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MUNICIPALITÉ D'HUBERDEAU
101, rue du Pont, Huberdeau (Québec) J0T 1G0
Téléphone : (819) 687-8321- Télécopieur : (819) 687-8808
POLITIQUE D'ACHATS MUNICIPAUX
02-2010
ADOPTÉE LE : 8 DÉCEMBRE 2010
MODIFIÉE LE : 14 NOVEMBRE 2012
MODIFIÉE LE : 13 FÉVRIER 2013
RÉSOLUTION N0 : 232-10
RÉSOLUTION N0 : 206-12
RÉSOLTUTION N0 : 21-13
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POLITIQUE D'ACHATS MUNICIPAUX
Sommaire
Objet ................................................................................................ 3
Définitions ......................................................................................... 4
Procédures ............... .................................................................. 5 - 6
Application et entrée en vigueur .............................................................. 7
Annexe A .......................................................................................... 8
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POLITIQUE D'ACHATS MUNICIPAUX
Objet
La présente politique s'applique à tous les achats, effectués pour le compte de la
Municipalité.
a. a pour but de définir les procédures à suivre et les autorisations nécessaires à obtenir
pour effectuer les différents achats municipaux.
b. favoriser le respect du règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi
budgétaire et du règlement concernant la délégation de pouvoir à un fonctionnaire
d'autoriser des déboursés et de passer des contrats;
c. favoriser le respect de la politique de gestion contractuelle;
d. visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser un achat.
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POLITIQUE D'ACHATS MUNICIPAUX
Définitions
« Achat »
Toute fourniture d'un bien ou d'un service requis dans le cours normal des opérations de
la Municipalité.
« Appel d'offres »
Processus d'acquisition ou de vente publique ou par voie d'invitation écrite qui sollicite
auprès des fournisseurs ou acheteurs des propositions écrites de prix pour des biens ou
services, suivant des conditions définies à l'intérieur d'un devis.
« Bon de commande » (voir annexe A)
Document confirmant à un fournisseur la marchandise à livrer ou le service à exécuter
selon les conditions négociées.
« Certificat de disponibilité de crédit » (voir annexe A)
Document confirmant la disponibilité de fond pour couvrir l'achat.
« Estimation du prix du contrat »
Estimation réaliste et raisonnable du coût ou d'un service préalable au processus d'octroi
d'un contrat, pour un contrat de plus de 100 000$. Cette évaluation doit être préparée en
vertu de l'obligation légale prévue à l'article 961.2 du C.M.
« SÉAO »
Service électronique d'appel d'offres, approuvé par le Gouvernement pour l'application
de la Loi sur les contrats de organismes publics (L.R.Q.,c. C-65.1). (www.seao.ca).
« Soumission »
Offre reçue d'un soumissionnaire à la suite d'un appel d'offres.
« Soumissionnaire »
Personne ou entreprise qui soumet une offre au cours d'un processus d'appel d'offres.
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POLITIQUE D'ACHATS MUNICIPAUX
Procédures
Achat de moins de 2 500$ (Modifié le 14 novembre 2012)
1) Obtenir l'autorisation du directeur général/secrétaire-trésorier ou de son adjoint.
2) Émission d'un bon de commande et du certificat de disponibilité de crédit par le
directeur général/secrétaire-trésorier ou adjoint de celui-ci (annexe A).
3) Faire signer la facture ou le bon de livraison par la personne ayant fait l'achat ou
reçu la marchandise.
4) Remettre la facture au service de comptabilité.
Achat de 1 000$ à 2 500$
Abrogé le 14 novembre 2012
Achat de 2 500$ à 25 000$ (Modifié le 13 février 2013)
1) Obtenir l'autorisation du directeur général/secrétaire-trésorier ou de son adjoint.
2) Demander des offres écrites auprès d'au moins 2 fournisseurs ou une résolution
du conseil pour donner un mandat à un fournisseur en particulier. (Modifié le 14
novembre 2012).
3) Obtenir l'autorisation du conseil municipal (sauf en cas de force majeur).
4) Émission d'un bon de commande et du certificat de disponibilité de crédit par le
directeur général/secrétaire-trésorier ou adjoint de celui-ci (annexe A).
5) Faire signer la facture ou le bon de livraison par la personne ayant fait l'achat ou
reçu la marchandise.
6) Remettre la facture au service de comptabilité.
Achat de 25 000$ à 100 000$ (abrogé et remplacé le 13 février 2013)
Achat de 25 000$ à 100 000$
1)
Obtenir l'autorisation du directeur général/secrétaire-trésorier ou de son adjoint.
