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MUNICIPALITÉ D'HUBERDEAU
101, rue du Pont, Huberdeau (Québec) J0T 1G0
Téléphone : (819) 681-3377- Télécopieur : (819) 681-3369
POLITIQUE DE LOCATION DE SALLES
10-2014
ADOPTÉE LE : 4 novembre 2014
MODIFIÉE LE : 12 février 2019
MODIFIÉE LE : 12 novembre 2019
MODIFIÉE LE: 14 mars 2023
MODIFIÉE LE : 9 mai 2023
RÉSOLUTION N0 : 250-14
RÉSOLUTION NO : 21-19
RÉSOLUTION NO : 291-19
RÉSOLUTION NO : 68-23
RÉSOLUTION NO : 117-23
POLITIQUE DE DE LOCATION DE SALLES
PRÉAMBULE
La municipalité d'Huberdeau met les salles municipales (salle communautaire, du conseil
et la maison des jeunes) à la disposition des organisations tant publiques que privées ainsi
que des citoyens et des citoyennes qui désirent y tenir des réunions, des rencontres, des
formations, des cours ou des activités.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
Définir les critères d'admissibilité, la responsabilité du locataire, les conditions de location,
les paramètres tarifaires et les directives pour la location de salles afin de simplifier la
gestion des locations.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ
Toute organisation tant privée que publique, de même que tout individu de 18 ans et plus
peut faire une demande de location de salles à la condition de respecter les critères de
location.
Toute personne physique, morale, organisation qui ne respecte pas les conditions de
location pourra voir son contrat résilié sans autre avis ni délai et sans préjudice aux autres
recours de la Municipalité. La Municipalité se réserve alors le droit de refuser de louer à
nouveau à ces locataires.
CONDITIONS DE LOCATION
Priorité de location des locaux :
Les utilisateurs reconnaissent que les salles de la Municipalité peuvent être mises à
leur disposition, mais que la Municipalité donne priorité à l'utilisation de ses locaux
pour les besoins et les activités municipales.
Tout contrat de location peut être suspendu ou révoqué sans préjudice aux
conditions suivantes :
-
Une force majeure, incluant bris de tuyauterie ou de chauffage;
-
La réquisition des locaux par les divers paliers de gouvernement pour la
tenue d'un référendum ou d'une élection;
-
Tout autre besoin municipal prioritaire.
Contrat de location :
Les organismes, groupes de personnes, professionnels, citoyens de la municipalité
et les non-résidents devront tous, sans exception, signer un contrat avant le début
de leur(s) activité(s).
Dans le cas où le locataire n'est pas une personne physique ou un administrateur de
personne morale, ce dernier doit désigner par écrit une personne responsable de la
location. Ce responsable doit remplir le présent (contrat) de location.
La période maximale pour un contrat de location est d'un an (de janvier à
décembre).
Afin de bénéficier de leur priorité, les personnes ou organisations qui souhaitent
renouveler leur location long terme doivent en informer le secrétariat un mois avant
la fin du contrat de location.
Restriction : (utilisation et accès au local pour la période couverte par le contrat de
location)
Le locataire a uniquement accès à la salle pour laquelle il a payé une réservation et
uniquement aux heures mentionnées dans son contrat de location.
Frais de location :
Location ponctuelle:
Le montant total du coût de location doit être acquitté au moment de la signature
du contrat de location afin de garantir la réservation, ceux-ci doivent être acquittés
au plus tard le 10ième jour précédent la location. Lorsque la réservation ce fait moins
de 10 jours avant la date requise, les frais de location doivent être acquitté
immédiatement et en argent comptant.
Location long terme :
Le montant des frais exigibles lors d'une demande pour la location de la salle
doivent être acquittés dans les 30 jours suivants la réception d'une facture du
service de comptabilité de la Municipalité d'Huberdeau. Tout retard dans le
paiement entrainant l'application de frais d'intérêt et de pénalité.
Les tarifs applicables sont établis à l'annexe A de la présente politique.
