Directive precisant la nature des situations dans lesquelles la municipalite utilise une autre langue que le francais — full text

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1 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Canada province du Québec Municipalité du Village de Hemmingford Adopté le 5 novembre 2024 - Résolution 2024-11-255 Directive précisant la nature des situations dans lesquelles La Municipalité du Village de Hemmingford utilise une autre langue que le Français 2 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Table des matières 1. Introduction-mise en contexte p.3 2. Champ d'application p.3 3. Principles généraux p.3 4. Obligation de la Municipalité p.3 5. Exceptions et validation liées a l'utilisation d'une autre langue que le français p.5 6. Engagement de la Municipalité p.16 7. Entrée en vigueur et accessibilité p.17 3 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD 1. INTRODUCTION - MISE EN CONTEXTE Le 1er juin 2022, la Loi sur la langue officielle et commune de Québec, le français (loi 14) a été sanctionnée et a ainsi modifié la Charte de la langue française (CLF). L'exemplarité de l'État est une pierre d'assise de cette vaste réforme. C'est en étant elle-même exemplaire que l'administration mobilisera les différents acteurs de la société afin de freiner le déclin du français au Québec et d'inverser les tendances. En prenant appui sur différents instruments complémentaires, l'État doit incarner son rôle d'exemplarité dans chacune de ses actions et constituer un puissant moteur d'adhésion. La politique linguistique de l'État (PLE) qui donne les grandes orientations en matière d'exemplarité, a été approuvée par le gouvernement le 22 févier 2023. Le Règlement sur la langue de l'Administration et le Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédiges ou utilisées en recherche ont été édictés le 10 mai 2023 et entrée en vigueur le 1er juin 2023. Ces règlements complètent le régime juridique applicable à l'Administration en matière d'utilisation du français. Ils prévoient, en plus de celles prévues dans la CLF, des situations ou une autre langue que le français peut être utilisée. Chaque organisme de l'Administration auquel s'applique la PLE et qui entend utiliser une autre langue que le français doit adapter une directive destinée notamment à son personnel afin de lui indiquer les règles de conduite applicables en matière linguistique au sein de l'organisation et les exceptions qu'il peut utiliser dans le cadre de ses fonctions. Cette directive doit s'appuyer sur le cadre juridique établi par la CLF, le Règlement sur la langue de l'Administration ainsi que le Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédigés ou utilisée en recherche. 2. CHAMPS D'APPLICATION La présente directive s'applique aux organismes de l'Administration qui entendent utiliser une autre langue que le français dans les situations exceptionnelles prévues dans la CLF et ses règlements et qui n'ont pas adopté la directive visée à l'Article 29,15 de la CLF. 3. PRINCIPLES GENERAUX L'utilisation de lange française, lange officielle du Québec et vitale. Cependant certaines situations font en sorte que nous devons parfois être amené à utiliser d'autres langues notamment dans des services aux citoyennes oral ou écrit. La charte prévoit des situations ou l'Administration a la faculté d'utiliser une autre langue en lien avec une liste d'exemplarité prévus par la CLF (Charte de la langue française). Le recours à une autre langue ne doit être automatique. Même lorsque l'Administration dispose d'une faculté d'employer un autre lange, elle doit toujours utiliser le français dès qu'elle l'estime possible. 4-OBLIGATION DE LA MUNICIPALITÉ Lorsque, l'organisme de l'Administration constate, après vérification, qu'il n'est pas dans une situation ou la CLF ou son cadre réglementaire lui accorde la faculté d'employer une autre langue, il utilise exclusivement le français. Le recorse a l'une ou l'autre dispositions de temporisation du Règlement sur la langue de l'Administration (articles 2(8) et 6(10) ou du Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédigés ou utilisés en recherche (articles 1(14) et 2(7) doit être exceptionnel. L'organisme peut s'appuyer sur l'une ou l'autre de ces dispositions de temporisation uniquement lorsque, dans un contexte indiquant qu'il serait opportun d'utiliser un autre lange que la lange officiel, aucune autre exception n'est prévue. Cependant, avant d'utiliser une autre langue que le français, l'organisme doit s'assurer que : - Tous les moyens raisonnables ont été pris pour utiliser exclusivement le français; - Utilisation exclusive du français aurait pour conséquence de compromettre sa mission. 4 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Le membre du personnel de l'Administration qui communique dans une autre langue que le français en vertu de l'une de ces dispositions doit aviser la personne avec laquelle il communique que le recours à cette autre langue est exceptionnel et temporaire. 