Politique de confidentialité en regard de la Loi 25 - règl. 23-599

Joliette, Quebec · adopted 2023-09-18

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Copie certifiée conforme DANIELLE SIMARD Greffière par intérim 20-09-2023 PROVINCE DE QUÉBEC DISTRICT DE JOLIETTE Extrait du procès-verbal d'une séance ordinaire du conseil de la Ville de Joliette, tenue à l'heure et au lieu réglementaires, le 18 septembre 2023, où étaient présents le conseiller Luc Beauséjour, les conseillères Claudia Bertinotti et Muriel Lafarge, les conseillers Richard Leduc, Cédric Champagne, Patrick Lasalle, Claude St-Cyr et Alexandre Martel formant quorum sous la présidence de M. Pierre-Luc Bellerose, maire. 23-599 - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EN REGARD DE LA LOI 25 - ADOPTION CONSIDÉRANT l'entrée en vigueur de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25); CONSIDÉRANT l'importance pour la Ville de Joliette de se conformer à la Loi et d'assurer la protection des renseignements personnels qu'elle détient en toute transparence; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par le conseiller Cédric Champagne, appuyé par le conseiller Claude St-Cyr et résolu : D'ADOPTER la Politique de confidentialité jointe à la présente. Adoptée à l'unanimité des membres du conseil 1 Politique de confidentialité Sous réserve de l'adoption par l'Assemblée nationale du Règlement sur les politiques de confidentialité. ARTICLE 1 MISE EN CONTEXTE La Ville de Joliette recueille et utilise des renseignements personnels des citoyens. La Ville reconnait l'importance de la protection des renseignements personnels. Dans un contexte où l'utilisation des plateformes technologiques est grandissante et où la protection de la vie privée est de plus en plus une préoccupation citoyenne, la Ville invite toute personne concernée à prendre connaissance des règles qu'elle applique et qui sont énoncées dans la présente politique. ARTICLE 2 DÉFINITIONS Renseignements personnels Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l'identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exceptions prévues par les lois applicables, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée. Renseignements confidentiels Toute information relative à un immeuble ou une personne morale et que la Ville ou son auteur estime confidentielle du fait de sa nature privilégiée, financière, commerciale ou stratégique, exception faite du caractère public de tels renseignements attribués par les lois applicables au secteur municipal. Sécurité de l'information Ensemble des moyens qui assurent l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des actifs informationnels détenus par la Ville, qu'ils relèvent ou non des renseignements personnels. En fonction des risques auxquels elle est exposée et de la sensibilité de l'information, ces moyens se traduisent par le déploiement d'outils technologiques de même que de mesures administratives, physiques et légales ou contractuelles. Les employés, élus et collaborateurs de la Ville souscrivent et appliquent les principes de la présente politique. 2 ARTICLE 3 PRINCIPES GÉNÉRAUX La Ville ne recueille et ne conserve que les que renseignements personnels qui sont nécessaires et uniquement pour les fins pour lesquels ils sont utiles. Les renseignements ne sont conservés que le temps utile aux fins pour lesquelles ils sont requis. Les renseignements personnels ne sont accessibles qu'aux membres du personnel qui sont concernés par leur collecte. La Ville s'assure de la protection et de l'intégrité des renseignements personnels qu'elle détient. Toute demande de correction quant à l'inexactitude d'un renseignement sera traitée dans les meilleurs délais. Les témoins de navigation et de connexion (cookies) des plateformes Internet de la Ville ne servent qu'à améliorer l'expérience du citoyen ou à des fins statistiques et ne servent en aucun cas à des fins publicitaires, de marketing ou de suivi. Il en est de même des adresses courriel recueillies pour l'envoi de publication par courriel (Infolettre). Les cookies peuvent être désactivés en tout temps au moyen du navigateur Internet et un citoyen peut se désabonner d'une publication lorsqu'il le désire. ARTICLE 4 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 1) Mesures La Ville a mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, notre plan prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives. 2) Limitation des accès Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. 3 3) Avertissement Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez contacter immédiatement la personne responsable de l'application de la politique. 4) Limitations Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous vous invitons à prendre connaissance de leurs politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers. ARTICLE 5 VOS DROITS À L'ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 1) Accès, suppression et rectification Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement. 2) Retrait de votre consentement Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, ce retrait pourrait faire en sorte que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse ci-dessous. Nous pourrions vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous. 4 ARTICLE 6 PERSONNE RESPONSABLE DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE La personne responsable de l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est, à ce titre, également chargée de veiller au respect de cette politique. Toute question, commentaire ou plainte en lien avec la présente politique doit lui être adressé. M. Pierre-Luc Bellerose Maire 614, boulevard Manseau Joliette (Québec) J6E 3E4 Tél. : 450 753-3475 Fax : 450 753-8199 [email protected] ARTICLE 7 ADOPTION ET MISE À JOUR La présente politique est adoptée en conformité avec les dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.) et entre en vigueur dès son adoption et est sujette à modifications ou mise à jour sous réserve des modifications législatives la concernant. EN RÉSUMÉ : COMMENT : Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier et de vous offrir un service de qualité. QUOI : Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d'achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services. OÙ : Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l'extérieur du Québec. VOS DROITS : Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant. VOTRE CONSENTEMENT : Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir.