Politique de confidentialite en gestion des renseignements personnels
Hemmingford, Quebec
· adopted 2026-02-03
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Municipalité du Village de
Hemmingford
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EN GESTION
DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Adoptée : 2026-02-03
PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DU VILLAGE DE HEMMINGFORD
MRC DES JARDINS-DE-NAPIERVILLE
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EN GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Séance régulière du conseil municipal de la Municipalité du Village de Hemmingford, tenue
le 3 février 2026, à 20 h 00, à l'endroit ordinaire des réunions du conseil, à laquelle séance
étaient présents :
Le maire : Drew Somerville
Les membres du conseil :
Corey Young siege no.1
Roy Catto poste siege no.2
Christopher Hill siege no.3
Jonathan Mailloux siege no.4
Jayne McNaughton siege no.5
Lucie Bourdon siege no.6
Tous membres du conseil et formant quorum.
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité du Village de Hemmingford (ci-après la
« Municipalité ») est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-
après la « Loi sur l'accès ») ;
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels
qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et
règlements applicables ;
CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un
organisme municipal, doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des
renseignements personnels par un moyen technologique ;
CONSIDÉRANT qu'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité
et di"usée par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
CONSIDÉRANT QUE telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels de la Municipalité ;
CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est
instituée la présente Politique de confidentialité de la Municipalité du Village de
Hemmingford.
EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. Définitions
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification
ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès.
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité du Village de Hemmingford.
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel,
permanent, saisonnier ou contractuel.
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la
Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa
consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa
destruction.
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1.
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité
collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des
renseignements personnels.
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le
cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un
fournisseur.
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles
de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la
Municipalité.
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels.
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne
physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse
postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce
soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu.
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui
suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu,
notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de
confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les
données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de
conduire ou l'orientation sexuelle.
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes
d'accès aux documents de la Municipalité.
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la
personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la
protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité.
2. Objectifs
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
·
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer
e"icacement la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen
technologique.
·
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de
son cycle de vie.
·
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour
lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité.
·
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la
Municipalité et leur donner accès lorsque requis.
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3. Confidentialité
3.1.
La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend
accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de
leurs fonctions.
3.2.
La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de
tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3.
La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que
soit la sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur
confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévue
à la Loi sur l'accès.
4. Types de renseignements personnels recueillis par les services
La Municipalité détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de
RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la
Municipalité ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont
recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe I de la présente
Politique.
5. Consentement à la collecte de renseignements personnels
5.1.
La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP
sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des
exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
5.2.
Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une
durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit
être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause
5.3.
Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité
ne transmet pas à un tiers un RP concernant une personne concernée sans
le consentement spécifique de cette personne à tel transfert.
5.4.
Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne
concernée peut refuser de consentir à la collecte de renseignements
personnels et recevoir tout de même des services de la part de la
Municipalité.
5.5.
Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la
concernant, la personne concernée doit :
·
À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant
l'enregistrement de sa conversation, en s'adressant à l'employé de la
Municipalité répondant à l'appel, en lui signifiant son refus audit
enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la détention de
renseignements personnels divulgués lors de ladite conversation.
·
À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité
ou tout autre document intégrant une demande visant à obtenir son
consentement à la collecte de renseignements personnels, en
signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et en avisant
l'employé de la Municipalité lui ayant fait parvenir ledit formulaire.
·
Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la
Municipalité, afin de bénéficier de tout service prodigué par la
Municipalité, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins de
signifier son refus.
5.6.
Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à di"érents services de
la Municipalité lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la
détention de tout RP.
5.7.
Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à
tout service de la Municipalité dans les circonstances suivantes :
·
Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins
d'évaluer sa candidature pour tout emploi o"ert par la Municipalité.
·
Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une
évaluation foncière à la collecte de tout RP par le service aux
membres de l'évaluation foncière de la Municipalité ou son sous-
contractant.
5.8.
Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement
vocal ou visuel, comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la
reproduction ou à la di"usion de tout tel enregistrement, si cela est justifié
en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction
étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements
personnels.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6. Droits d'accès
6.1.
Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la
concernant et conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions
prévues à la Loi sur l'accès.
6.2.
Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le
droit de recevoir l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité la
concernant.
6.3.
La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout RP de la
personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre
connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant les
heures d'ouverture habituelles, soit de 9 h à 12 h et de 13 h à 16 h 00, lundi et
mercredi, et d'en obtenir une copie.
6.4.
Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des
mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le
droit d'accès prévu au présent article 6. À cette fin, la Municipalité tient
compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant
l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration
scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1).
6.5.
L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit.
Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la
reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette
personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de paiement
de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais
exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de
documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3.
6.6.
Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la
personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant
de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du
document.
7. Droit de rectification
7.1.
Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un
fichier de tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou
équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte,
sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur
l'accès.
7.2.
Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une
demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger
que cette demande soit enregistrée.
7.3.
La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un
fichier contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée
requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une
attestation du retrait de celui-ci.
8. Procédure d'accès ou de rectification
8.1.
Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée
uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique
justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de
représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la
succession, ou de bénéficiaire d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de
cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur
est décédé.
8.2.
Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
8.3.
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa
demande.
