Politique de soutien aux organismes, regroupements et individus du milieu 2019

Huberdeau, Quebec

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1 MUNICIPALITÉ D'HUBERDEAU 101, rue du Pont, Huberdeau (Québec) J0T 1G0 Téléphone : (819) 687-8321- Télécopieur : (819) 687-8808 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU 16-2019 ADOPTÉE LE : 17 AVRIL 2019 RÉSOLUTION NO : 75-19 Municipalité d'Huberdeau 2 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU PRÉAMBULE ATTENDU QUE la Municipalité d'Huberdeau reconnaît que les organismes et regroupements du milieu contribuent de façon significative à la vitalité du milieu; ATTENDU QUE les organismes et regroupements du milieu dépendent dans une grande mesure des bénévoles et sont indépendants des structures officielles de la municipalité. Leurs actions dans la communauté sont considérables et contribuent à la santé de notre tissu social. Elles favorisent la qualité de vie de tous les résidents tout en favorisant l'inclusion de personnes à faible revenu, à risque, isolées et démunies, des jeunes, soit par le biais de projets communautaires, culturels, sportifs, environnementaux; ATTENDU QUE la Municipalité d'Huberdeau, soucieuse du bien-être et de la qualité de vie de ses citoyens, souhaite :  Garder constant le soucie d'améliorer les milieux culturels, sociocommunautaires, environnementaux, sportifs et de plein air de la communauté;  Reconnaître l'apport des groupes de citoyens et des organismes dans l'offre de services culturels, sociocommunautaires, environnementaux, sportifs et de plein air;  Favoriser la prise en charge par le milieu;  Supporter techniquement et/ou financièrement les activités d'individus, d'organismes et de groupes du milieu oeuvrant sur son territoire en leur versant une aide financière directe ou en les soutenant par ses ressources humaines ou matérielles qui se traduisent par des services ou une aide technique;  Favoriser la pratique d'activités sportives pour les citoyens;  Gérer de façon judicieuse l'attribution des fonds, de façon juste et équitable; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Monsieur le conseiller Jean-François Perrier et résolu : Que la Municipalité d'Huberdeau adopte la présente Politique de soutien aux organismes, regroupements et aux individus du milieu # 16-2019; Municipalité d'Huberdeau 3 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU 1. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La présente politique vise l'atteinte des principaux objectifs suivants:  Appuyer les efforts des bénévoles à l'intérieur des organismes et regroupements du milieu et promouvoir l'entraide au sein de la communauté;  Favoriser l'épanouissement des citoyens et citoyennes et accroître leur qualité de vie;  Assurer une saine gestion des fonds publics administrés par la municipalité;  Établir et assurer un traitement juste des différentes demandes, ceci en conformité avec les orientations poursuivies par la municipalité et en respectant les termes des lois et règlements en vigueur;  Favoriser la réalisation d'activité d'intérêt général pour la collectivité et/ou pour une majorité d'entre elles;  Soutenir les initiatives qui favorisent le rayonnement de la Municipalité;  Assurer le soutien approprié, dans la mesure où cela lui est possible; 2. LES PRINCIPES Considérant les nombreuses demandes, l'impossibilité de satisfaire tous les besoins ainsi que les ressources humaines, financières et matérielles limitées, la Municipalité d'Huberdeau n'acceptera pas les demandes de soutien provenant d'organismes à but lucratif; Aucune demande discrétionnaire de nature financière ne sera accordée à des organismes, ou des groupes de personnes ou à des activités visant à procurer un ou des avantages pécuniaires à quiconque, ces demandes pourraient toutefois être admissibles à un soutien technique, logistique, promotionnel ou administratif pourvu qu'elle contribue au rayonnement de la municipalité. Les subventions, dons, commandites, discrétionnaires sont versées exclusivement à des groupes, organismes, individus ayant une place d'affaires sur le territoire de la Municipalité d'Huberdeau; Lorsqu'une demande de don, subvention, commandite ou partenariat porte sur un évènement, ce dernier doit se dérouler sur le territoire de la Municipalité d'Huberdeau; La municipalité se réserve le droit de