4.1 Élaboration des directions particulières La Municipalité du Village du Hemmingford n'a pas de statut bilingue. Pour être exemplaire, la Municipalité doit utiliser exclusivement le français dans ses communications écrites et orales. Toutefois, la Chatre et ses règlements prévoient des situations exceptionnelles ou la Municipalité a la faculté d'utiliser une autre langue. Exceptions Les employés municipaux sont quelques fois amènes à utiliser une autre langue quand ils ont essayé tous les moyens possibles pour communiqué dans la langue officielle le français. L'utilisation d'une autre langue est utilisée seulement afin de ne pas compromettre une entente, une mission, une action à prendre pas la Municipalité avec un citoyen ou dans toutes situations que pourraient compromettre la santé et la sécurité de nos citoyens. 4.2 Exceptions et validation liées à l'utilisation d'une autre langue que le français Pour valider cette possibilité, la municipalité doit demander aux personnes physiques qui souhaitent communiquer avec elle dans un autre lange que le français, d'attester de bonne foi leur appartenance à l'un des groupes visés par les exceptions et se trouvant dans une situation ou l'utilisation d'un autre lange ou l'utilisation d'une autre langue en plus du français est permise par la Charte. Voici quelques-unes des exceptions : Personnes physiques visées par les exceptions Personnes déclarés admissibles à recevoir l'enseignement en anglais : - Une personne que s'est vu délivrer le document déclaration d'admissibilité à recevoir l'enseignement en anglais du ministre de l'Éducation du Québec. S'applique seulement si la personne admissible en fait expressément la demande. - Ne s'applique pas aux autorisations temporaires - Autochtones - Personnes immigrantes S'applique pour fournir aux personnes immigrantes des services pour l'accueil au sein de la société québécoise. Ne s'applique que durant les six mois suivants l'arrive de la personne immigrante au Québec. Par la suite, la Municipalité doit utiliser exclusivement le français en prenant les mesures nécessaires. Situations particulières visée pas les exceptions - Santé, sécurité publique est principe de justice naturelle S'applique, peu importe qu'il s'agisse d'une personne physique visée par les exceptions ou non, dans l'une des situations suivantes : - La santé l'exige (sante publique, soins et servies pour protéger l'intégrité d'une personne, etc.); - La sécurité publique l'exige (incendies, catastrophe naturelles, infractions, etc.); - Les principes de justice naturelle l'exigent. - Les servies touristes - Extérieur du Québec S'applique lorsque la Municipalité contracte, fournit des services ou entretien des relations à l'extérieur du Québec. 5 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Liste des exceptions prévues à la Charte de la Langue française et aux règlements d'application. Thème 1 - Les communications écrites et orales avec les personnes morales et les entreprises établies au Québec Personne morale - siège ou établissement à l'extérieur du Québec - CLF16 RLA 2(1) L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, lorsque la communication écrite est adressée uniquement au siège ou à un établissement d'une personne morale établie au Québec, lorsque ce siège ou cet établissement est à l'extérieur du Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne morale dont le siège ou l'établissement est à l'extérieur du Québec, doit être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Personne physique qui exploite une entreprise individuelle - CLF 16 RLA 3 L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, lorsqu'il communique avec une personne physique qui exploite une entreprise individuelle s'il a la faculté de communiquer dans une autre langue avec cette personne alors qu'elle n'agit pas dans le cadre de l'exploitation de son entreprise. N. B. : La faculté de communiquer dans une autre langue avec cette personne alors qu'elle n'agit pas dans le cadre de l'exploitation de son entreprise est déterminée conformément aux exceptions relatives aux communications avec les personnes physiques répertoriées sous le thème 3 du présent outil. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne physique qui exploite une entreprise individuelle doit être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Thème 2 - Les écrits transmis à l'Administration par les personnes morales et les entreprises pour obtenir un permis, une autorisation, une subvention ou une autre forme d'aide financière Siège ou établissement à l'extérieur du Québec - CLF 21.9 RLA 6(3) L'écrit peut être rédigé dans une autre langue que le français lorsqu'il émane du siège ou de l'établissement situé à l'extérieur du Québec d'une personne morale ou d'une entreprise établie au Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? La demande peut être rédigé dans une autre langue que le français lorsqu'il est transmis par une personne physique qui exploite un établissement à l'extérieur du Québec et que l'organisme a la faculté d'utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans 6 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD ses communications avec cette personne quand cette dernière n'agit pas dans le cadre de l'exploitation de son entreprise. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Transmettre une réponse en français. Une traduction écrite peut être transmise à la demande du requérant. Entreprise individuelle - CLF 21.9 RLA 6(4) L'écrit peut être rédigé dans une autre langue que le français lorsqu'il est transmis par une personne physique qui exploite une entreprise individuelle et que l'organisme a la faculté d'utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications avec cette personne quand cette dernière n'agit pas dans le cadre de l'exploitation de son entreprise. