Politique portant sur la procédure de réception et examen des plaintes dans le cadre de l'adjudication ou l'attribution de contrats

Havre-Saint-Pierre, Quebec

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Politique portant sur la procédure de réception et examen des plaintes dans le cadre de l'adjudication ou l'attribution de contrats Juillet 2019 2 CONSIDÉRANT QU'en vertu de l'article 938.1.2.1 du Code municipal du Québec (RLRQ.c.C-27.1), une municipalité doit se doter d'une procédure portant sur la réception et l'examen des plaintes formulées dans le cadre de l'adjudication d'un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demandes de soumissions publiques; CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Havre-Saint-Pierre doit examiner et traiter de façon équitable les plaintes qui lui sont formulées par les personnes intéressées; CONSIDÉRANT QUE rien dans la présente procédure ne doit modifier ou limiter les obligations prévues au Code municipal aux modalités de traitement des plaintes. La Municipalité de Havre-Saint-Pierre adopte la politique portant sur la procédure de réception et examen des plaintes dans le cadre de l'adjudication ou l'attribution de contrats laquelle se lit comme suit : 1. PRÉAMBULE Le préambule de la présente politique en fait partie intégrante. 2. OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE La présente procédure vise à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de la Municipalité dans le cadre d'un processus d'adjudication ou d'attribution d'un contrat pour l'exécution de travaux ou pour la fourniture d'assurance, de matériel, de matériaux ou de services, incluant les services professionnels, comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publiques applicable. 3. INTERPRÉTATION La présente procédure ne doit pas être interprétée comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois qui régissent les contrats des municipalités, incluant les dispositions prévues à ces lois quant au droit de formuler une plainte, les modalités de recevabilité de cette plainte, les délais applicables, etc. 3 4. FONCTIONNAIRE RESPONSABLE La directrice générale est désignée responsable de la présente procédure. À cette fin, elle est désignée comme étant les personnes à qui doit être adressée toute plainte relative à un processus de demande de soumissions publiques, de même que toute manifestation d'intérêt à la suite de la publication d'un avis d'intention, conformément à l'article 938.0.0.1 du Code municipal. Toute plainte ou manifestation d'intérêt doit être transmise à l'adresse courriel suivante : [email protected] ou à toute autre adresse désignée par la fonctionnaire responsable et qui devra être indiquée dans la demande de soumissions publiques ou l'avis d'intention de conclure un contrat de gré à gré. 5. OBLIGATIONS DU FONCTIONNAIRE RESPONSABLE La fonctionnaire responsable doit agir en toute impartialité et avec diligence dans l'application des dispositions du Code municipal relatives à la réception, l'examen, le traitement et le suivi des plaintes ou des manifestations d'intérêt. Relativement à ces fonctions, la fonctionnaire responsable doit notamment : a) Recevoir les plaintes ou manifestations d'intérêts; b) Vérifier leur recevabilité en fonction des dispositions du Code municipal et de la présente procédure; c) S'assurer que les inscriptions soient faites sur le Système électronique d'appel d'offres (SEAO) conformément au Code municipal; d) Assurer le traitement et le suivi des plaintes et manifestations d'intérêt, conformément au Code municipal en faisant appel à toute personne, firme ou tout spécialiste mandaté par la Municipalité lorsque cela est approprié ou d'intérêt; e) Formuler et transmettre au plaignant ou à la personne ayant manifesté son intérêt, la décision de la Municipalité; f) Informer le plaignant ou la personne ayant manifesté son intérêt de son droit de formuler une plainte en vertu de la Loi sur l'Autorité des marchés publics (RLRQ, c. A-33.2.1), lorsqu'applicable, dans les délais prévus au Code municipal. 4 6. PLAINTES FORMULÉES À L'ÉGARD D'UN PROCESSUS D'ADJUDICATION 6.1 Intérêt requis pour déposer une plainte Seul une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer à un processus d'adjudication en cours ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus. 6.2 Motifs au soutien d'une plainte Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer au processus d'adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus lorsqu'elle considère que les documents de demande de soumissions publiques :  prévoient des conditions qui n'assurent pas un traitement intègre ou équitable des concurrents; ou  prévoient des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d'y participer bien qu'ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou  prévoient des conditions qui ne sont pas conformes au cadre normatif de la Municipalité. 6.3 Modalités et délai de transmission d'une plainte Toute plainte doit être transmise par voie électronique au responsable désigné à l'adresse courriel suivante : [email protected] Elle doit être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics disponible sur son site internet. Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO. 6.4 Contenu d'une plainte Une plainte doit contenir les informations suivantes :  Date;  Identification et coordonnées du plaignant :  nom  adresse  numéro de téléphone  adresse courriel 5  Identification de la demande de soumissions visée par la plainte :  numéro de la demande de soumission  numéro de référence SEAO  titre  Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte;  Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte;  Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics. 6.5 Critères de recevabilité d'une plainte Pour qu'une plainte puisse faire l'objet d'un examen par le responsable désigné, elle doit remplir des conditions suivantes : a) être transmise par une personne intéressée au sens de l'article 6.1; b) être transmise par voie électronique au responsable désigné; c) être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics en vertu de l'article 45 de la Loi; d) être reçu par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO; e) porter sur un contrat visé par la présente procédure; f) porter sur le contenu des documents de demande de soumissions disponibles dans le SEAO au plus tard deux (2) jours avant la date limite de réception des plaintes; g) être fondée sur l'un des motifs énumérés à l'article 6.2 de la présente procédure, tout autre motif n'étant pas considéré dans le cadre de l'analyse. 6.6 Réception et traitement d'une plainte Sur réception d'une plainte, le responsable désigné procède à l'examen de celle-ci conformément à la présente disposition. Il s'assure de l'intérêt du plaignant au sens de l'article 6.1. Après s'être assuré de l'intérêt du plaignant, il fait mention sans délai dans le SEAO de la réception d'une première plainte. Il s'assure que les autres critères de recevabilité prévus à l'article 6.5 sont rencontrés. Il convient, avec le responsable de l'appel d'offres, des vérifications qui doivent être effectuées afin d'analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte. Dans le cadre du traitement de la plainte, le responsable désigné peut s'adjoindre les services de ressources externes. 6 Il doit, lorsque les vérifications et les analyses effectuées démontrent que la plainte est fondée, accepter la plainte et prendre les mesures appropriées pour y donner suite. Dans le cas contraire, il doit rejeter la plainte. 6.7 Décision Le responsable désigné doit transmettre la décision au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes indiquées dans le SEAO, mais au plus tard trois (3) jours avant la date limite de réception de soumissions prévues. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO. Dans le cas où plus d'une plainte pour une même demande de soumission sont reçues, le responsable transmet les décisions au même moment. Au besoin, le responsable désigné reporte la date limite de réception des soumissions pour qu'un délai minimal de sept (7) jours reste à courir à compter de la date de transmission de la décision. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO. La décision doit indiquer au plaignant qu'il dispose d'un délai de trois (3) jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 37 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics. Le responsable désigné fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO. 7. MANIFESTATION D'INTÉRÊTS ET PLAINTES FORMULÉES À L'ÉGARD D'UN PROCESSUS D'ATTRIBUTION 7.1 Motif au soutien d'une manifestation d'intérêt Une personne peut manifester son intérêt à l'égard d'un contrat devant être conclu de gré à gré avec un « fournisseur unique » faisant l'objet d'un avis d'intention lorsqu'elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis publié dans le SEAO. 7.2 Modalité et délai de transmission d'une manifestation d'intérêt Toute manifestation d'intérêt doit être transmise par voie électronique au responsable désigné à l'adresse courriel suivante : [email protected] Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO. 7.3 Contenu d'une manifestation d'intérêt La manifestation d'intérêt doit contenir les informations suivantes : 7  Date;  Identification de la personne intéressée à conclure le contrat avec la Municipalité;  nom  adresse  numéro de téléphone  adresse courriel  Identification de l'avis d'intention publié dans le SEAO :  numéro de contrat  numéro de référence SEAO  titre  Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l'avis d'intention; 7.4 Critère d'admissibilité d'une manifestation d'intérêt Pour qu'une manifestation d'intérêt puisse faire l'objet d'un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes : a) être transmise par voie électronique au responsable désigné; b) être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO; c) porter sur un contrat visé par la présente procédure; d) être fondée sur le seul motif énuméré à l'article 7.1 de la présente procédure. 7.5 Réception et traitement de la manifestation d'intérêt Sur réception d'une manifestation d'intérêt, le responsable désigné procède à l'examen et à l'analyse de celle-ci conformément à la présente disposition. Il s'assure que les critères d'admissibilité prévus à l'article 7.4 sont rencontrés. Il convient, avec le responsable du contrat, des vérifications qui doivent être effectuées, afin d'assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis. Dans le cadre du traitement de la manifestation d'intérêt, le responsable désigné peut s'adjoindre les services de ressources externes. Le responsable désigné doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, accepter la manifestation d'intérêt et recommander de ne pas conclure le contrat de gré à gré. Dans le cas contraire, le responsable désigné recommande de poursuivre le processus d'attribution avec le fournisseur unique. 8 7.6 Décision Le responsable désigné doit transmettre la décision à la personne qui a manifesté son intérêt par voie électronique au moins sept (7) jours avant la date prévue dans l'avis d'intention pour la conclusion du contrat. Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d'autant de jours qu'il en faut pour le respecter. La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu'il dispose d'un délai de trois (3) jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 38 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics. 8. ENTRÉE EN VIGUEUR Cette procédure entre en vigueur le 2 juillet 2019.