rejeter une demande de don, subvention, commandite, contribution ou partenariat, si le budget annuel attribué en ce sens est épuisé. Municipalité d'Huberdeau 4 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU 3. DÉFINITIONS COMMANDITE : Une commandite est un soutien financier ou technique qu'effectue la Municipalité d'Huberdeau en échange d'une contrepartie d'affaires ou dans un effort de promotion. La contrepartie peut prendre la forme de publicité ou d'une visibilité pour la tenue d'un évènement. CONSEIL MUNICIPAL : Désigne les membres du conseil municipal de la Municipalité d'Huberdeau. CONTRIBUTION : Part d'une dépense assumée par la Municipalité d'Huberdeau afin de rembourser à un citoyen d'Huberdeau des frais de non-résidents pour une inscription à une activité physique sportive non disponible sur son territoire. DON: Un don est une contribution financière ou un soutien technique qu'accorde la municipalité, sans autre visée publicitaire que celle de voir la Municipalité d'Huberdeau reconnue comme « donateur ». ORGANISME À BUT NON LUCRATIF (OBNL) : Organisme sans but lucratif incorporé selon la Loi sur les Compagnies (L.R.Q., chapitre C-38). OU Organisme enregistré sans but lucratif en vertu de la Loi sur les clubs de récréation (L.R.Q., C- 23). PARTENARIAT : Une aide de nature soit financière, de soutien technique, logistique, promotionnel ou administratif que la Municipalité d'Huberdeau accorde à un ou des individus dans le but de coopérer à un projet en vue de réaliser un objectif commun, soit de faire reconnaître/rayonner la Municipalité d'Huberdeau. REGROUPEMENT DU MILIEU : Ensemble de citoyens d'Huberdeau pratiquant une activité commune de loisir ou sportive, sans caractère lucratif. OU Ensemble de citoyens d'Huberdeau mettant sur pied une activité, sans caractère lucratif, pour le bénéfice d'une clientèle cible, résidante d'Huberdeau. Ils prennent naissance selon les besoins ressentis par un groupe d'individus qui éprouvent un besoin commun. Quelles que soient les activités, ils ont tous suivi un cheminement plus ou moins identique qui se décrit comme suit :  Identification d'un intérêt commun;  Planification de l'activité (objectifs);  Structuration de l'activité (règles de fonctionnement);  Opération (horaire, inscriptions, etc.). SUBVENTION : Une subvention est une aide financière directe ou indirecte, allouée par la Municipalité en vue de financer une activité d'intérêt général. Municipalité d'Huberdeau 5 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU 4. MODALITÉS D'APPLICATION Annuellement, lors de la préparation du budget, le conseil municipal détermine sa contribution en dons, subventions, commandites, partenariats et en contribution en respectant sa capacité financière. Annuellement, le conseil municipal fait une analyse pour déterminer l'admissibilité de chacune des demandes de dons, subventions, commandites et partenariats en fonction de la présente politique. Après analyse, si la demande ne correspond pas aux critères retenus, la direction générale fera part au demandeur de l'irrecevabilité de sa demande. Dans le cas où la demande est jugée recevable, la direction générale acheminera la lettre d'acceptation ainsi qu'un chèque au demandeur en fonction de la décision du conseil. Les demandes de commandites et partenariats de nature non financière pourront être traitées tout au long de l'année pourvu qu'elles s'inscrivent en conformité avec la présente politique. Les demandes de contributions d'individus seront traitées tout au long de l'année jusqu'à épuisement du budget disponible. Le conseil pourra advenant que le budget soit épuisé, accorder un budget supplémentaire, le tout en adoptant une résolution en ce sens. Le montant de la contribution par citoyen sera déterminé par résolution en janvier de chaque année. 5. TRAITEMENT DES DEMANDES Toute demande de nature financière (don, subvention, commandite, partenariat) pour être soumise pour étude doit être déposer avant le 15 octobre de l'année précédant le versement, dans le but de permettre au conseil d'évaluer cette dernière dans le cadre de sa planification budgétaire et doit être accompagnée des documents suivants :  Dernier bilan financier de l'organisme demandeur.  Composition du conseil d'administration.  