Politique de protection des renseignements personnels — full text

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## Politique de gouvernance sur la protection des renseignements personnels ## TABLE DES MATIÈRES | Présentation | ...3 | |-----------------------------------------------------------------------------------------------|--------| | 2. Principes directeurs. | ...3 | | 3. Définitions. | ..3 | | 4. Champ d'application | 5 | | 5. Objectifs. | 6 | | 6. Cadre juridique. | 6 | | 7. Rôles et responsabilités | 6 | | 8. Politique de confidentialité et avis relatif à la protection des renseignements personnels | 9 | | 9. Gestion des incidents de confidentialité | 10 | | 10. Collecte, communication et utilisation des renseignements personnels. | 10 | | 11. Registres | . 12 | | 12. Mesures de protection | .. 14 | | 13. Activités de recherche et accès aux renseignements personnels. | 15 | | 14. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.. | 15 | | 15. Conservation et destruction des renseignements... | 16 | | 16. Demandes d'accès, de rectification et de suppression | .. 16 | | 17. Formation et sensibilisation du personnel | .. 17 | | 18. Commentaires, questions ou plaintes.. | .. 17 | | 19. Sanctions ... | 18 | ## 1. PRÉSENTATION La Ville de L'Ancienne-Lorette (« Ville ») reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu'elle détient. C'est pourquoi nous avons élaboré la présente politique visant la protection des renseignements personnels qu'elle recueille et conserve, et ce, dans le respect des lois applicables. Étant assujettie à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Ville doit procurer l'accès aux documents municipaux de manière transparente, tout en protégeant la confidentialité des renseignements personnels qu'ils contiennent tout au long de leur cycle de vie. La responsabilité primaire de la protection des renseignements personnels incombe à toute personne mandataire de la Ville qui les collige, les conserve ou les consulte. Ceux-ci doivent comprendre et respecter les principes de protection des renseignements personnels inhérents à l'exercice de leurs fonctions ou qui découlent de leur relation avec la Ville. Cette politique instaure donc les règles et les valeurs de la Ville en matière de protection des renseignements personnels. ## 2. PRINCIPES DIRECTEURS La Loi prévoit que les renseignements qui concernent toute personne physique ou morale ne doivent être recueillis que dans un intérêt sérieux et légitime. En ce sens, seuls les renseignements pertinents pour l'administration de la Ville doivent être recueillis. En l'absence de ce critère de nécessité, aucun renseignement personnel ne doit être obtenu. De plus, les renseignements ne peuvent être utilisés que pour les fins pour lesquels ils ont été recueillis ou conservés. Enfin, aucun renseignement confidentiel ne peut être communiqué à l'externe de la Ville, sans l'autorisation de la personne concernée. ## 3. DÉFINITIONS Les termes suivants désignent : CAI: Comité: Consentement: Commission d'accès à l'information du Québec; Comité interne sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels; Le consentement peut être explicite ou implicite et être donné directement par la personne ou par un représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné de façon verbale, électroniquement ou par écrit. Le consentement implicite peut raisonnablement être déduit de l'action ou de l'inaction d'une personne; Cycle de vie : Ensemble des étapes visant le traitement d'un renseignement personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-ci; Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) : Démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques; Incident de confidentialité : Consultation, utilisation communication non autorisées par la loi d'un renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement; Information confidentielle : Information appartenant à la Ville ou à propos de celle-ci et qui n'a pas fait l'objet d'une annonce officielle par les autorités compétentes de la Ville ou dont le caractère confidentiel est conféré par une loi; Loi : Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1; Personne concernée : Personne physique à qui se rapportent les renseignements personnels; Responsable de l'accès aux documents « RAD » : La Loi confère cette responsabilité au maire qui peut la déléguer à un fonctionnaire qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes d'accès aux documents; Responsable de la La Loi confère cette responsabilité au maire qui peut la protection des protein dents personnels déle fora un et veil a assure a prote la dile exerce «RPRP » : renseignements personnels détenus ou contrôlés par la Ville; Renseignement personnel : Toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier. Ces renseignements sont notamment la signature, l'adresse, le numéro de téléphone, l'état de santé, les habitudes de vie ou la situation financière; Renseignement personnel sensible : Tout renseignement personnel qui, de par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué, suscite un degré supplémentaire de protection de la vie privée; Renseignement confidentiel : En plus des renseignements personnels, tout renseignement de nature financière, commerciale ou stratégique, qui concerne un immeuble ou une personne morale, que son propriétaire estime confidentiels, à moins que la loi prévoie que cette information acquiert un caractère public; Sécurité de l'information : Protection résultant de l'ensemble des mesures de sécurité mises en place pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de l'information que la Ville détient en fonction de la sensibilité et de la valeur de cette information, des risques auxquels elle est exposée et des obligations auxquelles elle est soumise. ## 4. CHAMP D'APPLICATION La présente politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la Ville ainsi qu'à toute personne qui les gère, dans le cadre de ses fonctions. En effet, la Ville doit traiter de manière confidentielle tous les renseignements personnels qu'elle détient, que ce soit sur son personnel, ses partenaires, ses citoyens ou toute autre personne. À cette fin, elle met en place les mesures pour protéger la confidentialité à chacune des étapes du cycle de vie de l'information. Elle doit également mettre en place un cadre de gestion des incidents de confidentialité. Cette politique énonce également les lignes directrices et les principes applicables à la protection des renseignements personnels des documents créés ou reçus dans le cadre des fonctions administratives de la Ville. Dans un document, l'information personnelle peut notamment prendre la forme d'une adresse physique, un numéro d'assurance sociale ou une date de naissance. De plus, toute information qui se rapporte à la personne et qui permet de reconnaitre sa nature, tels des traits psychologiques, l'état de santé physique ou mental, la réputation, la situation financière, l'éducation est également confidentielle et doit être protégée. Certains renseignements personnels possèdent un caractère public en vertu de la Loi selon les articles 55 et 57. Par exemple, le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou d'un membre du personnel ont un caractère public. De plus, l'article 56 prévoit que le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel. La présente politique s'applique donc aux renseignements personnels qui n'ont pas de caractère public et qui sont détenus par la Ville. Elle s'applique aussi à tout consultant, sous-traitant ou visiteur qui accède aux renseignements personnels que la Ville détient. ## 5. OBJECTIFS La Ville s'engage à mettre en oeuvre un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles, humaines, juridiques et éthiques pour assurer la sécurité et la conformité des renseignements, notamment : - La disponibilité de l'information de façon qu'elle soit accessible en temps opportun et de la manière requise par les personnes autorisées; - L'intégrité de l'information afin qu'elle ne soit pas détruite ou altérée de quelque façon, sans autorisation et en respect du calendrier de conservation de la Ville, et que le support de cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue; - La confidentialité de l'information en limitant la divulgation aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance, lorsque cela est nécessaire pour l'accomplissement de leurs tâches; ## 6. CADRE JURIDIQUE La Ville est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. Cette politique définit comment la Ville protège les renseignements personnels ou confidentiels et en précise les normes de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation, de droit d'accès et de rectification. Le cadre juridique applicable est notamment composé des lois suivantes: - Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1); - Loi sur les Archives (RLRQ, c. A-21.1); - Code civil du Québec (RLRQ, c. C-47.1); - Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12); - Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (chapitre C- 1.1). ## 7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS La protection des renseignements personnels que la Ville détient repose sur la mobilisation de tous ceux qui traitent ces renseignements et, plus particulièrement, des suivants: ## 7.1. Responsable de la protection des renseignements personnels - S'assure de la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, de la collecte à la destruction; - Siège au comité; - Se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification; - Supervise la tenue des registres énumérés à l'article 11; - Participe a l'evaluation du risque de préjudice sérieux lié à un incident de confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes; - Le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la communication de renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de service confiés à des tiers; - Élabore les procédures, outils et documents de formation ainsi que la gestion et le suivi concernant l'application des mesures de protection en collaboration avec les directions et services concernés. ## 7.2. Direction générale et autres services - Signalent les incidents de confidentialité; - Participent à l'élaboration et à l'application des mesures correctives pour les activités et systèmes d'information relevant de leur direction ou service. ## 7.3. Toute personne qui gère ou accède à des renseignements personnels détenus par la Ville : - Accède et conserve uniquement les renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions; - Protège les renseignements personnels en sa possession, notamment par un mot de passe, afin que seules les personnes autorisées y aient accès; - Communique les renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l'exercice de ses fonctions, uniquement lorsqu'elle est autorisée à le faire; - Advenant la fin de son emploi ou de son contrat, elle ne conserve pas de renseignement personnel obtenu ou recueilli dans le cadre de ses fonctions et maintient ses obligations de confidentialité; - Détruis tout renseignement personnel conformément à l'article 10.4 (Destruction des documents selon les règles de l'article 10.5); - Participe aux activités de sensibilisation et de formation qui lui sont destinées; - Signale tout manquement, incident de confidentialité ou irrégularité qui pourrait compromettre la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de renseignements personnels conformément à la procédure établie par la Ville. ## 7.4. Comité sur la protection des renseignements personnels Le comité a été créé le 30 août 2022, afin de mettre en œuvre des mesures de sécurité visant à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits au sein de la Ville. Le comité doit soutenir le responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels dans l'exercice de ses responsabilités et dans l'exécution de ses obligations en vertu de la loi. Ce comité relève du directeur général de la Ville et a pour mandat : - De définir et approuver les orientations municipales en matière de protection des renseignements personnels; - De rédiger, mettre en œuvre et assurer le suivi, si nécessaire, de tout plan d'action répondant aux objectifs de la politique; - D'assurer l'évaluation et la veille du niveau de protection des renseignements personnels et de sécurité de l'information au sein de la Ville; - D'élaborer et assurer la réalisation d'activités de formation auprès des membres du personnel; - De formuler des avis sur les initiatives d'acquisition, de déploiement et de refonte de tous les systèmes d'information ou de prestation électronique de services; - D'adopter un cadre de gestion portant sur l'utilisation ou la communication de renseignements personnels à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques; - D'adopter un cadre de gestion des incidents de confidentialité; - De réaliser les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), lorsque requis; - D'établir le processus de traitement des demandes de proches visant la communication de renseignements personnels d'une personne décédée aux fins d'un processus de deuil; - D'établir le processus de traitement des demandes de renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé; - D'assurer le suivi des actions requises pour se conformer : - Aux orientations, directives et décisions formulées par la CAl; - À la présente politique; * Aux lois encadrant l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels. - D'identifier les principaux risques en matière de protection de renseignements personnels et d'en aviser la direction générale afin que des mesures correctives soient proposées; - D'émettre des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec; - De veiller à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution des renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés; - De communiquer, sur demande, à toute personne concernée les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé; - De référer au RPRP les recommandations du comité qui ne sont pas mises en œuvre, afin de requérir une intervention; - D'élaborer un plan de réponse aux incidents de confidentialité; - De revoir les règles pour la collecte et la conservation des renseignements personnels provenant de sondages; - De réviser les mesures relatives à la vidéosurveillance et de s'assurer du respect de la vie privée dans le cadre de son utilisation. ## 8. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET AVIS RELATIF À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Toute collecte d'informations, qu'elle soit faite via le site Internet, les applications mobiles ou tous les moyens de télécommunication utilisés par la Ville est régie par la politique de confidentialité. Cette politique apparaît automatiquement à chaque utilisateur, qui doit l'accepter afin d'accéder au site Internet. Elle est jointe en annexe 1. ## 9. GESTION DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la présente politique. La Ville prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de protection des renseignements personnels, le cas échéant. Tout incident de confidentialité est signalé au RPR et est consigné au registre des incidents de confidentialité, conformément à l'article 12.5. Un incident de confidentialité survient lorsqu'il y a accès, utilisation, communication non autorisée, perte ou toute autre atteinte à la protection des renseignements personnels. Par exemple : - Des documents contenant des renseignements personnels acheminés à une mauvaise adresse courriel ou physique; - Des documents contenant des renseignements personnels consultés par une personne non autorisée; - Le vol ou la perte de documents ou de support informatique contenant des renseignements personnels; - L'utilisation non autorisée de la vidéosurveillance. La Ville tient un registre des incidents de confidentialité et s'assure de communiquer avec la CAl et avec les personnes concernées tout incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qui présente un risque de préjudice sérieux. ## 10. COLLECTE, COMMUNICATION ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ## 10.1. Collecte de renseignements personnels saie de free eare de fut saleure trigement dans les as l renseignements recueillis sont nécessaires pour fournir le service désiré. En respect des lois applicables, lorsqu'elle recueille des renseignements personnels et confidentiels, la Ville indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement de l'utilisateur pour en faire usage. La Ville devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d'autres fins des renseignements déjà recueillis. Certains services ou activités de la Ville peuvent être au bénéfice de personnes mineures. La collecte se fait alors suivant le consentement d'un titulaire de l'autorité parentale de l'enfant. La collecte s'effectue, notamment par l'entremise de formulaires, du site web, d'entretiens téléphoniques, de sondages d'opinion ou de questionnaires. ## 10.2. Utilisation à des fins secondaires La Ville peut utiliser l'information recueillie à des fins secondaires, sans le consentement de la personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants : - . Lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les renseignements ont été recueillis; - Lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée; - Lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi; - Lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés. Lorsqu'elle utilise les renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un des trois premiers cas de figure énumérés ci-dessus, la Ville doit consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 12.1. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de renseignements personnels est jugé plus à risque pour les personnes concernées, la Ville entreprend une EFVP en vertu de l'article 14 des présentes afin de mitiger les risques identifiés. La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement pour chaque fichier: - Les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gestion; - La provenance des renseignements versés; - Les catégories de personnes concernées par les renseignements versés; - Les catégories de personnes qui y accèdent dans l'exercice de leurs fonctions; - Les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la Loi. ## 10.3. Communication Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des renseignements personnels sensibles sont en cause. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services, la Ville doit conclure une entente avec ces derniers. Cette entente doit comprendre les dispositions contractuelles types à propos de la confidentialité. Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec, la Ville procède à une ÉFVP conformément à l'article 14 des présentes. Une communication à des tiers est consignée au registre prévu cet effet. ## 10.4. Conservation La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et complets et conservés aussi longtemps que nécessaire pour mener ses activités, sous réserve des délais prévus à son calendrier de conservation. ## 10.5. Destruction et anonymisation Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ils sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des documents de la Ville. ## 11. REGISTRES Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants : - 12.1 Registre des communications de renseignements personnels sans le consentement d'une personne concernée dans les cas suivants : - Lorsque la Ville communique l'identité d'une personne concernée à une personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers; - Lorsque la Ville communique des renseignements personnels nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit ou non expressément prévue par la loi; - Lorsque la Ville communique des renseignements personnels nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les conditions de travail; - Lorsque la Ville communique des renseignements personnels à un mandataire ou à un fournisseur de services; - Lorsque la Ville communique des renseignements personnels à des fins d'étude, de recherche ou de statistique; - Après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68 de la Loi. Dans les cas visés au paragraphe précédent, le registre comprend: - La nature ou le type de renseignement communiqué; - La personne ou l'organisme qui reçoit cette communication; - La fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec; - La raison justifiant cette communication. - 12.2 Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou de la mise en oeuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Ville collabore pour la prestation de services ou la réalisation d'une mission commune. Un tel registre comprend: - Le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; - L'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires; - La nature ou le type de prestation de service ou de mission; - La nature ou le type de renseignements recueillis; - La fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis; - La catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements. - 12.3 Registre des utilisations de renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres fins et sans le consentement de la personne concernée lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Un tel registre comprend : - La mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable; - Dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire l'utilisation du renseignement; - La catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation indiquée. - 12.4 Registre des communications d'information concernant un incident de confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de réduire le risque de préjudice grave associé à un incident de confidentialité; - 12.5 Registre des incidents de confidentialité, ce registre comprend: - Une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si cette information n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de fournir une telle description; - Une brève description des circonstances de l'incident incluant la date ou la période où il a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas connue, une approximation de cette période; - La date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance de l'incident; - Le nombre approximatif de personnes concernées par l'incident; - Une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées; - Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de transmission des avis à la CAl et aux personnes concernées, en application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de la Loi, de même qu'une mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été, le cas échéant; - Une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé. ## 12. MESURES DE PROTECTION Les documents contenant des informations confidentielles ne doivent jamais être laissés à la vue de tous. Ils doivent être conservés dans des endroits inaccessibles au public, tels que des locaux, des armoires ou des tiroirs qui peuvent être verrouillés et des ordinateurs protégés par des mots de passe. Ces emplacements doivent être verrouillés lorsque personne ne les occupe afin d'éviter qu'une personne non autorisée ait accès à des renseignements personnels. De plus, lorsque les employés sont en télétravail, les mêmes principes de protection doivent s'appliquer. Notamment, ils doivent s'assurer de la confidentialité de l'information qui apparaît sur leur écran ou de ce qu'ils communiquent verbalement lors d'une conversation téléphonique ou par visioconférence. En effet, l'information ne doit pas être accessible à d'autres personnes présentes sur les lieux (membres de la famille, colocataires, visiteurs, etc.). Les logiciels d'intelligence artificielle, comme ChatGPT, doivent être utilisés avec grande prudence et aucune information personnelle ou confidentielle ne doit y être inscrite. ## 13. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Lorsqu'un professionnel de recherche présente une demande d'accès à des renseignements personnels détenus par la Ville, elle doit être soumise au RPRP. Lorsque l'ÉFVP conclut que des renseignements personnels peuvent être communiqués à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les professionnels de recherche qui contient les dispositions contractuelles types à propos de la confidentialité et toute mesure supplémentaire identifiée dans l'EFVP. ## 14. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE La Ville réalise une ÉFVP, notamment dans les cas suivants : - Avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels; - Avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires dans le cadre du programme d'un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune; - Avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques; - Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans consentement des personnes concernées, conformément à l'article 68 de la Loi; - Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements ou confier le soin de les recueillir, les utiliser, les communiquer ou les conserver pour son compte à l'extérieur du Québec. En effectuant une EFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger les renseignements personnels. De plus, lorsque les renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements. ## 15. DESTRUCTION DES DOCUMENTS SELON LES RÈGLES DE L'ART Dès que la conservation d'un document contenant de l'information sensible n'est plus nécessaire pour l'administration de la Ville, il doit être détruit sous réserve de la Loi sur les archives. RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des documents de la Ville. Toute destruction de documents contenant de l'information personnelle ou confidentielle doit être effectuée soit à l'aide d'une déchiqueteuse ou d'un contenant verrouillé qui ne peut être ouvert que par les personnes autorisées pour en disposer. ## 16. DEMANDES D'ACCES, DE RECTIFICATION ET DE SUPPRESSION ## 16.1. Droits des personnes concernées Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont les renseignements personnels sont détenus par la Ville possède notamment les droits suivants : - Retirer son consentement ou demander une restriction aux accès ou la cessation de la diffusion (droit à l'oubli) - Accéder à ses renseignements personnels détenus par la Ville et en obtenir une copie; - Obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, tout renseignement personnel informatisé, à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses et permettre que ce renseignement soit communiqué à toute personne ou organisme autorisé par la loi; - Faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la Ville; - Être informée si des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, il est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi. Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur place gratuitement. Une personne à qui le droit d'accès à un document ou à un renseignement personnel est reconnu en vertu de la Loi est exemptée du paiement des frais de transcription, de reproduction et de transmission de celui-ci, s'ils sont de moins de 15 $. Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Par contre, les demandes concernant les renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit. Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être suffisamment précises pour permettre au RPRP de les localiser. ## 16.2. Dossier d'employés Tout employé a le droit de consulter son dossier de ressources humaines et de recevoir communication de tout renseignement le concernant. La Ville donne accès à la personne concernée seulement ou à un tiers autorisé par loi ou détenant une procuration, en lui permettant de prendre connaissance du dossier sur place pendant les heures habituelles de travail, le tout sous réserve de ce qui suit. Malgré ce qui précède, le directeur général, les directeurs de service, le greffier et son adjoint, le tresorier et son adjoint ainsi que le coordonnateur a la paie et aux avantages sociaux peuvent consulter le dossier d'un employé dans le cadre de leurs fonctions. La raison de la consultation du dossier doit être mentionnée par écrit. Toute demande doit être effectuée par écrit auprès du directeur des Ressources humaines ou en son absence, le directeur général. À la demande du requérant, un renseignement personnel informatisé doit être accessible sous la forme d'une transcription écrite et intelligible. ## 17. FORMATION ET SENSIBILISATION DU PERSONNEL La Ville s'engage à offrir des activités de formation et de sensibilisation adaptées sur l'application de cette politique aux employés. ## 18. COMMENTAIRES, QUESTIONS OU PLAINTES Pour toute question, commentaires ou plaintes sur cette politique ou son application, la personne concernée peut contacter par écrit le responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la Ville: Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Service du greffe [email protected] 1575, rue Turmel L'Ancienne-Lorette (Québec) G2E 3J5 Les employes interpeles par des collègues, des citoyens ou des tiers à propos des renseignements personnels doivent également se référer au Service du greffe. ## 19. SANCTIONS Un manquement à une règle prévue dans cette politique par un employé