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Tout écrit transmis par une entreprise individuelle à l'administration par les personnes morales et les entreprises pour obtenir un permis, une autorisation peuvent le faire dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? La correspondance transmise en français. Une traduction peut être transmise à la demande du requérant. Personne morale ou entreprise avec laquelle l'organisme a la faculté d'utiliser une autre langue en plus du français - CLF 21.9 RLA 6(5) L'écrit peut être rédigé dans une autre langue que le français lorsqu'il est transmis par une personne morale ou une entreprise avec laquelle l'organisme a la faculté d'utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications avec cette personne morale ou cette entreprise. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Tous les écrits transmis par une personne morale ou une entreprise avec laquelle l'organisme a la faculté d'utiliser une autre langue en plus du français peuvent se faire dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Transmettre une réponse en français. Une traduction écrite peut être transmise à la demande du requérant. Thème 3 - Les communications écrites et orales avec les personnes physiques et autres communications Santé, sécurité publique ou justice naturelle - CLF 22.3 L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications lorsque la santé, la sécurité publique ou les principes de justice naturelle l'exigent. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? 7 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Personne déclarée admissible à l'enseignement en anglais - CLF 22.3 L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications afin de fournir des services en anglais à une personne déclarée admissible à recevoir l'enseignement en anglais, conformément à la CLF, mais visée par les articles 84.1 et 85 (exemption pour séjour temporaire). 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Personne admissible à l'enseignement en anglais - CLF 22.2 L'organisme peut correspondre ou communiquer autrement par écrit en anglais, sans avoir l'obligation d'utiliser également la langue officielle, lorsqu'une personne déclarée admissible à recevoir l'enseignement en anglais en vertu des dispositions de la section I du chapitre VIII de la CLF, autres que les articles 84.1 et 85 (exemption pour séjour temporaire), en fait la demande. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Communications en anglais avant le 13 mai 2021 - CLF 22.2 L'organisme peut correspondre ou communiquer autrement par écrit en anglais lorsque l'Administration correspondait seulement en anglais avec une personne physique en particulier relativement à un dossier la concernant avant le 13 mai 2021 et pour un motif autre que l'état d'urgence sanitaire. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Accueil des personnes immigrantes - CLF 22.3 8 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications afin de fournir des services pour l'accueil au sein de la société québécoise des personnes immigrantes durant les six premiers mois de leur arrivée au Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Services à certains organismes visés à l'article 95 et aux Autochtones - CLF 22.3 L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications afin de fournir des services aux organismes visés à l'article 95 ou aux Autochtones. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne/organisme (voir 4.2 ci-dessus). Regroupements autochtones et Autochtones - RDR 1(13) Un organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, afin de communiquer avec un regroupement autochtone visé au premier alinéa de l'article 3.48 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif ou avec un Autochtone, notamment dans le cadre de consultations ou de concertations. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne/organisme (voir 4.2 ci-dessus). Conseil de bande - RDR 1(12) Un organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, afin de communiquer avec un conseil de bande et de lui fournir des services. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? 9 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne/organisme (voir 4.2 ci-dessus). Tourisme - CLF 22.3 L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications afin de fournir des services touristiques. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec une personne doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français, L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Diffusion d'information financière - RDR 1(3) L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, lorsqu'il communique afin de diffuser toute information financière qu'il juge nécessaire pour la gestion du fonds consolidé du revenu et de la dette publique ainsi que pour la gestion de l'émission de titres d'emprunts municipaux. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Lorsque la municipalité publie un résumé du budget adopté, rôle d'évaluation, réalisation ou contrat octroyé ou tout autre document d'informations financières aux citoyens. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Le français est lisible en premier et de manière prédominante. Site d'adjudication et plateforme transactionnelle - RDR 1(6) Un organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, afin de rendre disponible tout site d'adjudication ou toute plateforme transactionnelle dans le cadre de la gestion de la dette publique et de l'émission de titres d'emprunts municipaux. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? L'organisme entend utiliser une autre langue que le français dans le cadre de la gestion de la dette publique et de l'émission de titres d'emprunts municipaux. Une autre langue peut être employée pour rendre accessible un site d'adjudication ou une plateforme transactionnelle liée à ces opérations financières. Cette utilisation vise à faciliter les interactions avec des acteurs financiers qui utilisent principalement une autre langue dans un contexte international ou interprovincial. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? S'assurer que l'utilisation d'une autre langue est limitée aux besoins des transactions financières, sans compromettre le statut du français comme langue officielle. Organes d'information diffusant dans une autre langue - CLF 22.5 L'organisme a la faculté d'utiliser une langue autre que le français dans les communications destinées à des organes d'information diffusant dans une langue autre que le français et dans la publicité qu'ils véhiculent. 10 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec des organes d'information diffusant dans une langue autre que le français doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne/organisme (voir 4.2 ci-dessus). Ministre ou titulaire d'une charge publique élective - CLF 22.5 L'organisme a la faculté d'utiliser une langue autre que le français dans les communications d'un ministre ou d'un titulaire d'une charge publique élective au sein de l'organisme, autres que celles destinées à un tel organisme ou aux membres de son personnel. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Les communications écrites et verbales avec un ministre ou d'un titulaire d'une charge publique élective au sein de l'organisme doivent être dans la langue officielle a moins que l'interlocuteur s'adresse dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Débuter l'échange en français. L'employé peut opter pour la langue de l'interlocuteur si celui-ci utilise une autre langue, après avoir vérifié l'admissibilité de la personne (voir 4.2 ci-dessus). Thème 4 - L'affichage Santé et sécurité - CLF 22 L'organisme peut afficher en français et dans une autre langue lorsque la santé ou la sécurité publique l'exigent. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Tout affichage visant le domaine de la santé et la sécurité se fait en français et dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Le français est lisible en premier et de manière prédominante. Valeur culturelle ou historique - CLF 22.1 Pour désigner une voie de communication sur le territoire d'une municipalité, l'organisme peut utiliser, avec un terme générique français, un terme spécifique autre qu'un terme français s'il est consacré par l'usage ou si son utilisation présente un intérêt certain en raison de sa valeur culturelle ou historique. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Tout affichage qui touche le domaine culturel ou historique se fait en français et dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Le français est lisible en premier et de manière prédominante 11 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Activités de nature commerciale - RLA 8 L'organisme peut afficher en français et dans une autre langue lorsque l'affichage est relatif à des activités de nature commerciale, pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante, sauf : 1° si cet affichage est fait sur tout support d'une superficie de 16 m2 ou plus et qu'il est visible de tout chemin public, au sens de l'article 4 du Code de la sécurité routière ; ou 2° si cet affichage est fait sur ou dans tout moyen de transport public et ses accès, y compris les abris d'autobus. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? L'affichage est fait sur tout support d'une superficie réglementaire, dans la langue officielle ou à la demande du propriétaire dans une autre langue. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Le français est lisible en premier et de manière prédominante Thème 5 - Les contrats et les ententes Contrat public - CLF 21 RLA 4(1) L'organisme peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il y a lieu de susciter l'intérêt de personnes morales ou d'entreprises n'ayant pas d'établissement au Québec dans le cadre d'un processus visant l'adjudication ou l'attribution d'un contrat public. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Pour les contrats publics, les contrats et les ententes peuvent être dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Assurer qu'une copie des contrats et des ententes soit disponibles en français. Bail de logement - CLF 21 RLA 4(17) L'organisme peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il conclut un bail de logement avec une personne physique avec qui il a la faculté d'utiliser une autre langue. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Pour les baux de locations, les contrats et les ententes peuvent se faire dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Assurer qu'une copie des contrats et des ententes soit disponibles en français. Contrat à exécution instantanée - CLF 21 RLA 4(18) L'organisme peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il conclut avec une personne physique un contrat à exécution instantanée à l'égard duquel : - Aucune ouverture de dossier ni démarche d'inscription n'est nécessaire; - La conclusion a lieu en présence des parties; 12 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD - La personne physique a demandé que l'organisme utilise une autre langue. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Pour les contrats à exécution instantané, les contrats et les ententes peuvent être dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Assurer qu'une copie des contrats et des ententes soit disponibles en français Personne physique qui ne réside pas au Québec - CLF 21.4(1)a) L'organisme peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il contracte au Québec avec une personne physique qui ne réside pas au Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Pour les contrats et ententes pour les personnes physiques qui ne réside pas Québec, les discussions, les contrats et les ententes peuvent être dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Assurer que les échanges, contrats et ententes puissent être disponibles en français. Personne morale à l'extérieur du Québec - CLF 21.4(1)b) L'organisme peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il contracte au Québec avec une personne morale ou une entreprise qui n'est pas soumise à l'obligation d'immatriculation prévue par la Loi sur la publicité légale des entreprises et dont le siège est situé dans un État où le français n'est pas une langue officielle. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Pour les contrats et ententes avec une personne morale à l'extérieur du Québec, les discussions, les contrats et les ententes peuvent être dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Assurer qu'une copie des échanges, des contrats et des ententes soient disponibles en français. Contrat d'approvisionnement - inscription relative à un produit - non-disponibilité en français - CLF 21.12 L'organisme doit voir à ce que toute inscription relative à un produit qu'il obtient en vertu d'un contrat d'approvisionnement conclu avec une personne morale ou une entreprise soit rédigée en français. Il ne peut y déroger que lorsqu'il lui est impossible de se procurer en temps utile le produit recherché ou un autre produit qui y est équivalent conforme. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Pour les contrats d'approvisionnement et inscription relative à un produit, les contrats et les ententes peuvent être dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? 13 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Assurer qu'une copie des échanges, des contrats et des ententes soit disponibles en français. Contrat à l'extérieur du Québec - CLF 21.5 Le contrat duquel l'organisme est signataire et les écrits qui lui sont relatifs peuvent être rédigés seulement dans une autre langue lorsque l'Administration contracte à l'extérieur du Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Pour les contrats à l'extérieur du Québec, les contrats et les ententes peuvent être dans une autre langue que le français. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Assurer qu'une copie des contrats et des ententes soit disponibles en français. Thème 6 - La Recherche Documentation - CLF 22.5 RDR 2(1) L'organisme peut utiliser une autre langue que le français dans la documentation de nature économique et financière rédigée ou utilisée en recherche. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? L'organisme entend utiliser une autre langue que le français pour la documentation de nature économique et financière rédigée ou utilisée en recherche. Elle vise à garantir la rigueur et la pertinence des travaux économiques et financiers réalisés par l'organisme. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Déterminer que l'usage d'une autre langue est strictement nécessaire pour la nature de la documentation économique et financière concernée et s'assurer que l'emploi d'une autre langue ne compromet pas l'accessibilité et la compréhension des informations essentielles pour les parties prenantes francophones. Renseignements transmis par un participant - CLF 22.5 RDR 2(2) Les renseignements transmis par un participant à une recherche ou par une personne qui y contribue pour fournir de l'information peuvent être rédigés dans une autre langue que le français. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Cette utilisation est justifiée lorsque les participants ou les contributeurs ne maîtrisent pas suffisamment le français ou lorsque l'information provient de sources extérieures au Québec. L'objectif est de garantir l'exactitude et l'intégrité des données recueillies sans imposer une barrière linguistique qui pourrait limiter la participation ou la qualité de l'information transmise. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Vérifier que l'usage d'une autre langue est nécessaire pour assurer la participation ou la transmission adéquate des renseignements et s'assurer que l'information essentielle est accessible en français pour les parties concernées. Sondage ou enquête statistique - CLF 22.5 RDR 2(3) L'organisme peut utiliser une autre langue que le français dans le matériel utilisé pour un sondage ou une enquête statistique, notamment un questionnaire ou un formulaire d'entrevue. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? 14 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Cette utilisation est justifiée lorsque les participants ciblés maîtrisent mieux une autre langue, afin d'assurer la précision des réponses et d'éviter toute barrière linguistique susceptible d'influencer les résultats. Elle vise à garantir la fiabilité des données recueillies, en particulier dans des contextes de recherche impliquant des populations multilingues. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? S'assurer que l'usage d'une autre langue est nécessaire pour favoriser une participation optimale et des réponses précises et prévoir une version française du matériel ou un mécanisme permettant d'en assurer l'accessibilité aux francophones. Étude scientifique - CLF 22.5 RDR 2(5) L'organisme peut utiliser une autre langue que le français dans une étude scientifique et son évaluation. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Cette utilisation est justifiée lorsque l'étude repose sur des publications, des collaborations ou des données provenant de sources extérieures au Québec rédigées dans une autre langue. Elle vise à assurer l'exactitude des analyses, à faciliter les échanges avec des chercheurs étrangers et à favoriser la diffusion des résultats dans des cercles scientifiques plus vastes. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Vérifier que l'utilisation d'une autre langue est nécessaire pour la qualité et la rigueur scientifique de l'étude et s'assurer que les conclusions essentielles de l'étude sont accessibles en français pour les parties concernées. Thème 7 : Les affaires intergouvernementales et internationales, la coopération, la concertation et les relations avec l'extérieur du Québec Services et relations à l'extérieur du Québec - CLF 22.3 L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, lorsqu'il communique par écrit afin de fournir des services et d'entretenir des relations à l'extérieur du Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Cette utilisation est justifiée lorsque les destinataires des communications ne comprennent pas le français, notamment dans le cadre de partenariats, de collaborations internationales ou de prestations de services à des clients ou institutions à l'extérieur du Québec. L'objectif est de favoriser des échanges efficaces et de garantir la compréhension mutuelle tout en respectant le cadre linguistique québécois 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? S'assurer que l'utilisation d'une autre langue est limitée aux communications destinées à des interlocuteurs situés à l'extérieur du Québec (sauf exceptions mentionnées dans le présent document). Maintenir le français comme langue privilégiée dans les communications officielles, tout en permettant une traduction si nécessaire. Rapport ou certification destiné à l'étranger - RDR 1(1) L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, lorsqu'il communique par écrit afin de fournir des services menant à la délivrance d'un rapport ou d'une certification destinée à être utilisé à l'étranger. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? 15 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD L'organisme utilisera une autre langue que le français lorsqu'il communique par écrit pour fournir des services menant à la délivrance d'un rapport ou d'une certification destinée à être utilisé à l'étranger. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Vérifier que l'usage d'une autre langue est nécessaire pour assurer l'acceptation et la compréhension du rapport ou de la certification à l'international et s'assurer que, si requis, une version française du document est disponible. Personne morale de droit public d'un autre État - RDR 1(7) L'organisme peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, lorsqu'il communique par écrit avec une personne morale de droit public d'un autre État qui n'a pas comme langue officielle le français. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Cette utilisation est justifiée dans le cadre de collaborations institutionnelles ou d'échanges administratifs nécessitant une compréhension mutuelle. L'objectif est de faciliter la communication et de garantir l'efficacité des échanges avec des entités gouvernementales étrangères. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Vérifier que l'usage d'une autre langue est nécessaire pour assurer la clarté et la bonne compréhension des communications officielles et s'assurer que le français est privilégié lorsque cela est possible, tout en permettant une traduction si nécessaire. Communication avec un autre gouvernement - CLF 16 RLA 1 Un organisme qui communique par écrit avec un autre gouvernement n'ayant pas comme langue officielle le français peut joindre à la version française de la communication une version rédigée dans une autre langue. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Cette utilisation est justifiée dans le cadre de collaborations intergouvernementales ou d'échanges administratifs nécessitant une compréhension claire et efficace. L'objectif est de faciliter les communications tout en respectant l'obligation d'utiliser le français comme langue principale. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? S'assurer que la communication est d'abord rédigée en français et que la version dans une autre langue est complémentaire et de vérifier que l'ajout d'une version dans une autre langue est nécessaire pour favoriser la compréhension par le gouvernement destinataire. Action internationale - communications orales - CLF 22.5 Un organisme a la faculté d'utiliser une langue autre que le français dans les communications orales avec les personnes morales ou physiques en provenance de l'extérieur du Québec lorsque ces communications sont nécessaires au déploiement de l'action internationale du Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Cette utilisation est justifiée dans le cadre de collaborations culturelles ou de tout autre échange nécessitant une compréhension mutuelle. L'objectif est de faciliter les interactions internationales et d'assurer l'efficacité des démarches entreprises par le Municipalité à l'étranger. 16 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Vérifier que l'usage d'une autre langue est nécessaire pour garantir la clarté et la fluidité des échanges avec les interlocuteurs étrangers et de privilégier l'utilisation du français lorsque cela est possible, tout en s'adaptant aux besoins des échanges internationaux. Lois et pratiques d'un autre État - CLF 22.5 Un organisme a la faculté d'utiliser une langue autre que le français lorsqu'il doit utiliser cette autre langue pour se conformer à la loi ou aux pratiques d'un autre État que le Québec. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Cette utilisation est justifiée dans le cadre d'obligations légales, ou d'autres interactions officielles nécessitant l'emploi d'une langue spécifique pour respecter les exigences juridiques ou administratives étrangères. L'objectif est d'assurer la conformité aux réglementations en vigueur à l'international tout en permettant au Municipalité de mener efficacement ses activités à l'extérieur de son territoire. 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Vérifier que l'usage d'une autre langue est réellement requis pour respecter la législation ou les pratiques en vigueur dans l'État concerné et s'assurer que l'utilisation de cette langue est limitée pour se conformer aux obligations étrangères. Coopération avec les autorités compétentes - CLF 22.5 Un organisme a la faculté d'utiliser une langue autre que le français lorsque l'utilisation de cette autre langue est nécessaire à la mise en œuvre de mesures visant la coopération entre les autorités compétentes du Québec et celles d'un autre État, ce qui comprend les documents nécessaires à l'application au Québec de normes visant à être harmonisées avec celles d'un tel autre État. Cette exception ne s'applique pas aux documents visés aux articles 16 et 16.1 de même qu'aux articles 21 à 21.3 de la CLF. 1. Dans quels cas, dans quelles circonstances, dans quelles situations et pour quelles fins l'organisme entend-il utiliser une autre langue que le français ? Cette utilisation est justifiée dans le cadre d'échanges de documents et d'informations visant à harmoniser les normes québécoises avec celles d'un autre État. L'objectif est de faciliter la collaboration intergouvernementale et d'assurer la compatibilité des réglementations tout en respectant les cadres législatifs applicables. Toutefois, cette exception ne s'applique pas aux documents visés aux articles 16 et 16.1 ainsi qu'aux articles 21 à 21.3 de la Charte de la langue française (CLF). 2. Quelles mesures ou instructions mises en place par l'organisme doivent être respectées avant qu'une autre langue que le français puisse être utilisée ? Vérifier que l'usage d'une autre langue est nécessaire pour la coopération et l'harmonisation des normes avec celles d'un autre État et s'assurer que les documents rédigés en une autre langue ne font pas partie des exceptions précisées dans la CLF. 5- ENGAGEMENT DE LA MUNICIPALITÉ La Municipalité du Village de Hemmingford s'engage à utiliser et à promouvoir le français dans les situations prévues à la Charte en utilisant en plus de la langue officielle la langue anglaise pour les situations décrète ci-dessus. 6-ENTREE EN VIGUREUR ET ACCESSIBILITÉ La présente entre en vigueur le jour de son adaptation par le conseil municipal. Dès son entrée en vigueur, l'organisme municipal la rend accessible en tout temps en la publiant sur son site internet et en la mettant à la disposition de tout personne en faisant la demande, au bureau municipal. Toute modification a son contenu doit également recevoir les approbations nécessaires. 17 LA MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD Cette directive sera révisée à tous les 5 ans conforment aux exigences énoncées à la Charte de la langue française. Entrée en vigueur a Hemmingford le 5 novembre 2024. ______________________________ ______________________________ Drew Somerville, Michael Krohn, Maire Directeur General, greffier-trésorier adjoint