8.4.
Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et
l'e"et que la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les
respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en révision
prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès.
8.5.
Le responsable donne suite à une demande de communication ou de
rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date
de sa réception.
8.6.
Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique
paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des
activités de la Municipalité, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le
prolonger d'une période n'excédant pas dix jours et en donner avis au
requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la
personne concernée.
8.7.
Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8.
Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas
échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la
section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut
être exercé.
8.9.
Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours
prévus à la Loi sur l'accès.
9. Conservation et protection des renseignements personnels.
9.1.
La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.
9.2.
Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la
détention ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au
Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures
possibles afin de s'assurer que les droits des personnes concernées prévus
à la présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des
juridictions hors Québec pourront a"ecter les droits des personnes
concernées.
9.3
Les dossiers papiers de propretés ou tout autre document papier, sont
conservés sous clé, et l'accès au bureau municipal est réservé qu'au
personnel.
9.4.
Les documents informatiques (Disque durs portales et clés USB, serveur de
données) sont sous clé et nous utilisons un pare-feu et une sauve garde
journalière et les technologies et des procédures de sécurité à jour.
10. Transferts des renseignements personnels à l'externe de la Municipalité.
10.1.
Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement
spécifique obtenu à cet e"et de la personne concernée, la Municipalité peut
procéder à un transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe de la
Municipalité.
10.2.
Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen
technologique, la politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas
échéant, s'appliquera à ces RP désormais.
11. Droit d'accès à un document de la Municipalité
11.1.
La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité que
ce soit la Municipalité qui assure leur conservation ou encore un tiers.
11.2.
La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme :
écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3.
Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux
documents de la Municipalité, sauf exception prévues par les dispositions
de la Loi sur l'accès. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la
communication ne requiert ni calculs ni comparaison de renseignements ou
de confection particulière.
11.4.
La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être
su"isamment précise pour permettre de le trouver.
11.5.
Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt
jours qui suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande
dans le délai prévu lui paraît impossible sans nuire au déroulement normal
des activités de la Municipalité, le responsable de l'accès à l'information
peut prolonger le délai d'un maximum de 10 jours. Il doit alors aviser le
requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la
personne concernée, à l'intérieur des 20 premiers jours suivant la réception
de la demande d'accès.
11.6.
La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne
nuise à sa conservation ou ne soulève des di"icultés pratiques sérieuses en
raison de sa forme. Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par
consultation sur place pendant les heures habituelles de travail de la
Municipalité ou à distance.
11.7.
Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés
de la personne requérante conformément au Règlement sur les frais
exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de
documents et de renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8.
Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité
prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre
d'exercer le droit d'accès prévu au présent article. À cette fin, la Municipalité
tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi
assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur
intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1).
11.9.
Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer
la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. Responsable de la protection des renseignements personnels
12.1.
Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un document ou
fichier contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne
responsable de l'accès à l'information et de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Annick Brunet,
Directrice générale, gre"ière-trésorière et Responsable de l'accès et de
la protection des renseignements personnels à l'information
505, #5 rue Frontière, Hemmingford J0L 1H0
450-247-3310
[email protected]
12.2.
Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique
de confidentialité de la Municipalité.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. Plaintes
13.1.
Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la
protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la
Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de
protection des renseignements personnels de la municipalité de Village de
Hemmingford publiée sur le site Internet de la Municipalité.
13.2.
Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été
refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou
dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, toute personne
requérante peut demander à la Commission d'accès à l'information de
réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans
les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé
au responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer brièvement les
raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
14. Dispositions finales
14.1.
La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet
de la Municipalité dans une section dédiée à celle-ci.
14.2.
La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci
entrent en vigueur au moment de son adoption par le conseil
d'administration de la Municipalité.
14.3.
Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une
consultation du RPRP et doit être précédée d'un avis de modification de 15
jours publié sur le site Internet de la Municipalité.
_______________________________
_______________________________
Drew Somerville,
Annick Brunet,
Maire
Directrice générale, gre"ière-trésorière
ANNEXE I - Poli!que de confiden!alité (ar!cles 2, 4, 6 et 9)
Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels les RP
sont recueillis
Personnes ayant accès aux
RP
Moyens de collectes des
RP
·
Trésorerie
·
Aménagement
et inspection de
l'environnement
·
Direction
générale
·
Noms, adresses
·
Adresses électroniques
·
Numéros de téléphones
·
Information de
facturation
·
Service de la paie et
dossier emploi
·
Date de naissance
·
No. Assurance sociale
·
No. Permis de conduire
·
Information médicale
d'employés
·
Fournir nos services
et répondre aux
demandes des
résidents,
propriétaires, agents
immobiliers et
autres.
·
Communiquer avec
les résidents,
propriétaires, agents
immobiliers etc.
concernant les
dossiers de
propriétés, tel que
plaintes ou d'autres
documents reliés à la
propriété.
·
Divulgation d'états
de comptes de taxe
foncière.
·
Directrice générale
greffière-trésorière
·
Directrice générale
greffière-trésorière
adjointe
·
Aménagiste et
inspectrice en
environnement
·
Employés du
département
d'administration et de
la comptabilité
·
Formulaire papier ou
en ligne
·
Site web
·
Demande par courriel