peut entraîner, sur decision de la Ville et dans le respect de tout contrat de travail, l'application d'une sanction appropriée à la nature et à la gravité du manquement selon le cadre normatif applicable. Toute personne qui enfreint la présente politique est passible de sanctions selon le cadre normatif applicable. ## 20. ENTRÉE EN VIGUEUR  La présente politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil municipal. Signée ce 7 ° jour de Novembre 2023. Maire Greffière 2205   ## ANNEXE 1 ## POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ## AVIS RELATIF À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Consciente des enjeux reliés à la circulation des renseignements personnels sur Internet, la Ville de L'Ancienne-Lorette a élaboré la présente politique afin d'assurer la protection et le respect de votre vie privée. Vos renseignements personnels étant précieux, nous désirons vous renseigner sur le type d'information que nous recueillons et quand, comment et pourquoi nous les collectons. Un renseignement personnel, c'est toute information pouvant vous identifier, par exemple votre prénom, votre nom, votre âge, votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre adresse IP, etc. La Ville ne recueille aucune information personnelle sans votre consentement. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou l'une de nos applications mobiles après avoir accepté les conditions de cet avis, vous consentez à ce que nous les utilisions selon les conditions décrites dans cet avis. ## LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DES INFORMATIONS PERSONNELLES ## Quand? Lorsque vous procédez à une inscription, que ce soit pour les activités de loisirs, le paiement de vos taxes, l'infolettre, les demandes de permis, etc., et que vous inscrivez vos renseignements personnels dans les champs prévus à cet effet, la Ville recueille les données nécessaires aux fins d'utilisation du service. La Ville respecte le caractère confidentiel des renseignements fournis en répondant à un sondage, en participant à un concours, en communiquant avec la Ville par courriel ou en s'inscrivant à un service offert par la Ville. Ces renseignements seront utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils sont fournis. Prenez note que les commentaires fournis et les mémoires déposés dans le cadre d'une consultation publique ont un caractère public et peuvent être publiés sur le site Web de la La colecte de ces informations vous permet de bénéficier de nos services en ligne, sans vous déplacer à l'hôtel de ville et nous permet de vous faire parvenir de l'information par courriel. Elle nous permet également: - D'effectuer le suivi de votre demande d'informations, de votre candidature pour un emploi, d'inscription à un événement, etc.; - D'analyser le marché et les stratégies de commercialisation; - D'améliorer nos services; - De mieux cibler vos besoins et vos préférences. ## Par qui? Seuls les employés de la Ville peuvent accéder aux informations que vous avez transmises. Les renseignements personnels collectés par ce site ne sont pas transmis à des tiers et ils sont traités uniquement par nous. Aucune information personnelle ne sera mise à la disposition de tiers sans votre autorisation explicite et préalable. ## Les cookies sur le site de la Ville Les témoins de connexion « cookies » sont des morceaux d'information qui vous sont envoyés par un site Web lorsque vous le visitez. Ils se déposent de façon temporaire ou permanente sur votre disque dur pour garder des traces de votre visite. La Ville utilise des cookies afin d'amasser de l'information permettant d'améliorer le site et son contenu. Ces témoins de connexion ne seront jamais utilisés pour identifier des personnes ou des habitudes de navigation à l'extérieur du site Internet de la Ville. L'utilisation de témoins de connexion est un standard dans le monde informatique. La plupart des navigateurs ou fureteurs les acceptent par défaut. Ils sont inoffensifs et vous pouvez les consulter et les détruire si vous le désirez, puisqu'ils se trouvent sur votre disque dur et que vous seul en avez le contrôle. ## L'utilisation des cookies par la Ville Le site de la Ville ne place aucun témoin cookies permanent ou temporaire sur les disques durs des utilisateurs. Nous utilisons ces informations afin d'améliorer et de personnaliser votre expérience de navigation, ainsi que pour l'analyse de nos indicateurs de performance. 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Lorsque vous quittez le site de la Ville à partir d'un hyperlien, et que vous décidez d'y poursuivre votre navigation, vous le faites aux conditions du site externe sur lequel vous vous trouvez. Ces conditions ne lient en aucune façon la Ville. ## DROIT D'ACCÈS, DE MODIFICATION ET DE SUPPRESSION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Vous pouvez prendre connaissance de vos renseignements personnels, les mettre à jour, les modifier ou demander leur suppression en procédant à une demande écrite à la personne responsable des renseignements personnels. Vous pouvez également obtenir, sur demande, une copie des renseignements personnels qui ont ete collectés ou obtenus sur vous dans le cadre de l'utilisation du service. ## COORDONNÉES DE LA PERSONNE RESPONSABLE Pour toute question ou commentaire sur la présente politique ou encore pour faire une demande concernant les renseignements personnels recueillis via notre site Web, vous pouvez communiquer avec la personne responsable, dont les coordonnées sont : Me Marie-Hélène Leblanc-Bourque, greffière Par courriel : [email protected] Par courrier : 1575, rue Turmel, L'Ancienne-Lorette (Québec) G2E 3J5 ## MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ La Ville peut modifier le contenu du présent avis. Le cas échéant, une mention à cet effet sera affichée sur le site Internet de la Ville.