Bilan prévisionnel de l'évènement visé par la demande (revenus et dépenses anticipées et à quoi serviront les profits, s'il y a lieu)  Formulaire de demande dûment complété. (annexe 1) Toute demande de contribution provenant d'un individu (citoyen de la municipalité) devra être transmise à la direction générale avec les documents suivants :  Copie de la facture, mentionnant le nom de la personne participant à l'activité.  Un document indiquant les frais supplémentaires exigibles pour les personnes non résidentes pour s'inscrire à l'activité.  Seules les demandes relatives à la pratique d'une activité physique sportive seront admissibles à un remboursement ceci dans le but de faciliter l'accessibilité et d'encourager les citoyens à bouger davantage. Municipalité d'Huberdeau 6 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU 6. TYPES DE DEMANDES Contribution : Support financier à un citoyen pour rembourser une partie de l'inscription à une activité physique sportive. Soutien financier : (Dons, commandites, subventions, partenariats) Support financier pour un évènement, une activité ou un projet nécessaire à la réalisation de celui-ci. Soutien technique, logistique, promotionnel et administratif : Selon les ressources disponibles et de façon non limitative : - Les photocopies pour les assemblées générales, affichage dans les lieux dédiés à cet effet et autres documents nécessaires à la réalisation de l'activité, la promotion des activités via le site internet de la Municipalité, l'info lettre ou Facebook; - La collaboration à la préparation de demandes; - La municipalité pourra fournir les services d'employés municipaux (travaux publics) pour le transport d'équipement pour aider l'organisme ou le regroupement à organiser certaines activités qui le nécessiteraient. (En fonction du personnel disponible) Prêt de locaux: Les organismes ou regroupements peuvent réserver des locaux gratuitement ou à tarif préférentiel pour la tenue de leurs activités régulières ou spéciales selon la disponibilité des salles. Prêt d'équipement : La municipalité met à la disposition des organismes ou regroupements certains équipements dont elle dispose pour la tenue d'activités : tables, chaises, scène, barricades, etc. Les équipements prêtés devront être utilisés uniquement sur le territoire de la municipalité. Les organismes ou regroupements sont responsables des équipements qui leur sont prêtés. Dans le cas où une subvention est accordée, en tout ou en partie, sous forme de service ou d'équipements fournis gratuitement par la Municipalité, une évaluation de leurs coûts sera faite et jointe à la demande de subvention qui sera ultérieurement étudiée par le conseil municipal. Municipalité d'Huberdeau 7 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU 6. CRITÈRES D'ÉVALUATION À l'intérieur de leur réflexion, les membres du conseil municipal peuvent considérer les éléments suivants : a) Situation financière de l'organisme Équilibre financier; État du surplus ou déficit accumulé; Coûts d'administration; b) Efforts d'autofinancement Réalisation d'activités de financement; c) Autres dons Pourcentage des dons sur les revenus; d) Rémunération Pourcentage de la rémunération sur les dépenses; Importance du bénévolat; e) Cotisations des membres Si cette source de revenus est applicable, pourcentage de la cotisation sur les revenus; f) Impacts sur le milieu Clientèle visée (aînés, jeunesse, famille); Amélioration de l'offre d'activités; Encourage la participation et l'accessibilité pour les citoyens aux saines habitudes de vie; Contribue au positionnement culturel de la municipalité par une offre de qualité et professionnel; Favorise la participation citoyenne et l'éducation; Promouvoir la concertation et l'entraide; g) Autres éléments Enfin d'autres éléments peuvent être pris en considération :  Il doit ressortir clairement de la situation financière observée que la subvention contribue ou contribuera à l'équilibre budgétaire de l'organisme ou du regroupement.  Si un organisme laisse voir un surplus dans ses opérations budgétaires, ce surplus doit être destiné à des fins bien identifiées. Si cet usage était imprécis ou incompatible avec les buts et objectifs de l'organisme, aucune subvention ne peut être accordée;  Participation de la municipalité autre que financièrement (prêt de locaux, équipements, temps employés).  