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MUNICIPALITÉ D'HUBERDEAU
101, rue du Pont, Huberdeau (Québec) J0T 1G0
Téléphone : (819) 681-3377- Télécopieur : (819) 681-3369
POLITIQUE DE COMMUNICATION
23-2025
ADOPTÉE LE : 11 NOVEMBRE 2025
RÉSOLUTION NO : 208-25
1. Introduction
La politique de communication de la municipalité d'Huberdeau a pour objectif de favoriser
une communication transparente, accessible et engageante entre la municipalité et ses
citoyens. Elle définit les principes, les objectifs et les actions à entreprendre pour assurer
une communication de qualité, afin de renforcer la participation citoyenne et d'améliorer
la gestion municipale. De plus, elle définit le cadre des communications internes en
s'appliquant au personnel ainsi qu'aux membres du conseil municipal.
La politique de communication définit le rôle du service des communications, chargé de
concevoir des outils destinés à la fois aux publics internes et externes. Ce service informe
les citoyens, préserve l'image de la municipalité et assure sa promotion et sa visibilité. Il
identifie les besoins en communication, oriente les initiatives marketing et supervise
l'usage des réseaux sociaux.
2. Objectifs de la politique de communication
Les objectifs principaux de cette politique sont les suivants :
Assurer une communication transparente et accessible sur les actions, décisions
et projets municipaux.
Favoriser l'engagement des citoyens et leur participation à la vie municipale.
Diffuser de l'information pertinente et actualisée sur les activités de la municipalité.
Utiliser divers canaux de communication pour atteindre les différents segments de
la population.
Maintenir une image positive de la municipalité en véhiculant ses valeurs de
proximité, d'inclusivité et de respect de l'environnement.
3. Principes directeurs
Pour mettre en œuvre ces objectifs, la municipalité adopte les principes suivants :
Transparence : Toutes les informations importantes concernant les décisions
municipales, les projets en cours et les actions de la municipalité doivent être
communiquées de manière claire et précise.
Accessibilité : Les informations doivent être disponibles dans un format
compréhensible pour tous les citoyens, indépendamment de leur âge, de leur
situation sociale ou de leur niveau de connaissance.
Inclusivité : La communication doit prendre en compte la diversité des citoyens
d'Huberdeau, en s'assurant que tous les groupes soient informés et aient la
possibilité de participer.
Réactivité : La municipalité s'engage à répondre aux questions et préoccupations
des citoyens dans des délais raisonnables.
4. Canaux de communication
La municipalité d'Huberdeau utilise une variété de canaux pour diffuser ses messages :
Le site web municipal : Le site web officiel de la municipalité est la source
principale d'information pour les citoyens. Il comprend les actualités municipales,
les avis publics, les offres d'emploi, les appels d'offres, les événements à venir et
les informations pratiques.
Les réseaux sociaux : La municipalité utilise ou peut utiliser des plateformes
comme Facebook, Instagram et Twitter pour toucher un large public, surtout les
jeunes et les familles, en partageant des actualités et des événements en temps
réel.
Le bulletin municipal : Un bulletin en version électronique est envoyé
mensuellement aux résidents, contenant des informations détaillées sur les projets
et les initiatives locales. Une copie papier est fournie sur demande.
Les panneaux d'affichage public : Des panneaux sont installés à des endroits
stratégiques pour informer la population des événements et des changements
importants et ceux-ci sont régis par le service des communications celui-ci ayant
un droit de regard sur ce qui peut ou non être affiché.
Les réunions publiques et consultations : Des assemblées municipales et des
consultations publiques sont organisés au besoin pour permettre aux citoyens de
s'informer et de s'exprimer.
5. Rôles et responsabilités
Chaque membre du personnel et du conseil municipal doit veiller à la qualité de ses
échanges, qu'ils soient écrits ou en personne.
6. Gestion de l'information
Les informations destinées au public sont collectées et gérées par le service des
communications de la municipalité, en collaboration avec les différents départements
municipaux. Chaque service est responsable de la qualité, de la pertinence et de
l'exactitude des informations qu'il transmet.