2)
Obtenir une résolution du conseil autorisant la demande d'appel d'offres.
3)
Pour les contrats de services professionnels à exercice exclusif, formation d'un
comité de sélection.
4)
Pour les contrats de services professionnels à exercice exclusif, utilisation du
système de pondération et d'évaluation des offres en deux étapes comme exigé
par le Code municipal.
5)
Demander des appels d'offres par invitations écrites auprès d'au moins 3
fournisseurs.
6)
Pour les contrats de services professionnels à exercice exclusif, évaluation des
soumissions par le comité de sélection et communication au conseil de la
recommandation du comité.
7)
Obtenir une résolution du conseil autorisant l'achat (octroi du contrat).
8)
Émission d'un bon de commande et du certificat de disponibilité de crédit par le
directeur général/secrétaire-trésorier ou adjoint de celui-ci (annexe A).
9)
Faire signe la facture ou le bon de livraison par la personne ayant fait l'achat ou
reçu la marchandise.
10) Remettre la facture au service de comptabilité.
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POLITIQUE D'ACHATS MUNICIPAUX
Procédures
Achat de 100 000$ ou plus
1) Obtenir l'autorisation du directeur général/secrétaire-trésorier ou de son adjoint.
2) Obtenir une résolution du conseil autorisation la demande d'appel d'offres. ( Les
soumissions sont reçues sous enveloppes scellées.
3) Formation d'un comité de sélection.
4) Pour les contrats de services professionnels à exercice exclusif, utilisation du
système de pondération et d'évaluation des offres en deux étapes comme exigé
par le Code municipal.
5) Établissement d'une estimation du coût du contrat.
6) Obligation de publier dans le système électronique d'appel d'offres et dans un
journal diffusé sur le territoire de la Municipalité. (La distribution des documents
est effectuée exclusivement par SÉAO).
7) Évaluation des soumissions par le comité de sélection et communication au
conseil de la recommandation du comité.
8) Obtenir une résolution du conseil autorisant l'achat.
9) Émission d'un bon de commande et du certificat de disponibilité de crédit par le
directeur général/secrétaire-trésorier ou adjoint de celui-ci (annexe A).
10) Faire signer la facture ou le bon de livraison par la personne ayant fait l'achat ou
reçu la marchandise.
11) Remettre la facture au service de comptabilité.
Cas de force majeure
Tel que prévu dans le règlement de délégation de pouvoir 262-11, le conseil municipal
autorise le directeur général/secrétaire-trésorier ou son adjoint à engager le crédit de la
Municipalité pour toute dépense nécessaire en raison d'une situation d'urgence et ce,
jusqu'à concurrence de dix milles dollars par évènement. Il devra au préalable recevoir
l'assentiment du maire. Dans l'éventualité où la dépense serait supérieure à 10 000$ une
séance extraordinaire devra être convoquée.
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POLITIQUE D'ACHATS MUNICIPAUX
Application
Le directeur général de la municipalité est responsable de l'application de la présente
politique sous réserve du pouvoir de contrôle du maire.
Toute personne peut soumettre au maire toute situation portée à sa connaissance et
laissant entendre une problématique quant à l'application de la présente politique afin que
ce dernier exerce son droit de surveillance, d'investigation et de contrôle.
Ce dernier doit alors faire les gestes appropriés pour s'assurer que la présente politique
est conformément appliquée.
La présente politique fait partie intégrante de tout contrat de travail liant la Municipalité à
un dirigeant ou employé. Toute contravention à la présente politique est donc passible de
sanctions.
Entrée en vigueur
La présente politique entrera en vigueur le premier (1er) janvier 2011.
_____________________________________
Guylaine Maurice,
Directrice générale/secrétaire-trésorière.
_____________________________________
Évelyne Charbonneau,
Mairesse.
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ANNEXE A
BON DE COMMANDE
Municipalité d'Huberdeau n° _______
101, rue du Pont
Huberdeau (Québec)
J0T 1G0
Fournisseur : _______________________________ Date : ____/____/______
_______________________________ Requis par : _______________
_______________________________
_______________________________ Approuvé par : _______________
Code budgétaire
montant
disponibilité
CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER :
Je, soussigné, certifie qu'il y a des crédits suffisants pour couvrir le montant de cette
dépense.
________________________________ ______/______/_______
Signature du secrétaire-trésorier. Date
Quantité
Description
Prix
unitaire
Total
Sous-total
T.P.S.
T.V.Q.
TOTAL