Annulation :
Toute demande d'annulation doit être reçue au moins 10 jours avant la date requise
afin d'obtenir un remboursement des frais de location.
Clés :
Modifié le 14 mars 2023 résolution 68-23
Aux frais de location s'ajoutent (sauf pour les organismes), un dépôt de garantie de
200$ afin de garantir que le ménage est fait à la satisfaction de la municipalité et du
retour des clés, ce montant sera remboursable si le ménage est fait à la satisfaction
de la municipalité.
Les clés sont remises au responsable au plus tard le jour ouvrable précèdent la
location ou après entente avec le secrétariat, elles doivent être retournées au bureau
municipal (101, rue du Pont Huberdeau), au plus tard le premier jour ouvrable
suivant la date de la fin du contrat de location ou suivant l'entente intervenue avec
le secrétariat.
ENGAGEMENTS ET OBLIGATIONS DU LOCATAIRE
1) Le locataire assume la surveillance des lieux et s'assure que toute la
réglementation applicable est respectée;
2) Le locataire devra respecter les heures de location prévues à son contrat. Dans
tous les cas, le locataire doit avoir quitté les lieux au plus tard à 3h30;
3) Si le locataire utilise les services d'un traiteur, d'un orchestre, d'une disco
mobile ou autre, il doit s'assurer que tout le matériel soit récupéré le jour même;
4) Le locataire doit s'assurer que tout son matériel a été ramassé ou rangé dans le
cas où celui-ci bénéficie d'un lieu d'entreposage sur place;
5) Les utilisateurs doivent en tout temps respecter la capacité maximale des salles
louées ou prêtées;
Avant de quitter les lieux, le locataire doit remettre la salle dans son état initial. Il
doit notamment, mais non limitativement :
-
Replacer les tables et les chaises aux endroits prévus;
-
Les électroménagers doivent être laissés propres et vides de leur contenu
si utilisés;
-
Ne jeter aucune nourriture ou autres matières dans les éviers et les
toilettes;
-
Le comptoir doit être libérer de tout objet;
-
Les décorations doivent être enlevées à moins d'une entente avec la
direction ou le locataire suivant;
-
Les poubelles doivent être sorties à l'extérieur.
7) Le locataire s'engage à respecter et à assurer le respect de la Loi sur le tabac;
8) Le locataire s'engage advenant la vente ou le service de boissons alcoolisées à
obtenir le permis nécessaire auprès de la Régie des alcools, des courses et des
jeux (il est interdit à toute personne mineure de consommer des boissons
alcoolisées);
9) Les activités s'adressant à une clientèle de moins de 18 ans doivent être
supervisées par des adultes;
10) Le locataire doit s'assurer que les accès et sorties sont accessibles (libres
d'objets) en tout temps;
11) Avant de quitter les lieux, le locataire doit fermer les lumières, verrouiller les
portes et s'il y a lieu, mettre en fonction le système d'alarme.
12) Le locataire ne pourra en aucun temps, sous-louer, prêter, ni en tout, ni en partie,
les locaux loués, ni les utiliser en dehors des heures stipulées au contrat;
13) La présence d'animaux est interdite, sauf pour les chiens d'assistance aux
personnes handicapées;
14) La présence à l'intérieur du bâtiment et l'utilisation de : bicyclette, planche à
roulette, trottinette, patin à roulette et de véhicule moteur est strictement
interdit;
15) Les usages suivants sont strictement défendus : les décorations avec des broches
sur les murs ou plafonds, les chandelles sur les tables, les bonbonnes de gaz
propane à l'intérieur des bâtiments;
16) Il est strictement interdit d'apporter une modification aux bâtiments ou aux
équipements sans l'autorisation au préalable de la Municipalité.
17) Le locataire est responsable de la sécurité et il dégage la Municipalité de toute
responsabilité en cas de vol, perte de biens et de blessures ou tout autre accident
ou blessure qu'aurait pu subir l'utilisateur ou une personne participant à
l'activité.