7. Plan de communication de crise
En cas de crise (exemple : intempéries, urgence sanitaire), la municipalité met en place
un plan de communication spécifique pour informer rapidement les citoyens, répondre à
leurs préoccupations et coordonner les actions avec les autorités compétentes. Des
informations sont partagées via le site web, les médias sociaux ainsi que l'utilisation du
système d'alerte citoyen. Ces derniers sont informés pendant et après la crise et des
mises à jour sont faites au fur et à mesure des développements de la situation.
8. Évaluation et amélioration continue
La municipalité évalue régulièrement l'efficacité de ses actions de communication, en
recueillant les commentaires des citoyens et en ajustant ses pratiques en fonction des
besoins et des attentes du public. Des sondages, des enquêtes et des analyses des
commentaires sur les réseaux sociaux peuvent être utilisés pour mesurer l'impact des
messages.
9. Signature de courriel
Pour garantir l'uniformité et le professionnalisme, il est impératif que les employés de la
municipalité d'Huberdeau utilisent la signature de courriel standard.
La signature comprend les éléments suivants :
NOM
Titre ou poste
Municipalité d'Huberdeau
101, rue du Pont
Huberdeau (Québec) J0T 1G0
[email protected]
Téléphone : (819) 681-3377 poste 57__
www.huberdeau.ca
10. Communications internes
Les communications internes au sein de la municipalité d'Huberdeau jouent un rôle
crucial dans l'efficacité des opérations et la cohésion des membres de son équipe. Une
communication fluide et cohérente entre les élus, la direction et les employés permet de
garantir une gestion harmonieuse et une diffusion cohérente de l'information.
10.1. Rôle de la technicienne en communication
La technicienne en communication est le point central de coordination pour toutes les
communications internes et externes. Le service des communications est l'entité
responsable de la diffusion d'informations pour la municipalité.
Tous les élus et employés de la municipalité doivent se référer à la technicienne en
communication pour :
Diffusion de l'information : Toute information ou mise à jour qui doit être
communiquée publiquement ou qui concerne les projets municipaux et doit être
coordonnée par la technicienne en communication afin d'assurer une cohérence
et une précision dans les messages.
Projets de communication : Lorsque des projets ou événements nécessitent des
actions de communication (affiches, publications sur les réseaux sociaux, bulletins
municipaux, etc.), les élus et les employés doivent consulter la technicienne pour
s'assurer que les outils et le contenu respectent les lignes directrices de la politique
de communication.
Mises à jour et suivi : En cas de modification de l'information ou de nouvelles
initiatives, les élus et les employés doivent informer rapidement la technicienne
afin qu'elle puisse mettre à jour les supports de communication de manière
cohérente et dans les délais appropriés.
10.2. Collaboration entre les services municipaux
Les employés des différents services municipaux (administration, urbanisme, travaux
publics, bibliothèque, etc.) doivent maintenir une communication régulière avec la
technicienne en communication pour garantir la bonne circulation de l'information. Cette
collaboration permet d'éviter toute confusion et de s'assurer que tous les services sont
sur la même longueur d'onde, particulièrement lors de la gestion d'événements ou de
projets transversaux.
Une étroite collaboration est de mise avec les divers comités bénévoles de la municipalité
afin de coordonner et promouvoir les divers évènements et activités.
11. Conclusion
La municipalité d'Huberdeau s'engage à maintenir une communication ouverte, honnête
et fluide avec ses citoyens, afin de renforcer les liens communautaires et de promouvoir
un cadre de vie harmonieux et participatif. Cette politique sera régulièrement révisée pour
répondre aux besoins évolutifs de la population et aux nouvelles technologies de
communication.
12. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur à compter du jour de son adoption par le conseil
municipal et remplace toute politique antérieure portant sur le sujet.
Adoptée le 11 novembre 2025, résolution : (208-25)
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Michael Doyle, directeur général et greffier trésorier
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Benoit Chevalier, maire