Atteinte des objectifs visés par les différentes politiques de la Municipalité. Les montants octroyés dans le cadre de cette politique ne sont pas récurrents, ils doivent être considérés comme étant ponctuels. Municipalité d'Huberdeau 8 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU 7. REDDITION DE COMPTES L'organisme ou le regroupement devra remettre un bilan à la municipalité, dans un délai de (3) mois suivant la réalisation de l'action financé. Ce dernier se veut un résumé de la réalisation de l'objet de la demande, des retombés et des résultats obtenus. À défaut du respect de cette exigence, l'organisme pourra voir ses demandes subséquentes rejetées. La direction générale rédigera annuellement un rapport des contributions accordées aux individus durant l'année. 8. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur à compter du jour de son adoption par le conseil municipal et remplace toutes directives, politiques ou résolutions adoptées antérieurement et portant sur le sujet. ___________________________________ Guylaine Maurice Directrice générale/secrétaire-trésorière __________________________________ Évelyne Charbonneau Mairesse. Municipalité d'Huberdeau 9 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU ANNEXE 1 FORMULAIRE DE DEMANDE DE SOUTIEN FORMULAIRE DE DEMANDE INFORMATIONS SUR LE DEMANDEUR : Nom du demandeur/ de l'organisme : Nom du responsable de la demande : Adresse : _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ Téléphone : ______________________ Courriel :_________________________ Date de la création de l'organisme : ______________________________________ Votre organisme est-il légalement constitué : Oui : Non : En voie d'incorporation : sans objet : MISSION DE L'ORGANISME : Décrivez brièvement la mission et les activités principales de l'organisme : CLIENTÈLE VISÉE : Enfants de 12 ans et moins Adolescentes de 13 à 17 ans Adultes de 18 à 54 ans Aînés de 55 ans et plus INFORMATIONS SUR LE PROJET : Titre du projet : Date de l'évènement : Lieu de l'évènement : Décrivez la nature du projet : 10 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU ANNEXE 1 FORMULAIRE DE DEMANDE DE SOUTIEN SUITE QUEL GENRE DE SOUTIEN DEMANDEZ-VOUS : Aide financière Aide technique Prêt de locaux Prêt d'équipements S'IL S'AGIT D'UNE AIDE FINANCIÈRE : Montant demandé : ADMISSIBILITÉ : Veuillez répondre aux questions d'admissibilité suivantes : Cette subvention discrétionnaire ne vise pas à procurer un ou des avantages pécuniaires à quiconque : Le projet ne vise pas l'exclusion de personnes, ou des activités qui ne respectent pas les droits fondamentaux de la personne : Le groupe l'individu ou l'organisme a une place d'affaires sur le territoire de la Municipalité d'Huberdeau : Est-ce que le projet se déroule sur le territoire de la Municipalité d'Huberdeau : DOCUMENTS À JOINDRE : Dernier bilan financier (seulement s'il s'agit d'une aide financière) Composition du conseil d'administration s'il y a lieu. Bilan prévisionnel de l'évènement visé par la demande Le formulaire dûment complété Preuve d'assurance responsabilité, s'il y a lieu TRANSMISSION DE LA DEMANDE : Le Formulaire dûment complété doit être acheminé à la Municipalité d'Huberdeau à l'adresse suivante : Municipalité d'Huberdeau 101, rue du Pont Huberdeau (Québec) J0T 1G0 Ou par courriel à : [email protected] ou par télécopieur au : 819-681-3369 Si le dossier n'est pas complet, la demande pourrait être rejetée. 11 POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ORGANISMES, REGROUPEMENTS ET AUX INDIVIDUS DU MILIEU ANNEXE 1 FORMULAIRE DE DEMANDE DE SOUTIEN SUITE AUTORISATION : Autorisez-vous la Municipalité à donner et à diffuser les coordonnées d'un responsable de votre organisme sur ses différentes publications (site web, bulletin municipal, etc) Oui : Non : EXACTITUDE DES INFORMATIONS : Je soussigné(e), au nom de l'organisme que je représente, atteste que les informations fournies sont exactes et reflètent bien la situation. Signature : _______________________________________________ Date : __________________________________________ ACCUSÉ RÉCEPTION À compléter par la municipalité : Date de réception de la demande : ______________________________________ Signature : __________________________________________________________ Date de la présentation au conseil : _____________________________________ Date de la transmission de la réponse à l'organisme : _______________________