Politique de remboursement des frais d'inscription en loisir et culture — full text

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POLITIQUE ADMINISTRATIVE OBJET DE LA POLITIQUE : Remboursement des frais d'inscription en loisir et culture (ADM-001) DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : 2009-09-14 (résolution 2009-09-13 du conseil municipal) DATE DE RÉVISION : 2012-05-07 (résolution 2012-082 du conseil municipal) 2013-08-05 (résolution 2013-158 du conseil municipal) 2019-02-04 (résolution 2019-025 du conseil municipal) 2020-11-02 (résolution 2020-155 du conseil municipal) 2023-07-03 (résolution 2023-106 du conseil municipal) 1. PRÉAMBULE La politique établit les normes et montants maximums de remboursement pour les surtaxes sur les frais d'inscription payés par les citoyens de la municipalité et la contribution financière de la municipalité pour la participation des enfants à un camp de jour. 2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE - Permettre à tous les citoyens qui résident dans la municipalité de Hatley, d'utiliser les infrastructures régionales sans être pénalisés financièrement pour le fait qu'il demeure dans la municipalité de Hatley. - Établir des normes concernant les montants à rembourser. - Fournir un support additionnel aux familles comptant trois (3) enfants ou plus de moins de 18 ans et aux familles de deux (2) enfants de moins de 18 ans. 3. PRINCIPES GÉNÉRAUX 3.1 Champs d'application Le remboursement s'applique aux surtaxes sur les frais d'inscription pour les activités sportives, culturelles et de loisir qui ne sont pas offertes par la Municipalité, ainsi qu'au camp de jour. 3.2 Bénéficiaire Pour bénéficier du remboursement, le(s) parent(s) de l'enfant doit être un citoyen de la Municipalité de Hatley et les activités doivent être offertes sur le territoire d'une municipalité sise à l'intérieur d'un rayon de 50 km de Hatley et l'activité ne doit pas être offerte sur le territoire de la municipalité de Hatley. Également, les citoyens qui envoient leurs enfants dans un camp de jour pendant la saison estivale pourront bénéficier d'un remboursement tel que décrit ci-après. 3.3 Procédure Les citoyens doivent faire une demande écrite et fournir les pièces justificatives sur lesquelles on peut identifier clairement le montant de la surtaxe pour les non-résidents, le cas échéant, ou les frais pour le camp de jour. 3.4 Montants des remboursements A) Pour les adultes citoyens de la municipalité Pour les adultes de 18 ans et plus, la municipalité remboursera aux citoyens qui en font la demande le montant de la surtaxe jusqu'à concurrence de 60 $ par année. B) Pour les familles avec un (1) enfant Pour les enfants de 17 ans et moins, la municipalité remboursera aux parents qui en font la demande le montant de la surtaxe jusqu'à concurrence de 750 $ par année par enfant. En plus des dispositions du premier alinéa, le montant maximal de remboursement sur les frais d'inscription pour les camps de jour, OTJ, service d'animation estival est remboursé à 50% du coût pour un maximum de 120 $ par enfant par année. C) Pour les familles de deux (2) enfants Pour les enfants de 17 ans et moins, la municipalité remboursera aux parents qui en font la demande 25% du coût d'inscription des enfants aux activités ou le montant de la surtaxe. Le plus élevé des deux montants est remboursé jusqu'à concurrence de 750 $ par année par enfant. Les enfants de 18 à 21 ans inclusivement, encore aux études à temps plein et résident chez le parent citoyen, font partie du calcul du nombre d'enfants par famille. En plus des dispositions du premier alinéa, le montant maximal de remboursement sur les frais d'inscription pour les camps de jour, OTJ, service d'animation estival est remboursé à 50% du coût pour un maximum de 120 $ par enfant par année. D) Pour les familles de trois (3) enfants ou plus Pour les enfants de 17 ans et moins, la municipalité remboursera aux parents qui en font la demande 50% du coût d'inscription des enfants aux activités ou le montant de la surtaxe. Le plus élevé des deux montants est remboursé jusqu'à concurrence de 750 $ par année par enfant. Les enfants de 18 à 21 ans inclusivement, encore aux études à temps plein et résident chez le parent citoyen, font partie du calcul du nombre d'enfants par famille. En plus des dispositions du premier alinéa, le montant maximal de remboursement sur les frais d'inscription pour les camps de jour, OTJ, service d'animation estival est remboursé à 50% du coût pour un maximum de 120 $ par enfant par année. 4. RESPONSABLE DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE Le directeur général est responsable de l'application de la politique. Le directeur général est autorisé à rembourser toute personne qui dépose une demande de remboursement si la demande est conforme à cette politique. Le directeur général doit préparer et déposer un rapport, au conseil municipal, de tout remboursement qu'il a effectué au cours du mois. 5. FORMULAIRES REQUIS - Demande de remboursement - Factures d'inscription - Preuve d'étude à temps plein pour les enfants de 18 à 21 ans 6. RÉVISION DE LA POLITIQUE La politique pourrait être révisée. ANNEXE À LA POLITIQUE ADMINISTRATIVE (ADM-001) FORMULAIRE DE DEMANDE DE REMBOURSEMENT DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE LA SURTAXE EN LOISIR ET CULTURE Date de la demande : Nom (parent si mineur) : Adresse : Téléphone : Nom de l'utilisateur : Activité choisie : Nom de l'utilisateur : Activité choisie : Nom de l'utilisateur : Activité choisie : Signature du demandeur (parent si mineur) : SECTION RÉSERVÉE À L'ADMINISTRATION Montant autorisé à être rembourser : Numéro du chèque : Posté le : Signature de la personne autorisée :