestion
contractuelle
s'appliquant
aux
contrats
municipaux
et
prévoyant
des
mesures
pour
assurer
une
saine
concurrence
entre
les
personnes
contractant
ou
voulant
contracter
avec
la
municipalité.
Les
mesures
en
question
doivent
viser
sept
(7)
thèmes
de
préoccupation
clairement
précisés
dans
cette
disposition
législative.
Ces
thèmes
doivent
contenir
minimalement deux mesures spécifiques.
Il
est
à
noter
que
la
présente
politique
n'a
pas
pour
objectif
de
remplacer,
modifier
ou
bonifier
toute
disposition
législative
ou
règle
jurisprudentielle
applicable
en
matière
d'octroi ou de gestion de contrats municipaux.
LES MESURES DE MAINTIEN D`UNE SAINE CONCURRENCE
1.
Mesures
visant
à
assurer
que
tout
soumissionnaire
ou
l'un
de
ses
représentants
n'a
pas
communiqué
ou
tenté
de
communiquer,
dans
le
but
de
l'influencer,
avec
un
des
membres
du
comité
de
sélection
relativement
à
la
demande
de
soumissions
pour
laquelle
il
a
présenté une soumission.
a)
Le
conseil
délègue
au
directeur-général
le
pouvoir
de
former
tout
comité
de
sélection
nécessaire
pour
recevoir,
étudier
les
soumissions
reçues
et
tirer
les
conclusions
qui s'imposent.
b)
Tout comité de sélection doit être constitué
avant le lancement de l'appel d'offres et être
composé d'au moins trois membres.
c)
Tout membre du conseil, tout employé et tout
mandataire
de
celle-ci
doit
préserver,
en
tout
temps,
la
confidentialité
de
l'identité
des
membres de tout comité de sélection.
Tous les membres du comité de sélection doivent
signer le document « Engagement solennel » joint en
annexe. Ladite annexe fait partie intégrante de la
présente politique.
d)
Lors
de
tout
appel
d'offres
exigeant
la
création
d'un
comité
de
sélection,
les
documents
d'appel
d'offres
doivent
contenir
des
dispositions aux effets suivants :
-
Tout
soumissionnaire
doit
joindre
à
sa
soumission
une
déclaration
attestant
que
ni
lui
ni
aucun
de
ses
représentants
n'a
communiqué
ou
tenté
de
communiquer,
dans
le
but
d'exercer
une
influence,
avec
un
des
membres du comité de sélection.
-
Si
un
soumissionnaire
ou
un
de
ses
représentants
communique
ou
tente
de
communiquer,
dans
le
but
de
l'influencer,
avec
un de ses membres du comité de sélection, sa
soumission sera automatiquement rejetée.
2.
Mesures
favorisant
le
respect
des
lois
applicables
qui
visent
à
lutter
contre
le
truquage des offres.
a)
Tout
renseignement
disponible
concernant
un
appel
d'offres
doit
être
accessible
de
manière
impartiale
et
uniforme
pour
tous
les
soumissionnaires potentiels.
b)
Tout
soumissionnaire
doit
joindre
à
sa
soumission
une
déclaration
attestant
que
sa
soumission
a
été
préparée
et
déposée
sans
il
y
ait
eu
collusion,
communication,
entente
ou
arrangement
avec
tout
autre
soumissionnaire
ou
personne
pour
convenir
des
prix
à
soumettre
ou
pour
influencer
les
prix
soumis.
Le
défaut
de
produire
cette
déclaration
a
pour
effet
d'entraîner
le
rejet
de la soumission.
c)
Doit
être
insérée
dans
les
documents
d'appel
d'offres
une
disposition
prévoyant
que
si
un
soumissionnaire
s'est
livré
à
une
collusion,
a
communiqué
ou
a
convenu
d'une
entente
ou
d'un
arrangement
avec
un
autre
soumissionnaire
ou
un
concurrent
pour
influencer
ou
fixer
les
prix
soumis,
sa
soumission sera automatiquement rejetée.
3.
Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur
la
transparence
et
l'éthique
en
matière
de
lobbysme et du Code de déontologie des lobbyistes
adopté en vertu de cette loi
a)
Tout membre du conseil ou tout employé s'assure que
toute personne qui cherche à l'influencer est inscrite
au registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la
transparence et l'éthique en matière de lobbysme (« Loi
»). Si la personne n'est pas inscrite au registre, il
l'invite à le faire.
b)
Si une personne refuse de s'inscrire au registre
des lobbyistes ou de respecter la Loi ou le Code de
déontologie des lobbyistes (« Code »), le membre du
conseil ou l'employé s'abstient de traiter avec cette
personne et, s'il y a lieu, communique avec le
Commissaire au lobbysme.
a)
Tout appel d'offres et tout contrat doit prévoir :
1.
Une
déclaration
dans
laquelle
le
soumissionnaire
ou,
le
cas
échéant,
le
cocontractant
atteste
que
ni
lui
ni
aucun
de
ses
représentants
ne
s'est
livré
à
une
communication
d'influence
aux
fins
de
l'attribution
du
contrat
ou,
si
une
communication
d'influence
a
eu
lieu,
que
l'inscription
au
registre
des
lobbyistes
a
été faite et que la Loi et le Code ont été
respectés.