18) Le locataire est responsable de tout vol ou dommage causé aux biens de la
Municipalité découlant directement ou indirectement de l'utilisation des lieux
loués.
DÉFAUT DE RESPECTER LES ENGAGEMENTS ET OBLIGATIONS
Advenant que le locataire fasse défaut à ses engagements et obligations, la procédure
suivante s'applique :
Dans le cas où le locataire remet la salle dans un état jugé insatisfaisant ou dans le
cas de bris, de détérioration des locaux ou du matériel, le locateur informera le
locataire de l'entente ou réparation à faire, effectuera les travaux nécessaires et, s'il
y a lieu, fera parvenir une facture couvrant les frais au locataire. De plus, le locateur
se réserve le droit de refuser toute demande ultérieure de location par un locataire
visé par un manquement, notamment tant qu'une facture envoyée en vertu de la
présente politique demeure impayé.
Dans le cas où le locataire ne respecte pas une loi (tabac, boisson), il devra défrayer
les amendes exigées par cette loi. De plus, le locateur se réserve le droit de refuser
toute demande ultérieure de location.
TARIFICATION
Les tarifs sont déterminés en fonction de différents statuts, tel que défini ci-dessous :
Organismes municipaux :
Bibliothèque
Brigade des pompiers
Comité municipal (CCU etc.)
Organismes à but non lucratifs /communautaires/partenaires:
Modifié le 12 février 2019 résolution 21-19
Comité des Loisirs
Regroupement Folklorique de la Rouge
Fondation de l'école Arc-en-ciel
Comité des Fêtes
Comité de l'Âge d'or
Groupe country
Comité du Calvaire
Maison de la Famille
Comité Expo-Vente
École Arc-en-Ciel
Centre Jeunesse des Laurentides
Résidence Vallées de la Rouge
Municipalités voisines
Fabrique d'Huberdeau (Desserte Notre-Dame-de-la-Merci)
Organisations autres :
Regroupement ou individu offrant des cours
Organisation offrant des ateliers et des formations
Entreprises
Résidents :
Regroupement ou individu résidant dans la municipalité
Regroupement ou individu possédant un immeuble dans la municipalité
Non-résidents :
Regroupement ou individu ne répondant à aucun des critères ci-haut mentionnés.
ENTRÉE EN VIGUEUR ET ABROGATION
La présente politique entrera en vigueur le premier (1er) janvier 2015 et abroge la politique
numéro 04-2012 concernant le traitement des demandes de photocopies, de location de
salle et de subvention.
________________________________
Guylaine Maurice,
Directrice générale et greffière-trésorière
________________________________
Évelyne Charbonneau,
Mairesse
ANNEXE A
SALLE LOUIS LAURIER / HÔTEL DE VILLE
Modifié le 12 février 2019 résolution 21-19
Modifié le 12 novembre 2019 résolution 291-19
Modifié le 9 mai 2023 résolution 117-23
Utilisateurs
Réunion générale
annuelle ou
d'informations
Évènement récréatif /
familial
/
financement
Cours/formation
Sans frais d'inscription
Bloc de 4 h
8h-12h
13h-17h
18h-22h
Cours/formation avec
frais d'inscription
Bloc de 4 h
8h-12h
13h-17h
18h-22h
Réception suite à un
décès
Organismes
municipaux
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
N/A
Organismes
communautaires /
OSBL / partenaires
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
N/A
Organisations autres
200$
200$
20$/bloc
20$/bloc
100$
Résidents
200$
200$
20$/bloc
20$/Bloc
100$
Non-résidents
200$
200$
20$/bloc
20$/bloc
200$
Prendre note qu'en regard à la résolution 117-23, les organismes doivent effectuer le ménage ou payer pour que celui-ci soit fait. Si l'organisme
effectue le ménage, celui-ci doit être fait à la satisfaction de la municipalité, advenant le cas ou la municipalité est insatisfaite de l'entretien effectué
par l'organisme, celui-ci devra en assumer les coûts.