1.
Une
clause
permettant
à
la
municipalité,
en cas de non- respect de la Loi ou du Code,
de
rejeter
la
soumission,
de
ne
pas
conclure
le contrat ou de le résilier si le non-respect
est découvert après l'attribution du contrat.
4.
Mesures ayant pour but de prévenir les gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption
a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission
une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses
collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption.
b) Tout appel d'offres doit indiquer que si une
personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes
mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de
celle-ci sera automatiquement rejetée.
c) Éviter de mettre en présence les fournisseurs
potentiels en adaptant les façons de faire et les
procédures ou en appliquant des mesures de non-
divulgation des informations.
5.
Mesures ayant pour but de prévenir les situations
de conflits d'intérêts
a) Toute
personne
participant
à
l'élaboration,
l'exécution
ou
le
suivi
d'un
appel
d'offres
ou
d'un
contrat,
ainsi
que
le
secrétaire
et
les
membres
d'un
comité
de
sélection
le
cas
échéant,
doivent
déclarer
tout
conflit
d'intérêts
et
toute
situation
de
conflit d'intérêts potentiel.
b)
Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut
participer
à
l'élaboration,
l'exécution
ou
le
suivi
d'un
appel
d'offres
ou
d'un
contrat.
c)
Tout
soumissionnaire
doit
joindre
à
sa
soumission
une
déclaration
attestant
qu'il
n'existait
aucun
lien
suscitant
ou
susceptible
de susciter un conflit d'intérêts en raison de
ses
liens
avec
un
membre
du
conseil
ou
un
fonctionnaire.
6. Mesures
ayant
pour
but
de
prévenir
toute
autre
situation
susceptible
de
compromettre
l'impartialité
et
l'objectivité
du
processus
de
demande de soumissions et de la gestion du contrat
qui en résulte
a)
Tout
appel
d'offres
doit
identifier
un
responsable de l'appel d'offres, à qui est confié le
mandat de fournir toute information, et doit également
spécifier que le soumissionnaire doit s'adresser
uniquement au responsable de l'appel d'offres pour tout
renseignement relatif à l'appel d'offres.
Le responsable doit s'assurer de fournir et de donner
accès
aux
soumissionnaires
à
de
l'information
impartiale,
uniforme,
égale
et
éliminer
tout
favoritisme.
b)
La Municipalité du Canton de Harrington
priorise le directeur général ou le directeur général
adjoint comme responsable de l'appel d'offres.
c)
Lors de tout appel d'offres, il est interdit
à tout membre du conseil et à tout employé de la
municipalité de répondre à toute demande de précision
relativement à tout appel d'offres autrement qu'en
référant le demandeur à la personne responsable
d) Les soumissionnaires doivent adresser leurs
questions au responsable, par écrit et ce, au plus
tard cinq (5) jours ouvrables avant la date de clôture
de l'appel d'offres.
Le responsable de l'octroi de contrat a l'obligation
de transmettre les questions et les réponses au plus
tard trois (3) jours ouvrables avant la date de clôture
de l'appel d'offres, dans le cas d'un appel d'offres
sur invitation, à tous les soumissionnaires invités;
dans le cas d'un appel d'offres public, à tous les
soumissionnaires potentiels en produisant un addenda
à cet effet. Si le responsable de l'octroi de contrat
n'est pas en mesure de transmettre les questions et
les réponses dans le délai prévu, la date de clôture
est reportée en conséquence.
7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision
ayant pour effet d'autoriser la modification d'un
contrat.
a) La municipalité doit, dans tout contrat,
établir une procédure encadrant toute autorisation de
modification
du
contrat
et
prévoir
que
telle
modification n'est possible que si elle est accessoire
au contrat et n'en change pas la nature.
b) La
municipalité
doit
prévoir
dans
les
documents d'appel d'offres tenir des réunions de
chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux
afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
ADOPTÉE À L'UNANIMITÉ
CARRIED UNANIMOUSLY
POLITIQUE DE GESION CONTRACTUELLE
ANNEXE
ENGAGEMENT SOLENNEL
Mandat: Appel d'offres (Titre)
___________________________________________________
Nous, soussigné(e)s, nous engageons, en notre qualité de
membres du présent comité de sélection à agir fidèlement et
conformément au mandat qui nous a été confié, sans
partialité, faveur ou considération, selon l'éthique. De
plus, nous ne révélerons et ne ferons connaître, sans y
être tenu(e)s, quoi que ce soit dont nous aurions eu
connaissance dans l'exercice de nos fonctions, sauf aux
membres du présent comité de sélection et à son secrétaire.
De plus, advenant le cas où l'un de nous apprendrait qu'une
personne associée de l'un des fournisseurs ou actionnaire
ou encore membre du conseil d'administration de l'un d'eux
lui est apparentée ou entretient avec lui des liens
personnels proches, il en avertirait sans délai le
secrétaire du comité de sélection.
Signature des membres du comité de sélection :
Nom (lettres moulées) Signature
______________________________ __________________________
______________________________ __________________________
______________________________ __________________________
______________________________ __________________________
Signature du secrétaire du comité
de sélection
Signé à Harrington le ___________________
_____________________________