SALLE DU CONSEIL /HÔTEL DE VILLE
Utilisateurs
Réunion générale
annuelle ou
d'informations
Évènement récréatif /
Familial /
Financement
Cours/formation Sans
frais d'inscription
Cours/formation avec
frais d'inscription
Mariage sans réception
Organismes
municipaux
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
N/A
Organismes
communautaires /
OSBL partenaires
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
N/A
Organisations autres
Gratuit
Gratuit
Gratuit
20$
N/A
Résidents
Gratuit
Gratuit
Gratuit
20$
20$
Non-résidents
20$
20$
Gratuit
20$
20$
SALLE / MAISON DES JEUNES
Utilisateurs
Réunion générale
annuelle ou
d'informations
Évènement de
financement pour un
projet à but non lucratif
Évènement récréatif /
familial /
financement
Cours/formation Sans
frais d'inscription
Cours/formation avec
frais d'inscription
Réception suite à un
décès
Organismes
municipaux
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
N/A
Organismes
communautaires /
OSBL / partenaires
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
N/A
Organisations autres
Gratuit
Gratuit
Gratuit
Gratuit
20$
N/A
Résidents
Gratuit
Gratuit
20$
Gratuit
20$
N/A
Non-résidents
20$
20$
20$
Gratuit
20$
N/A
MUNICIPALITÉ D'HUBERDEAU
101, rue du Pont, Huberdeau (Québec) J0T 1G0
Téléphone : (819) 681-3377- Télécopieur : (819) 681-3369
CONTRAT DE LOCATION DE SALLE
ENTRE :
LE LOCATEUR :
La Municipalité de Huberdeau, personne morale de droit régie par le Code municipal représentée
par la directrice générale et greffière-trésorière ou la directrice générale et greffière-trésorière
adjointe, dûment autorisées aux fins des présentes, ci-après appelée : La Municipalité;
ET :
LE LOCATAIRE : Cochez une seule case :
Organismes municipaux Organisation autres
Organismes à but non lucratif/communautaire/partenaires
Résidents Non-résidents
Remplir :
Nom de l'organisme ou du locataire :
Nom du responsable de l'évènement :
Adresse :
Numéro de téléphone ou cellulaire :
Adresse courriel :
1
: Objet du contrat : Cochez une seule case :
Le présent contrat a pour objet la location de la salle suivante :
Salle communautaire municipale
Salle du conseil
Local de la maison des jeunes
Le locataire doit respecter la capacité maximale de la salle louée, il est interdit d'utiliser les locaux
à des fins autres que celles prévues au présent contrat.
2
: Évènement : Cochez une seule case :
Réunion générale annuelle ou d'informations
Évènement récréatif / familial / financement
Cours / formation (sans frais d'inscription)
Cours / formation (avec frais d'inscription)
Réception suite à un décès
Mariage sans réception
3
: Période de location :
Jour
Mois
Année
Heure De
/ À
4 : Prix :
Le locataire s'engage à payer à la municipalité la somme de _______________________$
représentant la totalité des frais de location à la signature de présent contrat ou 10 jours avant la
date réservée.
5 : Remise des clés et code d'alarme :
La clé et le code d'alarme (s'il y a lieu), sont remis au responsable le jour ouvrable précèdent la
location ou après entente avec le secrétariat. La clé doit être retournée au représentant de la
Municipalité d'Huberdeau le premier jour ouvrable suivant la date de la fin du contrat de location
ou suivant l'entente intervenue avec le secrétariat. Un dépôt de 200$ (argent comptant) est requis,
lequel est remis lors du retour de la clé.
6 : Considération :
La présente location est consentie aux conditions de la politique de location de salles. Le locataire
reconnaît avoir lu et compris les termes et conditions de ladite politique et les accepte.
Par la présente, je déclare, si pertinent, être dûment autorisé par l'organisme pour signer tout
engagement relatif au présent contrat.
En foi de quoi, les parties ont signé à Huberdeau :
Ce____________jour de ______________________20___.
Le locataire : __________________________________________
La municipalité : __________________________________________
Directrice générale et greffière-trésorière (ou adjoint).